給料の勘定科目とは？仕訳例から税務ルールまで解説

給与計算と経理処理は、毎月発生する定型業務でありながら、その複雑さから多くの担当者を悩ませています。

「この手当の勘定科目は何だろうか」「この仕訳で本当に正しいのか」といった疑問や不安は、経理業務において常に付きまとう課題です。これらの悩みが原因で業務が滞り、貴重な時間が失われていく現状を、変えたいと思いませんか。

本記事は、給与計算に関連する勘定科目と仕訳の全てを、具体的な事例を交えながら網羅的に解説していきます。

単に勘定科目を列挙するのではなく、なぜその科目を用いるのか、その選択が会社の財務状況や税金にどのような影響を及ぼすのかという、背景にある論理まで深く掘り下げて解説します。

この記事を読み終える頃には、給与計算から会計処理までの一連の流れが、明確なロードマップとして皆様の頭の中に描かれているはずです。

会計の専門知識がない方でもご安心ください。給与計算の仕組みは一見すると複雑に感じられますが、その根底には明確なルールが存在します。

本記事では、そのルールを一つひとつ丁寧に分解し、誰にでも再現可能な論理的プロセスとして解説します。勘に頼った仕訳や、漠然とした不安から解放され、正確な知識を基盤とした、ミスのない確実な経理処理を実現しましょう。

給与計算における基本的な5つの費用勘定科目

給与計算の会計処理を正確に理解するための第一歩は、費用の種類に応じて勘定科目を正しく使い分けることです。まずは基本となる5つの費用勘定科目をしっかりと押さえることが重要です。これらの基本科目をマスターすることが、より複雑な仕訳を理解するための盤石な土台となります。

正社員・契約社員の給与は「給料手当」

従業員への給与を処理する際に最も基本となる勘定科目が「給料手当」です。この勘定科目は、正社員や契約社員など、会社と直接雇用契約を締結している従業員に対して支払う、労働の対価を計上するために使用します。

「給料手当」には、毎月固定で支払われる基本給だけでなく、残業手当、休日出勤手当、家族手当、住宅手当といった各種手当も含まれます。そのため、従業員の給与に関連する費用の多くが、この一つの勘定科目に集約されることになります。月々の仕訳作業をシンプルにするという点で、この方法は大きな利点があるといえるでしょう。

特に経理担当者が限られている中小企業にとっては、効率的な処理方法です。一方で、部門別（例：製造部門と営業部門）の労務費を詳細に分析したい場合など、より高度な管理会計を求める場合には、「給料手当」だけでは情報が不足することがあります。その際は、補助科目を設定するなどの工夫が必要になります。

つまり、「給料手当」という勘定科目の使い方は、単なる簿記のルールではなく、自社がどのレベルのコスト管理を目指すかという経営判断の表れでもあるのです。

アルバイト・パートの給与を分けるなら「雑給」

アルバイトやパートタイマーへの給与も、正社員と同様に「給料手当」として処理することに会計上の問題はありません。しかし、経営管理の観点から、正社員の人件費とアルバイト・パートの人件費を分けて把握したい場合には、「雑給（ざっきゅう）」という勘定科目を使用することが推奨されます。

「雑給」を用いて雇用形態ごとに人件費を区別することで、それぞれのコスト比較分析が容易になります。例えば、繁忙期に増加する短期的な人件費の動向を正確に追跡したり、正社員とパートタイマーの労働コストのバランスを評価したりする際に、非常に有効なデータを得ることが可能です。

どちらの勘定科目を使用するかは、企業の経営方針に委ねられています。全従業員の給与をまとめて管理するシンプルさを重視するか、あるいはコスト分析の精度を高めるために「雑給」を設けるか、自社の事業モデルや労務管理の目的に合わせて選択することが重要です。

ボーナスは「賞与」で明確に管理

夏や冬に支給されるボーナス（賞与）は、毎月定期的に支払われる給与とはその性質が異なります。そのため、会計上は「賞与」という別の勘定科目を用いて処理するのが一般的です。

もし賞与を「給料手当」に含めて処理してしまうと、賞与を支払った月の費用が突出してしまい、月ごとの人件費の推移を正しく比較分析することが困難になります。賞与を独立した勘定科目で管理することにより、定例的な人件費と臨時的な人件費を明確に区別でき、より正確な損益分析や予算管理が可能になるのです。

通勤手当などの交通費は「旅費交通費」

従業員の通勤にかかる費用として支給する通勤手当は、給与の一部ではありますが、「旅費交通費」という勘定科目で処理します。これは、通勤手当が所得税法上、一定の限度額まで非課税として扱われるため、課税対象となる他の給与項目と明確に区別する必要があるからです。

勘定科目を分けることで、非課税交通費の管理が容易になり、年末調整などの税務計算を正確に行うための基礎情報となります。給与明細上では同じ「支給」の項目に含まれますが、会計処理上は明確に分けて管理することが求められます。

外部スタッフへの支払いは「外注費」

業務委託契約を結んでいるフリーランスや、人材派遣会社から派遣されているスタッフへの支払いは、従業員への給与とは全く異なります。これらの支払いには「外注費」という勘定科目を使用します。

この区別は、単なる会計上の分類の問題ではなく、法的・税務的に極めて重要です。「外注費」として処理される個人や法人は会社の従業員ではないため、会社は彼らの社会保険料（健康保険や厚生年金）や雇用保険料を負担する義務がありません。また、源泉徴収の扱いや年末調整の対象からも外れます。

もし誤って外部の協力者を従業員として扱ったり、その逆の処理をしたりすると、税務調査や労働基準監督署の調査において重大な問題を指摘されるリスクがあります。これは経営者が必ず理解しておくべき重要なリスク管理のポイントです。

具体例で理解する給与計算の仕訳

勘定科目の基本を理解したら、次は具体的な仕訳の方法を学習しましょう。ここでは、実務で頻繁に発生するケース別に、誰でもすぐに実践できる仕訳例を紹介します。

給与を計上し、支払う際の基本的な仕訳（締め日と支払日が同月）

最もシンプルなケースは、給与の締め日と支払日が同月にある場合です。例えば、月末締めで、その日のうちに給与を支払う場合などがこれに該当します。この場合の仕訳は、費用の発生と資産の減少を同時に記録するだけで完結します。

借方	金額	貸方	金額	摘要
給料手当	50,000円	普通預金	50,000円	アルバイト給与5万円を振込で支払った

この仕訳では、費用である「給料手当」が借方（左側）に計上され、資産である「普通預金」が貸方（右側）で同額減少したことを示しています。会計処理が一度で済むため、非常に分かりやすい方法です。

月末締め・翌月払いの場合「未払費用」の活用法

日本の多くの企業で採用されているのが、月末で給与計算を締め、翌月の特定の日に支払うという方法です。この場合、会計処理は2段階に分けて行われます。会計の重要な原則である「発生主義」に基づき、費用は実際にお金が支払われたときではなく、その原因となる経済活動が発生したときに認識する必要があるためです。

ステップ1：締め日の仕訳（費用の計上）

月末の締め日には、給与の支払いはまだ行われていませんが、従業員の労働というサービスはすでに提供されています。そのため、この時点で費用として計上する必要があります。このとき、貸方（右側）には「未払費用」という負債の勘定科目を使用します。これは「後日支払う義務がある費用」を意味し、将来の資金流出を帳簿上に記録する役割を果たします。

ステップ2：支払日の仕訳（債務の消滅）

翌月の給与支払日には、実際に普通預金などから従業員への支払いが行われます。このとき、前のステップで計上していた「未払費用」という負債を、借方（左側）に仕訳して消滅させます。これにより、支払い義務が果たされたことを記録します。

ステップ1：月末の費用計上

借方	金額	貸方	金額	摘要
給料手当	30,000円	未払費用	32,000円	月末、パート給与と交通費を未払計上
旅費交通費	2,000円

ステップ2：翌月の支払い

借方	金額	貸方	金額	摘要
未払費用	32,000円	普通預金	32,000円	翌月、未払給与を振込で支給

この2段階の処理を行うことで、費用をそれが属する正しい会計期間に計上し、会社の財政状態をより正確に報告することができます。

給与の前払い・貸付は「立替金」で処理

従業員に給与を前貸しする場合、その時点では労働の対価としての費用は発生していません。会計上、これは会社から従業員への短期的な貸付とみなされます。そのため、「立替金」という資産の勘定科目を用いて処理します。この勘定科目は「従業員から後で返してもらう権利」を意味します。

給与の前貸しを行った際には、借方に「立替金」、貸方に「現金」や「普通預金」を計上します。そして、本来の給与支払日に、給与総額からこの「立替金」を相殺します。具体的には、給与支払いの仕訳において、貸方に「立替金」を計上することで、先に支払った分を回収したことを記録し、その差額を現金や振込で支払います。

この処理を正しく行わないと、前貸しした月に費用を過大計上し、本来の給与支払月に費用を過小計上することになり、月ごとの損益が歪んでしまう原因となるため注意が必要です。

給与控除の会計処理 「預り金」と「法定福利費」の理解

給与計算で最も複雑かつ間違いやすいのが、控除項目の扱いです。特に「預り金」と「法定福利費」という2つの勘定科目を正確に理解し、使い分けることが、正しい会計処理を実現するための鍵となります。

従業員から預かる税金・社会保険料「預り金」とは

従業員の給与からは、所得税、住民税、社会保険料（健康保険料、厚生年金保険料など）の従業員負担分などが天引き（控除）されます。会社はこれらの天引きした金銭を、後日、税務署や年金事務所といった各機関に納付する義務を負います。

この、従業員から一時的に預かっているお金を管理するための勘定科目が「預り金」です。「預り金」は、貸借対照表上では「負債」に分類されます。なぜなら、その金銭は会社のものではなく、あくまで従業員から預かり、国や自治体に納付するまでの一時的な債務であるからです。この点を明確に認識しておくことが、経理処理の基本として非常に重要です。

会社が負担する社会保険料「法定福利費」の役割

社会保険料や労働保険料は、従業員だけでなく会社もその一部を負担することが法律で定められています。この会社が負担する分の保険料を計上するための費用勘定科目が「法定福利費」です。

法定福利費は、給与総額とは別に発生する、人件費の重要な構成要素です。従業員を一人雇用するということは、給与として支払う金額以上に、この法定福利費という追加的なコストが発生することを意味します。経営者は、資金計画や採用計画を立てる際に、この費用を必ず考慮に入れる必要があります。

社会保険料の会計処理パターン

社会保険料の会計処理には、主に2つの方法が存在します。どちらの方法を採用しても最終的に計上される費用の総額は同じになりますが、管理のしやすさや帳簿の分かりやすさに違いがあります。

方法1：原則的な方法（「預り金」を使用）

会計理論上も推奨される、最も丁寧な方法です。給与支払い時に、従業員負担分を「預り金」（負債）として貸方に計上し、同時に会社負担分を「法定福利費」（費用）として借方に計上します。

この方法のメリットは、会社が純粋に負担する費用と、従業員から預かっている納付義務のある金額が、帳簿上で明確に区別される点です。これにより、預り金の残高管理がしやすくなり、会計の透明性が高まります。

方法2：簡便的な方法（「法定福利費」で相殺）

中小企業などで、実務上の手間を省くために採用されることがある方法です。給与支払い時に、天引きする従業員負担分を「法定福利費」の貸方（マイナスの費用）として計上します。そして後日、会社負担分と従業員負担分を合わせた保険料の全額を納付する際に、その合計額を「法定福利費」の借方（費用）として計上します。

結果として、「法定福利費」勘定の残高は、借方の合計額（納付総額）から貸方の合計額（従業員負担分）が差し引かれ、正しく会社負担分のみが残る仕組みです。この方法は仕訳の手間が少し省けますが、「預り金」という負債勘定を使わないため、従業員からの預かり分が帳簿上で見えにくくなるというデメリットがあります。

どちらの方法を選択するかは、企業の経理体制や管理方針によります。厳密な残高管理を重視するなら原則法、日々の仕訳のシンプルさを優先するなら簡便法、というように自社の状況に合わせて選択すると良いでしょう。

以下に、原則的な方法を用いた場合の、控除項目を含んだ総合的な給与仕訳の例を示します。

借方	金額	貸方	金額
給料手当	300,000円	未払費用	242,500円
法定福利費	42,255円	預り金（社会保険料）	42,255円
		預り金（源泉所得税）	5,140円
		預り金（住民税）	10,000円

この仕訳は、給与総額30万円（給料手当）と会社負担の社会保険料42,255円（法定福利費）が費用として発生し、そこから各種控除額を差し引いた手取り額242,500円が、後日支払うべき負債（未払費用）として計上されたことを示しています。

経営者が知るべき役員報酬と従業員給与の相違点と税務リスク

経理担当者だけでなく、経営者自身が必ず理解しておくべきテーマが、役員報酬と従業員給与の違いです。この違いを軽視すると、予期せぬ多額の税金を課される可能性があります。これは単なる会計処理の問題ではなく、会社の資金繰りと節税戦略に直結する重要な経営マターです。

なぜ違う？役員報酬と給与の法的・税務的背景

従業員に支払う「給与」は、労働契約に基づく労働の対価であり、原則としてその全額が会社の経費（法人税法上の損金）として認められます。

一方、取締役や監査役などに支払う「役員報酬」は、経営委任契約に基づく経営の対価です。もし役員報酬を会社の都合で自由に変更できるとすると、期末に利益が出そうになった際に、その利益の全額を役員への「決算賞与」として支払い、法人税の支払いを不当に免れるといった利益操作が可能になってしまいます。

このような利益操作を防ぐため、税法では役員報酬が損金として認められるための要件を厳格に定めています。この税務上の取り扱いの違いが、役員報酬と給与の最も決定的な差であり、経営者が理解すべき核心部分です。

項目	役員報酬	従業員給与
勘定科目	役員報酬	給料手当、給与 など
支払い根拠	定款、株主総会決議	雇用契約、就業規則
損金算入	厳格な要件あり	原則全額算入可
金額の変更	原則、期首から3ヶ月以内	労使合意に基づき随時可能
残業代	原則なし	あり
最低賃金	適用なし	適用あり
雇用保険	原則加入不可	加入義務あり

この表からも分かるように、両者は法的にも税務的にも全く異なるものとして扱われるのです。

役員報酬を損金算入するための3つの要件

役員報酬を損金として税務上認めてもらうためには、以下の3つのいずれかの支給方法に該当する必要があります。

定期同額給与

最も一般的で基本的な役員報酬の形態です。これは「その支給時期が1か月以下の一定の期間ごとであり、かつ、その事業年度の各支給時期における支給額が同額である給与」と税法で定義されています。簡単に言えば、毎月決まった日に、決まった金額を支払うということです。この方法であれば、税務署への事前の届出は不要です。

事前確定届出給与

役員に対して、いわゆるボーナス（賞与）を支給し、それを損金に算入したい場合に用いる方法です。この方法を適用するためには、「いつ、誰に、いくら支払うか」を事前に確定させ、所定の期日までに税務署へ「事前確定届出給与に関する届出書」を提出しなければなりません。

届出した内容と1円でも、1日でもずれて支給すると、原則としてその全額が損金として認められなくなるため、極めて厳格な運用が求められます。

業績連動給与

会社の利益や株価といった客観的な業績指標に連動して報酬額が算定される給与です。この制度は非常に複雑な要件が定められており、基本的には有価証券報告書を提出しているような上場企業などを対象としたものであるため、多くの中小企業には該当しません。

役員報酬を変更できるタイミングと守るべきルール

定期同額給与の原則は、「事業年度を通じて同額」であることです。しかし、一度決めたら絶対に変更できないわけではありません。役員報酬の額を変更できるタイミングは、原則として事業年度開始の日から3か月以内に限られています。通常、このタイミングは事業年度終了後の定時株主総会の時期と一致します。

この期間内に改定された場合は、改定後の金額が新たな定期同額給与として認められます。しかし、この3か月の期間を過ぎてから役員報酬を増額した場合、その増額分は損金として認められません。

また、減額した場合には、減額後の金額が新たな基準となり、減額前の金額で支払っていた期間の一部が損金不算入となるリスクがあるため、慎重な判断が必要です。

ただし、役員の職位の変更（例：常務から専務への昇格）といった「臨時改定事由」や、第三者である取引先との関係上やむを得ず役員報酬を減額せざるを得ない「業績悪化事由」など、特定のやむを得ない事情がある場合には、期中の改定が例外的に認められることもあります。

不相当に高額とみなされないための実務ポイント

たとえ上記の手続き上のルールをすべて遵守していたとしても、その役員報酬の金額が「不相当に高額」であると税務調査で判断された場合、高額とみなされた部分の金額は損金として認められません。

この判断は、「実質基準」と呼ばれる基準に基づいて行われます。具体的には、以下の要素が総合的に勘案されます。

• 役員の職務内容とその会社への貢献度
• その会社の収益状況
• その会社の従業員への給与の支給状況
• 同業種・同規模の他社の役員報酬の水準

特に最後の「同業他社との比較」は重要な判断材料となります。経営者は、自社の役員報酬が世間の相場から大きくかけ離れていないか、客観的な視点で確認することが求められます。国税庁が公表している民間給与実態統計調査などのデータは、その際の有効な参考資料となります。

税務調査で指摘を受けないためには、役員報酬を決定した際の根拠を明確に記録しておくことが極めて重要です。株主総会や取締役会の議事録を適切に作成・保管し、なぜその金額に設定したのかを客観的なデータ（業界平均など）と共に説明できるように準備しておくことが、最良のリスク対策といえるでしょう。

給与計算に関連する年間業務スケジュール

給与計算は毎月のルーチンワークだけでは完結しません。年に数回、必ず対応しなければならない重要な手続きが存在します。これらの年間イベントをあらかじめ把握し、計画的に準備を進めることで、慌てることなく確実な業務遂行が可能になります。

6月から7月 労働保険の年度更新

「労働保険の年度更新」とは、労災保険と雇用保険の保険料を精算し、納付するための一年に一度の重要な手続きです。

具体的には、前年度（4月1日から3月31日まで）に支払った賃金総額に基づいて確定保険料を計算し、前年度に概算で納付した保険料との差額を精算します。同時に、新年度分の概算保険料を計算し、申告・納付するという流れになります。

この手続きは、毎年6月1日から7月10日までの間に、「労働保険概算・確定保険料申告書」を管轄の労働基準監督署や労働局、または金融機関に提出して行います。

ここで注意すべき重要なポイントは、保険料の計算基礎となる賃金総額の集計期間です。労働保険の年度更新では、給与の支払日ではなく、給与計算の「締め日」が前年度の期間（4月1日から3月31日）に含まれるかどうかで判断します。

例えば、3月31日締めで4月10日払いの給与は、前年度の賃金として集計対象になります。これは後述する社会保険料の算定基準とは異なるため、混同しないように注意が必要です。

7月 社会保険料の定時決定（算定基礎届）

「定時決定」とは、健康保険と厚生年金保険の保険料を計算するための基準となる「標準報酬月額」を、年に一度見直す手続きのことです。この手続きのために提出する書類が「被保険者報酬月額算定基礎届（通称：算定基礎届）」と呼ばれます。

毎年7月1日時点での全被保険者を対象に、その年の4月、5月、6月に「支払われた」給与の平均額を算出し、それに基づいて新しい標準報酬月額を決定します。

この新しい標準報酬月額は、原則としてその年の9月から翌年の8月までの社会保険料の計算に適用されます。算定基礎届の提出期間は、毎年7月1日から7月10日までで、提出先は管轄の年金事務所または事務センターとなります。

ここでの注意点は、賃金の集計基準が「支払日ベース」であることです。労働保険の年度更新が「締め日ベース」であったのに対し、社会保険の算定基礎届は「支払日ベース」で4月、5月、6月の給与を集計します。この二つの手続きにおける基準の違いを正確に理解しておくことが、間違いを防ぐ上で不可欠です。

11月から1月 年末調整

「年末調整」は、給与所得者のその年1年間の所得税額を正しく計算し、毎月の給与から源泉徴収してきた税額との過不足を精算する、年に一度の重要な手続きです。これは会社が従業員に代わって所得税の確定申告を行うようなものであり、多くの給与所得者にとっては、この年末調整によってその年の納税が完了します。

年末調整の正確性は、毎月の給与計算の正確性に大きく依存します。月々の給与額や社会保険料の控除額に誤りがあれば、当然、年末調整の計算結果も誤ったものになってしまいます。日々の正確な処理の積み重ねが、年末調整を円滑に進めるための鍵となります。

手続きは、通常11月頃に従業員から「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」や「給与所得者の保険料控除申告書」などの書類を回収することから始まります。これらの情報と、会社が計算した1年間の給与・賞与の総額、社会保険料の合計額などをもとに年税額を計算し、12月または翌年1月の給与支払い時に過不足額を還付または徴収します。

その後、会社は翌年1月31日までに、従業員一人ひとりの「源泉徴収票」を作成・交付するとともに、「給与支払報告書」を各従業員が居住する市区町村へ、「法定調書合計表」などを税務署へ提出する義務があります。

まとめ

給与計算とそれに伴う会計処理は、多くのルールが複雑に絡み合う業務です。しかし、基本となる勘定科目の役割、仕訳のパターン、そして税務上のルールを一つひとつ着実に理解すれば、必ず正確に処理できるようになります。最後に、日々の業務や確認作業に役立つチェックリストをまとめました。

勘定科目のチェックリスト

• 正社員・契約社員の給与 → 「給料手当」
• アルバイト・パートの給与（分けて管理する場合） → 「雑給」
• ボーナス → 「賞与」
• 通勤手当 → 「旅費交通費」
• 外部のフリーランスや派遣社員への支払い → 「外注費」
• 取締役など役員への報酬 → 「役員報酬」

仕訳のチェックリスト

• 給与の締め日と支払日が月をまたぐか
  → YESなら「未払費用」で一度負債計上する。
• 従業員から所得税や住民税を天引きしたか
  → YESなら「預り金」（負債）の貸方に計上する。
• 従業員負担分の社会保険料を天引きしたか
  → YESなら「預り金」（負債）の貸方に計上する（原則法）。
• 会社負担分の社会保険料はどのように処理するか
  → 「法定福利費」（費用）の借方に計上する。

役員報酬のチェックリスト

• 報酬は毎月同額か
  → YESなら「定期同額給与」として損金算入の基本要件を満たす。
• 報酬額を変更したいか
  → 事業年度開始から3か月以内に行う。
• 役員にボーナスを支給したいか
  → 事前に「事前確定届出給与」の届出を税務署に提出する。

年間イベントカレンダーのチェックリスト

• 6月から7月：労働保険の年度更新の準備はできているか？（締め日ベースで集計）
• 7月：社会保険料の算定基礎届の準備はできているか？（支払日ベースで集計）
• 11月から12月：年末調整の書類回収と計算の準備を始める。

この記事が、皆様の経理業務における確かな羅針盤となり、日々の業務を自信を持って、かつ効率的に進めるための一助となることを願っています。