【個人事業主・フリーランス向け】請求書作成について必須項目からインボイス制度、源泉徴収まで解説

請求書作成は、あなたの労働の対価を確実な入金につなげ、クライアントからの信頼を勝ち取るための「最初のビジネスマナー」です。この作業を迅速かつ正確に終えることで、あなたは本業に集中し、さらなる収益機会を追求できます。

この記事では、請求書の基本的な書き方から、フリーランスが必ず直面する「源泉徴収」の計算、そして2023年10月から始まった複雑な「インボイス制度」の個人への影響まで、実務で必要な全知識を網羅的に解説します。

法律や税務の知識がまったくない方でも、この記事を順に読むだけで、今日からミスなく、プロフェッショナルな請求書が作成できます。すぐに使えるテンプレートの活用法や、便利な無料アプリも紹介します。

ステップ1 請求書作成の基本と必須項目（初めての方向け）

請求書作成は、個人事業主やフリーランスが報酬を受け取るために避けて通れない業務です。この最初のステップでつまずくと、入金の遅れや取引先との信頼関係の悪化につながる恐れがあります。まずは、請求書の役割と、記載すべき必須項目を正確に理解しましょう。

そもそも請求書とは？ なぜ個人でも必要なのか

請求書とは、提供したサービスや商品に対する対価を、取引先に正式に請求するために発行する書類です。

法律上、請求書の作成は義務ではありません。しかし、日本の商習慣として、ほとんどの企業は経費として処理するために請求書の発行を求めます。請求書は、あなたと取引先との間で「どのような取引が、いくらで行われたか」を証明する重要な証拠（証憑）となります。

なぜ請求書が重要なのでしょうか。取引先（支払側）にとっては、経費の支払いや会計処理を行うための「証憑（しょうひょう）」として不可欠です。

あなた（受取側）にとっては、「何を」「いくら」請求したかを明確にする取引の証拠（エビデンス）となります。また、確定申告の際、売上の根拠として控えを保存する義務があります。正確な請求書は、スムーズな入金と自身の売上管理のために必要なのです。

これだけは押さえるべき8つの必須項目

請求書に記載すべき項目が漏れていると、取引先は支払処理を行えません。これが原因で入金が遅れることもあります。

インボイス制度（ステップ3で後述）に対応するかどうかに関わらず、すべての請求書に共通する基本的な必須項目は以下の8つです。

1. 宛名（請求先の氏名・名称）

請求書を受領する側の法人名や個人名（または屋号）を記載します。法人名を記載する場合、部門名や担当者名まで記載すると、受領側がどの部署の案件かを把握しやすくなり親切です。

2. 発行者の氏名・連絡先

あなたの氏名（または屋号）、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。万が一、請求内容に不明点があった場合に取引先がすぐに連絡できるよう、正確に記します。

3. 発行日（請求日）

請求書を作成した日付、または取引先と取り決めた日付（例：納品日、月末締め日）を記載します。

4. 取引年月日

「発行日」とは別に、実際にサービスを提供した日付（例：納品日）を記載します。発行日と取引年月日が異なる場合があるため、明確に区別して記載することが重要です。

5. 取引内容（品目）

「コンサルティング料として」のような曖昧な記載は避けます。「〇〇記事執筆料（5本）」「〇〇デザイン制作費」のように、クライアントが内容を把握できるよう具体的に記載します。あわせて単価、数量、金額も明記します。

6. 取引金額（合計金額）

金額は、小計（税抜）、消費税額、合計金額（税込）を明確に分けて記載します。

もしあなたの取引に軽減税率（8%）対象品目（例：食品の販売など）が混在する場合は、税率10%対象と税率8%対象の小計と消費税額を、それぞれ分けて記載する必要があります。

7. 振込先

振込先の記載漏れは、取引先が支払いができないというトラブルに直結します。金融機関名、支店名、口座種別（普通・当座）、口座番号、口座名義（フリガナ）を正確に記載します。

ここで注意したいのが、発行者名義と口座名義の一致です。屋号（例：スズキデザイン）で活動し、口座名義が本名（例：スズキ タロウ）の場合は、取引先が振込時に混乱する可能性があります。

その場合は、「口座名義：スズキ タロウ（屋号：スズキデザイン）」のように併記すると、取引先が確認しやすくなり親切です。

8. 支払期限

入金をスムーズにするため、「〇年〇月〇日までにお支払いください」と支払期限を明記します。

個人事業主が見落としがちなビジネスマナー

法律上の必須項目ではありませんが、トラブルを避け、クライアントからの信頼を得るために重要なポイントがいくつかあります。

請求書番号は付けるべきか？

請求書番号は、法律上の必須項目ではありません。しかし、請求書番号を付けることを強く推奨します。あなたと取引先が、どの請求書について話しているのか（例：「No.001の請求書は支払い済みですか？」）を特定するために役立ちます。

請求書番号が重複すると、クライアントの支払処理が遅れる原因にもなります。

押印（ハンコ）は必要か？

法律上、押印は必須ではありません。しかし、日本の商慣習として押印（個人の場合は認印、屋号がある場合は角印が一般的）を求める企業もいまだに存在します。PDFデータで請求書を送付する場合も、電子印鑑（印影データ）を挿入しておくと、丁寧な印象を与えることができます。

振込手数料の負担先は明記する

これは、個人事業主が直面する最も多いトラブルの一つです。報酬から振込手数料が引かれて振り込まれると、数百円の違いですが、管理が煩雑になります。どちらが負担するのかを事前に取り決め、請求書に明記しましょう。

あなた（受取側）が負担しない場合は、「恐れ入りますが、振込手数料は貴社にてご負担をお願いいたします」の一文を振込先の近くに記載することをおすすめします。

敬称の使い分け（「御中」と「様」）

宛名の敬称も注意が必要です。

• 法人名や部署名まで（例：「〇〇株式会社 御中」）の場合は「御中」を使います。
• 担当者名まで記載した場合は「様」を使います（例：「〇〇株式会社 経理部 △△様」）。
• 「御中」と「様」は併用しません。

ステップ2 税務 源泉徴収の完全ガイド（報酬から天引きされる税金）

請求書の書き方がわかったところで、次にフリーランスが直面する税務の壁、「源泉徴収」について解説します。

クライアントから「源泉徴収を引いて振り込みます」と言われたり、請求書への記載を求められたりすることがあります。これはあなたの手取り額に直結する重要な知識です。

源泉徴収とは？ 報酬を受け取る側が知るべき理由

源泉徴収とは、報酬を支払う側（クライアント）が、報酬からあらかじめ所得税（と復興特別所得税）を天引きし、あなた本人に代わって国に納付する制度です。あなたは「天引きされた後の金額」を受け取ることになります。

ここで最も重要なポイントは、これは所得税（Income Tax）の話である、ということです。ステップ3で解説するインボイス制度は消費税（Consumption Tax）の話であり、まったく別の税金の話として明確に区別して理解してください。

請求書への記載は任意か？

法律上、請求書を発行する側（あなた）が源泉徴収税額を記載する義務はありません。源泉徴収の義務は、報酬を支払う側（クライアント）にあります。

しかし、日本の商習慣としては、請求書に源泉徴収税額を記載するのが一般的です。クライアントが支払処理（源泉徴収額を計算し、差し引いて振り込む）をしやすくするために、明記する方が親切であり、スムーズな取引につながります。

あなたの報酬は対象？ 源泉徴収が必要な業務

個人に支払う報酬のすべてが源泉徴収の対象となるわけではありません。国税庁が定めた特定の業務への報酬が対象となります。

フリーランスに関連する主な対象業務は以下の通りです。

• 原稿料、講演料
• デザイン料（Webデザイン、グラフィックデザインなど）
• 弁護士、税理士、司法書士など特定の資格を持つ専門家への報酬
• 外交員などに支払う報酬
• 広告宣伝のための賞金

注意点として、名目が「取材費」「調査費」「謝金」といったものであっても、その実態が原稿料や講演料と同じであれば、源泉徴収の対象となります。

一方で、対象外となる業務もあります。例えば、行政書士への報酬は源泉徴収の対象外です。また、一般的に「システムエンジニアのプログラミング報酬」や「Webサイトのコーディング報酬」は、源泉徴収の対象となるデザイン料などには該当しないと解釈されています。

源泉徴収税額の計算方法（10.21%のルール）

計算方法は、報酬額に応じて2パターンだけ覚えれば簡単です。この10.21%という税率は、所得税10%に加えて、復興特別所得税0.21%が含まれたものです。

計算ルール1（支払金額が100万円以下の場合）

源泉徴収税額 = 支払金額 × 10.21%

計算ルール2（支払金額が100万円を超える場合）

源泉徴収税額 = (支払金額 – 100万円) × 20.42% + 102,100円

（※一度に支払う報酬が100万円を超えるケースは稀なため、まずはルール1の「10.21%」だけを覚えておけば実務上は十分でしょう。）

計算した結果、小数点以下の端数が出た場合は、切り捨てて記載します。

消費税を含めるか？ 税抜・税込での計算例

これが源泉徴収で最も混乱するポイントです。手取り額に直結するため、正確に理解しましょう。

原則として、請求書で「報酬額（税抜）」と「消費税額」が明確に区分されている場合は、税抜の報酬額を対象に10.21%を計算できます。

もし、請求書に税込金額しか記載していない場合（例：「合計 880,000円」のみ）、消費税込みの総額 880,000円に対して10.21%が課税されてしまいます。税抜の報酬額を対象にする方が、あなたの手取り額（差引支払額）が多くなります。

報酬80万円（税別）の場合の計算例

報酬80万円（税別）のデザイン料（源泉徴収の対象）を請求するケースで見てみましょう。

小計（税抜）は 800,000円、消費税 (10%) は 80,000円、税込合計は 880,000円となります。
源泉徴収税額は、税抜の報酬額 800,000円 × 10.21% = 81,680円 です。

クライアントが振り込む金額（差引支払額）は、税込合計 880,000円 – 源泉徴収税額 81,680円 = 798,320円 となります。

請求書への具体的な記載例（推奨）

クライアントが上記の計算をしやすいよう、請求書の下部に合計金額の内訳がわかるように記載するのが一般的です。税抜額、消費税、税込額、源泉徴収税額、そして最終的な振込額の関係性を一目で理解できるフォーマットが望ましいです。

源泉徴収の記載例

項目	金額
小計（税抜）	800,000円
消費税（10%）	80,000円
合計	880,000円
源泉徴収税額 (10.21%)	– 81,680円
お振込金額	798,320円

このように記載することで、取引先は「798,320円」を振り込めばよいことが明確にわかります。

ステップ3 税務 インボイス制度と個人の対応策（2023年以降の新ルール）

源泉徴収（所得税）の次は、個人事業主にとって現在最も大きな税務の課題である「インボイス制度」です。2023年10月1日から始まったこの新ルールが、個人の請求書作成にどう影響するのかを解説します。

インボイス制度をわかりやすく解説

インボイス制度（正式名称 適格請求書等保存方式）は、消費税に関するルール変更です。ステップ2の源泉徴収（所得税）とはまったく別の税金の話であることを、再度確認してください。

なぜこの制度が始まったのでしょうか。それは、クライアント（支払側）が国に納める消費税額の計算方法に関係します。

事業者は、国に納める消費税額を計算するとき、「売上でお客様から預かった消費税」から「経費で仕入れ先に支払った消費税」を差し引くことができます。この仕組みを仕入税額控除といいます。

2023年10月1日以降、この「仕入税額控除」を行うために、原則として「インボイス（適格請求書）」という特定の要件を満たした請求書の保存が必要になりました。

なぜ「免税事業者のままだと取引を失う」リスクがあるのか

この制度変更が、多くの個人事業主に最大の影響を与えています。

まず、言葉の意味を整理します。免税事業者とは、年間の課税売上高が1,000万円以下の事業者です。これまで消費税の納税を免除されていました。多くの個人事業主やフリーランスがこれに該当します。

課税事業者とは、年間の課税売上高が1,000万円を超える事業者、または自ら選択して納税義務を負う事業者です。

問題の構図は以下の通りです。

あなたが「免税事業者」のままでいると、「インボイス（適格請求書）」を発行できません。インボイスを発行できるのは、税務署に登録した「適格請求書発行事業者」だけであり、この登録をすると自動的に「課税事業者」になります。

あなたのクライアント（多くは課税事業者）は、あなたに報酬（例：税込11万円）を支払っても、あなたからのインボイスがなければ、支払った消費税1万円分の「仕入税額控除」ができません。

クライアントは、仕入税額控除ができない結果、その1万円分を自腹で国に納めることになり、実質的に損をします。

その結果、クライアントから以下のようなアクションを取られるリスクが発生します。

• 「インボイスを発行できないなら、消費税分を値引きしてほしい」と交渉される。
• 「インボイスを発行できる他の事業者に乗り換える」と、取引の機会自体を失う。

適格請求書発行事業者になるべきかの判断基準

インボイス発行事業者になる（＝自動的に課税事業者になる）かどうかは、あなたの任意です。以下の基準で判断しましょう。

判断基準1 あなたの主な取引先は誰か

登録を推奨するケース

主な取引先が「課税事業者」（企業、法人）の場合は登録を推奨します。クライアントからインボイスの発行を求められる可能性が非常に高いです。

不要な可能性が高いケース

主な取引先が「一般消費者」の場合（例：BtoCの美容師、ヨガインストラクター、学習塾など）は不要な可能性が高いです。一般消費者は仕入税額控除を行わないため、インボイスを求められません。

また、主な取引先が、あなたと同じ「免税事業者」の場合も不要な可能性が高いです。

判断基準2 インボイス登録のデメリット

最大のデメリットは、これまで免除されていた消費税の納税義務が発生することです。売上高が1,000万円以下であっても、インボイス登録をした瞬間から課税事業者となり、消費税を申告・納税しなければなりません。これにより、あなたの手取りが減る可能性があります。

適格請求書（インボイス）で追加が必要な項目

もしインボイス発行事業者として登録した場合、あなたの請求書には、ステップ1で解説した項目に加えて、以下の3つの項目を記載する必要があります。

1. 登録番号

税務署に申請し、交付される「T」から始まる13桁の番号です。申請はe-Tax（電子申請）が推奨されています。

2. 適用税率

「10%」や「8%」など、取引に適用される税率を記載します。

3. 税率ごとに区分した消費税額等

軽減税率（8%）対象品目がなければ、「10%対象 消費税額 〇〇円」のように、税率ごとの消費税額がわかるように記載します。

負担軽減の救済措置「2割特例」とは

インボイス登録のデメリットとして「納税義務の発生」を挙げましたが、この負担を大幅に軽減するための、非常に強力な特例措置が用意されています。これが「2割特例」です。インボイス制度に対応するために、免税事業者から課税事業者になった個人事業主の負担を減らすことが目的です。

2割特例の対象者

インボイス制度を機に、免税事業者から課税事業者になった事業者が対象です。

2割特例の適用期間

2023年10月1日から2026年9月30日までの日付を含む課税期間が対象となります。

2割特例の内容

納める消費税額が、売上にかかる消費税額の2割で良くなります。

2割特例の計算例

課税売上が300万円（税抜）、お客様から預かった消費税が30万円だった場合で見てみましょう。

通常（本則課税）であれば、「30万円」から「経費で支払った消費税」を差し引いて納税額を計算します。2割特例を適用すると、経費の計算は一切不要で、納税額は「30万円（売上消費税） × 20% = 6万円」となります。

2割特例のメリット

経費にかかった消費税を計算したり、インボイスを保存したりする必要がありません。事前の届出は不要です。確定申告書に「2割特例の適用あり」と記載する（〇を付ける）だけで適用されます。

この特例があるため、少なくとも2026年9月までは、インボイス登録による納税の負担は限定的になります。取引先を失うリスクを避けるためにインボイス登録をし、納税は2割特例で抑える、というのが現実的な対応策となります。

ステップ4 請求書作成を効率化する3つの方法

ステップ1から3までで、請求書に記載すべき項目と、複雑な税務（源泉徴収・インボイス制度）について理解しました。

これらすべてを手作業で管理するのは大変です。ここでは、請求書作成をミスなく、効率的に行うための具体的な方法を3つ紹介します。

方法1 無料テンプレート（Excel・Word）の活用

最も手軽に、コストをかけずに始める方法が、無料テンプレートの活用です。Adobe や Canva といったデザインツール提供企業のほか、会計ソフト会社などが、インボイス対応済みの無料テンプレートをWebサイトで配布しています。

無料テンプレートのメリット

無料で、登録不要ですぐに使い始められます。ExcelやWordなど、使い慣れたソフトで編集が可能です。インボイス対応済み、源泉徴収欄ありのテンプレートも豊富に見つかります。

無料テンプレートのデメリット

請求書番号の管理が手動になります（番号が重複するリスクがあります）。取引先の宛名や品目を毎回手入力する必要があります。

また、作成した請求書の控えを、法律（電子帳簿保存法）の要件に従って別途保存・管理する必要があります。将来、税制が変更された場合、自分でテンプレートを修正し続けなければなりません。

方法2 請求書作成ソフト（SaaS）の導入

請求書作成ソフト（クラウド請求書システムやSaaSと呼ばれます）は、請求書の作成から発行、管理までをオンライン上で一元化できるツールです。

Excelテンプレートでの手作業管理には限界があります。請求書作成ソフトを導入する真の価値は、単なる時短だけでなく、「法改正への対応」を専門家であるソフト会社に任せられる（アウトソーシングできる）点にあります。

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、メールなどで受け取った電子データの請求書（PDFなど）は、電子データのまま保存することが義務化されました。また、インボイス制度への対応も求められます。

これらの複雑な法改正に、個人が自力で対応し続けるのは困難です。請求書作成ソフトは、これらの法律に自動でアップデート対応してくれます。

請求書作成ソフトのメリット

業務効率化の面では、テンプレートを埋めるだけで、計算ミスなく請求書を作成できます。印刷・封入・郵送の手間が不要になり、メール送付や電子発行が可能です。

ミス防止の面では、請求書番号が自動で付与されます。管理面でも、取引先情報や、よく使う品目を登録・管理できます。法改正へは自動で対応し、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応したフォーマットが自動で提供されます。

また、スマホアプリで外出先からでも請求書を作成・発行できるため、場所を選びません。

請求書作成ソフトのデメリット

高機能なプランでは月額費用がかかる場合があります。また、デザインのフォーマットがソフトによって限定される場合があります。

方法3 主要クラウド請求書ソフトの比較（無料プラン中心）

個人事業主が請求書ソフトを導入する場合、まずは無料プランがあるソフトから試してみるのがおすすめです。ただし、「無料」でできる範囲は各社で異なるため、ご自身の事業規模に合ったものを選ぶ必要があります。ここでは、個人事業主に人気のある3つのソフトの無料プランの特徴を比較します。

個人事業主向け無料請求書ソフト比較

ソフト名	無料プランの主な特徴（※）	インボイス対応
Misoca (ミソカ)	月に10枚まで請求書発行が無料。見積書、納品書も作成可能。	〇
freee請求書 (フリー)	スマホアプリ版は発行枚数が無制限で無料。PCブラウザでも利用可能。freee会計との連携が強み。	〇
マネーフォワード クラウド請求書	単体での永続無料プランは限定的。会計ソフトなどとのセットプランが中心。期間限定の1年間無料キャンペーンなどを実施。	〇

（※）情報は記事執筆時点のものです。最新のプラン詳細は各公式サイトでご確認ください。

請求書の発行枚数が毎月数枚程度であれば「Misoca」、スマホ中心で作業を完結させたい（かつ発行枚数が多い）場合は「freee請求書」のアプリ版が、有力な選択肢となるでしょう。

まとめ 確実な請求書作成で信頼される個人事業主へ

本記事では、個人の請求書作成に関する基本から複雑な税務、そして業務の効率化までを網羅的に解説しました。最後に、重要なポイントを再確認します。

要点1（基本）

請求書は8つの必須項目（特に宛名、金額、振込先）を正確に記載します。振込手数料の負担先や請求書番号など、ビジネスマナーを守ることでトラブルを防ぎます。

要点2（税務1 所得税）

あなたの業務が源泉徴収の対象（原稿料、デザイン料など）か確認します。対象の場合、税抜金額に10.21%を乗じた源泉徴収税額を明記するのが親切です。

要点3（税務2 消費税）

インボイス制度は「消費税」のルールです。源泉徴収（所得税）と混同してはいけません。あなたの取引先（クライアント）が企業（課税事業者）なら、取引継続のためにインボイス登録（課税事業者化）を検討します。

要点4（対策）

インボイス登録をした場合でも、2026年9月までは納税額が売上消費税の2割になる「2割特例」を活用できます。

要点5（効率化）

手作業でのミスをなくし、インボイス制度や電子帳簿保存法といった法改正に自動で対応するために、無料プランから始められるクラウド請求書ソフト（SaaS）の導入を強く推奨します。

請求書は、あなたが提供した価値（労働）を、確実な報酬に変えるための重要な書類です。同時に、あなたとクライアントの信頼関係を築くためのコミュニケーションツールでもあります。

この記事を参考に、正確でスムーズな請求業務を実現してください。