ガソリン代の勘定科目は何？個人事業主・法人別に仕訳から税務まで解説

ガソリン代の経費計上において、どの勘定科目が最も効率的か、迷っていませんか。実は、勘定科目の選択一つで、会社のコスト管理の精度が向上し、将来的な節税効果にも繋がる可能性があります。正しい知識を身につけることで、経理処理はよりシンプルで、かつ有利になります。

この記事を最後まで読むことで、自社に最適な勘定科目をご自身の判断で選択できるようになるでしょう。さらに、税務調査で指摘されやすい軽油の扱いや、個人事業主特有の家事按分まで、あらゆる疑問が解消され、盤石な経理体制を築くための第一歩を踏み出せます。

「どの科目が正解かわからない」「税務署に指摘されたらどうしよう」といった不安は、多くの経営者や経理担当者が抱える共通の悩みです。

この記事では、具体的な仕訳例や比較表を用い、誰にでも実践できるレベルまで噛み砕いて解説します。今日から、迷わず正確な経理処理を始めましょう。

ガソリン代の勘定科目は自社の管理スタイルで選ぶのが正解

事業で車を利用する際、ガソリン代は経費として計上できます。しかし、その際に使用する勘定科目については、多くの人が悩むポイントです。結論として、自社の状況や経費管理の方針に合わせて、最も合理的な勘定科目を選択することが正解と言えます。

なぜ勘定科目に法律上の明確なルールがないのか

会計や税法において、ガソリン代を特定の勘定科目で処理しなければならないという厳密なルールは存在しません。これは、事業の形態が多種多様であることに起因します。

例えば、運送業のようにガソリンが事業の根幹をなす会社と、時折営業で車を使うだけのIT企業とでは、ガソリン代が持つ意味合いが全く異なります。前者にとっては売上に直結する主要なコストですが、後者にとっては付随的な経費です。

このように、事業内容によって経費の重要性が異なるため、法律で一律に勘定科目を定めるのではなく、各企業がその実態に合わせて最も管理しやすい方法を選ぶことが認められています。税務署が重視するのは、勘定科目の名称そのものよりも、「その支出が事業に必要な経費であるか」そして「一度決めたルールを一貫して運用しているか」という点です。

主要な勘定科目5つの特徴と選び方

ガソリン代の仕訳で一般的に使われる勘定科目は主に5つあります。それぞれの特徴を理解し、自社のビジネスモデルに最適なものを選びましょう。

車両費

「車両費」は、社用車など事業用車両の維持管理にかかる費用全般を処理するための勘定科目です。ガソリン代のほか、自動車税、保険料、車検代、修理費、タイヤ交換費用などをすべてまとめて管理できます。

車両に関するコストを一つの勘定科目に集約できるため、「車1台を維持するのに年間でどれくらいの費用がかかっているのか」を一目で把握できるのが最大のメリットです。車両の保有台数が少なく、事業全体における車両関連費の重要性がそれほど高くない会社に適しています。

旅費交通費

「旅費交通費」は、役員や従業員が業務のために移動する際にかかる費用を計上する科目です。電車代やバス代、出張時の宿泊費などが該当し、業務上の移動で使ったガソリン代もこの科目で処理できます。

旅費交通費を選ぶメリットは、車両のメンテナンス費用（車両費）と移動のための燃料代を分けて管理できる点です。また、従業員が自家用車（マイカー）を業務で使った際のガソリン代を会社が支給する場合にもよく利用されます。出張が多く、移動にかかる費用全体をまとめて管理したい場合に適した勘定科目です。

燃料費

「燃料費」は、その名の通り、ガソリンや軽油、灯油といった燃料の購入費用を専門に計上する勘定科目です。

運送業やタクシー業など、事業活動におけるガソリン代の割合が非常に高い会社に適しています。車両費や旅費交通費と明確に分けることで、燃料コストの変動を詳細に把握し、経営分析に役立てることが可能です。コスト管理をより厳密に行いたい場合は、この科目が最適と言えるでしょう。

消耗品費・雑費

「消耗品費」や「雑費」でガソリン代を処理することも不可能ではありません。しかし、これはガソリン代の発生が年に数回程度で、金額的にもごくわずかな場合に限定されるべきです。

これらの科目は様々な経費が混在しやすいため、ガソリン代をここに計上すると費用の内訳が不明確になるという大きなデメリットがあります。原則として、他の適切な勘定科目を選ぶことを推奨します。

売上原価

「売上原価」は、売上を上げるために直接必要となった費用を計上する科目です。タクシー会社や運転代行サービス、運送業など、ガソリンの消費がなければサービス提供が成り立たない事業の場合、ガソリン代を売上原価として計上することが最も適切です。

勘定科目別ガソリン代の管理方法比較

勘定科目	こんな会社におすすめ	メリット	デメリット
車両費	・車両保有台数が少ない ・車両コストを一括管理したい	・車両関連の費用が一目でわかる ・経理処理がシンプルになる	・ガソリン代だけの金額がわかりにくい ・車両費の内訳が複雑になる
旅費交通費	・出張や外回りが多い ・従業員のマイカー利用がある	・移動に関する費用として一元管理できる ・車両維持費と燃料代を分けられる	・他の交通費（電車代など）と混ざる ・宿泊費などとも区別しにくい
燃料費	・運送業など燃料消費が多い ・燃料コストを厳密に管理したい	・ガソリン代の費用が明確になる ・原油価格変動の影響を分析しやすい	・特に大きなデメリットはないが、勘定科目が一つ増える

最も重要な「継続性の原則」とは

どの勘定科目を選ぶか以上に重要なのが、一度決めたルールを継続して使用することです。これを会計の世界では「継続性の原則」と呼びます。

例えば、今期の前半は「車両費」で処理し、後半から「旅費交通費」に変更するといったことは原則として認められません。期間によって会計処理の方法が変わると、財務諸表の期間比較ができなくなり、利益を意図的に操作していると税務署から疑われる可能性があるためです。

もし勘定科目を変更したい場合は、事業内容の変更など正当な理由がある場合に限り、会計期間の期首（事業年度の開始日）から変更するようにしましょう。

支払い方法ごとの具体的な仕訳例

勘定科目を決めたら、次は実際の仕訳です。ここでは、支払い方法別に具体的な仕訳例を見ていきましょう。勘定科目は「車両費」を例として使用します。

現金で支払った場合

最もシンプルなケースです。ガソリンスタンドで現金5,000円を支払った場合の仕訳は以下のようになります。

借方	貸方
車両費 5,000円	現金 5,000円

借方（左側）に費用の発生（車両費）、貸方（右側）に資産の減少（現金）を記録します。

法人クレジットカード・ETCカードで支払った場合

法人カードやETCカードで支払った場合は、「支払った日」と「口座から引き落とされた日」の2段階で仕訳を行うのが基本です。カードを使った時点ではまだ会社の預金は減っておらず、代わりに「後で支払う義務（負債）」が発生したと考えるためです。

この「後で支払う義務」を「未払金」という勘定科目で処理します。

ステップ1：カードで支払った日の仕訳

ガソリン代3,000円を法人カードで支払った際の仕訳です。この仕訳で、費用の発生と負債の増加を記録します。ETCカードの利用料金も同様に、利用した日に「旅費交通費」や「車両費」を借方に、「未払金」を貸方に計上します。

借方	貸方
車両費 3,000円	未払金 3,000円

ステップ2：カード利用代金が引き落とされた日の仕訳

後日、カード会社から請求があり、普通預金口座から3,000円が引き落とされた際の仕訳です。この仕訳により、支払義務（未払金）がなくなり、預金が減少したことを記録します。

借方	貸方
未払金 3,000円	普通預金 3,000円

この2段階の処理により、いつ費用が発生し、いつ支払いが行われたかを正確に帳簿に残すことができます。

税務調査で見られる最重要ポイント ガソリンと軽油の税務処理の違い

ガソリン代の経理処理において、最も注意すべき点がガソリンと軽油の税務上の扱いの違いです。特に消費税の処理を誤ると、税務調査で指摘され、追徴課税の対象となる可能性があるため、正確に理解しておく必要があります。

なぜ軽油引取税は消費税の「不課税」なのか

ガソリンと軽油には、それぞれ異なる税金が含まれています。ガソリンにはガソリン税（揮発油税＋地方揮発油税）が、軽油には軽油引取税が含まれています。この二つの税金は、課税の仕組みが根本的に異なります。

ガソリン税は、製造者（石油元売会社）に課される税金です。メーカーが製品の原価にガソリン税を含めて販売価格を設定しているため、私たちはガソリン税込みの価格を「商品代金」として支払っています。したがって、ガソリン代全体（本体価格＋ガソリン税）が消費税の課税対象となります。

一方、軽油引取税は、法律上、消費者（軽油の購入者）に納税義務があると定められています。ガソリンスタンドは、消費者の代わりに税金を預かり、都道府県に納付する「特別徴収義務者」という役割を担っています。

つまり、軽油引取税は「商品代金」ではなく、私たちが納めるべき「税金そのもの」です。消費税は商品やサービスの対価に課される税金であるため、税金の支払である軽油引取税は消費税の対象外（不課税）となります。この違いが、仕訳の際に重要なポイントになります。

ガソリン代と軽油代の正しい経理処理の比較

この税務上の違いを、具体的な仕訳例で比較してみましょう。ここでは税抜経理方式を前提とします。

ケース1：ガソリン11,000円（うち消費税1,000円）を給油した場合

ガソリン代は全額が消費税の課税対象（課税仕入）です。

借方	貸方
燃料費 10,000円	現金 11,000円
仮払消費税等 1,000円

ケース2：軽油11,400円（本体価格10,000円、軽油引取税1,400円、消費税1,000円）を給油した場合

軽油代は、消費税が課税される本体価格部分と、不課税である軽油引取税部分を分けて処理する必要があります。領収書には通常、軽油引取税の金額が明記されていますので、必ず確認しましょう。

推奨されるのは、同じ「燃料費」勘定を使い、会計ソフト上で消費税区分を「課税」と「不課税」に分けて入力する方法です。これにより、軽油にかかった費用をまとめて管理できます。

借方	貸方
燃料費（課税） 10,000円	現金 11,400円
燃料費（不課税） 1,400円
仮払消費税等 1,000円

また、軽油引取税を税金として「租税公課」勘定で処理する方法も認められています。

借方	貸方
燃料費（課税） 10,000円	現金 11,400円
租税公課（不課税） 1,400円
仮払消費税等 1,000円

誤って軽油引取税分まで課税仕入としてしまうと、仕入税額控除額が過大になり、消費税の納税額が本来より少なくなってしまいます。この点は税務調査で厳しくチェックされる項目なので、絶対に間違えないようにしましょう。

個人事業主と法人で異なる注意点

ガソリン代を経費にする際の注意点は、個人事業主と法人で異なります。それぞれの立場で押さえるべきポイントを解説します。

個人事業主の家事按分の考え方と合理的な計算方法

個人事業主がプライベートと事業の両方で使う自家用車（家事兼用車）のガソリン代は、全額を経費にすることはできません。事業で使用した分だけを「家事按分（かじあんぶん）」という方法で計算し、経費として計上します。

家事按分で最も重要なのは、「事業使用割合を合理的な根拠に基づいて説明できること」です。税務調査で質問された際に、客観的なデータで証明できなければなりません。

走行距離で按分する方法

月間や年間の総走行距離のうち、事業で走行した距離の割合を算出します。この方法は最も客観的で、税務署にも納得してもらいやすい方法です。

計算式は「事業での走行距離 ÷ 総走行距離 ＝ 事業使用割合」となります。例えば、1ヶ月の総走行距離が1,000km、うち事業での走行が600kmの場合、事業使用割合は60%です。その月のガソリン代が10,000円なら、6,000円（10,000円 × 60%）を経費にできます。

使用日数で按分する方法

1週間のうち、事業で車を使った日数の割合で計算する方法です。

計算式は「事業での使用日数 ÷ 7日 ＝ 事業使用割合」となります。例えば、週5日、事業で車を使用する場合、事業使用割合は約71%（5日 ÷ 7日）と計算できます。

どちらの方法を使うにせよ、その根拠となる記録を残すことが不可欠です。走行距離や業務内容を記録した運転日報（業務日誌）などをつけておけば、按分比率の客観的な証拠となり、税務調査の際にも自信を持って説明できます。

法人の従業員のマイカー利用と通勤手当のルール

法人の場合、経費計上の考え方は車両の所有者によって変わります。

社用車の場合

法人が所有する社用車を業務のみに使用している場合、そのガソリン代は原則として全額を経費として計上できます。従業員が立て替えた場合は、領収書と引き換えに実費を精算します。ただし、従業員が社用車を私的に利用した分のガソリン代は経費にできないため、公私の区別は厳格に行う必要があります。

従業員のマイカーを業務利用する場合

従業員の自家用車を営業活動などで利用させた場合、会社はそのガソリン代を支給することができます。この場合、実費精算ではなく、あらかじめ就業規則や旅費規程で定めたルールに基づいて支給するのが一般的です。

一般的な計算方法としては、「走行距離 × 1kmあたりのガソリン単価（例：15円/kmなど）」が用いられます。この方法で計算された支給額は、会社側では「旅費交通費」などの経費として処理します。明確な社内ルールを整備しておくことが、従業員とのトラブルを防ぎ、税務上の正当性を担保する上で非常に重要です。

通勤手当として支給する場合

従業員のマイカー通勤にかかるガソリン代を「通勤手当」として支給する場合も、会社の経費となります。この通勤手当には、所得税が非課税となる限度額が片道の通勤距離に応じて定められています。例えば、片道10km以上15km未満であれば月7,100円までが非課税です。多くの企業では、この非課税限度額を支給の上限として設定しています。

新制度対応 インボイス制度と電子帳簿保存法への実務対応

2023年10月から始まったインボイス制度と、年々対応が厳格化されている電子帳簿保存法は、ガソリン代の経理処理にも影響を与えます。最新のルールに対応した実務を理解しておきましょう。

ガソリンスタンドのレシートは「適格簡易請求書」

インボイス制度開始後、消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則として「適格請求書（インボイス）」の保存が必要です。

ガソリンスタンドのような不特定多数の顧客に販売を行う事業者は、詳細な宛名を省略した「適格簡易請求書」の発行が認められています。私たちが普段受け取るレシートの多くは、この適格簡易請求書として発行されています。仕入税額控除を適用するためには、受け取ったレシートに以下の記載があるかを確認し、必ず保存しておく必要があります。

• 発行事業者の氏名または名称
• 登録番号（T＋13桁の数字）
• 取引年月日
• 取引内容
• 税率ごとに区分した合計額
• 適用税率または消費税額等

電子帳簿保存法における証憑の保存方法

領収書やレシートなどの証憑（しょうひょう）の保存方法は、電子帳簿保存法によって定められています。受け取り方によって対応が異なるため注意が必要です。

紙のレシートを受け取った場合

従来通り、紙のままファイリングして保存することができます。また、スキャナで読み取って画像データとして保存する「スキャナ保存」も可能です。スキャナ保存を行うには、一定の要件を満たす必要があります。

電子データで受け取った場合（クレジットカードの利用明細など）

クレジットカード会社やETC利用照会サービスなどから、利用明細をウェブサイトでダウンロードした場合、そのデータは電子データのまま保存する義務があります。紙に印刷して保存することは認められませんので注意してください。

ETC利用の場合

ETCの利用料金を経費精算する場合、証憑として「ETC利用証明書」が必要になります。この証明書は高速道路会社のウェブサイト（ETC利用照会サービス）からダウンロードできます。クレジットカードの利用明細だけでは、どの走行に対する支払いかが不明確なため、利用証明書とセットで保存することが望ましいです。

まとめ ガソリン代の経理で押さえるべき5つの鉄則

最後に、ガソリン代の経理処理で絶対に外せない5つのポイントをまとめます。これらを遵守すれば、あなたの会社の経理はより正確で、盤石なものになります。

• 勘定科目は「管理目的」で選び、「継続」する
  自社が何を管理したいかに基づいて最適な勘定科目を選び、一度決めたら期中は変更せずに使い続けましょう。
• 軽油の仕訳は「不課税」を意識し、税額を分ける
  軽油引取税は消費税の不課税対象です。領収書を確認し、本体価格と税額を分けて正しく仕訳することが、税務リスクを避ける鍵です。
• 個人事業主は「客観的な記録」で家事按分を証明する
  自家用車を経費にするなら、運転日報などの客観的な記録が必須です。合理的な根拠に基づき、事業使用分を按分しましょう。
• 法人は「社内規程」で精算ルールを明確にする
  従業員のマイカー利用や通勤手当については、就業規則や旅費規程で計算方法や支給ルールを明確に定め、公平性と透明性を確保しましょう。

インボイス制度と電帳法に対応した「証憑保存」を徹底する
適格請求書（レシート）を確実に保存し、受け取った形式（紙か電子か）に応じた正しい方法で保管することを徹底してください。