経費精算システムのメリットを解説！業務効率化とコスト削減を実現する選び方

毎月の月末に繰り返される、大量の領収書との格闘。差し戻しの連絡や、細かな計算ミスへの対応に追われる日々から解放されたいと考えているビジネスパーソンは少なくないでしょう。

経費精算システムは、そのような煩雑な手作業を自動化し、従業員が本来の業務に集中できる時間という、最も価値ある資産を取り戻す未来を約束します。

実際に多くの企業がこの変革を遂げています。

ある企業では、経費精算にかかる時間が一人あたり月3時間からわずか30分に短縮され、また別の企業では年間100万円ものコスト削減に成功したという事例も報告されています。この記事を読めば、その成功がどのように実現されたのか、具体的な道筋が明確になるはずです。

「自社のルールが複雑である」「システム導入は難しそうだ」といった不安を感じるかもしれません。

しかし、ご安心ください。本記事では、そうした課題を乗り越え、自社の状況に最適なシステムを選び、スムーズに社内に定着させるための実践的なノウハウを余すところなく解説します。

なぜ今、経費精算の見直しが急務なのか 従来のプロセスの課題

経費精算システムのメリットを理解する前に、まずは現状のプロセスに潜む「見えないコスト」と「リスク」を正確に把握することが重要です。多くの企業が当たり前として受け入れている従来の方法には、生産性を著しく低下させ、経営リスクを増大させる深刻な課題が隠されています。

申請者の負担

紙の申請書への手書きやExcelへの手入力は、単純な転記ミスや計算間違いの温床です。領収書を台紙に貼り付け、帰社してからでなければ申請できないといった時間的、物理的な制約は、従業員の貴重な業務時間を奪います。

特に、出張が続くと締め日に精算が間に合わないという事態も頻発し、業務効率を大きく損なう原因となります。申請作業そのものが、本来集中すべきコア業務の妨げとなっているのです。

承認者の形骸化

部下から回ってくる大量の申請書を前に、内容を細かく確認することなく、形式的に承認印を押してしまうことはないでしょうか。このような状態では、不正や規定違反の申請が見過ごされるリスクが高まります。

また、承認者自身が外出や出張で不在の場合、承認プロセス全体が滞留し、経費の支払いが遅れる原因ともなります。承認行為が本来のチェック機能を果たさず、形骸化しているケースは少なくありません。

経理担当者の疲弊

申請内容のダブルチェック、会計ソフトへの手入力によるデータ転記、頻発する差し戻し対応など、経理担当者の業務は月末に集中し、過大な負荷がかかります。

この手作業の多さが、月次決算の遅延を招く直接的な原因となり、経営判断に必要な情報の提供を遅らせてしまいます。経理部門の疲弊は、会社全体の業務サイクルの遅延につながる深刻な問題です。

経営層の見えないリスク

交通費の二重請求や水増し請求といった経費の不正利用は、発見が困難なまま企業の資産を蝕みます。さらに、経費データが紙やExcelファイルに散在している状態では、全社的なコスト構造をリアルタイムに把握することは不可能です。

結果として、データに基づいた迅速な経営判断を下す機会を失い、経営戦略において大きなハンディキャップを背負うことになります。

これらの問題は、それぞれが独立しているわけではありません。申請者の小さな入力ミスが承認者の確認作業を増やし、承認の遅延を引き起こします。その結果、月末に不正確な申請が経理部門に殺到し、経理担当者の残業と決算の遅延を招くのです。

最終的に、経営層はタイムリーで正確な財務データを得られず、経営判断の機会を逸してしまいます。このように、一つの非効率が組織全体の生産性とガバナンスを低下させる、深刻な「負の連鎖」を生み出しているのです。

経費精算システムがもたらす立場別の変革的メリット

経費精算システムの導入は、特定の部署だけでなく、申請者、承認者、経理担当者、そして経営者に至るまで、関わるすべての従業員に恩恵をもたらします。ここでは、それぞれの立場から見た具体的なメリットを深掘りします。

申請者 面倒な作業からの解放と生産性の向上

従業員にとって、経費精算は本来の業務ではない付帯作業です。この時間をいかに削減するかが生産性向上の鍵となります。システム導入により、以前は会社で領収書を糊付けし、Excelに手入力していた作業が、スマートフォンで領収書を撮影するだけで完結するようになります。移動中や出先で申請が完了するため、業務効率が飛躍的に向上します。

いつでもどこでも申請可能

スマートフォンアプリを利用すれば、移動中や出先などの隙間時間で経費申請が完結します。会社に戻るまで領収書を溜め込む必要がなくなり、月末にまとめて申請する手間や、申請漏れのリスクが大幅に減少します。

入力作業の劇的な削減

経費精算システムは、手入力を最小限にするための多彩な機能を備えています。スマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけで、AI-OCR（光学的文字認識）技術が日付、金額、取引先といった情報を自動で読み取り、データ化します。これにより、手入力の手間と入力ミスがなくなります。

また、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを専用リーダーにかざすか、スマートフォンのアプリで読み取るだけで、利用履歴が自動でシステムに取り込まれます。交通費精算の手間はほぼゼロになり、従業員が利用経路や運賃を調べる必要はありません。あらかじめ登録した通勤定期区間は自動で控除されるため、二重請求などのミスや不正を確実に防ぎます。

さらに、法人向けクレジットカードの利用明細データが自動でシステムに連携されます。従業員は連携された明細の中から該当するものを選び、申請内容に紐づけるだけで精算が完了するため、立替払いの負担も軽減されます。

ミスと手戻りの撲滅

システムには、会社の経費規定をあらかじめ設定できます。例えば、役職に応じた日当の自動計算や、規定金額を超える交際費申請に対するアラート表示などが可能です。これにより、申請段階でミスや規定違反を防ぎ、承認者や経理担当者からの差し戻しが大幅に減少します。

承認者 確認作業の効率化と質の向上

承認者にとってのメリットは、単なる時間短縮だけではありません。承認プロセスの質そのものを向上させます。以前は大量の紙の書類に目を通せず、内容を確認しないまま承認する状態に陥りがちでしたが、システム導入後は規定違反を自動で警告してくれるため、重要な点に集中して確認できるようになります。

迅速な承認プロセス

申請者と同様に、承認者もスマートフォンやPCから場所を選ばずに承認作業が可能です。出張先や移動中でも承認を進められるため、承認待ちによる業務の停滞を防ぎ、経費の支払いサイクルを早めることができます。

質の高いチェック体制

申請内容はデジタルデータとして一覧で表示され、領収書の画像もすぐに確認できます。特に、システムが社内規定に違反している申請や、過去に同じ領収書が使われた二重申請の疑いがあるものに対して自動で警告を表示します。

この機能により、承認者はリスクの高い申請に集中して確認できます。形骸化しがちだった承認プロセスが実質的なチェック機能として蘇り、形式的な承認を防いでプロセスの質を高めることにつながります。

経理担当者 煩雑な手作業からの脱却と専門業務へのシフト

経理担当者は、経費精算システムの導入によって最も大きな恩恵を受ける立場の一つです。以前は月末になるとデータ入力とチェック、差し戻し対応で残業漬けだった日々から解放され、仕訳や振込データが自動作成されることで、より付加価値の高い専門業務に集中できるようになります。

会計処理の完全自動化

承認された経費データは、あらかじめ設定されたルールに基づき、勘定科目が自動で仕訳されます。

そして、その仕訳データは会計ソフトに連携できる形式のCSVファイルとして出力されたり、API連携によって自動で取り込まれたりします。手入力による会計システムへのデータ転記作業が完全になくなることで、転記ミスが撲滅され、作業時間が劇的に短縮されます。

ペーパーレス化の実現

後述する電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すれば、スキャンした領収書の電子データが原本として認められます。これにより、これまで義務付けられていた紙の領収書のファイリングや7年間の保管が不要になります。保管スペースのコスト削減はもちろん、過去の書類を探す手間からも解放されます。

月次決算の早期化

申請から承認、仕訳までのプロセス全体が迅速化、自動化されることで、経理部門は月次決算に必要な経費データをより早く、より正確に確保できます。ある企業では、システム導入によって月次決算を前倒しで完了できるようになった事例もあります。これにより、経営層への迅速な情報提供が可能になります。

経営者 ガバナンス強化とデータドリブンな経営判断

経営者にとって、経費精算システムはコスト削減ツールであると同時に、企業の守りを固め、攻めの経営を加速させる戦略的ツールです。導入前は不正リスクやコスト構造が不明確だった状態から、経費データをリアルタイムで把握し、コスト削減や予算策定に活用できる体制が整います。

内部統制（コーポレート・ガバナンス）の強化

経費精算の申請から承認までのプロセスがシステム上のワークフローとして強制されるため、然るべき承認を経ない支払いや不正なプロセスを防ぎます。

誰が、いつ、何を申請し、誰が承認したかという証跡（ログ）がすべてシステム上に記録されるため、業務プロセスの透明性が格段に向上します。これは企業の信頼性を高める内部統制の強化に直結し、特に上場を目指す企業や、すでに上場している企業にとっては不可欠な要素です。

不正の防止

交通費精算における定期区間の自動控除機能や、過去に申請された領収書を検知する二重申請チェック機能などにより、悪意のある不正や意図しないミスをシステムが自動で検知、防止します。これにより、人的なチェックだけでは見抜けなかった不正利用のリスクを低減し、企業の資産を守ります。

経費の可視化とコスト最適化

全社の経費データが一元管理され、リアルタイムで可視化されます。これにより、「どの部署で」「何に」「どれくらいのコストがかかっているか」をダッシュボードなどで直感的に分析できます。この正確なデータに基づき、無駄なコストの削減策を講じたり、次年度の予算策定の精度を向上させたりと、データに基づいた戦略的な経営判断が可能になります。

経費精算システムの真の価値は、単なる業務効率化にとどまりません。それは、経費精算というバックオフィス業務を、企業のガバナンスを支え、戦略的な意思決定を促進する「戦略的資産」へと昇華させる点にあります。

業務効率化によって得られた正確なデータと強化された内部統制は、企業の社会的信用を高める守りの基盤となります。同時に、蓄積されたクリーンな経費データは、未来のコスト戦略を立案するための貴重な「ビジネスインテリジェンス」となり、攻めの経営を支える武器となるのです。

導入の壁を乗り越える デメリットと現実的な対策

多くのメリットがある一方で、経費精算システムの導入にはいくつかの課題も伴います。しかし、これらは事前に把握し、適切に対策を講じることで乗り越えられます。ここでは、代表的なデメリットとその解決策を解説します。

コストの課題とROIの考え方

システム利用には、初期費用や月額費用といったコストが発生します。提供形態によってコスト構造は大きく異なるため、まずは自社に適したプランを理解することが重要です。

クラウド型は、インターネット経由でサービスを利用する形態です。サーバーなどを自社で用意する必要がないため、初期費用が無料または低価格なものが多く、特に中小企業におすすめです。ただし、利用する従業員の人数に応じた月額費用（1ユーザーあたり月額300円〜1,000円程度が目安）が発生します。

一方、オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムをインストールして利用する形態です。独自のカスタマイズを加えやすいのが特徴で、業務フローが複雑な大企業に向いています。その分、初期費用が数十万〜数百万円と高額になる傾向があります。月額費用は発生しないか、保守費用のみの場合が多いです。

また、無料プランも存在しますが、費用がかからない点は魅力的であるものの、多くの場合、利用できる機能や人数に制限があったり、会計ソフトとの連携ができなかったりします。サポートが対象外であったり、セキュリティ対策が不十分であったりする可能性もあり、本格的なビジネス利用には不向きなケースがほとんどです。

これらのコストを単なる「出費」と捉えるのではなく、「投資」として評価することが重要です。例えば、「初期費用と月額費用で年間〇〇円かかるが、経理担当者の残業が月〇時間削減されることで人件費が〇〇円削減でき、結果として〇〇円のコストメリットが生まれる」といった定量的な効果、すなわちROI（投資対効果）を試算しましょう。

これにより、導入コストを上回るリターンがあることを明確に示し、社内の合意形成を図ることができます。

社内浸透の課題と定着へのロードマップ

新しいシステムの導入には、従業員の協力が不可欠です。特にITツールに不慣れな従業員にとっては、新しいシステムの操作を覚えることが負担となり、心理的な抵抗感が生まれる可能性があります。変化への抵抗を乗り越え、スムーズに定着させるための計画が求められます。

成功のためには、まず選定段階で、誰でも直感的に使える分かりやすいインターフェースであることを重視すべきです。マニュアルを見なくても使えるようなシステムが理想と言えるでしょう。

次に、本導入の前に、経理担当者や営業担当者など、主要な立場のメンバーで無料トライアルなどを活用してテスト運用を行うことが有効です。実際の使用感を確認し、自社の業務フローに合うかを検証することで、導入後のミスマッチを防ぎます。

そして、なぜシステムを導入するのか、それによって従業員一人ひとりにどのようなメリットがあるのかを丁寧に説明することも重要です。導入説明会を開催したり、分かりやすいマニュアルを整備したりすることで、従業員の不安を解消します。

導入して終わりではありません。定期的に社内アンケートなどで使用感や問題点をヒアリングし、その意見を基に運用フローやマニュアルを改善し続けることが、システムを形骸化させないための鍵です。

経費精算システムの導入は、単にITツールを一つ入れるという話ではありません。それは、組織全体の業務習慣を変革する「チェンジマネジメント」のプロジェクトです。

成功する企業は、これを情報システム部門だけに任せるのではなく、経理部門や人事部門、そして実際にシステムを使う現場の従業員を巻き込み、全社的なプロジェクトとして推進します。技術的な正しさ（システムの機能）と、組織的な正しさ（従業員の納得と協力）の両方を追求することが、真の成功へとつながるのです。

自社に最適な経費精算システムの選び方について

市場には数多くの経費精算システムが存在します。その中から自社の規模、業種、文化に合った最適な一社を見つけ出すための、具体的な選定ポイントを解説します。

提供形態 クラウド型か、オンプレミス型か

まず初めに、システムの提供形態をどちらにするか決定する必要があります。これは企業のIT戦略や予算、規模によって最適な選択が異なります。

クラウド型は初期費用が低価格で導入スピードが早い一方、月額費用が発生し、カスタマイズ性には限りがあります。メンテナンスはベンダーが行うため、法改正への対応も含まれることが多く、中小企業から大企業まで幅広く推奨されます。

対してオンプレミス型は、初期費用が高額で導入に時間がかかりますが、月額費用は抑えられ、自社の要件に合わせた高いカスタマイズ性が魅力です。セキュリティやメンテナンスは自社で管理する必要があり、主に大企業で採用される傾向があります。

機能で選ぶ 必須チェックポイント

提供形態を決めたら、次は具体的な機能の比較検討に入ります。自社の業務フローへの適合性、ユーザーの使いやすさ、各種連携機能、サポート体制は必ず確認すべき項目です。

自社の業務フローへの適合性

「特定の金額を超えたら承認者を増やす」「プロジェクトごとに承認ルートを変える」といった、自社独自の複雑な承認ルートや経費ルールに対応できるかは重要なポイントです。システムのカスタマイズ性がどの程度高いかを確認しましょう。

ユーザーの使いやすさ（UI/UX）

ITに不慣れな従業員でも直感的に操作できるかは、社内浸透を成功させるための最重要項目です。デモ画面の操作や無料トライアルを通じて、申請者、承認者、経理担当者それぞれの視点から使いやすさを必ず確認してください。

連携機能の充実度

現在利用している会計ソフトとスムーズにデータ連携できるかは必須の確認項目です。API連携に対応しているか、CSV連携の場合フォーマットを柔軟に変更できるかなどをチェックしましょう。また、法人カードや交通系ICカードとの連携機能は、申請者の入力の手間を大幅に削減し、利用満足度を大きく左右します。

サポート体制

導入時の初期設定を支援してくれるか、運用開始後に電話やメールでの問い合わせに迅速に対応してくれるかなど、サポート体制の質も重要です。手厚いサポートがあるシステムは、導入後のスムーズな運用を助けてくれます。

法令対応で選ぶ 電子帳簿保存法とJIIMA認証の重要性

現代のシステム選びにおいて、法令遵守は最も重要な基盤となります。特に、電子帳簿保存法への対応は絶対条件と言えるでしょう。

電子帳簿保存法（電帳法）への対応

2022年1月の改正電子帳簿保存法の施行により、電子取引で受け取った請求書や領収書などの電子データを、電子データのまま保存することがすべての事業者に義務付けられました。したがって、導入を検討する経費精算システムが、この電帳法の要件を確実に満たしているかを確認することが必須です。

電帳法では、主に「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件が定められています。真実性の確保とは、データの改ざんを防ぐための措置であり、具体的にはタイムスタンプが自動で付与される機能や、訂正・削除の履歴が残るシステムであることが求められます。

一方、可視性の確保とは、税務調査などの際に、データを速やかに検索・表示できるための要件です。「取引年月日」「金額」「取引先」の3項目で検索できる機能や、2つ以上の項目を組み合わせて検索できる機能が必要です。

選定のショートカット「JIIMA認証」

これらの複雑な法的要件を、企業が一つひとつシステムごとに確認するのは大変な手間です。そこで役立つのが「JIIMA認証」です。これは、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）が、そのソフトウェア製品が電帳法の要件を満たしていることを審査し、認証する制度です。

JIIMA認証を取得しているシステムを選べば、法対応という複雑な確認作業を大幅に簡略化でき、安心して導入を進めることができます。いわば、国税庁も認める「お墨付き」の証明書であり、システム選定における信頼性の高い指標となります。

かつてのシステム選びは機能や価格の比較が中心でしたが、今は違います。法令に対応していないシステムを導入するリスクは、業務効率化のメリットを簡単に打ち消してしまいます。

賢明な選定プロセスは、「JIIMA認証を取得しているか」という土台を確認し、その上で「自社の業務フローに合うか」「使いやすいか」を比較検討するという順番になります。法令遵守を最初のフィルターとすることで、選定プロセス全体が効率化され、リスクも大幅に低減できるのです。

まとめ

本記事で解説してきたように、経費精算システムの導入は、もはや単なる「業務効率化ツール」の域を超えた、経営戦略上、極めて重要な一手です。

最後に要点を再確認します

• 全社的な生産性向上
  申請者から経営者に至るまで、すべての従業員がノンコア業務から解放され、本来の価値創造活動に集中できる環境が整います。
• 強固なガバナンスとコンプライアンス
  厳格なワークフローとシステムの自動チェック機能が内部統制を強化します。また、JIIMA認証システムを選べば、複雑な電子帳簿保存法への対応も確実なものになります。
• 明確な投資対効果
  人件費や紙の保管コストの削減、不正防止による損失回避など、導入コストを上回るリターンが十分に期待できます。

経費精算プロセスをデジタル化し、そこに眠るデータを活用することは、変化の激しい時代を勝ち抜くための「守り」と「攻め」を両立させる経営戦略そのものです。この一歩が、あなたの会社のビジネスを次のステージへと押し上げる、確かな推進力となるでしょう。