
近年、スマホ決済サービスのPayPayを始めとしたバーコード決済が広く普及しています。現金を使わずに支払いが完了できて便利な反面、「PayPayで支払った場合、領収書はどうなるの?」と疑問に思ったことはありませんか? 店舗運営者やフリーランス、中小企業の経営者にとって、経理や税務の観点から領収書の扱いはとても大切です。特にキャッシュレス決済では紙の領収書が残らないため、不安に感じる方もいるでしょう。
本記事では、「PayPay 領収書」に関するよくある悩みや不安を解消するため、領収書の基本からPayPay決済時の領収書の必要性、取得方法、そして確定申告での利用方法までをやさしく解説します。本記事を読めば、こうした疑問に対する答えがきっと見つかります。ぜひ最後までお読みいただき、日々の業務にお役立てください。
目次
1. そもそも領収書とは?
まず、領収書とは代金の受け渡しが行われたことを証明するための書類です。商品やサービスの提供者(お店側)が代金を受け取り、それを支払った側(お客さん)に対して「確かにお金を受領しました」という証拠として発行します。言い換えれば、お金のやりとりがあった事実を示す公式な受取証です。
日常ではスーパーのレジでもらうレシートも広い意味では領収書の一種です。ただし一般的にレシートはレジで自動印字される簡易な記録で、領収書は宛名や金額、発行者の押印などが入った正式な受取証を指すことが多いです。経費精算や税務上は、宛名・日付・金額が明記された正式な領収書が求められるケースが多いでしょう。
通常、領収書には以下の情報が記載されています
- 発行日付
- 金額(消費税額を含む総額)
- 宛名(上様や会社名など)
- 発行者の名称(店名や会社名)
- 但し書き(支払いの用途や内容)
2. 領収書を発行する意味
領収書はビジネスにおいて様々な重要な意味を持ちます。主な目的やメリットを見てみましょう。
支払いの公式な証拠になる
領収書があれば、代金を確かに支払ったことを客観的に証明できます。例えば、商品を返品したい場合に領収書がないと応じてもらえないことがあります。領収書は「お金を支払った」公式な証明となるため、これがあることで後から「支払っていない」と言われるトラブルを防げます。
経理処理や税務申告に必須
ビジネスでは、領収書は経費計上の根拠として扱われます。社員が立て替えた費用の精算時にも領収書の提出が求められます。領収書がなければ本当にその支出があったか証明できず、税務署に経費として認めてもらえない可能性があります。領収書を保管しておくことで、税務調査の際にも「この支出は正当な経費です」と説明できるのです。
二重払い・請求ミスの防止
領収書が手元にあれば、二重請求や過払いといった金銭トラブルの防止にも役立ちます。領収書を発行・受領することは、お互いの金銭やりとりを明確にして信頼関係を保つことにもつながります。
【領収書がある場合とない場合の違い】
- 領収書がある場合:支払いの証拠が残る → 経費精算や税務対応がスムーズ
- 領収書がない場合:支払いの証拠がない → 支払い事実の証明が難しく、経費計上できないリスクも
3. PayPay・バーコード決済の領収書が必要なケース
では、現金ではなくPayPayなどのキャッシュレス決済を利用した場合でも、領収書は必要なのでしょうか?結論から言えば、支払い方法に関わらず必要な場面では領収書を用意すべきです。例えば以下のようなケースでは、PayPayで支払っても領収書が必要になります。
経費として落とす場合
お店での支払いをPayPayで行った場合でも、それが仕事上の経費であれば領収書が必要です。会社員が出張中にPayPayでタクシー代を支払った場合や、フリーランスが打ち合わせでカフェ代を支払った場合など、経費精算や事業経費の証拠として領収書が求められます。キャッシュレスでも領収書は忘れずにもらうようにしましょう。
高額な商品や保証が必要な購入をした場合
業務用の電子機器やパソコンなど高額な商品をPayPayで購入した場合、その保証書代わりに領収書や購入記録が必要になることがあります。製品の保証や経費処理のために、レシートや領収書を必ず受け取っておきましょう。
取引先に代金を支払った場合
事業者同士の取引で、仕入先への支払いをPayPay送金で行った場合なども領収書が必要です。相手先から領収書を発行してもらえば、自社の経理記録として保存できます(インボイス制度下では適格請求書の形式になっているかも要チェック)。
お客様から領収書を求められた場合(店舗側)
店舗運営者の場合、お客様がPayPayで支払っても「領収書をください」と言われることがあります。支払い方法に関係なく、お客様に請われたら領収書を発行するのがビジネスマナーです。現金同様、領収書を発行できる準備をしておきましょう。
なお、税務上はキャッシュレス決済の場合でも領収書や請求書の保存が必要なので、経費になる支払いは必ず記録を残しておきましょう。
4. PayPayの領収書を確定申告で使用することはできるか
PayPayでの支払いでも、事業経費の領収書として確定申告で使用できます。 取引内容が事業経費であることを証明できれば、PayPayの利用明細や支払い履歴も経費の証拠書類として有効です。確定申告で経費計上するには、領収書や記録に以下の情報が含まれていることが重要です
- 支払い日時(いつ支払ったか)
- 支払い金額(いくら支払ったか、税込金額)
- 支払い先の名称(誰に支払ったか、お店や取引相手の名前)
- 支払いの内容(何のための支払いか、但し書きに相当)
これらが確認できれば、紙の領収書がなくてもPayPayの履歴で経費を証明できます。ただし、取引内容が不明確な支払いは経費として認められにくい点に注意しましょう。例えば履歴に店名と金額しか表示されない場合は、何を購入したか自分でメモを残しておくと安心です(領収書やレシートに「○○購入」などと書き込む、手帳に記録する等)。
大前提としてそれが事業に関係する支出であること、支払い先や金額が明確であること、そして内容が分かるようにメモを残すことが重要です。これらを押さえておけば、PayPayの支払いも経費として問題なく申告に活用できます。税務署でもキャッシュレス決済の記録は正式な領収書として認められていますので、安心して活用しましょう。
5. PayPayの領収書の利用方法
取得したPayPayの領収書や支払い記録を、実務でどのように活用するかを解説します。領収書は手に入れただけでなく、適切に管理・利用してはじめて価値を発揮します。
経費の記帳・仕訳に利用
フリーランスや個人事業主の場合、日々の経費を記帳する際にPayPayの領収書が役立ちます。例えば会議で使ったカフェ代をPayPayで払ったら、その領収書を保存して経費帳に貼り、科目(会議費など)として仕訳します(必要に応じてスキャンしてデータ保存も可)。PayPayの領収書も紙の領収書と同様に扱い、適切な勘定科目で計上しましょう。
経費精算の証拠書類として提出
会社員などで立替払いをした場合、PayPayで支払った領収書を経費精算書に添付して提出します。紙の領収書があれば原本を提出し、データしかない場合はスクリーンショットを印刷して提出しましょう。社内ルールによっては電子データも証拠として認められますが、念のため紙にして提出すると安心です。
売上処理に利用
店舗運営者の方は、PayPay加盟店向け管理ツールから取引履歴をCSVダウンロードし、売上帳簿に記録しましょう。決済手数料の明細も確認し、売上額を正確に把握することが大切です。
領収書の保存・保管
領収書は税務調査に備えて7年間保存する義務があります(青色申告の場合)。PayPayの領収書も例外ではありません。電子データで保存する場合もバックアップを取り、必要なら印刷してファイリングするなど、いつでも提示できる状態で保管しましょう。なお、電子帳簿保存法の規制緩和により、領収書を電子データのまま保存することも認められています。必要な要件(タイムスタンプ付与など)を満たせば、紙に印刷せずデータ保管でも問題ありません。
また、PayPayの取引データをCSVで出力し会計ソフトに取り込むといった方法で、手動入力の手間を減らすことも可能です。さらに、領収書をスマホで撮影して自動読取り・仕訳できるアプリを活用すれば、PayPay領収書の管理も一層便利になります。
6. PayPayの領収書の取得方法
実際にPayPayで支払った際に、領収書を手に入れる方法を説明します。現金払いのように自動で紙の領収書が出ないため、以下のステップで対応しましょう。
支払い時にお店で発行してもらう
PayPay決済をしたら、その場でお店に「領収書をお願いします」と伝えます。多くの店舗では現金と同様にレシートや領収書を発行してくれるので、まず受け取るようにしましょう。
アプリの履歴からPDF領収書を取得(可能な場合)
万一お店で領収書をもらえなかった場合、PayPayアプリで履歴を確認します。該当の取引の詳細画面を開き、「領収書を発行する」ボタンが表示されていればタップしてPDF形式の領収書を保存できます(公共料金支払いなど一部で利用可能な機能です)。
領収書が発行できない場合はスクショで保存
取引詳細画面に領収書発行ボタンがない場合は、支払い情報(日時・店名・金額)がわかる画面をスクリーンショットして保存しておきましょう。これは正式な領収書ではありませんが、後述する「領収書がない場合」の対処に活用できます。
なお、PayPay公式ではQRコード決済の領収書は発行していません。 基本的に領収書は支払い先の店舗で発行してもらう形になります。このため「PayPayだから領収書は出ない」と思い込まず、必ずその場で領収書をもらうように心がけましょう。
ちなみに、PayPayの「請求書払い」(公共料金のバーコードを読み取って支払う機能)の場合は領収書が発行されません。この場合は納付書自体が公的な受領証となるため、支払い後の納付書を大切に保管しましょう(例えば自動車税をPayPayで納付した場合、領収証書は交付されませんが、車検時の納税証明の提示が省略できます)。
7. PayPayの領収書がない場合の対応方法
「領収書をもらい忘れた」「PayPayで支払ったけど領収書が発行されなかった」といった場合の対処法を紹介します。ビジネスにおいて証拠書類が手元にないと焦りますが、次のような対応をとりましょう。
アプリの支払い履歴を証拠として残す
まず、PayPayアプリの履歴で該当の支払い記録を開き、日時・店名・金額がわかる画面をスクリーンショットして保存します。これ自体は正式な領収書ではありませんが、「いつ・どこに・いくら支払ったか」の事実証明にはなります。後で経費精算や確定申告の書類整理の際に、そのスクショ画像を印刷して他の領収書と共に綴じておけば、万が一税務署から質問があっても説明しやすくなります。
支払先に領収書や証明書の発行を依頼する
次に、支払ったお店や取引先に問い合わせて領収書を再発行してもらえないか相談します。領収書は基本的に再発行が難しい書類ですが、代わりに請求書や受領証を作成してもらえる場合もあります。支払いから日が浅いうちに事情を説明し、可能であれば郵送やメールで送ってもらいましょう。
社内規定での対応
会社員の方は、勤務先の経費精算ルールも確認しましょう。領収書を紛失した際に代替書類(出張報告書や紛失届など)で経費申請できる場合もあります。
メモ書きで記録を補完する
どうしても領収書等が手に入らない場合は、支払いの日時・金額・用途を詳細に記録したメモを自分で作成しておきます。「○月○日 ○○店にて△△を購入、○○円をPayPayで支払い。領収書なし」といった内容を残しておけば、社内の経理担当者や税務署に説明する際の助けになります。金額が小さければ税務署も事情を考慮してくれる場合があります。
8. PayPayの領収書を使用する確定申告の方法
確定申告の際にPayPayの領収書をどのように扱うかを説明します。電子申告(e-Tax)と紙申告の場合で若干扱いが異なります。
e-Taxの場合
e-Taxでオンライン申告を行う場合、経費の領収書類は基本的に税務署への提出が不要(保存義務のみ)です。ただ、必要に応じてPDFで領収書を添付することもできます。PayPayアプリからダウンロードした領収書PDFを確定申告のデータに添付すれば、電子的に提出したのと同じ効果があります。電子申告をしても領収書の保管義務は残るので、送信後もデータをしっかり保存しておきましょう。
紙で申告する場合
紙の確定申告書類を提出する場合も、経費領収書そのものは提出しません。ただし、申告後の税務調査に備えて領収書を7年間保存しておく必要があります。申告書に記載した経費に対応する領収書を科目ごと・日付順に整理し、いつでも提示できるようにして保管しておきましょう(必要に応じてコピーや写真を撮っておくと安心です)。
9. 領収書を適格(簡易)請求書にする方法【インボイス制度対応】
2023年10月からインボイス制度(適格請求書等保存方式)が開始され、領収書にも適格請求書の要件が求められるようになりました。領収書を適格請求書(インボイス)として発行するには、以下の対応が必要です。
適格請求書発行事業者の登録をする
自身が消費税課税事業者であれば、税務署に申請して適格請求書発行事業者として登録を受けましょう。登録すると13桁の登録番号(Tから始まる番号)が交付されます。この番号を持っていない事業者(免税事業者など)は適格請求書を発行できません。インボイス対応するには、まず登録を済ませておく必要があります。
領収書に必要事項を記載する
領収書をインボイス対応(適格請求書化)させるには、書類に以下の事項を漏れなく記載します
- 発行者の名称および登録番号
- 取引年月日
- 取引内容(何に対する支払いか。軽減税率対象ならその旨)
- 税率ごとに区分した合計金額と消費税額(または税込金額と適用税率)
- (簡易インボイスの場合、宛名は不要)
なお、小売店や飲食店などで発行される領収書・レシートは多くの場合、この適格簡易請求書として交付されます。宛名を省略するなど簡易インボイスの条件を満たしていれば問題ありません。
【領収書(適格請求書)の例】
発行者:〇〇商店 登録番号:T1234567890123
日付:2023年10月1日
宛名:上様
内容:品代として
金額:税込11,000円(税抜10,000円、消費税1,000円)
領収書を手書き・自作する場合は、必要事項を満たしたフォーマットを使用することが大切です。市販の領収書用紙や無料テンプレートを活用すると記載漏れを防げるでしょう。
これらが記載された領収書は、それ自体が適格請求書として認められます。 逆に、登録番号の記載がない領収書は受領側で仕入税額控除に使えないため注意が必要です(取引先が免税事業者の場合など)。多くのレジでは領収書に登録番号や税額が印字されるようになっています。手書きで領収書を発行する際も、登録番号と消費税額を忘れずに記載しましょう。
補足: インボイス制度導入後は、従来は不要だった1万円未満の少額取引の領収書保存も原則必要になりました。領収書やレシートも軽視せず、しっかり保存しておきましょう。
10. 領収書に貼る収入印紙のルール
最後に、領収書に貼る収入印紙(印紙税)のルールについて確認します。領収書は「金銭の受取書」に該当するため、記載金額が5万円以上の場合は所定の収入印紙を領収書に貼り付け、消印(割印)をする必要があります。5万円未満であれば印紙は不要です。
印紙税額は金額に応じて段階的に変わり、例えば5万円以上~100万円以下なら200円、100万円超~200万円以下なら400円という具合で、以降も金額が上がるに連れて600円(200万円超~300万円以下)、1,000円(300万円超~500万円以下)と上がり、最大で1万円まで設定されています。
ただし、クレジットカードや電子決済による支払いの場合は、その領収書は印紙税の対象外です。つまり、PayPayなどキャッシュレス決済で受け取った代金に対する領収書は、たとえ5万円以上でも収入印紙は不要となります。
発行する側としては、現金払いとキャッシュレス払いで印紙の有無を使い分けましょう(現金なら忘れず貼付し、キャッシュレスの場合は「電子決済利用」等と明記して非課税扱いにします)。なお、電子的に発行する領収書(PDF等)には印紙税がかかりません。高額な取引では紙ではなくPDFで領収書を発行し、印紙税を節約する企業もあります。なお、領収書に本来必要な印紙を貼らずに発行すると、後日ペナルティ(過怠税)が科される場合があるので注意しましょう。
おわりに
今回は「PayPay領収書」をテーマに、領収書の基礎からPayPay支払い時の対応、確定申告やインボイス制度への対応まで広く解説しました。
キャッシュレス決済が便利な反面、領収書の発行・管理は依然として重要です。店舗運営者の方はお客様に円滑に領収書を提供できるよう準備し、フリーランスや中小企業経営者の方も日々の経費管理や税務申告で領収書を有効活用しましょう。
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今後もキャッシュレス決済はますます広がっていくでしょう。領収書の正しい取り扱いを理解しておけば、PayPayなどを安心して導入・利用できます。ぜひ本記事の内容を参考に、日々の経理業務にお役立てください。
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