インボイス制度導入で領収書の取り扱いは？具体的な書き方について解説

インボイス制度開始後、受け取った領収書一枚で、あなたの会社の納税額が変わる時代になりました。

このルールを正しく理解し、適切に対応すれば、支払うべき消費税を確実に抑え、経理業務をスムーズに進めることができます。もう「これで合っているだろうか」と不安になる必要はありません。

しかし、実際には「レシートのどこを見ればいいのかわからない」「従業員の立替経費の精算が複雑になった」「免税事業者との取引はどうすれば？」といった具体的な悩みを抱えている方が多いのではないでしょうか。

日々の業務に追われる中で、複雑な新制度のすべてを把握するのは大変なことです。

ご安心ください。この記事では、インボイス制度における領収書の役割から、具体的な書き方・もらい方、間違いやすいケースの対処法まで、誰にでも実践できるよう、順を追って徹底解説します。

この記事を読み終える頃には、あなたは自信を持って領収書を処理できるようになっているはずです。

なぜ今、領収書の扱いが重要なのか？インボイス制度の基本

インボイス制度の導入により、事業者が受け取る領収書の意味合いは根本から変わりました。これまで領収書は、主に「代金を支払った事実」を証明する書類でした。しかし、インボイス制度下では、それに加えて「消費税の仕入税額控除」を受けるための税務上の証明書という、極めて重要な役割を担うことになったのです。

この変化の背景には、税務署が取引の透明性を確保したいという目的があります。インボイス制度は、商品やサービスが生産者から消費者に届くまでの各取引段階で、誰がいくらの消費税を納めたのかを正確に把握するための仕組みです。

要件を満たした領収書（インボイス）は、その取引の連鎖を証明する「鎖の一片」のようなものです。もし受け取った領収書に不備があれば、その鎖は切れ、あなたの会社はその取引で支払った消費税を控除できなくなってしまいます。

つまり、たった一枚の領収書の不備が、会社の納税額に直接影響するのです。例えば、110,000円（うち消費税10,000円）の備品を購入した際、要件を満たさない領収書を受け取ってしまうと、この10,000円の消費税を控除できず、その分だけ納税額が増えてしまう可能性があります。これが、今、領収書の扱いがこれまで以上に重要になった理由です。

仕入税額控除をわかりやすく解説

「仕入税額控除」という言葉は難しく聞こえるかもしれませんが、仕組みはシンプルです。事業者が納める消費税は、顧客から預かった消費税（売上にかかる消費税）から、仕入れや経費で支払った消費税を差し引いて計算します。この「差し引く」行為が仕入税額控除です。

計算式で表すと以下のようになります。

預かった消費税（売上税額） – 支払った消費税（仕入税額） = 納める消費税額

この控除を受けるために、支払った消費税額を証明する書類が「適格請求書（インボイス）」です。そして、私たちが日常的に受け取るレシートや領収書の多くも、一定の要件を満たせばインボイスとして扱われます。

「適格簡易請求書」としての領収書

インボイス制度では、すべての事業者が同じ形式の請求書を発行するわけではありません。特に、不特定多数の顧客を相手にする特定の業種では、記載事項を簡略化した「適格簡易請求書（簡易インボイス）」の発行が認められています。私たちが普段、飲食店や小売店で受け取るレシートや領収書のほとんどが、この簡易インボイスに該当します。

この簡易インボイスという仕組みは、実務上の負担を考慮して設けられました。例えば、お客様で混雑するスーパーのレジで、一人ひとりの正式な事業者名を確認して請求書を発行するのは現実的ではありません。そこで、取引の円滑さを損なわないよう、特定の事業者には簡略化された形式が認められているのです。

簡易インボイスを発行できる事業者は、主に以下の通りです。

• 小売業
• 飲食店業
• 写真業
• 旅行業
• タクシー業
• 駐車場業（不特定かつ多数の者に対するものに限る）
• その他、これらの事業に準ずる事業

適格簡易請求書（簡易インボイス）に必須の5項目

仕入税額控除を受けるためには、受け取った領収書やレシートが簡易インボイスとしての要件を満たしている必要があります。確認すべき必須項目は以下の5つです。

1. 発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
   最も重要な新しい項目です。事業者名に加え、「T」から始まる13桁の登録番号が記載されているか必ず確認してください。この番号がなければ、インボイスとして認められません。
2. 取引年月日
   商品やサービスの提供が行われた年月日です。
3. 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
   何を購入したかがわかる内容が記載されている必要があります。もし軽減税率（8%）の対象品目がある場合は、「※」印などでその旨が明確に示されていなければなりません。
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額
   標準税率（10%）の対象となる合計金額と、軽減税率（8%）の対象となる合計金額が、それぞれ分けて記載されている必要があります。
5. 税率ごとに区分した消費税額等又は適用税率
   「税率ごとの消費税額」または「適用税率（8%対象、10%対象など）」のどちらか一方が記載されていれば問題ありません。両方の記載は不要です。これが、正式な適格請求書との大きな違いの一つです。

適格請求書 vs. 適格簡易請求書（領収書）の記載事項比較

正式な「適格請求書」と、領収書などで使われる「適格簡易請求書」の違いを理解することは非常に重要です。以下の表で、その違いを明確に比較します。

記載項目	適格請求書	適格簡易請求書
① 発行者の氏名・名称と登録番号	必須	必須
② 取引年月日	必須	必須
③ 取引内容	必須	必須
④ 税率ごとの合計額と適用税率	必須	必須 (適用税率の記載は不要)
⑤ 税率ごとの消費税額	必須	消費税額 または 適用税率のいずれか
⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名・名称	必須	不要

この表からわかる通り、簡易インボイスでは「書類の交付を受ける事業者の氏名・名称（宛名）」の記載が不要です。また、消費税額と適用税率のどちらか一方の記載で済むため、よりシンプルな形式となっています。

領収書をもらう側（買い手）と渡す側（売り手）のチェックポイント

インボイス制度への対応は、取引に関わる買い手と売り手の双方が、それぞれの役割を正しく理解し、行動することが求められます。

買い手（受領側）の対応

領収書やレシートを受け取った際には、仕入税額控除を確実に行うために、以下の手順で必ず確認する習慣をつけましょう。

まず、登録番号（T+13桁）が記載されているかを確認します。これが最も重要で、最初に行うべきチェックです。登録番号がなければ、他の項目がすべて正しくてもインボイスとは認められず、仕入税額控除は受けられません。

次に、前述の「必須の5項目」がすべて記載されているかを確認します。特に、税率ごとの合計金額や、軽減税率対象品目の表示（※印など）が見落とされがちなので注意が必要です。

軽減税率（8%）と標準税率（10%）の商品を同時に購入した場合は、それぞれの合計金額と税額（または適用税率）が明確に区分されているかを確認します。

これらの確認を怠り、要件を満たさない領収書を保存していても、税務調査などで指摘された場合、その取引の仕入税額控除は認められません。確認の責任は、原則として書類を受け取った買い手側にあることを肝に銘じておく必要があります。

売り手（発行側）の対応

自社が簡易インボイスを発行できる事業者に該当する場合、顧客（特に事業者）から求められた際には、要件を満たした領収書を交付する義務があります。

大前提として、税務署に「適格請求書発行事業者」の登録申請を行い、登録番号の交付を受ける必要があります。登録事業者でなければ、インボイス（簡易インボイスを含む）を発行することはできません。

使用しているレジやPOSシステムが、登録番号や税率ごとの合計金額など、簡易インボイスの必須項目をすべて印字できるよう設定を見直す必要があります。

手書きの領収書も、必須項目がすべて記載されていれば簡易インボイスとして有効です。ただし、13桁の登録番号を手書きするのは手間がかかり、間違いのもとになります。登録番号や事業者名などを記載したスタンプ（ゴム印）を用意すると、効率的かつ正確に発行できます。

インボイス制度では、消費税の端数処理のルールが厳格化されました。端数処理は、一つのインボイスにつき、税率ごとにそれぞれ1回しか行えません。個々の商品ごとに消費税を計算して端数処理し、それを合算する方法は認められないため、注意が必要です。

買い手・売り手双方の必須アクションチェックリスト

取引の両当事者が行うべき重要なアクションを、以下のチェックリストにまとめました。

立場	アクション	重要ポイント
買い手	登録番号（T+13桁）の確認	これがないと控除は絶対に不可。
	必須記載事項の確認	特に税率ごとの合計金額や軽減税率の表示。
	7年間の保存（原則）	電子データで受け取ったものは電子のまま保存。
売り手	適格請求書発行事業者への登録	登録しないとインボイスは発行できない。
	記載要件を満たした領収書の発行	レジの設定や手書き様式の見直しが必要。
	発行したインボイスの写しの保存	買い手と同様に保存義務がある。

これで迷わない！特殊ケース別・領収書の攻略法

日々の業務では、基本的な取引以外にも判断に迷うケースが発生します。ここでは、特に間違いやすい特殊なケースについて、具体的な対応方法を解説します。

ケース1：従業員の経費立替払い（立替経費）の精算方法

従業員が出張先で宿泊費を支払ったり、接待で飲食費を支払ったりする立替経費の精算は、インボイス制度で最も複雑になった業務の一つです。

問題点

従業員が立て替えた際、領収書の宛名が「従業員の個人名」になっている場合、会社はその領収書をそのまま使って仕入税額控除を受けることはできません。なぜなら、仕入税額控除を受ける事業者（会社）と、領収書の宛名（従業員）が一致しないためです。

解決策：立替金精算書の活用

この問題を解決するのが「立替金精算書」です。会社は、従業員が受け取った領収書（宛名が個人名）と、会社が作成した「立替金精算書」をセットで保存することで、その経費が会社の事業のためのものであることを証明し、仕入税額控除を受けることができます。立替金精算書には、立て替えた従業員の氏名、支払先の情報、金額、会社が負担すべき経費である旨などを記載します。

重要な例外：簡易インボイスの場合

ここで非常に重要なポイントがあります。もし従業員が受け取った書類が、タクシーの領収書やコンビニのレシートのような「簡易インボイス」であった場合、立替金精算書は不要です。

簡易インボイスにはそもそも宛名の記載が義務付けられていないため、宛名が個人名であろうと記載がなかろうと、会社はそのまま仕入税額控除の証明書として使用できます。この違いを理解するだけで、経費精算業務の無駄な手間を大幅に削減できます。

立替経費の対応パターン（立替金精算書が必要な場合・不要な場合）

この複雑なルールを、以下の表でわかりやすく整理します。

従業員が受け取った書類	宛名	立替金精算書の要否
適格請求書 (例：ホテル代の領収書)	従業員の個人名	必要
適格請求書 (例：ホテル代の領収書)	会社名	不要
適格簡易請求書 (例：タクシー代のレシート)	宛名記載なし、または個人名	不要

ケース2：取引先が免税事業者だった場合の領収書の扱い

取引相手が消費税の納税を免除されている「免税事業者」である場合、その対応には注意が必要です。免税事業者は、適格請求書発行事業者として登録することができないため、登録番号を持っておらず、インボイスを発行できません。そのため、買い手側は、免税事業者からの仕入れについては、原則として仕入税額控除を受けることができません。

ただし、制度の急激な変化による影響を緩和するため、経過措置が設けられています。制度開始から6年間は、免税事業者からの仕入れであっても、仕入税額相当額の一定割合を控除することが可能です。2026年9月30日までは80%、2029年9月30日までは50%が控除対象となります。

一方、売り手側である免税事業者が注意すべき点は、インボイスと誤認されるような書類を発行してはならないということです。例えば、インボイスのテンプレートから登録番号だけを削除して使用するような行為は禁止されており、罰則の対象となる可能性があります。免税事業者は、従来の「区分記載請求書」の形式で領収書を発行する必要があります。

ケース3：受け取った領収書に不備があった場合の対処法

受け取った領収書に登録番号の記載漏れや金額の間違いなど、不備を発見した場合、どうすればよいのでしょうか。厳格なルールとして、買い手側が勝手に追記や修正を行うことは認められていません。例えば、取引先の登録番号を国税庁のサイトで調べて、自分で領収書に書き加えるといった行為は禁止されています。

正しい対処法は、以下の2つです。最も正式な方法は、発行元である売り手に連絡し、内容を修正した正しいインボイス（修正インボイス）を再発行してもらうことです。

毎回再発行を依頼するのは、双方にとって手間がかかります。そこで、国税庁は実務的な対応策も認めています。買い手側で正しい内容を記載した「仕入明細書」を作成したり、元の領収書の修正箇所を明記したりした上で、その内容について売り手の確認を得る方法です。

この確認は、メールでのやり取りや、電話の内容を記録したメモなどでも構いません。この確認をもって、修正が有効と認められます。

ケース4：領収書の電子保存と電子帳簿保存法

領収書の保存方法も、インボイス制度と並行して理解しておくべき重要なテーマです。特に「電子帳簿保存法」の改正により、ルールが大きく変わりました。守るべき大原則は「受け取った形式で保存する」ということです。

紙で受け取った領収書は、そのまま紙でファイリングして保存するか、スキャナで読み取って電子データとして保存するかを選択できます（スキャナ保存は任意）。

一方で、メール添付のPDFなど電子データで受け取った領収書は、必ず電子データのまま保存しなければなりません。これを印刷して紙で保存し、元の電子データを削除する行為は、電子帳簿保存法違反となります。

電子データで保存する際には、主に2つの要件を満たす必要があります。一つ目は、データの改ざんを防止する「真実性の確保」です。タイムスタンプが付与されたシステムの利用のほか、中小企業では「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を社内で定めて運用するだけでも要件を満たせます。

二つ目は、税務調査などの際に必要なデータをすぐに見つけ出し、表示できるようにしておく「可視性の確保」です。具体的には、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できる状態にしておく必要があります。高価な専用システムを導入しなくても、ファイル名を「20241026_株式会社ABC商事_110000.pdf」のように規則的に設定し、Excelなどで簡単な索引簿を作成すれば、この検索要件に対応可能です。

業務効率化の次の一手：経費精算システムの活用

インボイス制度への対応により、領収書のチェック、立替金精算書の作成、電子データの保存など、経理担当者の業務は確実に煩雑化しています。従業員数や取引件数が増えるにつれ、手作業での管理は限界を迎え、ミスや非効率の原因となります。そこで有効なのが、インボイス制度に対応した経費精算システムの導入です。

経費精算システムのメリット

経費精算システムには多くのメリットがあります。スマートフォンで撮影した領収書をOCR（光学的文字認識）で読み取り、記載事項を自動でデータ化する機能があります。さらに、国税庁の公表サイトと連携し、登録番号が有効かどうかを自動で判定してくれる機能も便利です。

従業員による経費申請から、上長の承認、経理担当者の確認、会計ソフトへのデータ連携まで、一連の流れをシステム上で完結させ、ペーパーレス化を実現できます。また、インボイス制度や電子帳簿保存法といった法改正に対応したシステムを選べば、自社で細かな要件を都度確認する手間が省け、コンプライアンスを確保しやすくなります。

経費精算システムの選び方

自社に合ったシステムを選ぶ際は、以下のポイントを比較検討するとよいでしょう。

• インボイス制度・電子帳簿保存法への対応
  両制度の要件を完全に満たしているかを確認します。
• 操作のしやすさ
  経理担当者だけでなく、全従業員がスマートフォンなどで直感的に使えるかが重要です。
• コスト
  従業員数に応じた料金体系など、自社の規模に見合っているかを検討します。
• 外部システムとの連携機能
  利用中の会計ソフトや給与計算ソフトとスムーズに連携できるかを確認します。

「楽楽精算」や「マネーフォワード クラウド経費」など、多くのシステムがインボイス制度に対応した機能を提供しています。

まとめ

インボイス制度は複雑ですが、押さえるべき要点は明確です。最後に、日々の業務で特に意識すべき重要なポイントを再確認します。

• 領収書は「税金」の書類であると心得る
  単なる経費の証憑ではなく、自社の納税額を左右する重要な税務書類です。一枚一枚を丁寧に扱いましょう。
• 「T+13桁」がすべてのはじまり
  受け取った領収書で、何よりも先に確認すべきは登録番号の有無です。この番号がなければ、仕入税額控除への道は閉ざされます。
• 「通常」と「簡易」の違いを理解し、業務を効率化する
  適格請求書と簡易インボイスの違い、特に宛名の要否を理解することが、従業員の立替経費精算をスムーズに進める鍵となります。
• 電子データは電子のまま保存する
  これは選択肢のない法律上の義務です。自社に合ったシンプルな方法で構わないので、必ずルールに沿った保存プロセスを確立してください。
• 不備があれば発行元に確認する
  自分で修正するのは絶対に避けてください。面倒でも、発行元に再発行を依頼するか、修正内容の確認を得るという正しい手順を踏むことが、将来の税務リスクを回避することにつながります。

インボイス制度は、事業者にとって新たな負担となる側面は否めません。しかし、そのルールを正しく理解し、自社の業務フローに組み込むことで、リスクを管理し、経理業務のDXを進める絶好の機会と捉えることもできます。この記事が、その一助となれば幸いです。