給与支払報告書の提出不要は可能？唯一の例外と罰則、賢い企業の選択肢

毎年のように訪れる給与支払報告書の提出期限。「この面倒な手続きを少しでも減らせないか？」「提出が不要になるケースはないのだろうか？」と考える経営者や経理担当者の方は少なくないでしょう。

実は、法律には提出が免除される特定の例外が存在します。このルールを正しく理解すれば、不要な事務作業を削減できますが、誤解したままでは、思わぬトラブルや罰則につながる危険性もあります。この記事は、あなたの事務手続きを自信を持って効率化するための道筋を示します。

本記事を読むことで、あなたは給与支払報告書の提出が不要となる唯一のケースを完全に理解できます。

さらに重要なのは、法律上は提出不要であっても、なぜ「あえて提出する」ことが企業にとって有利なのか、その理由がわかります。地方税法という法律の条文と、市区町村の実際の運用という現実の両面から、明確で実践的なロードマップを提供します。

この手続きは複雑に見えるかもしれませんが、不安に思う必要はありません。このガイドは、あなたのような多忙な実務担当者のために設計されています。

最後まで読めば、法令遵守を確実にし、罰則のリスクをなくし、自信を持ってこの業務を処理できるようになるでしょう。そして、あなたは本来注力すべき事業の成長に、より多くの時間を使うことができるようになります。

給与支払報告書の提出が不要になる「唯一」の例外ルール

多くの担当者が疑問に思う「給与支払報告書の提出は、どのような場合に不要になるのか」という問いへの答えは、非常に限定的です。法律で定められた例外は、たった一つしかありません。このルールを正確に理解することが、すべての基本となります。

法律で定められた「退職者30万円以下」の特例とは

給与支払報告書の提出を省略できるのは、地方税法に定められた特例に該当する場合のみです。具体的には、以下の2つの条件を両方とも満たす必要があります。

• その従業員が、報告対象となる年の前年中に退職していること
  （前年中の退職者）。
• その退職した従業員に対して、前年中に支払った給与等の年間支払総額が30万円以下であること。

この2つの条件が揃った場合に限り、その従業員の「個人別明細書」（個別の給与支払報告書）の市区町村への提出義務が免除されます。この特例は、給与支払額が少なく、結果的に住民税への影響が小さい退職者について、事業者の事務負担を軽減する目的で設けられています。

重要：在籍者（アルバイト・パート含む）には適用されない

ここで最も注意すべき点は、この「30万円以下」という基準が、年末時点で在籍している従業員には一切適用されないということです。

年末時点で雇用関係にある従業員については、年間の給与支払額が30万円以下であっても、給与支払報告書を必ず提出しなければなりません。これは、正社員だけでなく、役員、パートタイマー、アルバイトなど、すべての雇用形態に共通するルールです。

なぜなら、給与支払報告書は、市区町村が翌年度の住民税を計算し、給与からの天引き（特別徴収）を行うための最も重要な基礎資料だからです。在籍している従業員のデータがなければ、市区町村は適正な住民税額を決定できず、徴収業務に支障をきたします。

そのため、在籍者については支払額の多寡にかかわらず、提出が義務付けられているのです。この「退職者のみに適用される例外」と「在籍者には適用されない」という明確な区別を混同しないことが、手続き上のミスを防ぐための第一歩です。

最大の落とし穴：「提出不要」が「提出しない方が良い」を意味しない理由

法律上、「前年中の退職者で年間支払額30万円以下」なら提出不要であることは事実です。しかし、これが最大の落とし穴です。多くの企業実務の専門家が、この例外規定に該当する場合でも、あえて給与支払報告書を提出することを推奨しています。なぜなら、「法律上の義務がないこと」と「提出しないことが最善の選択であること」は、全く異なるからです。

法律上の「義務」と市区町村からの「お願い」のギャップ

地方税法第317条の6では、30万円以下の退職者について提出を省略できると定められています。しかし、ほとんどの市区町村のウェブサイトや手引きを見ると、「公平・適正な課税のため、支払額が30万円以下の退職者についても提出にご協力をお願いします」という趣旨の記載が見られます。

この法律の条文と行政の現場の運用との間にある「ギャップ」には、明確な理由があります。給与支払報告書は、市区町村が住民税を計算するための唯一無二の公式データです。もし企業がこの報告書を提出しない場合、所得を申告する義務は退職した従業員本人に移ります。

しかし、年間所得が低い個人は、確定申告や住民税申告を行わないケースが多く、結果として「申告漏れ」が発生しやすくなります。

市区町村の立場から見ると、これは2つの問題を引き起こします。

• 本来徴収できるはずの税収を失う。
• 正しく申告している他の納税者との間に「不公平」が生じる。

この問題を未然に防ぎ、すべての住民から公平に税を徴収するために、市区町村は法律上の義務はなくとも、企業に対して協力を要請しているのです。この「お願い」は、個人の申告漏れという制度上の弱点を、企業の協力によって補うための実務的な防衛策と言えます。

会社にとって最も安全でシンプルな「全件提出」という選択

上記の背景をふまえると、企業が取るべき最も賢明で安全な策は、「社内ルールとして、例外なく全従業員（30万円以下の退職者を含む）の給与支払報告書を提出する」と決めてしまうことです。このアプローチには、明確なメリットがあります。

• 業務の単純化
  担当者は、個々の従業員について「退職者か？」「支払額は30万円以下か？」といった条件を都度確認する必要がなくなります。「給与を支払った全員分を提出する」というシンプルなルールで運用でき、判断ミスを防ぎます。
• 行政との円滑な関係
  すべての報告書を提出することで、後日、市区町村から「〇〇さんの報告書が提出されていませんが、どうなっていますか？」といった問い合わせを受けるリスクがゼロになります。これは無用な事務的摩擦を避け、時間を節約することにつながります。
• 元従業員への配慮
  報告書を提出することで、元従業員が意図せず申告漏れの状態になり、後から追徴課税されるといった事態を防げます。これは企業としての社会的責任や配慮を示すことにもなります。
• 完全なコンプライアンス
  市区町村によっては、他の自治体よりも厳格に提出を求めるところもあります。全件提出ルールであれば、従業員がどの市区町村に住んでいても、すべての自治体の要請に応えることができ、個別にルールを確認する手間が省けます。

結論として、少数の報告書提出を省略することで得られるわずかな時間的メリットは、それに伴う業務の複雑化、行政からの問い合わせリスク、元従業員に迷惑をかける可能性といったデメリットに見合いません。「全件提出」は、業務の簡素化とリスク管理への投資であり、最も合理的な経営判断なのです。

「給与支払報告書」と「源泉徴収票」：混同しやすい2つの書類の完全整理

給与支払報告書の手続きでよくある混乱の一つが、「源泉徴収票」との混同です。この2つの書類は様式が酷似しており、記載内容もほぼ同じであるため、同じものだと誤解されがちです。しかし、その目的、法的根拠、提出先は全く異なります。この違いを明確に理解することが、正確な事務処理の鍵となります。

目的と提出先が全く違う

給与支払報告書

• 目的
  従業員が支払うべき個人住民税の額を計算するために、給与情報を市区町村に報告するための書類です。
• 根拠法
  地方税法に基づいています。
• 提出先
  報告対象年の1月1日時点で従業員が居住する市区町村です。

源泉徴収票

• 目的
  1年間に会社が給与から天引きした所得税の額を証明・報告するための書類です。
• 根拠法
  所得税法に基づいています。
• 提出先
  2か所あります。1つは税務署（ただし、役員で年間150万円超、一般従業員で年間500万円超など、法律で定められた提出範囲に該当する場合のみ）、もう1つは従業員本人（こちらは全員に交付義務あり）です。

一目でわかる比較表

この2つの書類の重要な違いを、以下の表にまとめました。様式が似ているからこそ、この違いを常に意識することが重要です。

特徴	給与支払報告書	源泉徴収票
目的	住民税の計算のため	所得税の報告のため
根拠法	地方税法	所得税法
提出先	従業員の市区町村	税務署 と 従業員本人
提出対象（行政機関へ）	原則、全従業員	法定の提出範囲に該当する者のみ
本人への交付	交付義務なし	交付義務あり
電子申告システム	eLTAX（エルタックス）	e-Tax（イータックス）
マイナンバーの記載	市区町村提出用に記載必須	税務署提出用に記載必須、本人交付用には記載不要

このように、目的とする税金が「住民税」か「所得税」かによって、根拠法から提出先、対象範囲まで、すべてが異なっていることがわかります。

未提出のリスク：罰則と従業員への影響

給与支払報告書の提出は、地方税法で定められた事業者の義務です。この義務を怠った場合、企業や担当者には厳しい罰則が科されるだけでなく、従業員の生活にも直接的な影響を及ぼす可能性があります。

法律で定められた厳しい罰則

給与支払報告書を正当な理由なく提出しなかったり、虚偽の記載をして提出したりした場合の罰則は、地方税法第317条の7に明確に規定されています。その内容は「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」という非常に重いものです。

さらに重要なのは、この法律には両罰規定が存在する点です。これは、違反行為を行った経理担当者などの従業員個人（行為者）を罰するだけでなく、その使用者である法人や個人事業主に対しても罰金刑を科すという規定です。

つまり、これは会社だけの問題ではなく、事務担当者個人の責任も問われる可能性があることを意味します。この事実は、コンプライアンスの重要性を一層際立たせるものです。

従業員の住民税手続きに支障が出る可能性

罰則だけでなく、提出を怠ることは従業員にも直接的な不利益をもたらします。市区町村は、企業から提出された給与支払報告書をもとに住民税を計算するため、報告がなければ適正な課税ができません。

これにより、以下のような事態が発生する可能性があります。

従業員が自分で住民税の申告を行わなければならなくなり、予期せぬ手間と負担を強いる。

住民税の納税通知書の発送が遅れる。

従業員が住宅ローンや奨学金の申請などで納税証明書や課税証明書が必要になった際に、速やかに発行できず、手続きが滞る。

従業員との信頼関係が損なわれる。

企業の義務違反が、従業員の生活設計にまで影響を及ぼしかねないことを、担当者は十分に認識しておく必要があります。

ケース別：間違いやすい従業員への対応ガイド

日々の業務では、画一的なルールだけでは対応しきれない特殊なケースが発生します。特に退職者や役員に関する手続きは間違いが起きやすいため、個別の対応方法を正確に把握しておくことが重要です。

退職者の対応（連絡が取れない場合など）

年の途中で退職した従業員についても、給与支払報告書の提出義務は原則として存在します。ここで問題となるのが、退職後に本人と連絡が取れなくなったり、住所が不明になったりするケースです。

このような場合でも、事業者の提出義務が免除されることはありません。会社は、退職時に把握していた最後の住所（原則として、その年の1月1日時点の住民票所在地）を管轄する市区町村に対して、給与支払報告書を提出する必要があります。

もし住所が完全に不明な場合でも、放置することは許されません。退職時に把握していた市区町村の担当窓口に事情を説明し、どのように対応すべきか指示を仰ぐのが正しい手順です。

死亡退職者の特殊な手続き

従業員が在職中に死亡した場合も、給与支払報告書の提出が必要です。この場合、いくつかの特殊な点に注意しなければなりません。

提出先は、死亡した従業員が、死亡時点で居住していた市区町村になります。記載方法としては、個人別明細書の「中途就・退職」欄に退職年月日を記入し、死亡による退職であることがわかるようにします。

また、源泉徴収票との違いにも注意が必要です。死亡退職の場合、給与支払報告書は通常通り市区町村へ提出しますが、対応する源泉徴収票は、故人の相続人に交付します。これは、相続人が故人の所得税の申告（準確定申告）を行う際に必要となるためです。この手続き上の違いは、明確に区別して処理する必要があります。

役員報酬の取り扱い

法人役員に支払われる役員報酬も、税法上は給与所得に該当します。したがって、役員についても他の従業員と同様に給与支払報告書の作成・提出が必要です。

個人別明細書の「種別」欄に「給料」と書くか「役員報酬（または役員給与）」と書くかで迷うことがありますが、実務上、どちらを記載しても市区町村で問題なく受理されます。住民税の計算においては、その名称が影響を及ぼすことはないからです。ただし、より正確性を期すのであれば、現在の税法用語に合わせて「役員給与」と記載するのが最も適切です。

業務を効率化する提出方法と実務のポイント

毎年発生する給与支払報告書の提出業務は、できるだけ効率的に、かつ正確に完了させたいものです。ここでは、提出書類の基本構成と、業務負担を大幅に軽減できる電子申告の活用について解説します。

提出書類「総括表」と「個人別明細書」の基本

給与支払報告書の提出書類は、大きく分けて2つのパートで構成されています。

一つは「個人別明細書」です。これは従業員一人ひとりの年間の給与支払額や控除額などを記載した詳細な報告書で、様式は源泉徴収票とほぼ同じです。もう一つは「総括表」で、ある市区町村に提出する個人別明細書全体をとりまとめる「表紙」の役割を果たす書類です。

総括表は提出する市区町村ごとに1枚作成し、報告する人員の合計数や、特別徴収・普通徴収の対象人数などを記載します。この2つをセットにして、各従業員の居住市区町村へ提出するのが基本の流れとなります。

eLTAX（エルタックス）による電子申告のすすめ

給与支払報告書の提出は、郵送や窓口持参だけでなく、地方税ポータルシステム「eLTAX（エルタックス）」を利用した電子申告が可能です。特に、複数の市区町村に従業員が居住している企業にとっては、eLTAXの利用が圧倒的に効率的です。

eLTAXを利用するメリットは以下の通りです。

• 効率性
  自社のオフィスから、複数の市区町村への提出を一度のデータ送信で完了できます。
• コスト削減
  郵送代や窓口までの交通費が不要になります。
• 正確性
  システムの入力チェック機能により、記載漏れや計算ミスを防ぎやすくなります。
• 連携性
  多くの市販の給与計算ソフトや会計ソフトがeLTAXに対応しており、作成したデータをそのまま利用できます。

さらに、電子申告の義務化にも注意が必要です。前々年に税務署へ提出した「給与所得の源泉徴収票」の枚数が100枚以上である事業者は、eLTAXまたは光ディスク等による電子的な提出が法律で義務付けられています。企業の成長に伴い対象となる可能性もあるため、早めにeLTAXの利用に慣れておくことを強く推奨します。

まとめ

給与支払報告書の手続きは、一見複雑ですが、押さえるべきポイントは明確です。最後に、本記事で解説した重要な点を再確認し、あなたの会社の業務が円滑に進むための一助とします。

提出不要の唯一の例外は「年間支払額30万円以下の退職者」のみです。それ以外のすべてのケース、特に在籍しているパートやアルバイトについては、支払額にかかわらず提出が義務付けられています。

最も安全で効率的な実務は「全従業員分を提出する」ことです。これにより、社内ルールが単純化され、市区町村との無用な摩擦を避け、公平な課税に協力することができます。

「給与支払報告書」と「源泉徴収票」を混同してはいけません。前者は住民税のために市区町村へ、後者は所得税のために税務署と従業員本人へ提出する、目的も提出先も全く別の書類です。

提出義務を怠ると、担当者個人にも責任が及ぶ厳しい罰則があります。コンプライアンスは選択肢ではなく、必須事項です。eLTAXなどの電子申告を積極的に活用しましょう。業務の効率化と正確性の向上に大きく貢献し、特に事業規模が拡大した際の電子的提出義務にも対応できます。

これらの要点を確実に実行することで、あなたは給与支払報告書の手続きを自信を持って、かつ効率的に完了させることができるでしょう。