業務で交通費を支払った場合には、請求書に記載することで交通費を請求できることがあります。請求書に交通費を含められるケースや、記載する際の注意点などについて紹介します。

交通費は請求書に含められる？

取引先と事前に合意していれば、請求書に交通費を含められます。交通費を含められるかどうか、判断する際のポイントなどについて解説します。

合意がある場合

自身が個人事業主として働いていて、取引先に商品やサービスの対価を請求する際は、事前の合意があれば経費として請求書に交通費を記載しても構いません。例えば、業務を遂行するために生じた電車代や、出張のために支払った飛行機代などです。

ただし「少し電車に乗っただけ」といった日常の範囲内の交通費であれば、報酬に含まれているとみなし、請求しないケースもあります。交通費として請求できる支出の範囲について、事前に明確にしておくことが大切です。

なお、従業員が営業や打ち合わせなどのために交通費を支払った場合は、請求書ではなく「交通費申請書」などを担当者に提出することで交通費を精算します。電車代やバス代はもちろん、駐車場代などもこれに該当します。

交通費として認められない場合

交通費を請求することが合意できていても、以下の場合には請求が認められない可能性もあります。

• 交通費を支払ったことを証明できない（領収書などがない）
• 請求書に必要な情報が記載されていない

会社によっては、発注先に交通費を支払う場合の条件について細かく定めているケースもあります。「交通費を支払ったのに振り込んでもらえなかった」といったことがないよう、取引先のルールを把握しておきましょう。

請求書に交通費を含める場合の書き方

まずは報酬を請求する際の請求書を作成します。請求書はExcelやWordなど、好きな方法で作成して構いません。請求書の作成方法については以下の記事でも詳しく紹介しています。

関連リンク：請求書の書き方・作り方の基本情報を解説！記載事項や注意点も

項目

請求書の商品名や品目の欄に「交通費」という項目を追加して、請求する金額を記載します。何に対して発生した交通費なのかを明確にするため、移動した目的や駅の利用区間なども記載するといいでしょう。

正確な情報を記載するために、手元に領収書や交通系ICカードの利用履歴を用意し、金額・駅名を見ながら作成するlことをおすすめします。

書き方の例

7月1日に会議のためA駅〜B駅間の交通費が発生した場合の記載例です。

日付	商品名	数量	単価	金額
7月1日	交通費（会議のため）A駅〜B駅	1	3,000	3,000

A駅〜B駅間を往復した場合は「往復」と記載し、その分の金額を記載しましょう。

請求書に交通費を含める場合の消費税

電車代やバス代、ガソリン代などの交通費は内税であるため、消費税10%が料金に含まれています。そのため、他の項目と一緒に計算すると、交通費の消費税を二重で計上することになってしまいます。消費税が課税されないよう、交通費の項目だけ税率の設定を変える必要があります。

請求書に記載するために交通費の税抜の金額が知りたい場合は、以下の計算式によって算出できます。

税抜きの金額 = 交通費 ÷ 1.1

なお、ホテル代に関しては消費税が課税されるので、出張で交通費とホテル代の両方が発生した場合には、ホテル代のみを消費税の課税対象として設定します。

また、源泉徴収の対象となる取引を行った場合は、基本的に交通費も源泉徴収の対象となります。消費税と混同しないように注意して設定を行いましょう。

参照：No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは｜国税庁

関連リンク：請求書の消費税の記載方法は？税込みで記載が必要？必須項目も紹介

交通費を経費として処理する方法

交通費を経費にする際の方法について、立替金とする場合・売上に含める場合の2つを紹介します。

立替金とする場合

交通費を立て替える場合、支払い時は借方で「立替金」という勘定科目を使用します。取引先から売上及び交通費が振り込まれた際に貸方で「立替金」を使用して、消込の処理を行います。

売上に含める場合

交通費が売上と一緒に振り込まれる場合は、支払い時に「旅費交通費」の勘定科目を使用します。振り込み時には「売上高」もしくは「売掛金」として計上しますが、源泉徴収対象の取引である場合には「事業主貸」などの勘定科目も使用します。

請求書に交通費を含める場合の注意点

請求書に交通費を記載する際の注意点を2つ紹介します。

事前に取引先と合意を交わしておく

交通費を取引先にスムーズに請求できるよう、経費の請求方法について明確にしておきましょう。

取引先と契約を結ぶ際、契約書の「諸経費」などの項目に経費の取り扱いについて記載することが一般的です。「協議の上決定する」「原則として乙が負担する」などと記載があるので、契約時には必ず確認しておきましょう。

また、領収書を提出したり、駅の利用区間を細かく記録したりといったルールを定めている会社もあります。交通費が発生する条件や、請求書の記載方法に指定があるかどうかといった点もチェックすることが大切です。

消費税が二重計上にならないように注意する

交通費には消費税が含まれているため、他の商品と一緒に消費税の計算をしてしまうと、消費税を二重に請求することになります。少しの金額とは言え、報酬を多く請求してしまうと心証を悪くすることにも繋がりかねません。

請求書に交通費を記載する際は、Excelのフォーマットや発行システムの設定を見直し、税率に気をつけて計上することを心がけましょう。

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まとめ

個人事業主などが業務を通じて交通費を支払った場合、売上と一緒に交通費を請求できる可能性があります。利用した駅の区間を記載したり、領収書を提示したりすることが求められることがあるため、交通費が支払われる条件について事前によく確認することが大切です。

また、電車やバスなどの運賃にはすでに消費税が含まれているため、再度税金を計上することがないように注意が必要です。請求書に交通費を記載する際は、念のため税率の計算や設定を見直すといいでしょう。