報酬の支払調書とは？提出義務から書き方、確定申告での使い方まで専門家が解説

報酬の支払調書に関する「わからない」を解消し、税務手続きをスムーズに進め、ビジネスに集中できる未来を手に入れませんか？

個人事業主やフリーランスとして働く方、または経理担当者にとって、支払調書は避けて通れないテーマです。しかし、そのルールは複雑で、多くの疑問や不安を抱えている方も少なくありません。

この記事を最後まで読めば、支払調書の提出義務の有無を正確に判断し、国税庁の様式に沿った完璧な書類を作成できるようになります。受け取った側は、たとえ支払調書がなくても、迷わず確定申告を完了させる具体的な方法がわかります。

税務の専門知識がない方でも理解できるよう、専門用語をかみ砕き、具体的な記入例を豊富に交えて解説します。この記事に沿って進めるだけで、誰でも間違いのない手続きが可能です。

そもそも支払調書とは？税務署が把握するための重要書類

支払調書とは、ひとことで言うと、「企業が誰に、どのような内容で、年間いくら報酬を支払ったか」を税務署に報告するための書類です。これは「法定調書」と呼ばれる、法律で税務署への提出が義務付けられている書類の一種です。

支払調書の最も重要な目的は、税務署が納税者の所得を正確に把握することにあります。たとえば、企業がフリーランスのデザイナーにデザイン料を支払った場合、企業は「Aさんに年間XX円支払いました」という支払調書を税務署に提出します。

一方で、報酬を受け取ったAさんは確定申告で「企業からXX円の収入がありました」と申告します。税務署は、この2つの情報を照合することで、申告漏れや誤りがないかを確認するのです。

この仕組みを理解する上で非常に重要なのは、支払調書の本来の提出先は税務署であるという点です。報酬を受け取った本人に渡すための書類ではないことが、後述する多くのルールの根幹をなしています。

支払調書にはいくつかの種類がありますが、代表的なものは以下の通りです。

• 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
• 不動産の使用料等の支払調書
• 不動産等の譲受けの対価の支払調書
• 不動産等の売買又は貸付のあっせん手数料の支払調書

この記事では、特に多くの事業者やフリーランスが関わる「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を中心に、詳しく解説していきます。

【重要】支払調書と源泉徴収票の決定的な違い

支払調書とよく混同される書類に「源泉徴収票」があります。どちらも支払いに関する書類ですが、その役割とルールには決定的な違いがあります。この違いを理解することが、手続きの誤りを防ぐ第一歩です。

対象となる契約形態の違い

両者の最も大きな違いは、どのような契約に基づく支払いか、という点です。源泉徴収票は、雇用契約に基づき、従業員に支払われる給与や賞与に関する書類です。

一方、支払調書は、業務委託契約などに基づき、フリーランスや個人事業主、弁護士といった外部の取引先に支払われる報酬に関する書類です。つまり、会社員が受け取るのは源泉徴収票、フリーランスが受け取るのは支払調書、と大別できます。

受取人への交付義務の有無

これが実務上、最も重要な違いであり、多くの混乱を生む原因となっています。源泉徴収票の場合、支払い者（会社）は、従業員本人に交付する法的な義務があります。

一方、支払調書の場合、支払い者（発注元）は、報酬の受取人（フリーランスなど）に交付する法的な義務はありません。

多くの企業が慣習として、あるいは親切心から支払調書を受取人に送付していますが、これはあくまでサービスの一環です。法律で定められた義務ではないため、支払調書が送られてこなくても、支払い者側が法律に違反しているわけではありません。

この「交付義務がない」という事実は、フリーランスなどの受取人にとって非常に重要です。なぜなら、自分の収入や納税額を証明する責任は、最終的に自分自身にあるからです。支払調書はあくまで確認書類であり、自身の売上管理の根幹となるのは、日々の請求書や入金記録といった一次資料なのです。

支払調書の提出義務｜対象となる報酬と金額を徹底解説

では、どのような場合に支払調書を税務署に提出する必要があるのでしょうか。この義務は、報酬を支払うすべての事業者に課せられるわけではありません。提出義務があるのは「源泉徴収義務者」であり、かつ年間の支払額が一定の基準を超える場合です。

源泉徴収義務者とは、一般的に従業員に給与を支払っている会社や個人事業主を指します。そして、特定の報酬について、同一の相手（個人または法人）への年間の支払額が以下の基準を超える場合に、支払調書を税務署へ提出する義務が発生します。

支払調書の提出が必要となる報酬の範囲

源泉徴収義務者が以下の報酬を支払い、同一の相手への年間の支払合計額が（一部例外を除き）一定額を超える場合に提出義務が生じます。

• 弁護士、税理士、作家、画家、講演者などへの報酬・料金：年間5万円を超える場合
• プロ野球選手、モデル、外交員などへの報酬・契約金：年間5万円を超える場合
• 外交員、集金人、電力量計の検針人、プロボクサーなどへの報酬・料金：年間50万円を超える場合
• バー、キャバレーのホステス、コンパニオンなどへの報酬・料金：年間50万円を超える場合
• 広告宣伝のための賞金：年間50万円を超える場合
• 社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬：年間50万円を超える場合
• 馬主に支払う競馬の賞金：1回の支払賞金額が75万円を超える場合

提出義務に関する注意点

この基準を適用する際には、いくつかの重要な注意点があります。

年間合計額で判断する

ほとんどの報酬は、1回ごとの支払額ではなく、その年の1月1日から12月31日までの年間の支払合計額で判断します。たとえば、講演料として1回2万円の支払いを同じ相手に3回行った場合、合計は6万円となり5万円を超えるため、支払調書の提出対象となります。

法人への支払いや源泉徴収をしていない支払いも対象

支払先が法人であっても、上記の範囲に該当すれば支払調書の提出は必要です。また、支払額が少額であるために源泉徴収の対象とならなかった報酬でも、年間の合計額が基準を超えれば提出義務が生じます。

消費税の取り扱い

提出範囲の金額を判断する際、原則として消費税を含んだ金額で考えます。ただし、請求書などで報酬額と消費税額が明確に区分されている場合は、消費税を含まない金額で判断しても差し支えありません。

支払調書の作成と提出｜書き方からe-Taxまで

提出義務があることを確認したら、次はその作成と提出です。正確な書類を作成し、期限内に提出することが求められます。

支払調書の具体的な書き方【項目別・記入例つき】

支払調書は国税庁のウェブサイトから最新の様式をダウンロードして使用します。年ごとに様式が更新される可能性があるため、必ず該当年度のものを使用してください。

以下に、主要な項目の書き方を解説します。

① 支払を受ける者

報酬を受け取る相手の住所、氏名（法人の場合は名称）、そして個人番号（マイナンバー）または法人番号を記載します。個人事業主で屋号がある場合でも、屋号だけでなく個人の氏名を必ず記載してください。

② 区分

支払った報酬の具体的な名称を記載します。たとえば、「弁護士報酬」「原稿料」「講演料」「デザイン料」のように記載します。

③ 細目

「区分」で記載した内容をさらに詳しく説明します。具体的な記載例は以下の通りです。

• 区分が「原稿料」の場合：「支払回数 3回」
• 区分が「弁護士報酬」の場合：「〇〇売買契約に関する訴訟事件」
• 区分が「印税」の場合：「書籍『〇〇入門』」

④ 支払金額

その年中に支払いが確定した金額の合計を記載します。これには、まだ支払っていない未払額も含まれます。未払額がある場合は、金額を二段書きにし、上段に未払額を内書きします。

⑤ 源泉徴収税額

その年中に源泉徴収すべき所得税および復興特別所得税の合計額を記載します。未払いの報酬があり、まだ徴収していない税額がある場合も、同様に上段に未徴収税額を内書きします。

⑥ 摘要

診療報酬のうち家族分がある場合や、災害による納税猶予を受けた場合など、特記事項がある場合に記載します。

マイナンバーの取り扱いに関する重要事項

税務署に提出する支払調書には、支払先のマイナンバーを記載する必要があります。しかし、もし相手への確認用として支払調書の写しを渡す場合は、プライバシー保護の観点からマイナンバーを記載してはいけません。マスキングするなどして、番号が見えないように処理する必要があります。

提出期限と提出方法

提出期限

支払調書の提出期限は、報酬を支払った年の翌年1月31日です。年末年始の繁忙期と重なるため、早めの準備が不可欠です。

提出先と添付書類

支払い者の所在地を管轄する税務署に提出します。提出の際は、「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」という書類に、支払調書の内容を集計して記載し、添付する必要があります。

提出方法

提出方法は、税務署の窓口に持参するか郵送する「書面提出」のほか、CDやDVDなどの「光ディスク等による提出」、そして国税電子申告・納税システムである「e-Taxによる電子提出」があります。

近年、国は行政のデジタル化を強力に推進しており、支払調書の提出も例外ではありません。前々年に提出した同種の法定調書の枚数が100枚以上の場合、e-Taxなどによる電子提出が義務化されています。

さらに、この基準は令和9年1月提出分から「30枚以上」に引き下げられることが決まっています。多くの事業者にとって、e-Taxの利用はもはや選択肢ではなく、必須の対応となりつつあります。

受け取った方向け｜支払調書と確定申告

ここからは、フリーランスや個人事業主など、報酬を受け取る側の視点で支払調書の扱い方を解説します。特に「支払調書がもらえない」という悩みは多く聞かれますが、正しい知識があれば何も心配することはありません。

支払調書は確定申告に必要？正しい使い方

まず最も重要なことをお伝えします。確定申告書を提出する際に、支払調書を添付する義務はありません。

支払調書は、あくまで自分の売上や源泉徴収された税額を確認するための参考資料です。確定申告書を作成する際、支払調書の「支払金額」は、確定申告書の「収入金額」の欄に入力します。本業であれば「事業所得」、副業であれば「雑所得」として計上します。

また、支払調書の「源泉徴収税額」は、確定申告書の「源泉徴収税額」の欄に入力します。この金額は、計算された所得税額から差し引かれ、納めすぎている場合は還付されます。

支払調書がもらえない！そんな時の完全対処法

取引先から支払調書が送られてこなくて、不安に思う方も多いでしょう。しかし、前述の通り、支払い者には支払調書を受取人に交付する義務はありません。焦る必要は全くありません。

支払調書がなくても、確定申告は問題なくできます。その際に絶対的に信頼すべきなのは、自分自身で記録・保管している書類です。具体的には、以下の書類をもとに1年間の収入と源泉徴収税額を正確に集計します。

• 発行した請求書の控え
• 銀行口座の入金履歴
• 支払い明細書など

収入金額はこれらの書類から集計できますが、問題は源泉徴収税額が正確にわからない場合です。その場合は、報酬額から自分で計算することができます。源泉徴収税額の計算方法は復興特別所得税を含む税率で、以下の通りです。

1回の支払額が100万円以下の場合は、「源泉徴収税額 = 支払金額 × 10.21%」となります。

1回の支払額が100万円を超える場合は、「源泉徴収税額 = (支払金額 – 100万円) ×20.42% + 102,100円」で計算します。

この計算式さえ知っていれば、取引先に依存することなく、自分で正確な納税額を把握し、自信を持って確定申告を進めることができます。フリーランスにとって、支払調書を待つことよりも、日々の取引を正確に記帳し、書類を整理しておくことこそが、最も確実な税務管理の方法なのです。

罰則とよくある質問

最後に、支払調書に関する罰則と、実務でよくある質問についてまとめます。

支払調書を提出しなかった場合の罰則とは？

これは報酬を支払う側の話です。法定調書である支払調書を、提出義務があるにもかかわらず期限までに税務署に提出しなかった場合や、偽りの内容を記載して提出した場合には、罰則が定められています。

根拠となる法律は所得税法第242条で、その罰則は「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」とされています。提出が遅れたことによる追徴課税のようなペナルティはありませんが、提出義務そのものを怠ると刑事罰の対象となる可能性がある、非常に重要な手続きです。

支払調書に関するよくある質問

支払調書はいつもらえますか？

一般的には、翌年の1月中旬から下旬にかけて発行されることが多いです。遅い場合は2月上旬になることもあります。確定申告の準備を進める上で、もし届かなくても待つ必要はありません。自分の記録をもとに申告作業を進めましょう。

支払調書の金額が自分の計算と合わない場合はどうすればいいですか？

自分の帳簿記録が正確であると確信できるなら、自分の計算した金額で申告してください。支払い者側が、本来の発生主義ではなく現金主義で計算しているなどの理由で、金額がずれることがあります。確定申告において正とされるのは、自分自身で正しく管理している帳簿の数字です。

法人への支払いでも支払調書は必要ですか？

はい、必要です。支払内容が提出範囲に該当し、年間の支払額が基準を超える場合は、相手が法人であっても税務署への支払調書の提出義務があります。

まとめ 支払調書で迷わないための重要ポイント

支払調書は、支払う側と受け取る側、それぞれの立場で押さえるべきポイントが異なります。最後に、それぞれの立場で迷わないための重要ポイントを再確認しましょう。

支払う側の事業者の方へ

まずは提出義務の確認が第一歩です。支払った報酬が提出対象か、年間の支払額が基準を超えているかを確認しましょう。

提出期限は翌年1月31日です。遅延は避け、計画的に準備を進め、期限を厳守しましょう。

e-Taxの活用も重要です。提出義務の基準が今後さらに厳しくなるため、早めにe-Taxでの提出に切り替えることを強く推奨します。

未提出や虚偽記載には罰則があることも認識してください。正確な作成と確実な提出を心がけましょう。

受け取る側のフリーランス・個人事業主の方へ

支払調書は確定申告書への添付義務はありません。あくまで参考資料と捉えましょう。

税務申告の根拠は、あなた自身の帳簿や請求書です。日々の記帳を徹底する自己管理が最も重要です。

支払調書が届かなくても、確定申告は問題なく可能です。自分で収入と源泉徴収税額を計算し、自信を持って申告しましょう。

支払調書のルールを正しく理解し、適切な対応をとることで、税務に関する不安を解消し、より本業に集中できる環境を整えることができます。この記事が、その一助となれば幸いです。