2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法。電子帳簿による保存は1998年に導入されましたが、要件の厳しさなどからあまり浸透しませんでした。しかし、国税関係の帳簿や書類の電子保存に関する要件が今回の改正により大きく緩和されたため、多くの企業にとって利用しやすくなりました。本記事では、電子帳簿保存法の基本をおさえ、改正のポイントや注意点などについて説明します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは国税関係の帳簿や書類の保存を電子データで行うことを認める法律です。法律上、帳簿や書類の保存は紙で行うことが基本とされていましたが、紙での保存は整理の手間がかかることや保管スペースの必要性、さらには印刷の負担などの問題点もありました。こうした問題点を考慮し、電子帳簿での保存を認める電子帳簿保存法が1998年に成立しました。

電子帳簿保存法の成立当初は適用要件が厳しいこともあり、多くの企業が導入に後ろ向きでした。しかし、環境への配慮やペーパーレス化の普及、リモートワークの浸透なども重なり、近年では電子帳簿保存を導入する企業が増えてきました。

さらに、2021年度の税制改正により、企業にとって電子帳簿を導入しやすくなりました。請求書をメールで受け取った場合やネット通販などを含む電子取引で、その取引情報を電子上で保存できるようになったため、紙で保存しなくともよくなりました。

2022年1月開始の電子取引の電子による保存の義務化は手続きなしで2023年12月末まで2年間猶予されますので、各企業には2023年12月末までに電子帳簿保存法に則する形態で運用できるよう準備が求められています。

電子帳簿保存法の内容および対象

電子帳簿保存法は、大きく４つの制度で構成されており、それぞれ内容と対象は以下の通りです。なお、国税関係帳簿と国税関係書類とをあわせて国税関係帳簿書類と呼び、これらの電子保存をあわせて電子帳簿等保存と呼ぶため、保存方法としては①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引の保存、の３つになります。

①電子帳簿等保存（１）国税関係帳簿の電子保存

〈内容〉

・国税関係帳簿につき、記録段階から一貫してコンピューターで作成している場合、電子データの備付をもって、紙の帳簿の「備付け」に代えることが出来る
・一定の要件を満たす「優良な電子帳簿」の場合、過少申告加算税の軽減措置がある（要届出）

〈対象帳簿／書類〉

・「国税に関する法律」により備付けが義務付けられている帳簿
　例：総勘定元帳、仕訳帳、その他帳簿（現金出納帳、売掛金元帳等）

①電子帳簿等保存（２）国税関係書類の電子保存

〈内容〉

国税関係書類につき、記録段階から一貫してコンピューターで作成している場合、電子データの保存をもって、紙の書類の「保存」に代えることが出来る
※一部コンピューターで作成していない場合（原本が紙、紙で受領した等）は、次のスキャナ保存をするか、紙で保存する

〈対象帳簿／書類〉

・「国税に関する法律」により保存が義務付けられている書類
・「決算関係書類」と「証憑書類」とがある。
　・決算関係書類の例：BS、PL、棚卸表など
　・証憑書類の例：契約書、納品書、請求書、領収書、見積書、注文書、検収書

②スキャナ保存

〈内容〉

国税関係書類（決算関係書類は除く）について、一定の要件を満たすスキャナ装置により、一定の要件に従って保存した場合は、スキャンデータの保存をもって紙の書類の保存に代えることが出来る

〈対象帳簿／書類〉

・「国税関係書類の電子保存」と同様（ただし、決算関係書類を除く）
・「資金や物の流れに直結するか否か」で重要書類と一般書類とに分類され、保存要件が異なる。
　・重要書類の例：契約書、納品書、請求書、領収書
　・一般書類 ： 見積書、注文書、検収書など

③電子取引の取引情報の電子データ保存

〈内容〉

所得税（源泉徴収に係るものを除く）及び法人税の保存義務者は、電子取引を行った場合、一定の要件のもとで、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない

〈対象帳簿／書類〉

電子データで受け渡しされる証票書類
例：メール等で送付/受領した注文書、契約書、請求書、領収書、クレカ利用情報等

電子帳簿保存の適用のための事前承認の要否

2021年12月31日以前は、電子関係帳簿書類の電子保存やスキャナ保存を行うには、3ヶ月前までに税務署長による事前承認を受ける必要がありました（電子取引の電子データ保存は承認不要）。

しかし、2022年1月1日以後、上記のいずれもは事前承認を受ける必要がなくなりました。これにより、電子関係帳簿・書類・電子取引に係る電子データいずれも承認が不要となり、事前準備などの負担が軽減され、電子帳簿保存を導入しやすくなったといわれています。

電子帳簿保存法の三つの区分

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは電子的に作成した帳簿及び書類をデータのまま保存することです。電子帳簿等保存は会計ソフト等を使って作成した帳簿、あるいは決算関係書類などを電子データのまま保存することをいいます。

電子帳簿保存を行うには事前申請が必要でしたが、2022年1月1日より事前申請が不要になりました。

スキャナ保存

スキャナ保存とは紙で作成又は受領した書類を電子データ化して保存を行うことです。紙で受け取った書類を電子保存するためにはスキャナを使ってパソコンなどに取り込む必要があります。

電子取引のデータ保存

電子取引データ保存とは電子的に授受した取引情報についてデータで保存することです。これまではデータを印刷して、紙として保存する企業も少なくありませんでした。しかし、2022年1月1日以降、電子取引データの印刷保存は認められなくなります。

電子帳簿保存法の令和3年度改正の主な内容について

国税関係帳簿書類の要件緩和

事前承認制度の廃止

書類を電子帳簿で保存するにあたって、税務署長に原則3ヵ月前までに申請し、承認を受けなければなりませんでした。しかし、電子帳簿保存法の改正により申請及び承認の必要がなくなりました。

システム要件緩和及び優良保存認定制度の新設

国税関係帳簿書類の電子データを保存するには、本物であることを確認できる「真実性の確保」に加えて、誰もが視認可能な「可視性の確保」が求められます。改正により、複式簿記に従った記録にあわせて、最低3つの要件を満たせば電子データの保存が認められます。
また、国税関係帳簿について、「訂正・削除・追加履歴の確保」「帳簿間の相互関連性確保」「検索機能の確保」の３要件を満たす電子帳簿は「優良な電子帳簿」とされ、過少申告加算税が5%優遇されます（要事前届出）

適正事務処理要件が廃止

スキャナ保存において必要とされていた「社内規程の整備」や「相互けん制」などの適正事務処理要件が改正によって廃止されました。定期検査に必要とされていた原本が不要になったので、スキャン後すぐに廃棄可能になります。 また、2名以上での対処が求められていた事務処理も、1名での実施が認められるようになります。

スキャナ保存におけるタイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存では、改正前は受領者が自署を行った上で3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、改正後は自署が不要となり、最長約2ヶ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与すればよくなります。

電子取引の電子データ保存の義務化

改正前は、データで受け渡した請求書などの国税関係書類は紙で保存することが認められていました。しかし、2022年1月以降は電子取引書類の出力保存が認められなくなりました。電帳法とは無関係であると考えていた企業であっても、この改正によって電子取引に該当する取引を行っていれば義務化の対象になります。電子保存を行う際は、保存するデータにタイムスタンプを付与し、検索要件を満たして保管する必要があります。

メールで授受した場合、電子取引の対象はデータで授受する取引情報になります。受信メールの本文に取引情報の記載がないケースにおいてメールごとの保存は認められていません。

附帯税の強化

スキャナ保存では事前承認が廃止されたため、隠蔽又は仮装等の事実に関し生じた、申告漏れ等に課される重加算税が10％加重されます。また、電子取引における電子データ保存でもスキャナ保存と同様の重加算税が設けられます。

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存を導入することで自社にもたらすことのできるメリットを3つ紹介します。

①経理担当者の負担軽減
企業は帳簿書類を年度別に分類して保管していますが、大量にある書類の中から必要な書類を見つけ出すのは大変です。場合によっては、書類を何時間にもわたって探し続けなければならないこともあるでしょう。

帳簿書類を電子データで保存することによって、検索機能を活用して簡単に探すことができます。

②オフィスの縮小
書類の保存はバインダーなどに綴じ、所定のスペースに保管しておくことが一般的です。書類は嵩張り、バインダーなどのスペースも必要になるため、オフィスに保管スペースを確保しておく必要がありました。

近年、リモートワークの普及により、オフィスの縮小化が進んでいます。書類を電子保存することにより、さらなるオフィスの縮小化を期待できます。

③自然環境への配慮
自分たちの利益のみならず、自然環境にも配慮しようという動きが世界的にあります。電子帳簿保存によってペーパーレス化が進めば、紙の浪費を減らし、自然環境を守ることにも貢献できます。

自然環境への配慮は地球を守ることはもちろん、社会における企業のイメージアップにもつながります。

電子帳簿保存法の注意点

スキャナ保存

スキャナ保存を行う際は何点か注意点があります。

まず「白黒のスキャンが認められているのは一般書類のみ」ということです。重要書類はカラーでスキャンしましょう。

もう一つは「書類が大きく一度でスキャンできない場合は複数回に分けてスキャンする」ということです。大きな書類を1回でスキャンしようと、原本の大きさを小さいサイズに変えたコピーをスキャンするということはしてはいけません。

会計ソフト及びクラウドサービス

電子帳簿保存法の適用を受けるにあたって、一定の要件を満たした市販の会計ソフトやクラウドサービスを活用できます。会計ソフトやクラウドサービスを利用することによって、帳簿業務の負担を大きく軽減できます。

まとめ

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されたことにより、多くの企業が電子帳簿を導入しやすくなりました。ペーパーレス化が進み、ビジネス文章の多くが電子化される今日、電子帳簿による書類などの保存は時代にあった保存方法といえるでしょう。

国税庁は民間企業の電子データ保存環境の整備状況を考慮し、電子取引のデータ保存義務を2年間猶予するといった取り組みも行っています。