インボイス制度の領収書の書き方とは？発行・受取・経費精算の注意点も解説

インボイス制度が導入されて以降、領収書の取り扱いについて、この対応で本当に正しいのかと不安を感じている方も多いのではないでしょうか。日常的に受け取る一枚の紙、あるいは電子データのレシートが、企業の利益を大きく左右する重要な鍵を握っています。

もし、たった一つの記載漏れによって、支払ったはずの消費税が控除されないという事態になれば、その影響は決して小さくありません。この記事では、そのような不安を解消するため、具体的な方法を解説します。

受け取るべき税金の控除を1円も逃さず、賢く利益を守るための知識を身につけていきましょう。この記事を最後までお読みいただければ、インボイス制度における領収書、すなわち簡易インボイスの正しい発行方法を理解できます。

日々の経費精算から確定申告に至るまで、自信を持って対応できるようになるでしょう。

専門用語は可能な限り分かりやすく解説し、具体的な記載例やチェックリストも豊富に掲載しました。

経理の専門家でなくとも、本日からすぐに実践できる、再現性の高い知識だけを凝縮しています。国税庁の難解な資料と格闘する必要は、もうありません。

領収書の新しい常識｜インボイス制度における基本

インボイス制度の開始は、日々の取引で授受される領収書やレシートの位置づけを根本から変えました。これらは単なる支払いの証明書ではなく、消費税の仕入税額控除を受けるための、極めて重要な税務書類としての役割を担うことになったのです。

まずは、この新しい常識の基本をしっかりと押さえましょう。

領収書・レシートは「適格簡易請求書（簡易インボイス）」へ

インボイス制度のもとでは、私たちが日常的に受け取る領収書やレシートの多くが、「適格簡易請求書」、通称「簡易インボイス」として扱われます。簡易インボイスとは、正式な「適格請求書（インボイス）」に求められる記載事項を一部簡略化した書類のことです。

この簡易インボイスに必要な情報が正確に記載されていれば、受け取った事業者はそれを根拠として仕入税額控除を適用できます。

仕入税額控除とは、売上にかかった消費税額から、仕入れや経費の支払いで負担した消費税額を差し引くことができる制度です。この控除が適用できなければ、その分だけ多くの消費税を納付することになり、企業の利益を直接的に圧迫します。

飲食店での会食や備品の購入などで受け取る一枚のレシートが、会社の納税額を左右する重要な書類になったという認識が不可欠です。

領収書とレシート、税務上の違いは？

これまで、社内の経費精算ルールにおいて「宛名付きの手書き領収書が必要」と定められていた企業は少なくありませんでした。しかし、インボイス制度の導入に伴い、この従来の考え方を見直す必要に迫られています。

税法上、要求される記載事項がすべて満されていれば、手書きの「領収書」と機械で印字された「レシート」の間に法的な優劣は存在しません。むしろ、税務調査の観点からは、商品名や単価が詳細に記載されており、改ざんのリスクが低いレシートの方が、手書きの領収書よりも信頼性が高いと評価されることさえあります。

この背景には、制度が求める「信頼性の基盤」の変化があります。従来の経費精算では、「誰が（宛名）支払ったか」という点が重視されていました。

対してインボイス制度の核心は、「どの登録事業者が（登録番号）販売し、税額は正しく計算されているか」という取引の客観的な事実を追跡することにあります。簡易インボイスでは受取人である宛名の記載が不要とされていることからも、この制度的な変化は明らかです。

この法的な変化は、社内の経費精算ルールにも直接的な影響を及ぼします。従来の「宛名付き領収書が必須」というルールに固執し続けると、有効な税務書類であるレシートを従業員が提出しても却下してしまい、結果として会社が仕入税額控除の機会を逸失する事態になりかねません。

今後は、宛名の有無よりも「登録番号」や「税率ごとの記載」が正しく行われているかを重視する、新しい運用体制への切り替えが求められます。

簡易インボイスを発行できる事業者とは？

簡易インボイスの発行は、全ての事業者に認められているわけではありません。不特定多数の顧客を相手にする、以下の特定の業種に限られています。

• 小売業
• 飲食店業
• 写真業
• 旅行業
• タクシー業
• 駐車場業（不特定多数の者に対するものに限る）
• その他これらの事業に準ずる事業で、不特定かつ多数の者に資産の譲渡などを行う事業

これらの事業者は、取引ごとにお客様の正式名称を確認することが現実的ではないため、記載事項が簡略化された簡易インボイスの交付が特別に認められています。

簡易インボイスの大きな特徴は、「宛名の記載が不要」であること、そして「消費税額または適用税率のどちらか一方の記載でよい」という柔軟性にある点を理解しておくことが重要です。

発行する側（売り手）｜インボイス対応の領収書の作り方

自社が簡易インボイスを発行する立場にある場合、取引先であるお客様が安心して仕入税額控除を受けられるよう、正しい領収書やレシートを交付する義務があります。ここでは、その具体的な作成方法と注意すべきポイントを詳しく解説します。

必須記載事項を徹底解説

簡易インボイスとして法的に認められるためには、次の5つの項目を漏れなく記載する必要があります。

適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号

自社の会社名や屋号、そして税務署から通知された「T」で始まる13桁の登録番号を記載します。この登録番号こそが、インボイス制度において最も重要な情報となります。

取引年月日

実際に商品やサービスを提供した年月日を正確に記載します。「2024年7月1日」のように、西暦での記載が一般的ですが、和暦でも問題ありません。表記方法は社内で統一することが望ましいでしょう。

取引内容（軽減税率の対象品目である旨）

「飲食代として」や「書籍代として」など、取引の内容を具体的に記載します。もし、軽減税率8%の対象品目が含まれている場合は、その事実が明確にわかるように表示する必要があります。例えば、対象品目に「※」などの記号をつけ、欄外に「※は軽減税率対象品目」と注記する方法が広く採用されています。

税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）

標準税率10%の対象となる金額と、軽減税率8%の対象となる金額を、それぞれ分けて合計額を記載します。この際の金額は、税抜き・税込みのどちらの表記でも認められています。

税率ごとに区分した消費税額等又は適用税率

税率ごとに計算した消費税額、または、適用した税率（10%・8%）のどちらか一方を記載します。もちろん、両方を記載しても差し支えありません。POSレジなどで消費税額が自動計算される場合は「消費税額」を、手書きで作成する場合は計算の手間を省くために「適用税率」のみを記載するなど、運用方法に応じて選択できます。

注意すべき3つのポイント

正しい記載事項を押さえた上で、さらに注意すべき重要な点が3つあります。これらのポイントを見落とすと、せっかく発行した領収書が税務上、無効と判断されてしまう可能性があります。

登録番号の取得と表示

大前提として、インボイス（簡易インボイスを含む）を発行できるのは、税務署に申請を行い、登録を受けた「適格請求書発行事業者」に限られます。まだ登録手続きを完了していない事業者は、簡易インボイスを発行することができません。まずは、速やかに登録申請を済ませることが最初のステップです。

消費税の端数処理ルール

消費税額を計算する際に、1円未満の端数が発生することがあります。この端数を切り捨てるか、切り上げるか、あるいは四捨五入するかの処理方法は、事業者の任意とされています。ただし、インボイス制度においては、極めて重要なルールが存在します。

それは、端数処理は一つのインボイス（領収書）につき、税率ごとにそれぞれ1回しか行えないという点です。例えば、複数の商品を販売した際に、個々の商品の消費税額を計算してそれぞれ端数処理し、それらを最後に合計するという方法は認められません。必ず税率ごとの合計金額を算出した上で、最後に一度だけ端数処理を行う必要があります。

POSレジ・システムの更新と手書き領収書の準備

これらの新しい要件に手作業で対応し続けるのは、非常に手間がかかり、人為的なミスの発生リスクも高まります。インボイス制度への対応は、結果的に業務のデジタル化を強く後押しする形となっています。

多くの事業者は、POSレジのシステムをアップデートしたり、インボイス対応の会計ソフトを導入したりすることで、要件を満たしたレシートを自動で発行できる体制を整えています。これにより、現場の従業員は複雑な税務ルールを都度意識することなく、正確なレシートをお客様に渡すことが可能になります。

一方で、手書きの領収書を発行する機会が残る場合は、インボイスの記載項目（特に登録番号欄や税率ごとの内訳欄）が予め印刷された、複写式の新しい領収書を用意しておくことを推奨します。

受け取る側（買い手）のチェックリスト｜仕入税額控除を確実に受けるために

仕入税額控除の適用を受けるためには、受け取った領収書がインボイスの要件を満たしているか、自ら確認する責任があります。ここでは、税額控除を確実にするための具体的なチェック方法を解説します。

この5項目を確認！受領時のチェックリスト

領収書やレシートを受け取ったその場で、最低限、以下の項目を確認する習慣をつけましょう。後から不備に気づいても、発行元に修正を依頼するのは困難なケースが多いためです。

この確認作業は、もはや経理担当者だけの仕事ではありません。経費を立て替える営業担当者や、備品を購入する総務担当者など、費用を支出する全ての従業員が担うべき新しい責任と言えます。

不備のある領収書を受け取ってしまうと、その場で修正を依頼しない限り、会社は税額控除の権利を失ってしまう可能性が高いからです。全社的な教育を通じて、この「現場での一次チェック」を徹底することが、会社の利益を守るための重要な防衛線となります。

登録番号の有無

「T」から始まる13桁の数字が記載されているかを確認します。この番号がなければインボイスとして認められません。

取引年月日の記載

支払った日付が正しく記載されているかを確認します。

税率ごとの合計金額の区分

10%対象と8%対象の金額が、それぞれ分けて記載されているかを確認します。

消費税額または適用税率の記載

税率ごとの消費税額、または「10%」「8%」といった適用税率のどちらかが記載されているかを確認します。

軽減税率対象品目の表示

8%対象の商品を購入した場合、それが「※」印などで明確に示されているかを確認します。

登録番号は本物？国税庁のサイトで確認する方法

領収書に登録番号が記載されていても、それが本当に有効な番号であるかを確認する一手間は、リスク管理上、極めて重要です。国税庁は「適格請求書発行事業者公表サイト」を運営しており、誰でも登録番号を検索して、その事業者が実在し、現在も登録が有効であるかを確認できます。

特に、初めて取引する相手先や高額な取引の場合は、この公表サイトで番号を照会することを強く推奨します。万が一、偽の番号や既に失効した番号であった場合、その領収書を根拠に仕入税額控除を適用することは認められません。

領収書の保管義務と方法

インボイスの要件を満たす領収書やレシートは、受け取った日から原則として7年間保存する義務があります。紙で受け取ったものはそのままファイリングし、電子データで受け取った場合は、電子帳簿保存法のルールに従って適切に保存する必要があります。

特例と例外ケースとは？これを知らないと損をする

インボイス制度には、事業者の事務負担を軽減するためのいくつかの特例や例外が設けられています。これらのルールを正しく理解し、適切に活用することで、日々の経理業務を大幅に効率化することが可能です。

3万円未満の特例は廃止！代わりに登場した「少額特例」とは？

インボイス制度が始まる前は、税込3万円未満の取引について、領収書がなくても帳簿への記載のみで仕入税額控除が認められる特例が存在しました。しかし、この特例はインボイス制度の開始とともに廃止されました。原則として、少額の買い物であってもインボイス対応の領収書やレシートの保存が必要になります。

その代替措置として、中小事業者の負担を軽減する目的で、新たに「少額特例」が設けられました。これは、税込1万円未満の課税仕入れについて、インボイスの保存がなくても、一定の事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められるというものです。

少額特例の対象者と期間

この特例は、全ての事業者が利用できるわけではありません。対象となるのは、以下のいずれかの条件を満たす事業者です。

• 基準期間（前々事業年度）の課税売上高が1億円以下の事業者
• 特定期間（前事業年度の上半期）の課税売上高が5千万円以下の事業者

また、この特例は恒久的な措置ではなく、2023年10月1日から2029年9月30日までの6年間の期間限定の措置である点にも注意が必要です。

従業員の「立替経費精算」の正しい処理方法

従業員が出張先での食事代や備品購入費などを一時的に立て替えた場合、その経理処理は複雑になりがちです。原則的なルールでは、もし従業員が受け取った領収書の宛名が「従業員の個人名」であった場合、会社はその領収書だけを根拠に仕入税額控除を受けることはできません。

控除を受けるためには、その領収書のコピーに加えて、会社がその費用を精算したことを証明する「立替金精算書」を作成し、両方をセットで保存する必要があります。これは、経費一件ごとに二重の書類管理を求めるものであり、非常に大きな事務負担となります。

しかし、ここには業務効率を劇的に改善する重要な例外が存在します。それは、従業員が受け取ったのが、飲食店や小売店などが発行する簡易インボイス（レシートなど）であった場合です。前述の通り、簡易インボイスにはそもそも宛名の記載が要求されません。そのため、宛名が会社名でないという問題自体が発生しないのです。

この場合、会社は立替金精算書を作成することなく、従業員から受け取った簡易インボイスだけで仕入税額控除を受けることができます。日常的に発生する従業員の立替経費のほとんどは、簡易インボイスが発行される場面であると考えられます。

したがって、社内の経費精算ルールを「原則として簡易インボイス（レシート）を提出すること。宛名付きの領収書は不要」と定めることで、立替金精算書の作成という煩雑な業務の大半を削減することが可能です。例外規定を理解し、それを中心に業務フローを再構築することが、賢明な経理の進め方です。

タクシー代や出張費はどうする？「出張旅費等特例」の活用法

従業員の出張に伴う交通費や宿泊費などには、さらに強力な特例である「出張旅費等特例」が適用される場合があります。

この特例は、会社が出張旅費規程などに基づいて、出張に通常必要と認められる範囲の金額を従業員に支給する場合、インボイスの保存がなくても、帳簿に「出張旅費等特例」と記載するだけで仕入税額控除が認められるというものです。

この特例は、出張中に発生する細かな経費すべてのインボイスを収集・管理することが困難であるという実態に配慮して設けられました。例えば、従業員が利用したタクシーの運転手が免税事業者でインボイスを発行できない場合でも、この特例を適用すれば、会社は支払った金額に基づいて仕入税額控除を受けることができます。

免税事業者からの領収書はどう扱う？「経過措置」を理解する

取引先の中には、売上規模が小さいなどの理由で消費税の納税を免除されている「免税事業者」も存在します。免税事業者はインボイスを発行することができません。彼らとの取引における領収書の扱いには、特別な注意が必要です。

免税事業者の領収書では原則、仕入税額控除はできない

免税事業者が発行する領収書には、登録番号の記載がありません。したがって、その領収書はインボイスとは認められず、原則として、受け取った側はその支払いに係る消費税額を仕入税額控除の対象にすることはできません。

6年間の救済策「経過措置」の仕組みと計算方法

インボイス制度の導入による急激な影響を緩和するため、免税事業者からの仕入れについても、一定期間は仕入税額の一部を控除できる「経過措置」が設けられています。

• 2023年10月1日 から 2026年9月30日：仕入税額相当額の80%を控除可能
• 2026年10月1日 から 2029年9月30日：仕入税額相当額の50%を控除可能

この経過措置の適用を受けるためには、免税事業者から受け取った領収書（区分記載請求書と同様の事項が記載されたもの）を保存するとともに、帳簿に「80%控除対象」や「免税事業者からの仕入れ」といった、経過措置の対象である旨を明記する必要があります。

この6年間の経過措置は、単なる一時的な救済策として捉えるべきではありません。むしろ、自社のサプライチェーンを見直すための「戦略的な猶予期間」と認識することが重要です。

控除割合が段階的に減少していくことは、免税事業者との取引コストが実質的に年々上昇していくことを意味します。この期間中に、取引のある免税事業者をリストアップし、彼らにインボイス登録を働きかけるか、あるいは代替となる登録事業者を探すかといった、将来を見据えた調達戦略を立てることが、2029年以降のコスト増を回避するために不可欠です。

まとめ

インボイス制度における領収書の扱いは複雑ですが、要点を押さえれば確実に対応することが可能です。最後に、発行側と受取側、それぞれの立場で重要なポイントを再確認します。

領収書を発行する事業者の方へ

• まず「適格請求書発行事業者」に登録することが全ての出発点です。
• POSレジのシステムを更新するか、要件を満たした領収書のフォーマットを準備しましょう。
• 消費税の端数処理は「1領収書・1税率につき1回」のルールを徹底してください。

領収書を受け取る事業者の方へ

• 受け取ったその場で「登録番号」をはじめとする必須項目をチェックする習慣をつけましょう。
• 経費精算の責任は、経理部門だけでなく、費用を支出する全従業員にあるという意識改革が必要です。
• 従業員の立替経費は「簡易インボイス」の活用を、出張費は「出張旅費等特例」の活用を前提に社内ルールを整備することで、業務を大幅に効率化できます。

インボイス制度は、単なる税務上の負担増と捉えるべきではありません。この制度変更を、経理業務のデジタル化を推進し、データの正確性を高め、さらには取引先との関係性を見直す良い機会と捉えることができます。この記事で得た知識が、貴社の的確な税務処理と、さらなる成長の一助となれば幸いです。