日々増えていく領収書の管理は、経理担当者や個人事業主を悩ませることの一つです。しかし領収書の管理方法次第では、経理業務を効率化したり、コストを削減したりすることにつながります。本記事では、領収書管理を行う際のポイントやおすすめの方法などについて、わかりやすく解説します。

領収書を保管する目的

領収書は、支払った経費が正当なものであることを証明するために保管します。

事業を営む中で税務署から調査官が来ることがあり、その際に領収書を見せることが求められます。領収書を適切に保管しておかなければ、調査官に領収書を見せることができず、無用な疑いをかけられてしまうこともあるでしょう。

事業が正しい方法で運営されていることを証明するためにも、領収書を適切に保管することは大切です。

領収書の保管期間

領収書の保管期間は、法律で以下のように定められています。

・法人：7年間
・個人事業主（青色申告）：7年間
・個人事業主（白色申告）：5年間

法人の場合の保存期間は、原則として7年間です。なお、欠損金額が生じた事業年度については、10年間の保存が求められます。

個人事業主の場合は、青色申告か白色申告かによって保存期間が異なります。青色申告の場合には、領収書や貸借対照表・損益計算書は7年、請求書や契約書などは5年と、書類の種類によって保管期間が異なることに注意しましょう。

参照：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

参照：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

領収書に関して知っておくべきこと

電子データとしての保存が可能

過去には領収書を紙で保管することが一般的である時期もありましたが、近年は法律が緩和され、領収書を電子データとして保管することが可能になりました。

税金に関わりのある書類をデータとして保管する際の方法については「電子帳簿保存法」と呼ばれる法律で定められています。なお、領収書を電子データとして保管する際は、この法律に定められている要件を満たす必要があります。

参照：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

レシートも領収書として扱える

これまで領収書を保管する目的や期間などについて解説してきましたが、レシートについても基本的なルールは同じです。

レシートも領収書も、店舗などでお金を支払ったことに対する証明であり、同じ意味合いがある書類です。支払先や日付、支払った金額とその内容が記載されていれば、レシートも領収書と同様に扱うことが可能です。

さらに、レシートの印字の方法から、受け取った側が後から改ざんしにくいという特徴があります。手書きの領収書などと比べると、レシートの方が信憑性が高いとする見方もあるほどです。

レシートは劣化しやすい

レシートは「感熱紙」と呼ばれる特殊な用紙に印刷されています。印字にかかるコストが抑えられるというメリットがありますが、光などの刺激に弱い点がデメリットです。

光や湿気などに長時間晒されていた場合は、印字が読めなくなるなどの劣化が生じる可能性があるため、レシート保管する場所を選ぶことが大切です。

領収書を整理する理由

「領収書の保存方法や期間などを気にしてまで、なぜ管理しなくてはいけないのか」と感じる方もいるかもしれません。しかし、領収書はただ単にしまっておけばいいというわけではなく、適切に整理してはじめて「管理できている」と言えます。

領収書を整理するのは、前述した税務調査に備えておくためです。領収書が雑に保管されていれば、調査官の心証を悪くしてしまうでしょう。調査官が確認したいと感じた領収書がスムーズに取り出せなければ、時間がかかったり、あらぬ疑いをかけられてしまったりするかもしれません。

また、領収書は適切な経費としての支払いであったことを示す重要な書類です。毎年の決算や確定申告では、発生した売上に対して支払った経費を差し引くことで、最終的な利益を求め、申告します。領収書が保管できていなければ経費として認められず、申告内容にも影響が出てしまうかもしれません。

領収書を適切に管理するのは、自社や自分のためでもあります。経費の支払いにイレギュラーな内容が発生した際や、購入したものを確認したい際などは、領収書を見直すことで解決することもあるでしょう。 領収書の整理は税金や法律的な観点から必要なことですが、自分のためとなる場合もあります。

領収書を整理する際のポイント

使用目的をメモしておく

領収書の中には、支払い内容として「飲食代」「お品代」など、漠然とした記載がされているケースがあります。しかしそのような記載では内容がわかりにくく、正当な経費かどうか判断しにくいというデメリットがあります。

領収書を受け取った際は、具体的な内容を記載してもらうように心がけましょう。購入した店舗などで書いてもらえなければ、使用目的などを領収書の裏側にメモしても構いません。

例えば、接待交際費として飲食店での支払いを行った場合には、取引先の会社名や名前、人数、目的などをメモしましょう。

事業に適した内容で管理する

クリアファイルへの保管やノートへの糊付けなど、紙の領収書の管理は好きな方法で行うことが認められています。

そのため、紙の領収書の枚数やサイズ、見直す頻度など、事業の規模や業務の流れに沿った方法を選択することが可能です。事業に適した方法で領収書やレシートを管理しましょう。

個人事業主は事業用とプライベート用を分ける

個人事業主の場合は、日々発生する領収書やレシートがすべて事業用というわけではありません。自分の生活のために必要な支払いや、趣味に関する支払いの領収書は、事業用とは別で保管する必要があります。

プライベート用の経費を事業用として申告しても、税務調査の際に発覚してしまうということはよくあることです。事業用とプライベート用を切り分け、適切に保管するようにしましょう。

紙の領収書おすすめの保管方法

封筒

月別や勘定科目別、使用したスタッフ別など、管理しやすい区分ごとに封筒を用意して、領収書を入れていく方法です。これといった手間やコストもかからないため、領収書を簡単に管理したい場合には、特におすすめの方法と言えます。

ファイル・書類ケース

ファイルや書類ケースなどを使って管理する場合もあります。中には、領収書やレシートの保存に特化したファイルなども発売されているため、文具店で使いやすそうなものを探してみるのもいいでしょう。

ノートへの貼り付け

市販されているノートに領収書を貼り付けていく方法もあります。封筒やファイルに比べて紛失しづらい上、後から見直しやすいことがメリットと言えるでしょう。枚数が多いと作業に時間がかかってしまうため、個人事業主や小規模の企業に適した方法です。

領収書は電子管理が便利

領収書を紙のまま保管する方法の他にも、電子化してデータとして保存する方法もあります。紙で受け取った領収書をスキャンしたり、スマートフォンのカメラで撮影して保管したりする方法です。

領収書をデータとして保管すれば、封筒やファイル・保管ケースなどにかかるコストも削減できます。また、領収書は事業者によって5年間から7年間の保管が必要ですが、その分の領収書を保管するスペースにも悩まされることはないでしょう。

電子化した領収書は、システムや共有フォルダで保管することとなります。そのようなツールを利用することでデータを確実に保存でき、紙の領収書のように「うっかり紛失してしまった」といった事態を防げるでしょう。

このように、領収書をデータとして保管すると、さまざまなメリットがあります。また、電子帳簿保存法で電子データとしての保存が認められた通り、社会的な流れとしても領収書などの書類を電子的に発行・保存する動きが強まっています。

今後の流れに対応していくためにも、管理システムなどを導入することにより、領収書をデータとして管理することが望ましいでしょう。

まとめ

事業を適切に運営するためには、領収書の管理に気を配ることが欠かせません。また、国税に関する法律の動向もチェックし、その時々の内容にあわせた対応をすることが大切です。

電子領収書の発行・管理は、専用のシステムなどを使って行うことが一般的になりつつあります。紙の領収書から電子領収書に移行することで、効率化やコスト削減を目指していきましょう。

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