経費精算書の無料テンプレート、書き方から電帳法まで解説

「また経費精算の締め日が来た」「領収書の整理が面倒で後回しにしてしまう」。多くのビジネスパーソンにとって、経費精算は時間と手間のかかる悩みの種です。

立替えた経費がなかなか精算されず、もどかしい思いをした経験は誰にでもあるでしょう。この繰り返される非効率な作業から解放され、本来の業務にもっと集中したい、そう考えるのは当然のことです。

この記事は、そんなあなたのための記事です。まずは、いますぐ使える無料の経費精算書テンプレートを提供し、あなたの目の前の課題を解決します。しかし、私たちの目的はそれだけではありません。

テンプレートの使い方にとどまらず、差し戻しを防ぐ完璧な書き方、そして現代のビジネス環境で避けては通れない「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」といった法改正への対応まで、経費精算にまつわる全てを網羅的に解説します。

「法律の話は難しそう」と感じるかもしれません。ご安心ください。本記事で紹介する知識や手順は、経理の専門家でなくても誰もが理解し、実践できるものばかりです。

この記事を最後まで読めば、あなたは単に書類を作成するだけでなく、会社全体の業務効率を高め、法的なリスクから組織を守るための、より本質的な解決策まで手に入れることができるでしょう。

今すぐ使える！目的別の経費精算書無料テンプレート集

経費精算業務を効率化する第一歩は、標準化されたフォーマットを導入することです。ここでは、様々なビジネスシーンで活用できるよう、目的別に最適化されたテンプレートを複数用意しました。

これらのテンプレートは、多くの企業で利用されている実績のある書式を基にしており、誰でも直感的に使えるように設計されています。自社でフォーマットを作成する際の参考にしてください。

経費精算書（一般用）

消耗品の購入や書籍代など、日常的に発生する様々な経費の精算に適した汎用的なテンプレートです。

経費精算書

申請日：　　年　　月　　日

所属部署：

氏名：

支払日	勘定科目	内容・目的	支払先	金額	領収書
年 月 日				円	有・無
年 月 日				円	有・無
年 月 日				円	有・無

合計金額：　　　　　　円

承認欄

経理担当：

部長：

役員：

旅費交通費精算書

出張時の交通費、宿泊費、日当などをまとめて精算するためのテンプレートです。出張申請書とセットで使うと管理がよりスムーズになります。

旅費交通費精算書

申請日：　　年　　月　　日

所属部署：

氏名：

出張期間：　　年　　月　　日　～　　年　　月　　日

出張先：

出張目的：

日付	区分	内容（交通区間・宿泊先等）	金額	備考
年 月 日	交通費		円
年 月 日	宿泊費		円
年 月 日	日当		円

合計金額：　　　　　　円

承認欄

経理担当：

部長：

役員：

交通費精算書

顧客訪問など、日々の業務で発生する電車やバス代といった交通費の精算に特化したシンプルな書式です。

交通費精算書

申請日：　　年　　月　　日

所属部署：

氏名：

日付	訪問先	交通機関	出発地 → 到着地	区分	金額
年 月 日			→	片道・往復	円
年 月 日			→	片道・往復	円
年 月 日			→	片道・往復	円

合計金額：　　　　　　円

承認欄

経理担当：

部長：

出張申請書

出張前に目的や日程、概算費用を明記し、上長の承認を得るための書類です。事前の承認プロセスを確立することで、経費の透明性を高めます。

出張申請書

申請日：　　年　　月　　日

所属部署：

氏名：

出張期間：　　年　　月　　日　～　　年　　月　　日

出張先・訪問先：

出張目的：

概算費用

交通費：　　　　　円

宿泊費：　　　　　円

その他：　　　　　円

合計（概算）：　　　　　円

備考：

承認欄

部長：

役員：

交際費精算書

取引先との会食や贈答など、接待交際費を精算するためのテンプレートです。税務上、特に厳格な管理が求められるため、参加者や目的を詳細に記録する欄が設けられています。

交際費精算書

申請日：　　年　　月　　日

所属部署：

氏名：

支払日：　　年　　月　　日

支払先：

金額：　　　　　　円

目的：

参加者

（社内）

（社外）会社名：　　　　　　氏名：

承認欄

経理担当：

部長：

仮払経費精算書

出張やプロジェクトなどで事前に概算費用を受け取る「仮払金」について、実際に使用した経費を報告し、差額を精算するための書類です。仮払申請書と合わせて使用します。

仮払経費精算書

申請日：　　年　　月　　日

所属部署：

氏名：

仮払申請日：　　年　　月　　日

仮払金額：　　　　　　円

経費明細

支払日	内容	金額
年 月 日		円
年 月 日		円

経費合計：　　　　　　円

差引過不足額：　　　　　　円（返金・追加精算）

承認欄

経理担当：

部長：

これらのテンプレートは、マネーフォワードやfreee、大塚商会といった多くのサービス提供企業も基本的な書式として提供しており、ビジネスにおける普遍的な必要性を示しています。まずは自社の業務に最も近いものから試してみてください。

もう差し戻されない！経費精算書の完璧な書き方マニュアル

テンプレートを手に入れても、記入内容に不備があれば経理担当者からの差し戻しが発生し、かえって時間がかかってしまいます。ここでは、誰が見ても分かりやすく、スムーズに承認される経費精算書の書き方を徹底的に解説します。

経費精算書に必須の基本項目

企業やテンプレートの種類によって多少の違いはありますが、以下の項目は経費を正しく管理するために不可欠です。漏れなく正確に記入することを心がけましょう。

• 申請日
  経費精算書を作成し、提出する日付を記入します。
• 申請者情報
  氏名、所属部署、社員番号など、誰が申請したかを明確にします。
• 支払日
  実際に経費を立て替えた日付を記入します。領収書の日付と一致させる必要があります。
• 支払先
  商品やサービスを購入した店の名称や会社名を記入します。
• 用途・目的
  最も重要な項目の一つです。「打ち合わせ」のような曖昧な表現ではなく、「株式会社〇〇様との新製品に関する打ち合わせのため」など、第三者が見ても内容が具体的に理解できるように記入します。
• 金額
  支払った金額を正確に記入します。

費用の種類別 書き方のポイントと注意点

経費の種類によって、追加で記載すべき情報や注意点が異なります。

交通費

「どの経路を」「どの交通機関で」移動したのかを明記します。「東京駅 → 溜池山王駅（電車）」のように、出発地と到着地を具体的に記載しましょう。

業務上の移動であっても、自宅から会社までの通勤定期区間内の運賃は控除するのが一般的です。会社の規定を必ず確認してください。

交際費・会議費

税務調査で厳しくチェックされる項目です。「誰と」「何の目的で」支出したのかを明確にするため、参加した相手の会社名・氏名、および打ち合わせの目的などを具体的に記載する必要があります。

領収書の扱い

経費精算の原則は、領収書（レシート）の添付です。支払いがあったことを証明する最も重要な証拠となります。

領収書は日付順に整理し、台紙に剥がれないように貼り付けましょう。万が一、領収書を紛失したり、自動販売機のように発行されなかったりした場合は、「出金伝票」を作成して対応します。出金伝票には、支払日や支払先、金額といった基本項目に加え、領収書がない理由を明記する必要があります。

多くの企業では、経費精算に関する社内規定（経費精算規定）が定められています。申請の差し戻しやトラブルを防ぐためには、これらの項目を正確に埋めるだけでなく、自社のルールを正しく理解することが不可欠です。不明な点があれば、自己判断せずに上長や経理部門に確認しましょう。

主要な勘定科目と具体例

申請者が経費を適切な「勘定科目」に分類することで、経理担当者の負担は大幅に軽減されます。ここでは、非経理担当者でも判断に迷わないよう、主要な勘定科目と具体例をまとめました。

勘定科目	内容	具体例	注意点
旅費交通費	業務上の移動や出張にかかる費用	電車代、バス代、タクシー代、航空券代、宿泊費、出張日当	通勤定期区間は控除する。タクシー利用はやむを得ない場合に限るなど、社内規定を確認する。
消耗品費	短期間で消費する物品や、取得価額が10万円未満の備品にかかる費用	文房具、コピー用紙、インクカートリッジ、USBメモリ、作業用手袋	10万円以上の備品は「備品」として資産計上される場合があるため、経理に確認が必要。
接待交際費	取引先など、事業に関係する者への接待、贈答にかかる費用	取引先との会食代、お中元・お歳暮、慶弔見舞金（香典・祝儀）	税務上の損金算入には上限がある。参加者や目的を明確に記録することが必須。
会議費	社内または取引先との会議にかかる費用	会議室のレンタル料、会議中の茶菓子・弁当代、プロジェクター使用料	1人あたり5,000円以下の飲食費など、交際費と区別するための社内基準を確認する。
新聞図書費	業務に必要な情報収集のための費用	新聞購読料、業界紙、専門書、参考書籍の購入費	業務に直接関係のない雑誌や書籍は対象外となる場合が多い。

「無料」の落とし穴：テンプレートによる経費精算の限界とリスク

ここまで、テンプレートの活用法を解説してきましたが、その手軽さの裏には、現代のビジネス環境において見過ごせない限界とリスクが潜んでいます。「無料だから」という理由だけでExcel運用を続けていると、気づかないうちに大きな非効率とコンプライアンス違反のリスクを抱え込むことになります。

隠れたコストと非効率の罠

Excelによる手作業の経費精算は、一見コストがかかっていないように見えますが、実際には多くの「見えないコスト」を発生させています。

申請者は領収書を見ながら一件ずつ手入力し、合計金額を計算します。経理担当者は提出された書類の内容と領収書を一枚ずつ突合し、計算ミスがないかを確認します。この一連の作業に、全社で一体どれほどの時間が費やされているでしょうか。

紙の書類を回覧したり、Excelファイルをメールで送受信したりする方法では、承認者が不在の場合にプロセスが完全に停滞します。結果として、従業員への支払いも遅れがちになります。

また、手入力や手計算である以上、入力ミスや計算間違いは避けられません。差し戻しや修正のやり取りは、申請者と経理担当者双方にとって大きなストレスとなります。経費データがリアルタイムで集計されないため、経営層は「今、会社全体でどれくらいの経費が使われているのか」を即座に把握できず、経営判断の遅れにも繋がります。

コンプライアンス違反という最大のリスク

そして、Excel運用における最大のリスクは、法改正に対応できないという点です。近年、経理業務のデジタル化を推進する法改正が相次いでおり、もはや手作業での対応が困難、あるいは不可能になっています。特に「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」は、全ての企業に影響を及ぼす重要な法律です。

多くの経費精算システム提供企業が「テンプレートはもう要らない」と訴求しているのは、単なる営業文句ではありません。それは、テンプレートというツールだけでは、現代の法的要件を満たした経費精算は実現できないという事実に基づいています。

経費精算と電子帳簿保存法の関係を優しく解説

「電子帳簿保存法（電帳法）」は、国税に関する帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。この法律が、あなたの日々の経費精算にどう関係するのか、2つの重要なポイントに絞って解説します。

電子取引データは「電子のまま」保存が義務

最も重要な変更点は、電子データで受け取った取引情報（請求書や領収書など）は、電子データのまま保存しなければならないというルールです。これは2024年1月1日から完全に義務化されています。

例えば、会社の備品をオンラインストアで購入し、領収書のPDFがメールで送られてきたとします。以前のようにPDFを印刷し、紙の経費精算書に貼り付けて提出する方法は、現在では認められません。法律が求める正しい方法は、受け取ったPDFデータを、定められた要件を満たす形で電子保存することです。

この「定められた要件」が重要です。単にパソコンのフォルダに保存するだけでは不十分で、「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できる機能を確保すること（検索要件）や、データの改ざんを防ぐ措置（真実性の確保）などが求められます。

紙の領収書は「スキャナ保存」で電子化できる

一方で、取引先から紙で受け取った領収書は、従来通り紙のまま保存することもできます。しかし、法律はこれをスキャンして電子データとして保存する「スキャナ保存」という方法も認めています。スキャナ保存の要件を満たせば、スキャン後の紙の原本は破棄することができ、保管スペースの削減や管理の効率化につながります。

Excelテンプレートでは対応できない理由

ここで、Excelテンプレートの限界が明らかになります。従業員が受け取ったPDF領収書を共有フォルダに保存し、Excelの精算書にそのファイル名を手で記入したとします。

この運用では、電帳法が求める検索要件や真実性の確保の要件を完全に満たすことは極めて困難です。例えば、ファイル名を誤って変更してしまったり、誤ってデータを削除してしまったりするリスクを組織的に防ぐ仕組みがありません。つまり、電子取引が日常的になった現代において、Excelテンプレートを使い続けることは、意図せず法令違反を犯してしまうリスクを会社に負わせることになるのです。

インボイス制度が普段の経費精算に与える影響とは

次に、2023年10月から始まった「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」の影響です。この制度は、消費税の計算を正確に行うためのもので、これもまた日々の経費精算業務に大きな変化をもたらしました。

従業員に求められる新しい責任

インボイス制度の核心は、会社が支払った消費税の控除（仕入税額控除）を受けるためには、原則として「適格請求書（インボイス）」を保存する必要がある、という点です。

従業員の立場から見ると、これは「単に領収書をもらうだけでは不十分になった」ことを意味します。今後は、受け取った領収書やレシートが、インボイスの要件を満たす「適格請求書」であるかを確認する必要があります。具体的には、発行事業者の登録番号や、税率ごとの消費税額が記載されているかなどを確認しなくてはなりません。

もし、取引先がインボイスを発行できない免税事業者（小規模な事業者や個人事業主など）であった場合、会社は消費税の控除を全額受けられなくなり、結果的に納税負担が増えることになります。

経理部門の負担増と「3万円未満の特例」の廃止

この変更は、経理部門の業務を著しく煩雑にしました。提出されたすべての領収書について、インボイスの要件を満たしているか、登録番号は有効か、といった確認作業が新たに発生したのです。

さらに、かつて存在した「税込3万円未満の取引は領収書がなくてもよい」という特例は、インボイス制度の開始に伴い原則として廃止されました。公共交通機関の運賃など一部の例外を除き、少額の取引でもインボイスの要件を満たした領収書の保存が必須となったのです。

この制度は、経費精算を「支払いの事実を報告する作業」から、「税務上の要件を満たす証憑を確保し、検証する作業」へと根本的に変化させました。従業員一人ひとりがインボイスの専門家になることを求めるのは非現実的であり、手作業での検証はミスを誘発し、経理部門の負担を増大させるだけです。

従業員向け インボイス制度対応レシート・チェックリスト

インボイス制度の複雑さを具体的に理解するために、以下のチェックリストを確認してみてください。今後、経費として精算する領収書やレシートには、原則としてこれらの項目がすべて記載されている必要があります。

• 登録番号
  発行事業者のTから始まる13桁の番号が記載されているか。
• 取引年月日
  実際に取引を行った年月日が記載されているか。
• 取引内容
  購入した品目名などが記載されているか。（軽減税率対象品目にはその旨が記載されているか）
• 適用税率
  税率（10%または8%）が明確に記載されているか。
• 消費税額等
  税率ごとに区分した消費税額が記載されているか。
• 発行事業者名
  領収書を発行した事業者の氏名または名称が記載されているか。
• 受取事業者名（任意）
  宛名として自社の正式名称が記載されているか。

このリストを見るだけでも、一枚のレシートを確認する作業がいかに複雑になったかがお分かりいただけるでしょう。

テンプレートから経費精算システムへの移行が最強の解決策

ここまで、テンプレートの利便性と、その裏に潜む非効率、そして「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」という避けて通れない法的リスクについて解説してきました。これらの複雑に絡み合った課題を、一度に、そして根本的に解決する手段が「経費精算システム」の導入です。

経費精算システムは、まさにこれらの課題を解決するために設計された専門ツールです。スマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけで、OCR（光学的文字認識）技術が日付や金額、支払先を自動でデータ化し、手入力の手間が劇的に削減されます。

申請から承認までのプロセスはすべてシステム上で完結し、進捗状況も可視化されるため、承認の遅延も起こりません。

また、システムは電子帳簿保存法の要件を満たす形でデータを保存するように作られています。電子取引データは適切な検索要件を担保して保管され、スキャナ保存したデータにはタイムスタンプが付与されるなど、企業は意識することなく法令を遵守できます。

多くのシステムには、インボイス制度に対応するため、登録番号が有効かどうかを自動で判定する機能も搭載されています。要件を満たさない領収書にはアラートが表示され、申請段階で不備を発見できます。

これにより、従業員や経理担当者がインボイスの複雑なルールをすべて覚える必要がなくなります。もはや経費精算システムの導入は、あらゆる規模の企業にとって不可欠な経営判断となっています。

徹底比較：Excelテンプレート vs. 経費精算システム

Excelテンプレートと経費精算システムの差は、以下の比較表で一目瞭然です。

項目	Excelテンプレート	経費精算システム
申請・入力の手間	高い（すべて手入力）	低い（OCRで自動入力）
承認スピード	遅い（物理的な回覧やメール）	速い（システム上で即時承認可能）
計算ミス	発生しやすい	発生しない（自動計算）
電帳法対応	困難（手動での要件充足は非現実的）	完全対応（システムが自動で担保）
インボイス制度対応	困難（目視での確認に依存）	自動対応（登録番号の自動判定など）
不正防止	難しい（目視でのチェックのみ）	容易（過去の申請との重複チェックなど）
費用	無料	有料（月額費用など）
総合評価	非効率で高リスク	効率的で安全・確実

「無料」という初期コストの魅力は、長期的に見れば、非効率な作業時間、ヒューマンエラーによる損失、そして何よりも法令違反という計り知れないリスクによって、容易に覆されてしまいます。経費精算システムへの投資は、これらのリスクを回避し、全社の生産性を向上させるための最も確実な一手です。

まとめ

本記事では、無料の経費精算書テンプレートから始まり、その書き方、潜むリスク、そして法改正への対応策までを網羅的に解説しました。最後に、理想的な経費精算フローを構築するための要点を再確認します。

テンプレートは第一歩です。無料テンプレートは、経費精算の基本を理解し、社内の書式を統一するための有効な出発点となります。

基本の徹底が効率化を生みます。差し戻しを防ぐには、申請内容を正確かつ具体的に記入し、会社のルールを遵守することが不可欠です。

手作業のリスクを認識することが重要です。Excelによる手作業の経費精算は、時間的コストとヒューマンエラーのリスクを常に内包しています。

法令遵守は企業の義務です。電子帳簿保存法とインボイス制度は、すべての企業が対応すべき必須要件であり、テンプレートだけではこれらの法的要件を満たせません。

システムへの移行が最終解決策です。業務効率、正確性、そして法的コンプライアンスをすべて同時に実現する最強の解決策は、経費精算システムへの移行です。これはもはやコストではなく、未来への賢明な投資と言えるでしょう。

面倒な経費精算業務に悩む日々は、もう終わりにできます。本記事で得た知識を活かし、自社に最適な経費精算フローの構築へと踏み出してください。