【2025年最新版】領収書もらい忘れ・紛失はもう怖くない！領収書の再発行についても解説

「しまった、領収書をもらい忘れた…」。ビジネスシーンで誰もが一度は経験するヒヤリとする瞬間です。経費として認められず自腹になるかもしれない、経理担当者に迷惑をかけてしまうかもしれない、という不安がよぎります。

しかし、ご安心ください。領収書のもらい忘れは、正しい知識と手順で対応すれば、金銭的な損失やコンプライアンス上の問題を回避できます。

この記事を読めば、領収書がないという目の前の問題に対して、法的に認められた具体的な解決策から、将来同じ悩みを繰り返さないための抜本的な予防策まで、そのすべてを理解できます。

あなたは単なる一時しのぎの方法を知るだけでなく、自身の経費精算プロセス全体を効率化し、自信を持って業務を遂行できるようになるでしょう。

ここで解説する対処法は、会計の専門家でなくとも、多忙なビジネスパーソンがすぐに実践できるものばかりです。複雑なルールを一つひとつ丁寧に、具体的な行動に移せるステップとして解説します。

「領収書もらい忘れ」は解決できる！基本の対処法3ステップ

領収書をもらい忘れたり、受け取ったものを紛失してしまったりした場合でも、経費精算を諦める必要はありません。まずは落ち着いて、優先順位の高い順に対処法を試みましょう。ここでは、基本となる3つのステップを解説します。

ステップ1：再発行を依頼する

領収書がないことに気づいたら、最初に試みるべきは、支払い先への再発行の依頼です。特に高額な取引や重要な経費の場合は、迅速に連絡を取ることが肝心です。

しかし、ここで非常に重要な点を理解しておく必要があります。それは、事業者側に領収書の再発行に応じる法的な義務はないということです。多くの事業者が再発行に慎重なのは、万が一、元の領収書と再発行した領収書が二重で不正利用された場合、発行者側も脱税の幇助などのリスクを負う可能性があるためです。

再発行を依頼する際は、単にお願いするだけでなく、クレジットカードの利用明細や購入時のメールなど、取引があったことを証明できる客観的な資料を提示すると、相手方も安心して応じやすくなります。

もし領収書の再発行を断られた場合は、「支払証明書」や「購入証明書」といった別の形式の書類を発行してもらえないか交渉してみましょう。これらの書類は領収書と同様の証明力を持ちながら、再発行のリスクが少ないため、対応してもらえる可能性があります。

なお、再発行に応じてもらえた場合、その領収書には「再発行」と明記してもらうことが重要です。また、金額が5万円（税抜）以上の場合は、たとえ再発行であっても新たに収入印紙の貼付が必要になる点も覚えておきましょう。

ステップ2：代替書類で代用する

再発行が難しい場合、次に検討するのが代替書類による証明です。税法上、支払いの事実を証明できれば、必ずしも「領収書」という形式にこだわる必要はありません。証拠能力の高い順に、有効な代替書類を見ていきましょう。

レシート

最も強力な代替書類はレシートです。実は、税務上は手書きの領収書よりも、改ざんが困難な機械印字のレシートの方が証拠能力が高いと見なされることもあります。レシートには通常、発行者（店名）、取引日時、取引内容（品目）、金額が記載されており、これらが経費の証明に十分な役割を果たします。

会社の経費精算ルールで「領収書必須」とされていない限り、レシートで問題なく処理できるケースがほとんどです。ただし、感熱紙のレシートは印字が消えやすいため、スキャンしてデータで保存するか、早めに経費精算を済ませるのが望ましいでしょう。

クレジットカードや電子マネーの利用明細

クレジットカードや電子マネーで支払った場合は、その利用明細が有効な証拠となります。Webサイトからダウンロードしたり、印刷したりして保管しましょう。

ただし、利用明細だけでは「何を購入したか」という取引内容が不明確な場合があります。その際は、明細の余白に購入品目や目的を追記したり、納品書など他の書類と組み合わせたりすることで、証拠能力を高めることができます。

その他の代替書類

その他にも、以下のような書類が支払いの事実を補強する証拠として利用できます。

銀行の振込明細書は、銀行振込で支払った場合の確実な証拠です。請求書とセットで保管することで、何の支払いかが明確になります。

請求書や納品書は、それだけでは支払いの証明になりませんが、上記の振込明細書などと組み合わせることで強力な証拠となります。

ネット通販の注文確認メールや、セミナー・パーティーの招待状なども、取引の存在や業務関連性を証明する補完資料として有効です。出金伝票と組み合わせ、業務関連性を補強する資料として活用できます。

重要なのは、これらの書類を組み合わせて、「いつ、誰が、どこで、何のために、いくら支払ったのか」という取引の全体像を客観的に証明することです。

ステップ3：出金伝票を作成する

再発行もできず、代替となる客観的な書類が何もない場合の最終手段が「出金伝票」の作成です。出金伝票とは、現金が出ていった取引を記録するために、支払い側が自ら作成する書類を指します。

しかし、出金伝票はあくまで自己申告の書類であり、第三者が発行した領収書やレシートに比べて客観的な証明力は劣ります。そのため、出金伝票を多用すると、税務調査の際に「本当に事業に必要な支出だったのか」「架空の経費を計上しているのではないか」と厳しく追及されるリスクが高まります。出金伝票での処理は、本当にやむを得ない場合に限定すべきです。

出金伝票の信頼性を少しでも高めるためには、誰が見ても取引内容を具体的に理解できるよう、正確かつ詳細に記載することが不可欠です。

出金伝票の記載項目

出金伝票を作成する際は、以下の項目を正確に記載しましょう。交通費を例に説明します。

日付
実際に交通機関を利用した日付、例えば「2025年4月1日」のように正確に記入します。

支払先
「JR東日本」など、利用した交通機関の正式名称を記入します。

勘定科目
「旅費交通費」や「接待交際費」など、経費の種類に応じた勘定科目を記入します。

摘要
最も重要な項目です。「交通費」だけでなく、「株式会社A社訪問のため（往復：東京駅〜横浜駅）」のように、目的や利用区間を具体的に記載し、業務との関連性を明確にします。

金額
実際に支払った正確な金額を記載します。改ざん防止のため、「¥960-」のように数字の前後には記号を入れるのが一般的です。

ケース別：領収書が手に入らない場合の具体的な対応策

理論的な対処法を理解したところで、次に日常業務で頻繁に遭遇する具体的なケースごとに、最適な対応策を見ていきましょう。

交通費（電車・バス）の精算

電車やバスなどの公共交通機関では、一回ごとに領収書を受け取るのは非現実的です。このような場合、交通系ICカードの利用履歴が非常に有効な証拠となります。

多くの交通系ICカード（Suica, PASMO, ICOCAなど）は、駅の券売機で利用履歴を印字できます。また、モバイルSuicaなどのスマートフォンアプリを利用している場合は、アプリ上や会員メニューサイトから利用履歴を確認・印刷することが可能です。

この利用履歴には、「利用日」「利用区間（駅名）」「運賃」といった経費精算に必要な情報が正確に記録されています。印字された履歴や画面のスクリーンショットを添付し、会社のフォーマットである「交通費精算書」や、自ら作成した出金伝票で精算するのが最も効率的で確実な方法です。

これにより、一件一件の取引を記憶に頼って記録する手間とミスを大幅に削減できます。

接待交際費（割り勘など）の精算

取引先との会食などで費用を割り勘にした場合、代表者一名しか領収書を受け取れないことがほとんどです。領収書が手元にない人は、出金伝票を作成して経費精算を行うことになります。

ただし、接待交際費は税務調査で特に厳しくチェックされる項目です。そのため、出金伝票の記載には細心の注意が必要です。単に「飲食代」と書くだけでは不十分で、「いつ、誰と、何人で、どのような目的で会食したのか」を具体的に記載する必要があります。

例えば、「接待交際費：株式会社X社 Y部長との新規プロジェクトZに関する打ち合わせ（参加者3名）」のように詳細な情報を残しておくことが重要です。これは単なる経費精算のためだけでなく、将来の税務調査に対する備え、つまりリスク管理の一環であると認識しましょう。

慶弔費（ご祝儀・香典）の精算

結婚式のご祝儀や葬儀の香典など、慶弔費は慣習として領収書が発行されません。この場合も出金伝票を作成して対応しますが、支払いの事実を補強するために、客観的な補完資料を一緒に保管しておくことが強く推奨されます。

有効な補完資料としては、以下のようなものが挙げられます。

• 結婚式の招待状
• 葬儀の案内状（会葬御礼）
• 祝儀袋や香典袋のコピー

これらの書類と出金伝票をセットにすることで、支出の事実と業務関連性（取引先との関係維持など）を説得力をもって証明できます。

自動販売機やネット通販での購入

現場での差し入れなどで自動販売機を利用した場合も、領収書は発行されません。この場合も出金伝票を作成し、「来客用のお茶代」「現場作業員への差し入れ」などと目的を具体的に記載します。

一方、Amazonなどのネット通販での購入は、状況が異なります。ここでは領収書がないのではなく、「電子データ」として領収書が存在します。購入履歴画面のスクリーンショット、ダウンロードしたPDF形式の領収書、注文確認メールなどがそれに該当します。

重要なのは、これらの電子データが正式な領収書（証憑書類）であると認識し、後述する「電子帳簿保存法」のルールに従って正しく保存することです。紙に印刷して電子ファイルを削除してしまうと、法律違反になる可能性があるため注意が必要です。

知らないと損をする！領収書と法律の重要知識

これまで見てきた対処法は、すべて法律のルールに基づいています。なぜ領収書がこれほど重要視されるのか、そして近年大きく変化した法律が私たちの経費精算にどう影響するのか。その背景を理解することで、より確実な対応が可能になります。

なぜ領収書は重要なのか

領収書には2つの重要な役割があります。一つは、経費の私的利用や水増し請求といった不正を防ぐための社内的な役割です。もう一つは、税務調査の際に、その支出が本当に事業活動のために使われた「経費」であることを証明するための、税務上の客観的な証拠（証憑書類）としての役割です。

ここで注意したいのは、会社のルールと税法上のルールは必ずしも一致しないという点です。例えば、税法上はレシートで十分な場合でも、社内規定で「宛名付きの領収書でなければ認めない」と定めている企業もあります。

経費精算を行う際は、まず自社のルールを確認し、それに従うことが基本です。しかし、法律上の知識があれば、万が一ルールが実態にそぐわない場合に、経理担当者と建設的な対話を行う助けにもなります。

インボイス制度で変わる領収書の価値

2023年10月に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、特に消費税の納税義務がある事業者（課税事業者）にとって、領収書の価値を大きく変えました。

この制度の核心は、仕入税額控除（売上にかかった消費税から、仕入れにかかった消費税を差し引くこと）を受けるために、原則として「適格請求書（インボイス）」の保存が必要になった点です。

領収書やレシートも、発行事業者の氏名または名称および登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した合計額、そして税率ごとに区分した消費税額等または適用税率といった要件を満たせば「適格簡易請求書」としてインボイスの役割を果たします。

インボイス制度の開始により、領収書のもらい忘れや紛失の金銭的ダメージは格段に大きくなりました。以前は所得税や法人税の計算上、経費として認められるかどうかの問題でしたが、今ではそれに加えて、領収書に記載されている消費税額を控除できなくなるという直接的なキャッシュアウトにつながるのです。

例えば、11,000円（うち消費税1,000円）のインボイス対象の領収書をなくすと、その1,000円分の税額控除が受けられなくなり、会社の負担が直接的に増えることになります。この制度の導入により、一枚の領収書を確実に受け取り、適切に管理することの重要性が飛躍的に高まったのです。

電子帳簿保存法と電子領収書の正しい保存方法

経費精算のもう一つの大きな変化が、電子帳簿保存法の改正です。特に重要なのは、2024年1月1日から、メールで受け取ったPDFの請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書などの「電子取引データ」は、電子データのまま保存することが義務化された点です。

これらを紙に印刷して保存し、元の電子ファイルを削除する、という従来のやり方は認められなくなりました。

電子データを保存する際には、主に「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。真実性の確保とは、データが改ざんされていないことを担保する措置（タイムスタンプの付与など）を指します。可視性の確保とは、誰もが必要な時にデータを検索・表示・印刷できる状態にしておくことです。

一方で、紙で受け取った領収書は、従来通り紙のまま保存することも、スキャナ保存の要件を満たして電子データ化し、原本を破棄することも可能です（スキャナ保存は任意）。この法律の改正は、領収書の管理を「物理的な紙の保管」から「デジタルデータの管理」へと、そのパラダイムを根本的に転換させるものです。

根本解決へ！「もらい忘れ」を撲滅する経費精算DX

これまでの対処法は、問題が起きた後の「治療」でした。しかし、本当に目指すべきは、問題が起きない体制、つまり「予防」です。ここでは、領収書のもらい忘れという悩みそのものを根本から解決するための、経費精算のデジタルトランスフォーメーション（DX）について解説します。

経費管理を自動化する「法人カード」導入のメリット

「もらい忘れ」をなくすための最もシンプルで強力なツールの一つが、法人カード（コーポレートカード）の導入です。法人カードは、単なる決済手段ではなく、経費データを自動で収集する装置と考えることができます。

従業員が経費を法人カードで支払うことで、利用明細が一元管理されるため、従業員の立替払いや仮払いが不要になり、経理部門の精算業務が大幅に削減されます。また、「誰が、いつ、どこで、いくら使ったか」がすべて可視化されるため、経費の不正利用を抑制し、企業の内部統制を強化します。

さらに、支払いサイト（決済から引き落としまでの期間）が猶予されるため、手元資金に余裕が生まれ、キャッシュフローが安定するというメリットもあります。法人カードを使えば、取引の記録はカード会社によって自動的に行われ、記録漏れのリスクが劇的に低下するのです。

手間とミスをゼロに近づける「経費精算システム」の活用

法人カードの導入と合わせて、または単体でも絶大な効果を発揮するのが経費精算システムの活用です。最新の経費精算システムは、もらい忘れや紛失といった問題を過去のものにするための機能を数多く備えています。

例えば、スマートフォンのカメラで紙の領収書を撮影するだけで、日付、金額、支払先などの情報を自動でデータ化するOCR機能や、法人カードや交通系ICカードの利用履歴を自動で取り込むデータ連携機能などがあります。申請から承認までのプロセスもシステム上で完結し、ペーパーレス化と迅速化を実現します。

代表的な経費精算システム

代表的な経費精算システムとして、以下の3つが挙げられます。

一つ目は「マネーフォワード クラウド経費」です。カードや電子マネーの明細自動取得機能に加え、OCRとオペレーター入力を併用したデータ化が特徴です。既存のマネーフォワード製品との連携も強力で、柔軟なデータ入力方法を求める企業に適しています。

二つ目は「freee会計」です。スマートフォンアプリでの撮影で精算が完結する手軽さが魅力で、複数税率の領収書も自動で判別します。シンプルな操作性を重視する個人事業主や中小企業におすすめであり、全プランで電子帳簿保存法に標準対応しています。

三つ目は「楽楽精算」です。国内導入社数No.1の実績を誇り、企業の規定に合わせた柔軟な承認フローを設定できます。JIIMA認証も取得しており、法対応の面でも安心感があります。従業員数の多い企業や、手厚いサポートを求める企業に向いています。

コンプライアンスの基礎となる「事務処理規程」の整備

法人カードや経費精算システムといったテクノロジーの導入は非常に有効ですが、それだけでは十分ではありません。DXを成功させるための土台となるのが、「事務処理規程」の整備です。

事務処理規程とは、電子データの取り扱いに関する社内ルールを定めた文書のことです。電子帳簿保存法では、この規程を整備・運用することで、タイムスタンプの付与といった技術的な要件を代替できると定められています。

この規程を作成するプロセスは、自社の経費精算のあり方を根本から見直す絶好の機会となります。「どのような経費を認めるのか」「承認ルートはどうするのか」「領収書がない場合はどう処理するのか」といったルールを明文化することで、従業員の迷いをなくし、業務の標準化とコンプライアンス遵守を徹底できます。国税庁が法人用・個人事業主用のひな形を公開しており、これを活用することで効率的に作成が可能です。

まとめ

「領収書のもらい忘れ」という一つの悩みから始まったこの旅は、経費精算の未来を考えるところまでたどり着きました。最後に、これからの時代に必須となるポイントを再確認しましょう。

• 緊急時の対処法を身につける
  領収書がない場合でも、「再発行依頼」「代替書類の活用」「出金伝票の作成」という優先順位に沿った対処法を知っていれば、慌てる必要はありません。特にレシートやクレジットカード明細は、強力な代替手段となります。
• 法律の変更を正しく理解する
  インボイス制度と電子帳簿保存法は、もはや他人事ではありません。これらのルールを知らないことは、企業のコンプライアンスと財務の両面で大きなリスクとなります。
• デジタル化と自動化へ舵を切る
  根本的な解決策は、手作業と紙媒体からの脱却です。法人カードや経費精算システムを導入することは、単なる効率化ではなく、ミスや不正のリスクを低減し、従業員をより付加価値の高い業務に集中させるための戦略的な投資です。

領収書のもらい忘れは、誰にでも起こりうる小さなミスです。しかし、その小さなミスをきっかけに、自社や自身の経費精算プロセス全体を見直し、より強く、より効率的な体制を築くことが可能です。この記事が、その第一歩を踏み出すための一助となれば幸いです。