請求書は取引の証拠となる重要な書類であることから、保管する期間やその方法が法律で細かく定められています。今回は請求書の保管期間や保存方法、注意点などについてわかりやすく解説します。

請求書とは何か

請求書は、商品やサービスの代金を請求するために発行する書類です。全ての取引で請求書を発行するというわけではありませんが、取引の内容を明確にしたり、代金を支払う義務を相手に改めて伝えたりするといった目的で、さまざまな取引で用いられています。

請求書の役割

取引においては「商品Aと引き換えに1万円を支払う」といった条件にお互いが合意すると、書類の有無にかかわらず売買契約が成立します。この場合、販売する側が商品Aを納品すると、購入する側は1万円を支払う義務が発生することになります。

請求書は、この支払い義務について相手に知らせる役割があります。対象となる金額を相手に伝えるとともに、振込先や振込期限といった情報を提示することで請求を行います。また、商品名や単価、個数などの具体的な条件について記載することで、取引内容を明確にできます。

商品を購入した側は、請求書を受け取った後に過去の注文履歴を見て、金額などに間違いがないことを確かめてから振込を行います。

請求書は、証憑（しょうひょう）書類に該当する

請求書は証憑書類の一種です。証憑書類とは、取引を行った際の事実や条件を証明するために作成する書類であり、経理業務を行うために重要な書類とされています。

お金を扱う上では、銀行振り込みであれば取引履歴に日付や金額が記録されます。しかし、それだけではどのような経緯でお金のやり取りが発生したのかは分かりません。例えばお金が振り込まれた際、売上が振り込まれたのか、それとも返品のために返金されたのかなど、さまざまな選択肢が考えられます。そこで、請求書の控えなどの書類と付け合わせることで、売上として振り込まれたお金であるということを確認することになります。

証憑書類は経理業務を行う際だけではなく、税務調査が入った際、帳簿との整合性をチェックするために調査官が閲覧します。そのため、各書類に応じた期間に応じて保存することが義務付けられています。

受領した請求書は原本の保存が必要

取引先から受け取った請求書は、基本的に原本の保存が必要です。もしコピーの請求書の保管を認めると、本来1枚であった請求書をコピーして2枚に見せ、経費を多く計上するといった不正がしやすくなってしまうかもしれません。書類としての信頼性をできるだけ保つために、請求書は原本で保存しましょう。

請求書の控えは保存が必要？

2023年10月から始まったインボイス制度では、制度に登録した事業者が適格請求書を発行した場合、その写しを保存することが義務付けられています。受け取った請求書だけではなく、自社で交付した請求書の写しについても忘れずに保管しておきましょう。なお、ここで言う「交付した請求書の写し」とは、以下をはじめとする書類や記録のことを指します。

• 適格請求書を複写したもの
• 適格簡易請求書に係るレジのジャーナル
• 複数の適格請求書の記載事項に係る一覧表、明細表

作成した請求書は、その後の入金管理をする際にも使えます。「取引先からの入金が遅れている」といった事態が発生した時、過去の請求を振り返る機会もあるでしょう。インボイス制度に関係なく、請求書の控えを作成して保管しておくことをおすすめします。

参照：５適格請求書等の写しの保存｜国税庁

請求書以外の証憑書類も保管が必要

注文書・契約書・領収書など、業務を行う上で扱う証憑書類は請求書同様に保管を行います。保管する期間は、書類の種類や事業者の属性などによって異なるため、必要な期間をチェックすることが重要です。

なお、パソコンを使って作成した書類や、メールやシステムといったオンラインで受領した書類などに関しては、電子帳簿保存法の要件を満たすように保管することが求められます。

参照：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

ケース別の請求書の保管期間

請求書の保管期間について、個人事業主・法人・雑所得のある方・適格請求書発行事業者の4つのケース別に紹介します。

個人事業主の請求書の場合

個人事業主は、受け取った請求書を所得税の確定申告期限の翌日から5年間保管する必要があります。個人事業主は確定申告を行う際に青色申告・白色申告のいずれかを選択しますが、申告の方法にかかわらず5年間と定められています。

参照：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

例①

2023年分の所得税の確定申告は、2024年の3月15日が期限でした。したがって、免税事業者の個人事業主が2023年に受け取った請求書は、以下のようなスケジュールで保管することになります。

請求書の受け取り	2023年1月1日〜12月31日
確定申告の期限	2024年3月15日
保存期間	2024年3月16日〜2029年3月15日

例②

前々年の売上高が1,000万円を超えるといった特定の条件を満たすと、消費税の納税義務がある課税事業者となります。

課税事業者は仕入税額控除（売上にかかる消費税から、仕入にかかる消費税を控除して納税する制度）を適用するために、各書類を保存します。国税庁の提供する資料によると「受領した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間」とあるため、2023年に課税事業者が請求書を受け取った場合は、以下のスケジュールで保存します。

請求書の受け取り	2023年1月1日〜12月31日
課税期間	2023年1月1日〜12月31日
保存期間	2024年3月1日〜2031年2月28日

参照：

No.6125 国内取引の納税義務者｜国税庁

No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存｜国税庁

法人の請求書の場合

法人が請求書を受け取った際は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保管すると定められています。

ただし、欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度に受け取った書類の保存期間は10年間です。欠損金とは、黒字になった事業年度まで赤字として繰り越し、その赤字の分利益を減らして節税できる制度です。繰り越すことのできる期間が10年であることから、書類の保存期間も10年に延長されます。

参照：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

例

3月決算の会社が、2023年度に受領した請求書を保管する際のスケジュールについてです。申告の期限は決算日（事業年度の最後の日）から2か月であるため、請求書の保存期間は次のようになります。

請求書の受け取り	2023年4月1日〜3月31日
事業年度	2023年4月1日〜3月31日
確定申告の期限	2024年5月31日
保存期間	2024年6月1日〜2031年5月31日

前述した通り、青色繰越欠損金が生じた場合は保存期間が7年から10年に延長されます。黒字の事業年度と赤字の事業年度で保存期間が異なると管理しにくいため「毎年必ず黒字」という法人以外は、保存期間を10年に統一して保存することをおすすめします。

雑所得を得ている人の請求書の場合

所得は事業所得や不動産所得といった種類に区分されますが、その区分のどれにも当てはまらない所得を「雑所得」と言います。

前々年分の業務に係る雑所得の収入金額が300万円を超えた方は、請求書をはじめとする書類を5年間保管する必要があります。「業務に係る雑所得」とは、以下のように雑所得の売上から経費を差し引いた金額です。

総収入金額 – 必要経費 = 業務に係る雑所得

雑所得に該当するのは、ブログやフードデリバリー、ハンドメイド品の販売などで生じる収入です。「会社員が休日にアルバイトをしている」というケースでは、副業であっても雑所得ではなく給与所得に該当します。

参照：No.1500 雑所得｜国税庁

適格請求書の場合

インボイス制度は、仕入税額控除を行うために規定の項目が記載された適格請求書の保存を求める制度です。課税事業者が仕入税額控除の適用を受ける際、法人や個人といった属性にかかわらず、適格請求書を7年間保管しなくてはいけないと定められています。

なお、不特定多数の消費者に販売することなどを理由に、一部の取引においては適格請求書の発行義務が免除されています。例えば、3万円未満の公共交通機関による旅客の運送を行った場合などです。そのような取引で適格請求書が発行されなくても、帳簿にその特例を受ける旨を記載することで仕入税額控除を受けることが可能です。

参照：No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存｜国税庁

関連リンク：2023年からのインボイス制度とは何か、わかりやすく解説！【図解あり】

請求書の保管の注意点

請求書を保管する上では、電子帳簿保存法の要件を把握しながら対応する必要があります。電子帳簿保存法で定められているのは以下の3つの方法です。

参照：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子データとして受け取った請求書とは

2022年1月の改正では、電子取引を行った書類は紙に印刷せず、電子データのまま保管しなくてはいけないと定められました。対象となるのは、以下をはじめとする方法で受け取った書類です。

• メール
• ECサイトなどのホームページからのダウンロード
• ファイル転送サービス
• EDIシステム

これらを通じて受け取った請求書は、ストレージなどを利用してデータとして保管する必要があります。この方法で保管することができないやむを得ない理由がある場合には、2022年1月1日〜2023年12月31日までは書面での保存が認められていました。しかし、現在は猶予期間が終了しており、紙に印刷しての保存は認められていません。

参照：電子帳簿保存法の内容が改正されました｜国税庁

電子帳簿保存法による電子取引の要件とは

メールに請求書を添付したり、共有フォルダに格納したりしてファイルを送付することは、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当します。電子取引によってやりとりした書類は、以下の要件を満たすように保存する必要があります。

真実性の要件	以下のいずれかの措置を行う ①タイムスタンプが付された後で取引情報の授受を行う ②授受後、速やかにタイムスタンプを付す ③データの訂正・削除を行った際に記録が残るシステム、もしくは訂正削除ができないシステムを利用する ④訂正・削除の防止に関する事務処理規程を備え付ける
可視性の要件	以下のすべての措置を行う ①パソコン・プログラム・ディスプレイ・プリンタなどの読み取り可能装置の備え付ける ②電子計算機処理システムの概要書の備え付ける③検索機能を確保する

「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たすよう、電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入しましょう。システムの導入が難しい場合、訂正・削除の防止に関する事務処理規程を備え付けることで対応することも可能です。

参照：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

経理業務の効率化なら「INVOY」

「INVOY」は、請求書をはじめとする経理書類をオンライン上で作成・保管するためのサービスです。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しているため「制度へ対応できるかどうか心配」という方にもお使いいただけます。

そのほかにも、INVOYは以下の機能によって業務の効率化をサポートします。

• 請求書、見積書、発注書、領収書の発行
• 受領した請求書のデータ化、カード払い
• 受領した書類の保管
• 各種会計ソフトとのCSVによる連携

まとめ

請求書は商品やサービスなどの代金を取引先に請求するために発行する書類です。全ての取引で発行するというわけではありませんが、取引の内容を明確にし、支払い義務を相手に改めて伝えるといった目的から、さまざまな取引で利用されています。

また、請求書は取引の証拠となる証憑書類であるため、保管する期間や方法が細かく定められています。今回紹介した内容を元に、請求書の保管方法について改めて考えてみてはいかがでしょうか。