交通費はどこまで経費？個人事業主・法人向けに仕訳から精算方法まで解説

「交通費の経費計上で、もう1円も損しない」そんな未来を手に入れたいと思いませんか？日々の営業活動や出張で発生する交通費を正しく経費にできれば、手元に残るお金は確実に増えます。これは、賢い事業者だけが知っている節税の第一歩です。

この記事を最後まで読めば、あなたは交通費精算のプロフェッショナルになれます。税務調査で指摘されないための知識はもちろん、これまで見逃していた経費を見つけ出し、会社の利益を最大化する具体的な方法が身につきます。

「専門用語が多くて難しそう」と不安に思う必要はありません。この記事では、個人事業主や中小企業の経理担当者が明日からすぐ実践できるよう、複雑なルールを一つひとつ丁寧に、具体的な記入例を交えて解説します。あなたにも、必ずできます。

すべてはここから！交通費と名のつく3つの費用の違いを制する

交通費の経費精算で多くの人がつまずく最初の壁は、似ているようで全く異なる3つの費用、「旅費交通費」「交通費」「通勤手当」の区別です。

これらの違いを正確に理解することが、正しい経理処理と節税への第一歩となります。もし分類を誤ると、税務上のペナルティを受けたり、従業員の社会保険料計算に影響が出たりする可能性があるため、非常に重要です。

出張で使う「旅費交通費」

旅費交通費とは、従業員が会社の業務命令により、通常の勤務地から離れた遠隔地へ移動する際に発生する費用全般を指す勘定科目です。一般的に、宿泊を伴う出張などが該当します。

旅費交通費の範囲は広く、単なる移動費に留まりません。飛行機や新幹線などの交通費はもちろん、出張先でのホテルなどの宿泊費、業務に関連する食事代、さらには出張中の雑費を補填するための日当（出張手当）も含まれます。

これらの費用は、事業運営に必要不可欠な支出として扱われるため、原則として全額が会社の経費となり、受け取った従業員側も所得税が課税されない非課税扱いとなります。

近場の移動で使う「交通費」

交通費は、旅費交通費と異なり、従業員が所属する勤務地を拠点として、近距離の移動にかかる費用を指します。例えば、オフィスから同じ市内の取引先を訪問するための電車代やバス代、タクシー代などがあたります。

日常業務の中で頻繁に発生するのが特徴です。実務上は、経理処理の簡便化のため、この交通費も「旅費交通費」という一つの勘定科目にまとめて処理する企業が少なくありません。会計ルール上、この方法は認められており、多くの企業で採用されています。

通勤で使う「通勤手当」

通勤手当は、従業員が自宅から会社（勤務地）まで通勤するためにかかる費用を、会社が補助として支給する手当のことです。これは業務上の移動ではなく、業務の前提となる移動に対する費用であり、福利厚生の一環と位置づけられています。

法的に支給が義務付けられているわけではありませんが、ほとんどの企業が就業規則に定めて支給しています。税務上の扱いは旅費交通費と大きく異なり、従業員の給与所得の一部と見なされます。

ただし、国税庁が定める一定の非課税限度額までは所得税がかかりません。この限度額を超えて支給された分は、給与として課税対象になります。

この区別は極めて重要です。なぜなら、給与所得は所得税だけでなく社会保険料の算定基礎にも含まれるからです。

つまり、本来「旅費交通費」として非課税で処理すべき業務上の移動費を、誤って「通勤手当」として支給してしまうと、従業員の税金や社会保険料の負担が増え、手取り額が減ってしまう可能性があるのです。

ここで、3つの費用を整理します。

• 旅費交通費
  • 目的 遠隔地への出張など、非日常的な業務上の移動
  • 主な内容 飛行機・新幹線代、宿泊費、日当
  • 課税上の扱い 原則、全額非課税（会社経費）
  • 社会保険料への影響 影響なし
• 交通費
  • 目的 勤務地周辺での日常的な業務上の移動
  • 主な内容 電車代、バス代、近距離のタクシー代
  • 課税上の扱い 原則、全額非課税（会社経費）
  • 社会保険料への影響 影響なし
• 通勤手当
  • 目的 自宅と勤務地の間の通勤
  • 主な内容 定期券代、ガソリン代（通勤分）
  • 課税上の扱い 一定の限度額まで非課税、超過分は給与として課税
  • 社会保険料への影響 算定基礎に含まれる（従業員・会社双方の負担増）

「この交通費、経費で落ちる？」判断基準と具体例

交通費を経費にできるかどうかの最終的な判断基準は、その支出が「事業の遂行上、直接必要であったか」という一点に尽きます。この原則を理解すれば、日々の判断に迷うことは格段に減ります。

ここでは、具体的なケースを交えながら、経費にできるもの、できないもの、そして判断が難しいグレーゾーンについて解説します。

経費として認められる交通費の具体例

以下の費用は、事業との関連性が明確であるため、問題なく経費として認められます。

• 取引先への訪問 顧客や仕入先との打ち合わせのための電車代、バス代、タクシー代。
• 出張 遠隔地での業務に伴う飛行機代、新幹線代、宿泊費、現地での移動費。
• 研修・セミナーへの参加 業務に必要な知識や技術を習得するための研修会やセミナー会場までの交通費。
• 従業員の転勤 転勤に伴う本人および帯同家族の移動費や赴任手当など（社内規程に基づく）。

経費として認められない交通費の具体例

一方で、以下のような費用は事業との直接的な関連性が認められないため、経費にはできません。

• プライベートな旅行・観光 出張のついでに個人的に立ち寄った観光地の入場料や移動費。
• 日常の通勤 自宅から主たる勤務地までの往復にかかる費用（「通勤手当」の範疇）。
• 業務と無関係な移動 友人との食事や個人的な買い物など、事業目的ではない移動にかかった費用。

グレーゾーンの判断：「業務上の必要性」をどう示すか

実務で最も悩むのが、タクシーの利用や新幹線のグリーン車料金といった「少し贅沢かな？」と感じる費用です。これらが経費として認められるかどうかは、「業務上の必要性」を客観的に説明できるかにかかっています。

タクシーの利用

• 認められやすいケース アポイントの時間に間に合わない、重い機材や書類を運んでいる、公共交通機関が動いていない深夜・早朝の移動など、合理的な理由がある場合。
• 認められにくいケース 電車で数駅の距離を、特に理由なく利用した場合。

新幹線のグリーン車

• 認められやすいケース 普通席が満席だった、移動中に重要な資料の作成やオンライン会議を行う必要があり広いスペースと電源が必要だった、取引先の重要人物を接待するために同乗したなど、明確な理由がある場合。
• 認められにくいケース 特に理由なく、単に快適だからという理由で利用した場合。

税務調査で問われた際に重要なのは、なぜその選択をしたのかという根拠です。高額な交通費を精算する際には、領収書の余白や精算書の備考欄に「普通席満席のため」「〇〇社A様接待のため」といった理由をメモしておく習慣をつけましょう。

この一手間が、将来の税務リスクを大きく軽減します。単にルールを知るだけでなく、このように判断の根拠を記録する「文書化の技術」を習得することが、経費管理をマスターする上で極めて重要です。

【立場別】あなたに必要な交通費経費のルール

交通費を経費として処理する際の具体的なルールや注意点は、個人事業主・フリーランスと会社員とで大きく異なります。それぞれの立場に応じたポイントを正しく理解し、適切に対応することが重要です。

個人事業主・フリーランスの場合

個人事業主やフリーランスにとって、交通費は所得を計算する上で直接影響する重要な経費です。

事業関連性の原則

経費として計上できるのは、あくまで事業に直接関連する移動にかかった費用のみです。プライベートな移動と事業用の移動は明確に区別し、記録する必要があります。

家事按分の徹底

自家用車や自宅兼事務所の家賃など、一つの支出が事業用とプライベート用の両方にまたがる場合、家事按分（かじあんぶん）という手続きが必須です。

例えば、自家用車のガソリン代を経費にする場合、総走行距離のうち事業で使った距離の割合を算出し、その割合分だけを経費として計上します。この按分比率の根拠となる走行記録などを必ず保管しておきましょう。

交通費の請求方法による違い

クライアントから交通費を支給される場合、その処理方法には注意が必要です。契約時に「報酬に交通費を含めて請求する」のか、「実費を立替金として別途精算する」のかを明確にしておきましょう。

• 報酬に含める場合
  受け取った交通費は「売上」として計上し、実際に支払った交通費を「旅費交通費」として経費計上します。この場合、クライアントが源泉徴収義務者であれば、交通費を含んだ報酬総額に対して源泉徴収される可能性があります。
• 立替金として精算する場合
  クライアントのために一時的にお金を立て替えただけなので、売上にも経費にも計上しません。会計上は「立替金」勘定で処理し、入金時に相殺します。この方法は、売上高を低く抑えたい場合や、源泉徴収の手間を避けたい場合に有効です。

確定申告

一年間の事業に関連する交通費をすべて集計し、「旅費交通費」として経費に計上します。これにより課税所得が減り、所得税や住民税の節税につながります。

会社員の場合

会社員の場合、交通費は基本的に会社が負担するため、個人事業主とは考え方が異なります。

経費精算のプロセス

業務で発生した交通費は、まず従業員が立て替え、後日、会社のルール（社内規程）に従って交通費精算書を提出し、精算を受けるのが一般的です。この精算された金額は、給与ではなく経費の実費弁済であるため、所得税はかかりません。

特定支出控除

会社員でも、業務に関連する支出で会社から補填されないものが多額にある場合、特定支出控除という制度を利用して確定申告をすることで、税金が還付される可能性があります。

対象となる支出には、通勤費や職務上の旅費などが含まれます。ただし、その年の特定支出の合計額が「給与所得控除額の半分」を超える必要があり、利用のハードルは高いのが実情です。また、適用には会社が発行する証明書が必要となります。

実務のキホン：支払いから精算までの完璧フロー

交通費精算の実務は、正確な証拠書類の管理と、支払い方法に応じた適切な会計処理が鍵となります。ここでは、日々の業務で直面する具体的なシナリオに沿って、完璧な処理フローを解説します。

証拠の王様「領収書」と、ない時の救世主「出金伝票」

経費精算の基本は、支払いの事実を証明する客観的な証拠を残すことです。

領収書の重要性

新幹線や飛行機、タクシー代など、高額になりがちな交通費では領収書の入手が必須です。また、消費税の仕入税額控除の観点から、税込3万円以上の取引では領収書（インボイス）の保存が法律で義務付けられています。

領収書は、税務調査の際に支出の正当性を証明するための最も強力な証拠となります。

出金伝票の正しい書き方

電車やバスなど、少額で領収書が発行されない交通機関を利用した場合は、出金伝票を作成することで経費として認められます。出金伝票には、以下の項目を必ず記載しましょう。

• 日付 実際に交通機関を利用した日
• 支払先 利用した交通機関名（例：「JR東日本」）
• 勘定科目 「旅費交通費」
• 摘要 利用目的と区間（例：「株式会社〇〇 打ち合わせのため、渋谷駅～品川駅」）
• 金額 支払った運賃

この記録により、領収書がなくても取引の事実を客観的に示すことができます。

ICカード（Suica/PASMO）の罠 チャージと利用の正しい仕訳

交通系ICカードは便利ですが、会計処理には注意が必要です。最も重要な原則は、「チャージした時点では経費にならない」ということです。チャージは、現金を電子マネーという資産に交換しただけであり、経費の発生ではありません。

原則的な処理方法（利用の都度、仕訳）

この方法が最も正確で、税務上も推奨されます。

チャージ時 現金10,000円をチャージした場合

(借方) 仮払金 10,000 / (貸方) 現金 10,000

「仮払金」や「預け金」といった資産勘定で処理します。

利用時 電車代500円を支払った場合

(借方) 旅費交通費 500 / (貸方) 仮払金 500

実際に費用が発生した時点で、「旅費交通費」に振り替えます。

簡便的な処理方法（交通費専用カードの場合）

そのICカードを交通費の支払いにしか使わないと決めている場合は、以下の簡便法も認められています。

チャージ時 全額を費用として計上します。

(借方) 旅費交通費 10,000 / (貸方) 現金 10,000

期末（決算時） 未使用の残高を資産に振り替えます。期末残高が2,000円の場合

(借方) 貯蔵品 2,000 / (貸方) 旅費交通費 2,000

これにより、当期の費用が正しく計算されます。

どちらの方法を採用するにせよ、駅の券売機や専用アプリで利用履歴を印字・保存し、支出の証拠とすることが不可欠です。

自家用車を業務で使う ガソリン代の経費計上ステップ

個人事業主などが自家用車を業務に利用した場合、ガソリン代やその他の関連費用を経費にできますが、家事按分が必須です。以下のステップで正確に計算しましょう。

ステップ1 記録をつける

日々の運転日報などで、その日の総走行距離と、どの訪問先まで何km移動したかという業務での走行距離を記録します。この記録が、按分割合の客観的な根拠となります。

ステップ2 事業使用割合を計算する

月次または年次で、以下の式を用いて事業使用割合を算出します。

事業使用割合 (%) = 事業での総走行距離 ÷ 全体の総走行距離 × 100

ステップ3 経費計上額を算出する

その期間にかかったガソリン代の合計に、算出した事業使用割合を掛け合わせます。

経費計上額 = ガソリン代合計 × 事業使用割合

計算例

1ヶ月の総走行距離が1,000km、うち事業での走行距離が400km、1ヶ月のガソリン代合計が15,000円だった場合を考えます。

事業使用割合は、400km ÷ 1,000km = 40% となります。

経費計上額は、15,000円 × 40% = 6,000円 です。

この6,000円を「旅費交通費」「車両費」「燃料費」などの勘定科目で経費計上します。一度決めた勘定科目は継続して使用することが重要です。

また、家事按分の対象はガソリン代に限りません。自動車税、保険料、車検費用、駐車場代なども同様に按分して経費に計上できます。これらの費用を見逃さず計上することが、節税効果を最大化するポイントです。

例えば、年間の費用が以下の場合を考えます。

ガソリン代が180,000円（事業使用割合40%）であれば、経費計上額は72,000円です。

高速道路料金が50,000円（事業利用分が明確なため100%）であれば、経費計上額は50,000円です。

自動車税が34,500円（事業使用割合40%）であれば、経費計上額は13,800円です。

任意保険料が60,000円（事業使用割合40%）であれば、経費計上額は24,000円です。

車検費用が100,000円（事業使用割合40%）であれば、経費計上額は40,000円です。

（按分の根拠は、ガソリン代や高速代は走行距離に基づき、その他は走行距離または使用日数で按分します。）

守りから攻めへ！交通費管理を最適化する上級戦略

これまでのルールを守る「守り」の経費管理から一歩進んで、制度を積極的に活用して節税や業務効率化を図る「攻め」の戦略を取り入れましょう。ここでは、特に効果の高い2つの上級戦略を紹介します。

会社の憲法「出張旅費規程」で大きな節税メリットを

出張旅費規程とは、出張に関する交通費、宿泊費、日当などのルールを会社として正式に定めた文書のことです。この規程を整備することで、単なる経費精算のルール作り以上の、大きな経営上のメリットが生まれます。

メリット1 絶大な節税効果

規程を設ける最大のメリットは、日当（出張手当）を非課税で支給できる点にあります。日当は、出張中の食事代や細かな雑費を補填するために定額で支払われる手当です。

この日当は、会社側では「旅費交通費」として全額損金（経費）に算入できる一方、受け取った役員や従業員側では所得税がかからない非課税所得として扱われます。

これは、実質的に会社の利益を非課税で個人に移転できる、極めて強力な節税策です。給与を上げる場合は所得税や社会保険料がかかりますが、日当にはそれがありません。

メリット2 経費精算業務の劇的な効率化

日当を定額で支給することで、出張者は昼食代などの細かな領収書を集めて精算する必要がなくなります。これにより、申請者の手間が省けるだけでなく、経理担当者のチェック作業も大幅に簡素化され、会社全体の生産性が向上します。

メリット3 公平性の確保と不正防止

役職ごとに宿泊費の上限額や利用可能な交通手段を明確に定めておくことで、「あの人の出張費は高すぎる」といった社内の不公平感をなくし、経費利用の透明性を高めることができます。

日当の相場

日当の金額に法的な上限はありませんが、社会通念上、あまりに高額だと給与と見なされるリスクがあります。同業他社の水準を参考に、妥当な金額を設定することが重要です。一般的な相場は以下の通りです。

• 一般社員 日帰り 2,000円程度、宿泊 2,500円程度
• 役員・社長 日帰り 3,000～5,000円程度、宿泊 4,000～15,000円程度

この規程は、特定の役員だけでなく、全従業員を対象としなければ税務上の有効性が認められない点に注意が必要です。出張旅費規程の導入は、単なる管理業務から、節税と従業員満足度向上を両立させる戦略的な財務活動へと昇華させる一手です。

DXの波に乗る「経費精算システム」導入のすすめ

手作業による交通費精算は、申請ミスや確認の手間、書類の保管など、多くの非効率を内包しています。これらの課題を根本的に解決するのが、経費精算システムの導入です。

主な機能とメリット

• ICカード連携 SuicaやPASMOなどの交通系ICカードをリーダーにかざすだけで、利用履歴（日付、区間、運賃）が自動でシステムに取り込まれます。手入力が不要になり、入力ミスや不正申請のリスクが激減します。
• 経路検索・運賃自動計算 乗換案内サービスと連携し、出発地と目的地を入力するだけで最適な経路と運賃を自動で算出します。定期区間の運賃を自動で控除する機能もあり、計算の手間とミスを防ぎます。
• スマートフォン対応とOCR機能 スマホアプリを使えば、外出先からいつでも経費申請が可能です。領収書をスマホのカメラで撮影するだけで、日付や金額を自動でデータ化（OCR機能）してくれるため、隙間時間で精算作業が完了します。

電子帳簿保存法への対応

2024年1月から、電子メールで受け取ったPDFの領収書や、Webサイトからダウンロードした利用明細などの電子取引データは、電子データのまま保存することが法律で義務化されました。

最新の経費精算システムの多くは、この電子帳簿保存法の要件に対応しており、システムを導入するだけで法改正への対応が完了します。これはもはや単なる効率化ツールではなく、法規制を遵守するための必須ツールと言えます。

まとめ：交通費経費の重要ポイント再確認

交通費の経費精算を完璧にこなすことは、節税と業務効率化に直結する重要な経営課題です。最後に、本記事で解説した最も重要なポイントを再確認しましょう。

• 言葉を区別する
  まずは「旅費交通費（出張）」「交通費（近距離業務）」「通勤手当（通勤）」の3つを明確に区別し、正しく使い分けることがすべての基本です。
• 証拠を残す
  領収書がない場合は、必ず「出金伝票」を作成しましょう。タクシー利用やグリーン車など、判断が分かれそうな費用には、理由をメモする習慣があなたを守ります。
• 按分を徹底する
  自家用車を業務で使う場合は、走行距離などの客観的な記録に基づき、厳密に「家事按分」を行ってください。ガソリン代以外の関連費用も忘れずに計上しましょう。
• 規程で戦略を立てる
  節税効果と業務効率化を最大化するために、「出張旅費規程」を整備し、非課税の日当制度を導入することを強く推奨します。
• デジタル化を進める
  手作業の限界を認め、「経費精算システム」を導入しましょう。ミスの削減、時間の節約、そして電子帳簿保存法への対応という、一石三鳥の効果が得られます。

これらのポイントを実践することで、あなたは交通費精算に関する不安から解放され、より本質的な事業活動に集中できるようになるはずです。