会計の基礎知識

個人事業主の確定申告で経費計上できる項目・勘定科目は?節税効果の高め方も解説

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個人事業主として事業を行うには、毎年の確定申告で経費を正しく計上する必要があります。本記事では、確定申告で申告できる経費の例や判断基準などについて、わかりやすく解説します。経理の知識を身につけ、確定申告に関する作業を円滑に済ませましょう。

確定申告における経費とは?

経費とは「事業における収入を得るためにかかった費用」のことです。具体的には、以下をはじめとする数多くのものが経費として該当します。

・パソコン
・デスク、イス
・文房具、コピー用紙
・取引先までの電車の運賃

確定申告では所得を申告しますが、所得からこれらの経費を引くことで、所得税を抑えることができます。

確定申告において経費計上が大切な理由

経費の計上が節税につながることから、多くの個人事業主は確定申告までに自分が使った経費をできるだけ漏れなく計上します。

個人事業主は、その年に稼いだ事業所得に対して所得税を支払う必要があります。しかし、事業所得の金額から経費の合計をマイナスすることで、支払う税金を安く抑えることが可能です。

そのため、経費として計上できる費用について勉強したり、領収書を管理して経費を正しく計上したりすることは、 個人事業主が安定して事業を営むために欠かせないことです。

個人事業主の経費計上の上限

節税になると聞くと、上限いっぱいまで出来る限り経費として計上したいと考える方もいるでしょう。しかし、個人事業主が計上できる経費には、具体的な上限は特に設けられていません。

なお、売上に対して経費があまり多いと「プライベートの買い物の費用を経費として計上しているのではないか?」と疑われてしまうこともあります。事業で使った経費のみを常識的な範囲内で計上することをおすすめします。

個人事業主の経費計上が可能な時期

個人事業主が経費として計上できるのは、当該年(1月1日〜12月31日)の経費です。債務が確定している経費に限り、この当該年の経費にできます。具体的な条件には、以下の3つがあります。

・契約が12月31日までに成立している
・商品などを12月31日までに受け取っている
・商品などの金額が12月31日までに決まっている

一般的な買い物であれば、多くの取引がこの3つの条件に該当することでしょう。

自宅兼事務所の場合は按分計算が必要になる

自宅で仕事をしている場合、家賃や光熱費などの生活費と経費を分ける「按分計算」をしたうえで申告を行う必要があります。

生活費と経費の境界は曖昧になりがちなため迷う方が多いかと思いますが、合理的であれば分け方について厳しく指摘されることがありません。例えば家賃の場合、総床面積に対し20%程度のスペースを仕事に使っているのであれば、一般的には家賃の20%を経費として計上可能です。

事業主貸と事業主借

個人事業主は一人で事業を行うことから、事業による入出金と、プライベートでの入出金の区別がつきにくくなるケースがあります。

事業主貸とは、事業で使うお金を事業主に貸す時に使う勘定科目です。例えば、事業用のお金を毎月の生活費として銀行口座から引き出したとしましょう。これは「事業からプライベートにお金を貸した」と考え、事業主貸を使用します。個人事業主本人の場合、企業で使う「役員報酬」や「給料賃金」の勘定科目が当てはまらないため、事業主がお金を引き出す際はこの事業主貸を使用します。

反対に、事業主借は事業主からお金を借りた際に使う勘定科目です。例として「事業用の銀行口座の残高が一時的に足りなくなったため、事業主がプライベート用の口座から入金した」といったケースがあります。

家事按分

事業主貸や事業主借と同じく、個人事業主が使うことになる勘定科目として「家事按分」があります。

個人事業主が自宅で働いている場合、家賃や水道光熱費の一部を経費として計上できます。しかしそれらは事業主がプライベートでも使用していることから、全額を経費として計上することはできません。事業とプライベートの比率を考え、事業用として使っている家賃や水道光熱費の金額のみ経費として計上します。

家事按分は、事業主の肌感覚で計上するのではなく、明確な数字からその金額を計上します。例として、賃貸契約をしているマンションの家賃が月10万円の場合の金額を求めてみましょう。1ヶ月のうち1日8時間・18日間業務を行う時の計算は、以下の通りです。

(8時間 × 18日間 = 144時間)÷(24時間 × 30日間 = 720)= 20%

1ヶ月を30日間とすると、そのうちの20%が事業として使われていることがわかります。 家賃は月10万円のうち20%を事業用として計上しましょう。

10万円 × 20% = 2万円

この場合、 事業用の家賃として毎月2万円を計上できるという計算になります。

この他にも、電気代・ガス代・水道代といった水道光熱費や、携帯電話の契約料金、車のガソリン代なども家事按分として経費に計上できる可能性があるでしょう。

経費に出来るものの基準は?

業務との関連性を説明できる

個人事業主としての事業規模が大きくなれば、税務署による税務調査が入る可能性が高まります。その際に「その経費が業務に関するものであるということを説明できるか」という点がポイントとなります。事業として売上を上げるために使った経費であることを明確に説明できれば、経費として計上することを認められるでしょう。

プライベートに関する出費ではない

個人事業主は事業による出費と、プライベートでの出費が曖昧になることがありますが、プライベートでの出費を経費として計上することができません。例えば、業務を行う上での勉強をしたり、知識を得たりすることを目的として本を買った場合は、経費として認められるでしょう。しかし業務に関係がなく、プライベートな娯楽として買った本は、経費として認められません。

常識的な金額である

経費が業務に必要な範囲内の金額であることも重要です。事業の規模に対して、計上する金額が明らかに大きいと、経費として認められないことがあります。

例として、飲食に関わる勘定科目として、取引先との会食の際に使える「接待交際費」や、飲食店での会議や打ち合わせなどで使える「会議費」があります。それらの金額があまりにも高額であれば、プライベート用の飲食をしたのではないかと疑われてしまうでしょう。

確定申告で経費計上出来る基本の24項目

消耗品費

ボールペンや名刺、コピー用紙など、業務で使うさまざまなものを計上できる勘定科目です。業務用のデスクやパソコン・デジタルカメラなど、一見消耗しそうにないものに関しても、取得価額が10万円未満のものは消耗品費として計上します。

また、取得価額が10万円以上であっても使用可能期間(法定耐用年数)が1年未満であれば、消耗品として計上可能です。 法定耐用年数とは国が定める期間であり、国税庁のホームページから確認することができます。

出典:減価償却のあらまし(国税庁)https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2100.htm

雑費

雑費は他の勘定科目には当てはまらないものに対して使う科目です。クリーニング代や引っ越し代、年会費などがこれに当たります。

雑費は一時的な費用などに対して使うことが一般的です。継続して発生する費用を雑費として計上したり、他の勘定科目に当てはまる費用を雑費として計上することは控えましょう。これらの費用に関しては、他の勘定科目を使って仕訳をした方が、 後から見たときにわかりやすい帳簿になります。

また、文房具やティッシュなど、使ってなくなるようなものの費用に関しては前述した消耗品費に計上しましょう。

新聞図書費

事業に関する情報を得るなどの理由により新聞や本・雑誌を購入した際は、新聞図書費となります。自身の業界に関する本はもちろん、会計や節税に関する本なども含まれるため、購入した際は忘れずに計上するといいでしょう。

雑誌の定期購読や、 有料のメールマガジン・図書カードなども新聞図書費に含めます。

旅費交通費

電車やバス・タクシーなどにかかった交通費を計上するための勘定科目です。電車の場合「新宿駅〜横浜駅間」といった具体的な運賃はもちろん、Suicaなどの電子マネーにまとめてチャージした金額も交通費として計上できます。

出張にかかったホテル代に関しても旅費交通費に含めることが可能です。しかし、社員旅行で宿泊した場合のホテル代は福利厚生に含まれる点に注意しましょう。

荷造運賃

宅急便や郵便書留・ゆうパックなど、発送や運送にかかる費用は荷造運賃として計上します。加えて、梱包に必要なガムテープや段ボール、緩衝材・包装紙などもこれに含まれます。顧客に商品を送る際などによく使われる勘定科目です。

水道光熱費

電気代やガス代、水道代などのライフラインに関連する費用を水道光熱費として計上します。 自宅で事業を営んでいる場合は、前述した家事按分を使って計上するといいでしょう。

通信費

電話代やスマートフォンにかかる料金・インターネット回線にかかる料金は、通信費となります。 事業用とプライベート用の電話を兼用をしている場合や、自宅で業務を行っている場合のインターネット代などに関しては、経費部分を按分可能です。

また、顧客や取引先などに郵送する際の切手代も通信費に該当します。 切手代を誤って荷造運賃に含めてしまわないよう、注意しましょう。

修繕費

修繕費は、機械や車、建物などに関する修理のための費用として使う勘定科目です。修理に加えて、維持管理費についても修繕費として計上することができます。

修繕費を計上するのは以前購入したものを修理した場合です。古くなったり故障したりしたからという理由で新しく購入したものに関しては、消耗品費などに含めましょう。

外注費

外部の企業や個人に外注した時に使う勘定科目です。例として、店舗の看板やロゴを作ってもらった時のデザイン料や、事務処理を発注した時の作業料などがこれに当たります。

なお、従業員に関しては外注費ではなく給料賃金として計上します。また、外注先となる取引先が個人の場合は、業務の種類によって所得税を源泉徴収することが求められるので、覚えておくといいでしょう。

広告宣伝費

販売する商品やサービスなどを消費者に対して宣伝するための経費は、宣伝広告費として計上します。広告を雑誌などに掲載してもらったり、配布するためのチラシを作成したりといった際にこの広告宣伝費が使われます。

個人でホームページを持っている事業主も多いでしょう。宣伝や集客活動を目的としたホームページであれば、制作や維持に関わる費用も広告宣伝費として計上します。

似たような勘定科目に「販売促進費」があります。購入を検討している消費者に会って宣伝を行う際にかかった費用は、販売促進費として仕訳することが一般的です。

接待交際費

業務で関わりのある取引先や顧客を接待した場合に使われる勘定科目です。飲食店に行ったり、旅行に行ったりした際に使った費用がこれに該当します。また、得意先へ渡すお土産代・取引先との会議で提供する弁当代なども、接待交際費として計上することが可能です。

接待交際費は、売上を上げることを目的とした接待に関する費用を計上する必要があります。プライベート用と混同しやすい部分であり、税務署からも目をつけられやすい部分なので、気をつけて計上するようにしましょう。

関連リンク:交際費とは?経費になる範囲や上限、注意点などをわかりやすく解説!

保険料

保険料は、事業に関わる損害保険や、自動車保険などを計上する際に使います。プライベートでも使っているものに対しての保険は全額経費とならないため、事業で使っている比率を計算して按分しましょう。

租税公課

消費税や事業税、固定資産税などを計上する際に使う勘定科目です。領収書などに貼り付ける収入印紙を購入する費用に関しても、この租税公課に含めます。

ただし、住民税や所得税・相続税など租税公課に含めることができない税金もあるので、注意して計上しましょう。

法定福利費

法定福利費とは「事業者の負担が義務付けられている福利厚生の費用」であり、従業員の雇用保険料や、健康保険料・厚生年金保険料・介護保険料などが該当します。個人事業主であっても5人以上の従業員を雇っている場合は、基本的に社会保険への加入が必須です。

それに対して、従業員との忘年会や社員旅行など、法的に義務付けられていない福利厚生に関しては「法定外福利費」と呼びます。

支払手数料

支払手数料は、銀行の振込手数料や、証明書を発行するのにかかった発行手数料など、さまざまな手数料に対して使われる勘定科目です。金額が少なく経営する上での負担が少ないといったイメージから、これらの手数料を雑費として計上しているケースがありますが、別物として区別する必要があります。

地代家賃

事業のためのオフィスや店舗・駐車場に対して支払った費用を地代家賃として経費に計上します。プライベート用と兼用している場合は、事業で使った部分に関してのみ費用にすることが可能です。

給料賃金

従業員の働きに対する給与を支払った場合には、給料賃金の勘定科目を使います。ただし、親族が働いている場合の給料については、後述する条件を満たさないと経費にはなりませんので注意しましょう。

専従者給与

生計が同一の配偶者・親族が事業に従事している場合に支払う給与を「専従者給与」と呼びます。 専従者給与としての経費が認められるには細かい規定があるので、国税庁のホームページなどでよくチェックするようにしましょう。

出典:青色事業専従者給与と事業専従者控除(国税庁)
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2075.htm

寄付金

個人事業主が寄付金を経費にすることは基本的にできませんが「日本赤十字社に対する寄付金である」などの条件を満たすことで、寄付金控除を受けることができます。あくまで控除であり、経費ではないという点には注意しましょう。

減価償却費

減価償却とは、時間の経過に伴い価値が減少する資産を取得した際、その耐用年数に応じて、複数に分けて費用を計上していく処理方法です。減価償却費は、価値の減少にあわせて減価償却をする際の勘定科目として使われます。

修繕積立金

修繕積立費とは、マンションの修繕に必要な費用を用意するため、毎月積み立てておくお金のことです。実際に修繕したわけではなく、積み立てているだけなので、修繕積立金は基本的に経費に含めることができません。

しかし「積み立てが義務化されていること」「返還されないこと」など、マンションの管理組合などが定めたルールによっては、経費に計上できる場合もあります。

繰延資産

すでに支払った支出であっても、年度をまたいで費用に計上できるものを「繰延資産」と言います。繰延資産が未償却の場合、過去の経費であってもその年の経費として計上することが可能です。

貸倒損失

貸倒損失とは、取引先の倒産などにより売掛金や貸付金安堵といった債権の回収が不可能となった際、その損失額を処理するために用いる勘定科目です。

貸倒損失の計上が認められているケースは、以下の通りです。

・法的な手続きや債権者集会の協議などによって、債権の切り捨てがあった場合
・債務者の支払い能力から、回収が不可能であると明らかになった場合
・取引停止から1年以上たっても回収できない場合

ただし計上が認められるケースでも、計上するタイミングが遅すぎると貸倒損失と認められなくなる恐れがあります。

未償却の繰延資産

任意償却が可能な繰延資産(開業費や社債発行費など)で、未償却の資産があれば時期にかかわらず経費として算入できます。

ただし、すでに償却した分の繰延資産は経費算入が認められません。未償却の繰延資産を経費算入する場合は、支出した繰延資産の内容やその繰延資産の額が過年分において必要経費に算入されていないことを明らかにする必要があります。

確定申告で経費計上できない出費の例

プライベートな買い物代

確定申告で経費として計上できるのは事業に関連する費用であり、事業とは関係ないプライベートな買い物代は計上できません。プライベートで出かけた時の飲食代や交通費、自分で着る洋服代などがこれに当たります。

個人事業主の親族に渡す給与

生計をともにしていない親族に対する給与は、経費として認められません。しかし、一定の基準を満たし、かつ専用の届出を提出することで経費として認められることがあります。

出典:青色事業専従者給与に関する届出手続(国税庁)
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/shinkoku/annai/12.htm

個人事業主に対する福利厚生費

忘年会や新年会、健康診断などにかかる費用などは、従業員に対してであれば福利厚生費として経費に計上できます。ただし、個人事業主本人に対してであれば福利厚生費として認められないので、注意しましょう。

10万円以上のもの

前述した通り、購入した時の金額が10万円以上であれば固定資産として計上するため、経費として計上できません。固定資産の減価償却費として計上するため、一般的な費用とは区別して考えましょう。

個人事業主のスーツ代

個人事業主の経費で誤解されやすいものとして、スーツ代があります。業務で着るなら経費として計上できるように思えますが、個人の嗜好に影響されるなどの理由から、経費として認められないと一般的に考えられています。

なお「業務用としてのみ着用する」「業務に必要である」といった場合、家事按分をして費用の一部を消耗品費に計上することが可能なこともあります。

借入金の元本の返済

借入金の返済額には元金部分と利子部分がありますが、経費として計上できるのは利子部分のみです。元金部分については「借りていたお金を返しただけ」であるため、損益に影響しないものとして経費とは認められません。

事業所の敷金

事業所を借りた際に支払った敷金は、基本的に退去時に返却されるため経費として計上できません。ただし、支払った敷金のうち修繕費として使われた費用については、そのぶんだけ経費計上が認められます。

親族への人件費

事業主と生計を一にする親族が事業に従事した際、その対価にあたる給与(人件費)は経費として計上できません。一方で、生計を一にしている親族へ給与を支払った場合は経費計上が可能です。

ただし例外として、青色申告者の親族かつ青色事業専従者の用件を満たしている場合に限っては、生計を一にしても給与の経費計上が認められます。青色事業専従者となるには事前の届け出が必要なため、注意が必要です。

経費計上に際して必要なもの

確定申告の際に経費を計上するためには、その支出が確かに事業用であったと証明するためのレシート・領収書が必要になります。

発行されるレシートや領収書は、店舗や企業によってその形式が異なります。一般的には、 以下の項目が記載されている必要があります。

・支払日
・支払った人の名前
・金額
・商品やサービスの内容
・支払を受けた人の名前、店舗・企業名、住所

領収書の代わりになるもの

レシートや領収書を紛失したり、もらえなかったりする場合もあるでしょう。その際も、本当に支払ったということを証明する書類があれば、経費として認められることもあります。

例えば商品を買った時のレシートが残っていない場合でも、クレジットカードで支払った場合は、 クレジットカードの利用明細で代替することが可能です。

その他にも、以下のような書類がレシートや領収書の代わりとして認められることがあります。

・納品書
・出金伝票
・銀行口座の通帳
・ATMの振込明細書
・ネットショッピングの確認メール

これらの書類を使うことで経費として計上することは可能ですが、個人事業主にとってレシートや領収書を正しく保管することは重要です。普段からこれらの書類を忘れずに受け取り、決まった位置に保管しておくように心がけましょう。

個人事業主が経費計上で節税効果を高めるには

個人事業主は経費計上で所得税額を抑えることができますが、以下2つの方法を行えばより適切かつ有効的な節税が可能となります。

方法①:青色申告を行う

白色申告における基礎控除額は48万円ですが、青色申告なら最大で65万円にまで控除額を増やせるため所得額をさらに減らすことができます。そのため、高い節税効果を求めるならまずは青色申告事業者の登録を検討しましょう。

ただし、青色申告は複式簿記という形式での記帳や貸借対照表・損益計算書の作成義務があります。白色申告に比べて書類の作成に手間がかかるため、青色申告事業者の登録と同時に日々の入出金管理や書類作成をサポートしてくれるツールの導入も検討することをおすすめします。

関連リンク:【初心者必見】青色申告のやり方を解説!必要書類や提出方法をわかりやすく紹介

方法②:税理士に相談する

経費として計上可能な項目は数多く、「何が経費になって何が経費にならないか」で悩む方も多いことでしょう。経費計上で迷った場合は、税理士に依頼して確定申告を代行してもらうのもひとつの手です。

税理士は税務の専門家として法的に認められており、公正な立場から正確に申告書を作成してくれます。そのため税務の知識がなくても、正しく節税することができます。

税理士に依頼した際は費用が掛かりますが、その報酬は「業務委託費」や「支払い手数料」として経費計上が可能です。

確定申告の経費計上を適当に行った場合のペナルティ

税務調査が入ると、作成した帳簿を調査官に提出します。それとあわせて、領収書やレシートなど、取引の根拠となる書類を提出することになります。

経費として計上すべきではない取引だと判断された場合には、修正申告によって申告内容を修正する必要が生じます。納付するべき税額に不足が生じれば、税金の納付が遅れたとみなされるため、遅れた日数と税額に応じて計算した延滞税を支払うことになります。

参照:No.9205 延滞税について|国税庁

関連リンク:確定申告の内容が間違っていたらどうしたらいい?修正申告の提出方法を解説

経費計上を楽にするならINVOYがおすすめ

確定申告で正しく経費計上を行わないと、申告後に税務調査の対象となり最悪の場合は追徴課税を支払わなければなりません。その一方で、できる限り節税効果を高めるために経費は漏らさず計上すべきという難しさがあります。正しく、なおかつ経費計上で高い節税効果を図るためにも日頃の支出を適切に管理することが大切です。

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まとめ

個人事業主が事業を営むためには、確定申告や経費に対する知識が欠かせません。確定申告は手間のかかる作業ですが、経費を適切に計上して事業所得を減らすことで、節税効果が見込めます。

なお、本来経費として計上すべきではないものを計上してしまえば、税務署から指摘を受けてしまうこともあります。経費に対しての知識を身につけ、正しく処理することを心がけましょう。

この記事の投稿者:

hasegawa

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