診断書の添え状テンプレート決定版｜休職・復職で失礼のない書き方と郵送マナー

診断書を会社に送るという行為は、単なる事務手続きではありません。それは、あなたがこれから心身を休ませ、再び元気に働くための大切な準備の一環です。適切な添え状を一枚添えるだけで、あなたの職場での信頼は守られ、復職後の人間関係も驚くほど円滑になります。想像してみてください。

あなたが療養を終えて職場に戻った時、同僚や上司が「しっかり休めたようで良かった、待っていたよ」と温かく迎えてくれる未来を。その未来を作るのは、今のあなたが送る丁寧な一通の封筒です。

本記事では、今の状況に合った添え状の書き方や、すぐに使えるテンプレートを紹介します。文章を考える余裕がないときでも、例文をもとに少し手直しするだけで、失礼のないビジネス文書を完成させることができます。こうした基本的なマナーを押さえておくことで、会社との不要な行き違いを防ぎ、安心して休養に専念しやすくなります。

体調が優れず、文章を書くこと自体が負担に感じられる方もいるかもしれません。それでも大丈夫です。難しい知識がなくても、誰でも無理なく、そして相手に配慮した形で手続きを進められるよう、具体的なポイントをわかりやすく解説します。一つずつ確認していきましょう。

診断書の提出における添え状の重要性と心理的なメリット

ビジネスの現場において、書類を郵送する際に添え状（送付状）を同封するのは、相手に対する敬意を示す基本的なマナーです。しかし、診断書というデリケートな書類においては、それ以上の深い意味があります。

まず、診断書を受け取る人事担当者や上司の視点に立ってみましょう。彼らは、あなたの体調を心配すると同時に、今後の業務への影響や必要な手続きに頭を悩ませています。そこに、整理された添え状が添えられていれば、彼らの事務作業の負担を大幅に軽減できるのです。

添え状があることで、誰から、どのような目的で、何の書類が届いたのかが瞬時に判明します。会社には毎日多くの郵便物が届くため、添え状がないと内容の確認に時間がかかり、最悪の場合は他の書類と混ざってしまうリスクもあります。特に診断書には、あなたの休職期間や今後の就業制限など、会社が早急に把握すべき重要な情報が記されています。これを正確に伝えるガイド役が添え状なのです。

また、心理的な側面も見逃せません。診断書だけを送りつける行為は、相手に「事務的で冷たい」という印象を与えてしまう可能性があります。一方で、短い文章でも「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」「しっかり治して戻りたいと考えています」というあなたの言葉が添えられていれば、受け取った側はあなたの誠実さを感じ取ります。この「誠実さ」こそが、あなたが不在の間の職場の空気を和らげ、復職を応援してくれる雰囲気を作る源泉となるのです。

さらに、添え状は自分自身の身を守ることにもつながります。いつ、誰に、どのような内容で提出したのかを添え状の控えとして残しておくことで、万が一の事務ミスや「受け取っていない」というトラブルを防ぐことができます。自分の権利を守り、安心して休むためにも、添え状は欠かせない武器になります。

このように、添え状は単なる紙切れではなく、あなたと会社をつなぐ信頼の架け橋なのです。

完全網羅！状況に合わせた診断書送付用テンプレート詳細解説

ここでは、あなたが直面している状況に合わせて使い分けられる4つのテンプレートを紹介します。どれもビジネスシーンでそのまま使える表現を厳選しています。

初めての休職：謝罪と療養への専念を伝える構成

突然の休職で、職場に大きな迷惑をかけてしまうと感じている時に最適なテンプレートです。低姿勢でありながら、前向きに治そうとする姿勢を示します。

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇

人事部 〇〇様

〇〇部 氏名 （印）

診断書の提出につきまして

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、私の体調不良により、業務に多大なるご迷惑をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。

さて、先日受診いたしましたところ、医師より一定期間の療養が必要との診断を受けました。つきましては、下記の通り診断書を同封いたします。ご確認いただけますようお願い申し上げます。

記

1. 同封書類：診断書 1通
2. 休職希望期間：令和〇年〇月〇日から令和〇年〇月〇日まで

今後は医師の指導に従い、一日も早い快復と復職を目指し、療養に専念する所存です。不在の間、皆様にはご負担をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

休職期間の延長：現状報告と継続的な配慮への感謝

当初の予定よりも休みが長引いてしまう場合に使うテンプレートです。現在の状況を簡潔に伝え、引き続きの配慮をお願いする内容にします。

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇

〇〇部 〇〇様

氏名 （印）

休職期間延長に伴う診断書の送付について

拝啓

〇〇の候、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。

療養期間中は、多大なるご配慮をいただき、心より感謝申し上げます。

さて、この度改めて受診いたしましたところ、医師より就業までにはもうしばらくの加療が必要との判断をいただきました。つきましては、延長期間を記した診断書を同封いたしましたので、ご査収ください。

記

1. 同封書類：診断書 1通
2. 延長後の休職期間：令和〇年〇月〇日まで

職場への復帰を最優先に考え、現在は焦らず治療を継続してまいります。引き続きご不便をおかけいたしますが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

敬具

復職の申請：感謝とこれからの意欲を示す構成

いよいよ仕事に戻れるようになった際、感謝の気持ちを込めて提出するテンプレートです。

令和〇年〇月〇日

株式会社〇〇

人事部 〇〇様

氏名 （印）

復職に関する診断書の提出について

拝啓

時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

私の休職期間中、温かい励ましと多大なるご支援を賜りましたこと、深く御礼申し上げます。

おかげさまで体調も安定し、医師より復職可能との診断を得ることができました。つきましては、復職に向けた診断書を同封いたします。

記

1. 同封書類：診断書 1通
2. 復職希望日：令和〇年〇月〇日

復帰後は、ブランクを少しでも早く埋められるよう、一層努力してまいる所存です。今後の面談等の日程につきましては、ご指示に従います。何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

メールで送付する場合の現代的なマナー

郵送が間に合わない場合や、会社からデータでの送付を求められた場合の形式です。

件名：【診断書提出】〇〇部 氏名

株式会社〇〇

人事部 〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇部の〇〇です。

先日は私の体調に関しまして、ご配慮いただき誠にありがとうございました。

本日受診し、医師より診断書が発行されましたので、取り急ぎスキャンデータを添付にて送付いたします。

原本につきましては、本日中に別途郵送にてお送りいたします。

【添付内容】

・診断書（PDF形式）1部

今後の手続きや必要な書類がございましたら、メールまたは電話にてご連絡いただけますと幸いです。

ご多忙の折、お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

氏名（ふりがな） 

住所：〒000-0000 〇〇県〇〇市… 

電話番号：090-0000-0000

プロが教える添え状の正しい書き方とビジネスマナーの基礎

テンプレートを使えば形は整いますが、細かなルールを知っておくことで、さらに完成度が高まります。ビジネス文書は、相手が情報を処理しやすいように構成されています。

日付、宛名、差出人の正確な配置

まず、一番上の右側に「書類を送る日付」を記載します。これは「作成日」ではなく「投函する日」にするのが正解です。

その一段下の左側に「相手の氏名」を書きます。会社名、部署名、役職、そして個人名の順です。個人名がわからない場合は「人事部 診断書ご担当者様」としましょう。会社名には必ず「株式会社」を略さずに入れます。

そして、その下の右側に「あなたの情報」を書きます。住所、所属部署、氏名です。氏名の右横には、認印で構わないので押印しましょう。最近は押印不要の会社も増えていますが、病気という重要な事柄に関する書類ですので、印鑑がある方が「本人の意思による提出」であることが明確になり、信頼感が増します。

頭語と結語、時候の挨拶の選び方

ビジネス文書の定番である「拝啓」と「敬具」は必ず対にして使いましょう。これらは、手紙の門を叩く挨拶と、去り際の挨拶のようなものです。

時候の挨拶は、月ごとに異なりますが、体調不良の際は「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という万能な表現が便利です。「時下」とは「今この時」という意味で、季節を問わずいつでも使えます。無理に季節の言葉を探して悩むよりも、失礼のない定番の表現を使う方がスマートです。

本文で必ず触れるべき3つのポイント

本文は、以下の3つの要素を短くまとめるのがコツです。

1つ目は「現状の報告」です。受診の結果、どのような指示を受けたのかを簡潔に書きます。

2つ目は「具体的な要望」です。いつまで休みたいのか、あるいはいつから戻りたいのかを伝えます。

3つ目は「感謝と謝罪」です。ご迷惑をおかけするという気持ちと、休ませてもらうことへの感謝を伝えます。

この3点さえ押さえておけば、相手にあなたの意思が正確に伝わります。長々と書く必要はありません。ビジネス文書の美徳は、簡潔さと明快さにあります。

診断書を安全かつ丁寧に郵送するための封筒マナーと手順

中身が立派でも、封筒の扱いが悪いと「だらしない人」という印象を与えかねません。特に診断書は重要書類ですので、梱包にも細心の注意を払いましょう。

封筒のサイズと色の選び方

診断書のサイズに合わせた封筒を選びます。

A4サイズの診断書を折らずに送るなら「角形2号」、3つ折りにして送るなら「長形3号」が一般的です。

色は白を選びましょう。茶封筒は事務的な書類や簡易的なやり取りに使われることが多いため、正式な申請や重要な報告には白封筒が最も適しています。また、中身が透けて見えないように、二重封筒になっているものや、内側に加工がされているものを選ぶのが大人のマナーです。

表面・裏面の正しい書き方と「親展」の活用

封筒の表面、宛先の左下には必ず赤色のペンで「診断書在中」と書き、四角い枠で囲みます。これを書くことで、会社に届いた際、他の郵便物と区別して優先的に扱ってもらえます。

もし、上司や特定の担当者以外に中身を見られたくない場合は、「親展（しんてん）」という言葉を添えましょう。これは「宛名の人自身が開封してください」という意味です。ただし、会社という組織では、担当者が不在の場合にチームで共有することもあるため、あまりに強く隠しすぎるのは手続きの遅れを招くこともあります。基本的には「診断書在中」だけで十分です。

裏面には、あなたの住所と氏名をしっかりと書きます。封を閉じた後は、つなぎ目に「〆」や「封」という印を書くのを忘れないようにしましょう。これは「途中で誰にも開けられていない」という証拠になります。

書類を保護する梱包のテクニック

書類を封筒に入れる前に、必ずクリアファイルに入れましょう。

郵送の途中で雨に濡れて文字が滲んだり、他の荷物に押されてシワになったりするのを防ぐためです。クリアファイルに入れる順番は、一番前に「添え状」、その次に「診断書」です。

封筒を開けた担当者が、まず添え状で内容を確認し、その次にメインの診断書を見るという流れを作るのが、相手への最大の配慮です。こうした細かな心遣いが、あなたの評価を支えることになります。

休職・復職手続きでよくある不安と疑問への回答

診断書を出す前後は、誰でも不安になるものです。よくある悩みに対して、どのように考えれば良いかをお伝えします。

電話連絡を併用するタイミング

書類をポストに投函した後、または郵便局から出した後に、電話を一報入れるべきか迷う人は多いでしょう。

結論から言えば、メールや電話で「本日郵送しました」と伝えておくのがベストです。これにより、万が一の郵便事故で届かなかった際に、早い段階で気づくことができます。また、会社側も「いつ届くか」を把握できるため、スケジュールが立てやすくなります。体調が許す範囲で、一言だけ連絡を入れておきましょう。

病名をどこまで伝えるべきかという問題

「診断書に書かれた病名を会社に知られたくない」という不安は、特にメンタルヘルスの不調において多く見られます。

基本的には、診断書に記載された内容がそのまま会社の知るところとなります。しかし、会社には守秘義務があり、あなたの許可なく他の社員に病名を漏らすことは法律で禁じられています。

また、会社があなたに適切な配慮（仕事の軽減や環境の改善）を行うためには、ある程度の情報が必要です。病名を隠し通すことよりも、「この情報は人事と上司の間だけに留めてほしい」と添え状や電話でお願いする方が、結果としてあなたにとって有利に働くことが多いでしょう。

郵送事故を防ぐための発送方法

診断書は再発行に費用や時間がかかる貴重な書類です。そのため、普通郵便よりも「特定記録郵便」や「簡易書留」を利用することをお勧めします。

これらを利用すれば、郵便物が今どこにあるのかを追跡でき、相手に届いたことを確認できます。特に簡易書留は、受取人がサインをする必要があるため、紛失のリスクを最小限に抑えられます。安心を数100円で買うと考えれば、決して高い買い物ではありません。

事務的なミスをゼロにするためのチェック項目

最後に、封筒を閉じる前に以下の項目を一つずつチェックしてください。

• 書類の不備はないか： 診断書に医師の印鑑があり、日付が最新のものか。
• 添え状の宛名： 会社名や担当者名に誤字脱字はないか（特に「崎」と「﨑」などの漢字）。
• 自分の情報： 住所や電話番号、所属部署が正しく書かれているか。
• 押印： 添え状の自分の名前に印鑑が押されているか（必要な場合）。
• 封筒の表書き： 宛先と「診断書在中」の記載があるか。
• 切手の料金： クリアファイルを含めた重さを量り、正しい金額の切手が貼られているか。
• 同封物の順番： クリアファイルの一番前に添え状、次に診断書が入っているか。

このチェックを終えれば、あなたの書類は完璧です。胸を張って発送してください。

まとめ

この記事では、診断書を提出する際の添え状の役割から、具体的なテンプレート、郵送のマナーまで詳しく解説しました。最後に、最も大切な3つのポイントを振り返りましょう。

1. 添え状は信頼の証： 正確な情報伝達と、あなたの誠実な姿勢を伝えるために必ず同封しましょう。
2. マナーは相手への配慮： 封筒の書き方やクリアファイルの使用など、受け取る側の立場に立った行動が、あなたの評価を守ります。
3. 完璧を目指しすぎない： テンプレートを使い、基本のルールを守れば十分です。今は、手続きを終わらせて療養に専念することを最優先にしてください。

一通の書類を出すことは、今のあなたにとって大きな一歩です。その一歩が、将来のあなたの笑顔につながっています。この記事が、あなたの不安を少しでも和らげ、スムーズな手続きの一助となることを願っています。

今はゆっくり休んで、自分自身を大切にしてください。あなたの回復を、心から応援しています。