決算書の作り方とは？初心者でもわかる作成手順と効率化の方法について

決算書の作成をマスターすることは、単なる法律上の義務を果たすだけではありません。それは、自社の経営状態を正確に映し出す鏡を手に入れ、的確な戦略を立て、ときには外部からの信頼を得て資金を確保し、ビジネスを持続的に成長させるための強力な武器となります。

決算書作りは、あなたのビジネスの未来を切り拓くための、きわめて価値のある投資といえるでしょう。

この記事を読んでいるあなたは、「貸借対照表」や「決算整理仕訳」といった専門用語に、少し戸惑いを感じているかもしれません。ご安心ください。

この記事は、その複雑に見えるプロセスを一つひとつ丁寧に解き明かすために作られました。法人経営者の方にも、個人事業主の方にも役立つ、明確で具体的な手順を示すことで、決算書作成という難解な作業を、管理可能で価値あるスキルへと変えていきます。

この記事を読み終えるころには、あなたは決算書の「作り方」を理解しているだけではないはずです。

各ステップが「なぜ」重要なのかという本質を掴み、自社の財務状況を完全にコントロールできるようになるでしょう。さあ、ビジネスを成功に導くための第一歩を、ここから踏み出しましょう。

そもそも決算書とは？経営に不可欠な「財務三表」を理解する

決算書は、事業年度ごとに企業の経営成績や財務状態をまとめた書類の総称で、正式には「財務諸表」と呼ばれます。まずは、なぜ決算書を作成する必要があるのか、そしてその中核をなす「財務三表」とは何かを理解することが大切です。

決算書の目的 なぜ作成する必要があるのか

決算書の作成には、大きくわけて3つの重要な目的があります。

自社の経営状況を把握するため（内部利用）

決算書は、経営者自身が会社の財政状態や経営成績を客観的に把握するための最も重要な資料です。どこで利益が出て、どこに課題があるのかを数字で理解することで、今後の経営方針を的確に決定できます。

利害関係者への報告のため（外部報告）

株式会社であれば株主、融資を受けていれば金融機関、そして大切な取引先など、会社の外部には多くの利害関係者がいます。決算書は、これらの人々に対して会社の健全性や信頼性を示すための公式な報告書としての役割を果たします。

税金を計算し、申告するため

法人税や所得税、消費税などの納税額は、決算書で確定した利益（所得）をもとに計算されます。正確な決算書を作成することは、適正な納税を行うための大前提となります。

健康診断書に例えられる「財務三表」の役割

決算書は複数の書類で構成されますが、その中でも特に重要とされるのが「財務三表」と呼ばれる3つの書類です。これらは、いわば会社の「健康診断書」のようなもので、それぞれ異なる側面から会社の状態を教えてくれます。

貸借対照表（たいしゃくたいしょうひょう / B/S）

決算日時点での会社の財産状況を示す「スナップショット」です。会社がどれくらいの財産（資産）を持ち、どれくらいの借金（負債）を抱えているのかが一目でわかります。

「資産 = 負債 + 純資産」という等式が必ず成り立ちます。右側の「負債」と「純資産」は会社がどのようにお金を集めたか（資金調達）を示し、左側の「資産」はその集めたお金を何に使っているか（資金運用）を示しています。

主要な項目として、以下の3つがあります。

資産は、現金預金、売掛金、建物、土地など、会社が保有するプラスの財産です。

負債は、買掛金、借入金など、いずれ返済が必要なマイナスの財産です。

純資産は、株主からの出資金（資本金）や、これまでの利益の蓄積など、返済不要の自己資本です。

損益計算書（そんえきけいさんしょ / P/L）

一会計期間における会社の経営成績を示す「ビデオ」です。「どれだけ売上があり、どれだけ費用がかかり、最終的にどれだけ儲かったのか」という事業の収益性を表します。

売上高から始まり、さまざまな費用を差し引いていき、最終的な利益である当期純利益を計算する流れになっています。この過程で、事業の段階ごとの儲けを示す「5つの利益」が計算されます。

キャッシュ・フロー計算書（C/F）

一会計期間における、実際の現金の流れ（増減）を示す書類です。損益計算書の利益と、手元にある現金の額は必ずしも一致しません。

この書類を見ることで、利益は出ているのに現金が不足する「黒字倒産」のリスクなどを把握できます。

現金の増減を「営業活動」「投資活動」「財務活動」の3つの区分で表示します。

なお、上場企業には作成義務がありますが、非上場の中小企業には法律上の作成義務はありません。しかし、資金繰りの管理を正確に行うために、作成することが強く推奨されます。

これら財務三表は、それぞれが独立しているわけではなく、密接に関連し合っています。損益計算書で生まれた利益は、貸借対照表の純資産を増やし、キャッシュ・フロー計算書の現金の増加要因となります。1つの書類だけを見るのではなく、3つを併せて読むことで、初めて会社の経営状態を立体的かつ正確に理解できます。

【法人向け】決算書作成の全ステップ

法人、特に株式会社の決算書作成は、会計処理だけでなく、法的な手続きも含む一連のプロセスです。ここでは、その全ステップを順を追って解説します。

ステップ1 準備 必要な書類を揃える

正確な決算作業を始める前に、まずは一年間の取引の証拠となる書類をすべて集め、整理することから始めます。これが決算の土台となります。

• 総勘定元帳（すべての取引を勘定科目ごとに記録した中心的な会計帳簿）
• 領収書綴り（経費の支払いを証明する領収書をまとめたもの）
• 請求書（売上や仕入れの内容を確認するための書類）
• 預金通帳のコピーやオンラインバンキングの明細（現金の入出金記録を正確に把握するために必要）
• 借入金の返済予定表や預金の残高証明書（金融機関からの借入残高や預金残高を証明する書類）
• 前期の決算書（設立2年目以降の場合、前期からの繰越資産や負債、減価償却の計算などで必要）

ステップ2 日々の記帳と残高確認

決算は、日々の正確な記帳の積み重ねの上に成り立っています。決算期末に一年分をまとめて処理しようとすると、膨大な作業量になるだけでなく、ミスも発生しやすくなります。取引が発生するたびに、会計ソフトなどを活用して記帳する習慣が重要です。

記帳が完了したら、残高照合を行います。これは、帳簿上の勘定科目残高（現金、預金、売掛金など）と、預金通帳の残高や取引先への請求書の控えといった外部の客観的な資料とを突き合わせ、金額が一致しているかを確認する作業です。これにより、記帳の正確性を担保します。

ステップ3 決算整理仕訳 正確な期間損益を計算する

決算整理仕訳とは、期中の取引記録を、決算日時点の正しい状態に修正するための特別な仕訳作業です。これにより、その事業年度に帰属する収益と費用を正確に対応させ、正しい利益を計算できます。

在庫を数える「棚卸」と売上原価の確定

期末時点で残っている商品や製品、原材料などの在庫を実際に数え、その金額を確定させる作業を棚卸といいます。この棚卸資産の金額をもとに、その期に売れた商品にかかった原価である売上原価を計算します。

売上原価は、以下の計算式で求められます。

売上原価 = 期首商品棚卸高 + 当期商品仕入高 – 期末商品棚卸高

例えば、期首在庫が10万円、当期仕入が100万円、期末に棚卸をしたら在庫が20万円だった場合、売上原価は 10万円 + 100万円 – 20万円 = 90万円 となります。この計算結果を帳簿に反映させる仕訳を行います。

固定資産の価値を費用化する「減価償却」

建物や車両、機械設備などの高額な資産（固定資産）は、購入した年に全額を費用とするのではなく、使用できる期間（耐用年数）にわたって、少しずつ費用として計上していきます。この手続きを減価償却といいます。

例えば、200万円の機械を耐用年数10年（定額法、残存価額ゼロ）で購入した場合、毎年 200万円 ÷ 10年 = 20万円 を減価償却費として費用計上します。

その他の重要な整理仕訳（経過勘定など）

他にも、当期に発生した費用でまだ支払っていないもの（未払費用）や、翌期以降の費用を当期に前払いしたもの（前払費用）などを計上し、収益と費用を正しい会計期間に帰属させるための調整を行います。

ステップ4 試算表の作成と検証

決算整理仕訳が完了したら、すべての勘定科目の残高を一覧にした試算表を作成します。試算表の主な目的は、帳簿の借方合計と貸方合計が一致しているかを確認し、転記ミスなどがないかを検証することです。ここで合計が一致しなければ、どこかの段階で誤りがある証拠なので、原因を特定し修正する必要があります。

ステップ5 決算書の作成

試算表の数字が確定したら、その数字をもとに最終的な決算書を作成します。非上場の中小株式会社が作成を義務付けられている主な決算書は以下の通りです。

• 貸借対照表
• 損益計算書
• 株主資本等変動計算書（純資産の変動理由を示す書類）
• 個別注記表（決算書の補足説明を記載する書類）

ステップ6 承認と申告・納税

法人の決算プロセスで特徴的なのが、この承認手続きです。作成した決算書は、まず取締役会で承認され、その後、会社の最高意思決定機関である定時株主総会で株主の承認を得る必要があります。

この承認プロセスは、単なる形式的な手続きではありません。会社の経営を委託されている経営陣が、会社の所有者である株主に対して、一年間の経営成績と財政状態を報告し、その責任を果たすという、コーポレート・ガバナンス（企業統治）の根幹をなす重要な行為です。

株主総会で承認されて初めて、その期の決算が正式に確定します。そして、確定した決算書をもとに法人税申告書などの税務申告書類を作成し、原則として事業年度終了の日の翌日から2ヶ月以内に税務署へ提出し、納税を完了させる必要があります。

【個人事業主向け】青色申告決算書の作り方

個人事業主の決算は、主に所得税の確定申告のために行います。特に節税メリットの大きい青色申告を選択する場合、特有の決算書を作成する必要があります。

青色申告と白色申告の違いとメリット

個人事業主の確定申告には、白色申告と青色申告の2種類があります。

白色申告

簡易な帳簿付けで済みますが、税制上の特典は特にありません。決算書として収支内訳書を提出します。

青色申告

複式簿記での記帳など一定の要件を満たす必要がありますが、最大65万円の青色申告特別控除や、赤字を翌年以降3年間繰り越せる純損失の繰越控除など、大きな節税メリットがあります。

青色申告決算書（4ページ構成）の作成手順

青色申告では、青色申告決算書という4ページ構成の書類を作成します。効率的に作成するためには、必ずしも1ページ目から始めるのではなく、以下の順番で進めるのがポイントです。

2・3ページ目 損益計算書の内訳

まず、ここから書き始めます。月別の売上や仕入、従業員への給料賃金、地代家賃、そして減価償却費の計算など、損益計算書の各項目の詳細な内訳を記入します。ここで計算した合計額を、1ページ目に転記します。

1ページ目 損益計算書

2ページ目と3ページ目で計算した各項目の合計額を転記し、一年間の売上から経費を差し引いて、最終的な所得金額（儲け）を計算します。

4ページ目 貸借対照表

この貸借対照表の提出が、55万円または65万円の青色申告特別控除を受けるための必須条件であり、そのためには複式簿記による記帳が必要です。期首（1月1日）と期末（12月31日）時点での資産、負債、そして個人事業主特有の資本項目（元入金、事業主貸、事業主借）の残高を記入します。

なお、10万円の特別控除を受ける場合は、このページの作成・提出は不要です。

この青色申告制度、特に65万円控除の仕組みは、単なる税金の優遇措置ではありません。国が税制上のメリットをインセンティブとして、個人事業主に対して、損益だけでなく財産状況までを正確に把握する「複式簿記」という、より高度な会計管理手法の導入を促していると捉えることができます。つまり、この制度を利用することは、節税だけでなく、自身の事業の財務体質を強化し、より近代的な経営管理へ移行するきっかけにもなります。

初心者がつまずきやすい「家事按分」の計算方法

自宅兼事務所で仕事をしている個人事業主にとって、避けては通れないのが家事按分（かじあんぶん）です。これは、家賃や水道光熱費、通信費など、事業用と私生活用で兼用している支出を、合理的な基準で事業用の経費と私用の支出に分ける計算のことです。

家賃

事業で使用している部屋の床面積の割合で按分するのが一般的です。

例えば、家全体の面積が60平方メートルで、事業用の部屋が15平方メートルの場合、事業用割合は 15平方メートル ÷ 60平方メートル = 25% となります。月々の家賃が10万円なら、10万円 × 25% = 2万5,000円 が経費になります。

水道光熱費

事業でPCなどを使った時間の割合で按分する方法があります。

例えば、1週間の総時間（24時間 × 7日 = 168時間）のうち、事業で42時間使用した場合、事業用割合は 42時間 ÷ 168時間 = 25% となります。月の電気代が1万円なら、1万円 × 25% = 2,500円 が経費になります。

通信費

インターネット料金なども、事業での使用日数や時間の割合で按分します。

例えば、週5日、事業でインターネットを使用する場合、事業用割合は 5日 ÷ 7日 ≒ 71% となります。月の通信費が1万円なら、1万円 × 71% = 7,100円 が経費になります。

車両関連費

ガソリン代や自動車税などは、事業での走行距離の割合で按分するのが合理的です。

例えば、月間総走行距離が500kmで、うち事業での走行が200kmの場合、事業用割合は 200km ÷ 500km = 40% となります。月のガソリン代が1万円なら、1万円 × 40% = 4,000円 が経費になります。

決算書作成を劇的に効率化する2つのツール

手作業での決算書作成は、時間がかかるうえに計算ミスや転記漏れのリスクが伴います。現代では、これらの作業を劇的に効率化し、正確性を高めるツールが存在します。

会計ソフトの活用 自動化でミスなく時間短縮

マネーフォワード クラウド会計、freee会計、弥生会計といった市販の会計ソフトを導入することは、決算書作成を効率化する最も効果的な方法です。

取引の自動取込と自動仕訳

銀行口座やクレジットカードを連携させれば、取引明細が自動で取り込まれ、AIが勘定科目を推測して仕訳を提案してくれます。これにより、手入力の手間と入力ミスが大幅に削減されます。

帳簿の自動作成

日々の取引を入力するだけで、仕訳帳や総勘定元帳といった主要な会計帳簿が自動で作成されます。手作業での転記が不要になるため、転記ミスが起こりません。

決算書の自動作成

決算期には、一年間のデータをもとに、ボタン一つで貸借対照表や損益計算書などの決算書を自動で作成できます。

法令改正への対応

クラウド型のソフトであれば、税制改正などがあっても自動で最新の法令に対応したバージョンにアップデートされるため安心です。

国税庁「確定申告書等作成コーナー」の活用法

費用をかけずに決算・申告をしたい場合には、国税庁が無料で提供しているウェブサイト「確定申告書等作成コーナー」が有効な選択肢となります。

これは、画面の案内に従って売上や経費などの金額を入力していくだけで、所得税の計算が自動で行われ、青色申告決算書や確定申告書といった必要書類一式を作成できるシステムです。作成した書類は、印刷して郵送で提出することも、そのままe-Taxを利用して電子申告することも可能です。

これらのツールの選択は、単に「有料か無料か」という問題ではありません。あなたの目的が、年に一度の税務申告を済ませることだけであれば、国税庁の無料ツールで十分かもしれません。

しかし、日々の財務データを経営判断に活かし、リアルタイムで業績を把握し、ビジネスを能動的に管理していきたいのであれば、会計ソフトは強力な「経営管理プラットフォーム」として機能するでしょう。

作成した決算書を経営に活かすための見方【初心者向けポイント】

決算書は、作成して提出したら終わりではありません。そこに書かれた数字を読み解き、自社の経営に活かすことこそが、最も重要です。ここでは、初心者でも押さえておきたい3つの分析視点を紹介します。

会社の安全性を見る 倒産しにくい会社か？

安全性分析は、会社の支払い能力、つまり「倒産しにくさ」を測るための指標です。

自己資本比率

自己資本 ÷ 総資本 × 100

会社の全財産のうち、返済不要の自己資本がどれくらいの割合を占めるかを示します。この比率が高いほど、借入への依存度が低く、財務的に安定していると評価されます。

流動比率

流動資産 ÷ 流動負債 × 100

1年以内に現金化できる資産（流動資産）が、1年以内に返済が必要な負債（流動負債）をどれだけ上回っているかを示します。短期的な支払い能力を測る指標で、100%を大きく上回っているのが理想です。

営業活動によるキャッシュ・フロー

本業の営業活動で、どれだけ現金を稼げているかを示します。この項目がマイナスの場合、本業で現金を生み出せていない危険な状態を意味し、改善が必要です。

会社の収益性を見る 効率よく稼げているか？

収益性分析は、会社がどれだけ効率的に利益を生み出しているか、つまり「稼ぐ力」を測るための指標です。損益計算書に記載されている「5つの利益」が、その分析の鍵となります。

• 売上総利益（粗利）：商品やサービスそのものの魅力を示す利益
• 営業利益：本業での稼ぐ力を示す最も重要な利益
• 経常利益：本業に加えて、財務活動なども含めた会社全体の経常的な収益力
• 税引前当期純利益：税金を支払う前の、臨時的な損益も含めた利益
• 当期純利益：すべての活動の結果、最終的に会社に残った利益

これらの利益の額や、売上高に対する比率を過去の年度と比較することで、会社の収益構造がどのように変化しているかを読み取れます。

【比較表】法人と個人事業主の決算・申告の主な違い

決算の進め方やルールは、法人と個人事業主で大きく異なります。以下の表で主な違いを確認しておきましょう。

特徴	法人	個人事業主
決算期	自由に設定可能	1月1日～12月31日に固定
主要な作成書類	決算報告書（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書など）	青色申告決算書 または 収支内訳書
申告・納税期限	事業年度終了の翌日から2ヶ月以内	翌年の3月15日まで
決算の承認	株主総会での承認が必要	不要
事業主の給与	役員報酬として経費計上可能	経費にできない（事業主貸で処理）

まとめ 正確な決算書作成で、信頼されるビジネスを築こう

決算書の作り方を理解し、実践することは、ビジネスの羅針盤を手に入れることに他なりません。そのプロセスは、(1)日々の丁寧な記帳から始まり、(2)期末の決算整理仕訳で正確な数字を確定させ、(3)会計ソフトなどの適切なツールを活用し、(4)最終的な決算書として結実します。

この一連の作業は、税金を正しく納めるという義務を果たすだけでなく、金融機関や取引先からの信頼を獲得し、事業の成長を支える基盤となります。

決算書作成は、決して単なる事務作業ではありません。自社の過去を正確に記録し、現在地を客観的に把握し、そして未来への確かな一歩を踏み出すための、経営者にとって最も重要な能力の一つです。この記事が、あなたがその能力を身につけ、より強く、信頼されるビジネスを築き上げるための一助となれば幸いです。