領収書の電子化には、業務の効率化やコスト削減などさまざまなメリットがあります。そこで本記事では、領収書を電子化する方法や電子帳簿保存法のポイントをわかりやすく解説します。経理業務を電子化・効率化していきたいという方は、ぜひ最後までご覧ください。

電子領収書とは

電子データとして作成・保存される領収書のことを「電子領収書」と呼びます。具体的には、以下をはじめとする領収書が該当します。

・PDF形式などの電子データとして保存されているもの
・紙の領収書をスキャナーでスキャンしたもの
・紙の領収書をカメラで撮影したもの

領収書を紙のまま扱っていると、経理上の作業や保管などにかかる手間が膨大となってしまうでしょう。事務作業を効率化する手段として、電子領収書を使ったペーパーレス化が多くの企業で取り入れられています。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、帳簿や書類を電子データとして保存することを認める法律であり、保管にかかる負担を軽減することなどを目的として定められました。電子帳簿保存法で対象となる書類や取引は、以下の3つが挙げられます。

・電子帳簿等保存：パソコンで作成した帳簿・書類
・スキャナ保存：紙で受け取った書類
・電子取引：電子的に受け渡しを行った書類

「電子帳簿等保存」とは、貸借対照表や損益計算書などの帳簿、契約書・注文書・領収書などの書類の電子保存を認めることです。なお、電子保存のためには会計ソフトによる作成など、一定の要件を満たすことが求められます。

「スキャナ保存」とは、取引先から受け取った紙の書類をスキャンし、データでの保存を認めることです。スキャナ保存の場合には、その日時以降文書が改ざんされていないことを示す「タイムスタンプ」 を付与します。

契約書や請求書などの書類を、はじめから電子データでやり取りをした場合には「電子取引」と呼びます。その他の保存方法と同じく、一定の要件を満たすことで書類の保管が認められます。

参照：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

関連リンク：電子帳簿保存法とは？改正後の対象書類や適用要件を解説！

2022年の電子帳簿保存法の改正

税務署長の事前承認制度が廃止

これまでは、国税に関連する帳簿・書類を電子データとして保存する場合には、税務署長の承認を事前に受けることが必要でした。しかし、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法ではこの時点の承認が不要とされました。

保存要件の緩和

書類がスキャンされた日時を示すタイムスタンプは、スキャンしてから3営業日以内に付与するよう定められていました。 長期休暇や在宅勤務ではこの期日を守ることが難しいことから「最長約2か月と概ね7営業日以内」までと、大幅に緩和されました。

電子取引制度の義務化

メールなどを通じて電子的に受け取った書類に関しては、紙に印刷しての書類が禁止となり、データでの保存が義務化されました。

罰則規定の強化

スキャナ保存した国税に関連する書類に申告漏れなどの不正があった場合の罰則が強化されました。帳簿や書類を破棄・隠ぺい・改ざんなどを行った際に課される税金として「重加算税」がありますが、その対象がスキャナ保存されたものであった場合に、金額が10%増えることとなりました。

参照：令和３年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて｜国税庁

領収書を電子化するメリット

保管スペースが削減できる

領収書は7年間（欠損金が発生する場合や申告形式によって異なります）の保管が義務付けられているため、領収書を保管するためにある程度の広さのスペースが必要になります。領収書を電子化することで、そのような保管スペースが不要になり、オフィスや倉庫の賃料の節約や、 整理にかかる時間の削減につながるでしょう。

参照：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

見直す時にすばやく取り出せる

事務作業を行う上では、過去の領収書を見直す必要が出てくるケースがあります。紙の領収書として保管していれば、目的の領収書をファイルやダンボールの中から探す必要があり、時間がかかってしまうでしょう。

電子領収書であれば、専用のシステムに保存したり、共有フォルダ内に保存したりするため、検索するだけで領収書を探し出せます。「テレワークを行う従業員が紙の領収書を探すために出勤する」といった事態も防げるでしょう。

印刷や郵送にかかるコストが削減できる

領収書を電子的に発行する際は、印刷する用紙やインクにかかるコストが不要となります。また、取引先にメールで領収書を送付すれば、切手や封筒にかかっていた郵送費も削減できるでしょう。

収入印紙が不要となる

領収書を紙で発行する場合に、一定の金額以上であれば収入印紙を貼らなければいけないというルールが定められています。電子領収書である場合には収入印紙が不要なため、収入印紙にかかるコストを削減することが可能です。

なお、電子領収書を送付した後に、何らかの事情で相手に紙の領収書を持参するといった場合には収入印紙が必要になります。収入印紙が必要な場面で貼り付けていなければ過怠税が科されることになるので、十分に注意しましょう。

参照：(別紙)｜国税庁

経理業務の効率化につながる

領収書をデータとして保存するようになれば、企業におけるさまざまな場面で経理業務の効率化につながります。例えば、外回りの社員が外出先からレシートや領収書をスマートフォンで撮影し、経理担当者に送信するといったやり方があります。経費の精算や承認にかかる時間を削減することにつながるでしょう。

領収書を電子化するデメリット

初期費用がかかる

領収書を電子化するためには、パソコンやスキャナ、専用のシステムなどのツールが必要です。

電子帳簿保存法に対応した領収書の発行システムは、さまざまな企業が開発していますが、本格的なシステムとなると、初期費用が必要となる場合があります。その後も月額費用が必要になるなど、領収書を電子化することでかえってコストがかかってしまうケースもあります。

ルールを定める必要がある

領収書を電子データとして保管するためには、電子帳簿保存法に基づいて保管することが求められます。 タイムスタンプの付与や、規則性のあるデータの分類など、必要に応じてこれらの対応を行うことが必要です。

保存に関するルールをマニュアル化して従業員に周知するなど、実務面以外でも気にすべきところが発生します。また、電子帳簿保存法についての情報をチェックし、改正などの動向にあわせた対応を行うことが必要となるでしょう。

軌道に乗るまで時間がかかる

これまで解説してきたデメリットを踏まえると、領収書の電子化はすぐに始められるものではなく、システムの選定やルールの策定など、ある程度の準備が必要となります。また、従業員が新たなルールに慣れるまでの時間なども加味しなくてはいけません。

これらの準備が不足していれば、従業員ごとに運用方法が異なるなど、新たな課題が発生することもあるでしょう。

領収書を電子化するときの保存要件

紙で受け取った領収書の保存要件

取引先から紙の領収書を受け取った場合に、スキャンや撮影などの方法によって領収書を電子化します。正しく電子化できたかどうか確認できるまで、紙の領収書をすぐに廃棄しないようにしましょう。

電子化してすぐ廃棄する業務フローを構築すると、ネット環境やスキャナーの不具合などでうまく電子化されなかった場合に、原本を確認できなくなってしまいます。

スキャナ保存制度の保存要件とは

スキャナ保存制度の保存要件は以下の通りです。

要件			重要書類	一般書類
真実性の確保	入力期間の制限		◯	適時入力
	電子計算機処理システム	一定水準以上の解像度（200dpi以上）による読み取り	◯	◯
		カラー画像による読み取り	◯	白黒階調
		タイムスタンプの付与	◯	◯
		解像度及び階調情報の保存	◯	◯
		大きさ情報の保存	◯	不要
		ヴァージョン管理	◯	◯
	入力者等情報の確認		◯	◯
可視性の確保	見読可能装置		◯	◯
	整然・明瞭出力		◯	白黒対応
	電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け		◯	◯
	検索機能の確保		◯	◯
	税務署長の承認		◯	◯

なお、解像度などについては細かな規則が設けられているため、実施にあたっては国税庁のホームページもあわせてご覧ください。

参照：Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁

領収書のデータ保存における「入力期限の制限」とは

「入力期限の制限」とは、以下のいずれかの方法を選択して実施します。

• 早期入力方式：書類の受領後、おおむね7営業日以内
• 業務処理サイクル方式：書類の受領後、最長2ヶ月とおおむね7営業日以内

業務処理サイクル方式を選択する場合には、各処理についてまとめた「スキャナによる電子化保存規程」を策定する必要があります。早期入力方式を選択する場合にはこの規定は必要ありません。

訂正・削除がされてない状態で保存する必要がある

領収書を電子データ化する際には、改ざんなどをしていないことを証明するタイムスタンプを付与します。タイムスタンプは、電子帳簿保存法の改正により、領収書を受領して最長約2か月と概ね7営業日以内までに付与するものと定められました。

タイムスタンプの扱いによっては、電子帳簿保存法の適用が認められない場合もあるので、必要な処理をよく確認した上で業務を行うようにしましょう。

データで受け取った領収書の保存要件

メール添付やWebからのダウンロードなど、領収書をデータで受け取った場合は、電子帳簿法における電子取引とみなされます。電子取引制度の保存要件を満たす形で保管を行いましょう。

電子取引制度の保存要件とは

＜関係書類の備付＞

自社開発のシステムを利用する場合は、システムの概要についての書類を備え付ける

＜可視性の確保＞

パソコンやディスプレイ、プリンタなどを備え付ける

＜検索性の確保＞

• 日付や金額、取引先を検索の条件に設定できる
• 日付と金額に関しては、その範囲を指定して検索できる
• 2つ以上の項目を組み合わせることで条件を設定できる

＜真実性の確保＞

次の中からいずれかの措置を講じる

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
• 受領後、速やかにタイムスタンプを付与する
• データの訂正や削除の履歴が残るシステムを利用、もしくは訂正や削除ができないシステムを利用
• 訂正削除の防止に関する規定を定め、備え付け、運用する

スキャナ保存制度・電子取引制度に共通する注意点

検索に関して言うと、スキャナ保存制度・電子取引制度のどちらの制度でも同じ内容の要件を満たす必要があります。ただし、電子帳簿保存法に対応している会計ソフトであれば、要件を満たすための機能が基本的に備わっているため、ソフトを導入することで制度に対応できるケースも多いでしょう。

領収書を電子化するために必要なこと

社内ルールを策定する

領収書を電子化するためには、保管方法などに関するルールを策定することが大切です。まずは現状の業務フローを確認してから、それに合致するルールを定めることで、従業員が受け入れやすい内容にするといいでしょう。

電子帳簿保存法や国税庁が定める要件は内容が細かく、従業員に浸透するまでに時間がかかる可能性があります。あらかじめルールを明確に定めることで、 現場に混乱が生じることを防ぎましょう。

システムを導入する

領収書の電子化に対応したシステムは多様であるため、各企業が提供するシステムを比較検討することをおすすめします。システムを検討する際のポイントとしては、以下のような項目が挙げられます。

・無料か有料か
・領収書や請求書に特化したタイプか、さまざまな種類を扱えるタイプか
・タイムスタンプの付与など、電子帳簿保存法に対応しているか
・データの自動入力機能は備えているか

現状の業務フローや予算などから検討し、自社にとって必要な機能のあるシステムを選定しましょう。

実際に領収書を保存する

領収書を電子化するための準備ができたら、実際に領収書を保存・発行してみましょう。電子データとして受け取った領収書は、そのままデータとして保存します。

送付する際は、データとして発行した領収書をPDFなどの形式でメールで送付します。取引先の中には「領収書を発行してほしい」などの希望を持つ人もいるかもしれません。その際は、紙に印字して領収書を発行するなど、個別の対応が必要となる場合もあります。

領収書を電子化するうえでのポイント

現場の従業員と協力しながら進める

領収書の電子化を進める際は、現場の従業員に配慮しながら行うことが大切です。運用スケジュールや方向性などについて、こまめに相談しながら進めていきましょう。

ただ単に決まった内容を共有するだけでは実務に支障をきたし、現場を混乱させてしまう可能性があります。実務に沿った電子化を行えるように、現場への配慮を忘れないように心がけましょう。

社内ルールを統一する

領収書の電子化を異なる部署でバラバラに進めていては、社内でルールが統一できません。部署や担当者によって運用に差が出ないように、社内全体でルールを定めることが望ましいでしょう。

自社にとって必要なシステムを選ぶ

領収書の電子化に対応しているシステムは、多くの企業が開発・提供しています。どのようなシステムを選ぶべきかは企業の抱える課題によっても異なる上、一度導入すれば他のシステムに乗り換えることに苦労します。自社の課題を解決するために有効と思われるシステムを、慎重に選びましょう。

まとめ

領収書の電子化は、コスト削減や効率化などさまざまなメリットがあります。

また、経理業務をはじめとする事務処理が電子化していく流れは、今後も加速すると思われます。社会的な流れに対応するためにも、システムなどを導入して、領収書を電子データとして保存してみてはいかがでしょうか。

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