受領証とは？領収書との違いや書き方・記載項目をわかりやすく解説

取引先から「受領証を発行してほしい」と言われたとき、何を書けばよいか迷った経験はないでしょうか。受領証の正しい書き方を知っていれば、取引先からの信頼を高めながら、トラブルを未然に防げます。

この記事を読めば、受領証の基本的な意味から領収書との違い、具体的な記載項目、保管期間まで、実務に必要な知識がひととおり身につきます。経理の実務経験が浅い方や個人事業主の方でも、すぐに正しい受領証を作成できるようになるので、ぜひ参考にしてください。

受領証とは

受領証とは、物品や金銭、サービスなどを受け取った側が「確かに受け取りました」と相手に証明するために発行する書類です。ビジネスの現場では、商品の納品時や代金の受け渡し時に使われます。

受領証を発行する目的は、取引の事実を書面で残し、後から「届いていない」「受け取っていない」といったトラブルを防ぐことにあります。法律上の発行義務はありませんが、取引先との信頼関係を築くうえで重要な書類です。

受領証の意味と役割

受領証は、受け取り行為そのものを証明する書類です。たとえば、仕入先から商品が届いたとき、発注者側が受領証を発行して仕入先に渡します。これにより、仕入先は「商品を確かに届けた」という証拠を手元に残せます。

受領証が果たす主な役割は次の3つです。

• 取引の事実を客観的に証明する
• 商品の引渡しが完了した日時を記録する
• 万が一のトラブル時に証拠書類として機能する

特にBtoB取引では、受領証があることで双方の認識のずれを防げます。高額な取引や継続的な取引では、発行しておくと安心です。

受領書と受領証の表記の違い

「受領証」と「受領書」は、表記が異なるだけで意味は同じです。法律上の区別もなく、企業や業界の慣習によって呼び方が違うにすぎません。

一般的には「受領書」と表記するケースが多いですが、公的機関では「受領証」と記載される場合もあります。どちらを使っても問題ないため、取引先や社内のルールに合わせて統一しましょう。

取引の流れにおける受領証の位置づけ

ビジネス取引では、複数の書類がやり取りされます。受領証は、取引の流れの中で「納品書」と「検収書」の間に位置します。

取引書類の一般的な流れは次のとおりです。

• 見積書：取引条件を提示する
• 発注書：正式に注文する
• 納品書：商品を届けた事実を示す
• 受領証：商品を受け取った事実を示す
• 検収書：商品の内容や品質を確認した証明
• 請求書：代金を請求する
• 領収書：代金を受け取った証明

このように、受領証は納品書を受け取った後、検収を行う前に発行されるのが一般的です。納品された商品が手元に届いた時点で速やかに発行します。

受領証と領収書の違い

受領証と領収書は名前が似ているため混同されがちですが、証明する対象や税務上の取り扱いが大きく異なります。ここでは、それぞれの違いを3つの観点から解説します。

証明する対象が異なる

受領証と領収書の最も大きな違いは、何を受け取ったことを証明するかです。

受領証は、物品やサービスなど幅広い対象の受け取りを証明します。たとえば、仕入れた商品や届いた書類の受け取り確認に使います。

一方、領収書は金銭の受け取りを証明する書類です。商品代金や報酬の支払いを受けた際に発行します。

つまり、受領証は「モノの受け取り」、領収書は「お金の受け取り」に使うと覚えておきましょう。

印紙税の取り扱い

領収書は、記載金額が5万円以上の場合に収入印紙の貼付が必要です。これは印紙税法で定められた「金銭又は有価証券の受取書」に該当するためです。

一方、受領証は物品の受け取りを証明するだけの書類であるため、原則として印紙税の課税対象にはなりません。ただし、受領証に金額が記載されていて「金銭の受領」を証明する内容になっている場合は、領収書と同じ扱いを受ける可能性があります。

印紙税の要否に迷った場合は、税務署や税理士に相談して確認することをおすすめします。

発行のタイミング

受領証は、商品や書類を受け取った時点で発行します。つまり、取引の流れでいうと「納品後」のタイミングです。

領収書は、代金の支払いを受けた時点で発行します。取引の流れでは「請求書の後」にあたります。

このように、受領証は取引の前半で使い、領収書は取引の後半で使うという違いがあります。

受領証と他の書類との違い

受領証は領収書以外にも、似たような役割を持つ書類がいくつかあります。混同しやすい3つの書類との違いを整理します。

受領証と納品書の違い

納品書は、商品やサービスを納品する側（売り手）が発行する書類です。「この商品を届けました」という事実を示します。

対して受領証は、商品を受け取る側（買い手）が発行します。「確かに届きました」という事実を示す書類です。

つまり、納品書と受領証は発行する側が逆になります。納品書は売り手が出し、受領証は買い手が出す。この2つの書類がセットになることで、商品の引渡しが双方の合意のもとで完了したことを証明できます。

受領証と検収書の違い

検収書は、受け取った商品の内容・数量・品質を確認し、問題がないことを証明する書類です。受領証よりも一歩踏み込んだ確認を行った証明になります。

受領証は「届きました」という受け取り事実だけを証明しますが、検収書は「届いた商品を確認し、問題ありませんでした」という品質確認まで含みます。

製造業やシステム開発の現場では、受領証と検収書の両方を使い分けるケースが多く見られます。受領証を先に発行し、内容確認が終わった段階で検収書を出すという流れです。

受領証と受取書の違い

受取書は受領証とほぼ同じ意味を持つ書類です。実務上は、企業や業界によって使い分けられることがありますが、法的な違いはありません。

どちらの名称を使うかは、取引先の慣習や社内ルールに合わせるのがよいでしょう。大切なのは名称よりも、記載項目が正確に揃っているかどうかです。

受領証の書き方と記載項目

受領証を正しく作成するためには、必要な記載項目を漏れなく盛り込むことが重要です。ここでは、基本的な記載項目と、物品・金銭それぞれの書き方を紹介します。

基本的な記載項目

受領証に記載すべき基本項目は次のとおりです。

• 書類のタイトル（「受領証」または「受領書」）
• 発行日（受領した日付）
• 宛名（物品を渡した相手の企業名・氏名）
• 受領者の情報（自社名・住所・担当者名）
• 受領した品名・数量
• 金額（該当する場合）
• 備考欄
• 受領者の署名または押印

これらの項目を網羅することで、後から見返したときにも取引の内容を正確に把握できます。

物品受領証の書き方

物品受領証は、商品や資材などモノを受け取ったときに発行します。記載するポイントは次の3つです。

まず、品名と数量を正確に記載します。「パソコン1台」「コピー用紙10箱」のように、品目ごとに個数や単位を明記しましょう。

次に、受領日を正確に記録します。商品が届いた日と受領証の発行日が一致するのが望ましいです。日付がずれると、後から確認したときに混乱する原因になります。

最後に、備考欄に補足事項を記載します。たとえば「外箱に破損あり」「付属品は後日納品予定」など、受け取り時の状態や特記事項を残しておくと安心です。

金銭受領証の書き方

金銭受領証は、現金や小切手などを受け取ったときに発行します。物品受領証との違いは、金額の記載が必須になる点です。

金額は、改ざん防止のために先頭に「￥」や「金」を付け、末尾に「-」や「也」を付けて記載します。たとえば「￥100,000-」や「金壱拾万円也」のように表記します。

なお、金銭の受け取りを証明する書類は領収書の性質を持つため、5万円以上の場合は収入印紙が必要になる場合があります。金銭受領証を発行する際は、印紙税の要否を事前に確認しましょう。

署名・押印のポイント

受領証の信頼性を高めるために、受領者の署名または押印は欠かせません。

法人の場合は、社印（角印）を押すのが一般的です。担当者の個人印を併せて押す企業もあります。個人事業主やフリーランスの場合は、本人の署名と個人印で対応します。

電子的に受領証を発行する場合は、電子署名やタイムスタンプを付与すると、紙の押印と同等の証明力を持たせられます。

受領証の発行が必要なケース

受領証には法律上の発行義務はありません。しかし、実務では発行したほうがよい場面が多くあります。代表的なケースを紹介します。

取引先から求められた場合

最も多いのが、取引先から発行を依頼されるケースです。特に大手企業や官公庁との取引では、社内規定で受領証の取得が義務づけられている場合があります。

依頼を受けたら速やかに発行しましょう。対応が遅れると取引先の事務処理に支障が出るだけでなく、信頼関係に悪影響を及ぼす恐れがあります。

高額取引やトラブル防止のため

取引金額が大きい場合は、受領証を発行しておくとトラブルを防げます。万が一、商品の紛失や数量の相違が発生した場合でも、受領証があれば「いつ、何を、いくつ受け取ったか」を客観的に証明できます。

また、継続的な取引がある場合も、毎回の納品ごとに受領証を発行しておくと、取引の記録が蓄積され、経理処理や監査対応がスムーズになります。

建設業など業界特有の慣行

建設業では、資材の受け渡しが頻繁に発生するため、受領証の発行が業界慣行として定着しています。現場で資材を受け取るたびに受領証を発行し、元請けと下請けの間で書類を管理します。

不動産業や製造業でも同様に、物品の授受を正確に記録する目的で受領証が使われています。自社の業界で受領証の発行が一般的かどうか、取引先に確認しておくとよいでしょう。

受領証の保管期間と電子化

受領証は発行して終わりではなく、適切に保管する必要があります。保管期間のルールと、近年注目されている電子化について解説します。

法人は原則7年間の保存が必要

受領証は、税務上の取引証憑（しょうひょう）に該当する場合、法人税法に基づいて原則7年間の保存が義務づけられています。欠損金が生じた事業年度は10年間の保存が必要です。

個人事業主の場合、所得税法に基づき青色申告・白色申告を問わず原則5年間の保存が求められます。

保管期限を過ぎるまでは、紛失しないよう取引先ごと・年度ごとにファイリングして管理しましょう。

電子帳簿保存法への対応

2024年1月から電子帳簿保存法の電子取引データ保存が完全義務化されました。メールやクラウドサービスで受領証をやり取りした場合、そのデータは電子データのまま保存しなければなりません。

電子保存にあたっては、次の要件を満たす必要があります。

• タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存
• 日付・金額・取引先名で検索できる状態にしておくこと
• ディスプレイやプリンタで速やかに出力できること

紙の受領証をスキャナで電子保存する場合も、一定の要件を満たせば認められます。社内のルールを整備し、保存方法を統一しておきましょう。

電子受領証のメリット

受領証を電子化すると、業務効率が大幅に向上します。紙の受領証をやり取りする手間が省けるだけでなく、保管スペースも不要になります。

電子受領証のメリットは主に3つあります。

• 郵送コストと時間を削減できる
• 検索性が高く、過去の書類をすぐに見つけられる
• 紛失リスクを大幅に軽減できる

クラウド型の請求書管理ツールや経費精算システムを導入すれば、受領証の発行から保管までを一元管理できます。業務のペーパーレス化を検討している方は、受領証の電子化から始めてみるのもよいでしょう。

まとめ

受領証は、物品や金銭の受け取りを証明する書類です。領収書が「金銭の受け取り」を証明するのに対し、受領証は幅広い対象の受け取りを証明する点が異なります。

受領証の作成にあたっては、発行日・宛名・品名・数量・受領者の署名または押印といった基本項目を漏れなく記載することが大切です。また、法人は原則7年間の保存義務があるため、取引先ごとに整理して保管しましょう。

法律上の発行義務はないものの、高額取引や継続取引ではトラブル防止の観点から発行が推奨されます。近年は電子帳簿保存法への対応も求められるため、受領証の電子化も積極的に検討してみてください。