納品書は信書に該当する？ 送り方についても解説

企業活動において日常的に発行される「納品書」。この納品書の送付方法について、「これで本当に正しいのだろうか」と疑問を感じたことはありませんか。

特に、「納品書は『信書』に当たるのか」「信書だとしたら、どのような方法で送るのが法的に適切なのか」といった点は、多くの実務担当者が抱える悩みの一つかもしれません。

この問題を軽視すると、意図せず法令に抵触してしまうリスクも潜んでいます。

実際、納品書の取り扱いを誤ると、郵便法に定められた罰則の対象となる可能性があり、場合によっては高額な罰金や懲役刑が科されることもあります。

法令違反は、単に法的な制裁を受けるだけでなく、企業の社会的信用を大きく損なう事態にもつながりかねません。このようなリスクは、事業規模の大小にかかわらず、すべての企業にとって無視できないものです。

そもそも、こうした納品書と信書に関する混乱が生じやすい背景には、法律の定義やその解釈が一般のビジネスシーンにおいて直感的に理解しづらいという側面があるのかもしれません。

この「納品書」と「信書」をめぐる複雑な関係を解き明かし、企業の皆様が安心して業務を遂行できるよう、専門的な知見から徹底解説します。

まず、「信書」とは何か、その法的な定義から確認し、次に「納品書」がこの「信書」に該当するのかどうかを明確にします。

その上で、法律で認められている「納品書」（信書）の正しい送付方法、特に商品と同梱して宅配便で送る場合の重要な例外ルール、

そして万が一、誤った方法で送付してしまった場合の罰則やリスクについて、具体的な情報を交えながら分かりやすく説明します。

この記事を通じて、納品書の適切な取り扱い方を理解し、日々の業務における法令遵守体制の強化にお役立ていただければ幸いです。

「納品書」とは何か？その役割と重要性

「納品書」とは、商品やサービスを取引先に納品する際に、納品側（売り手）から受領側（買い手）に対して発行される書類です。その主な目的は、「いつ、何を、いくつ、どのような内容で納品したか」という納品の事実を証明し、取引の透明性を確保することにあります。

買い手は、この納品書に基づいて、実際に届いた商品や提供されたサービスが発注内容と一致しているかを確認します。納品書が果たす役割は多岐にわたります。

第一に、最も基本的な役割として「納品事実の証明」が挙げられます。口頭でのやり取りだけでは記録が残らず、後々「納品した」「いや、受け取っていない」といったトラブルに発展する可能性がありますが、納品書があれば、納品が行われた客観的な証拠となります。

第二に、買い手にとっては「検収作業の基礎資料」となります。納品された物品の種類、数量、状態などを納品書と照合することで、正確な検収が可能になります。

第三に、売り手と買い手の双方にとって「社内管理・経理処理の円滑化」に貢献します。売り手側では売上計上や在庫管理の根拠となり、買い手側では仕入れ計上や支払い処理の際に、発注書や請求書との突合に使われる重要な中間書類です。

第四に、請求書発行の前提となる「納品実績の確認」にも用いられます。納品書自体に直接的な法的請求力があるわけではありませんが、納品が完了したことを示すことで、請求プロセスへとスムーズにつなげる役割を果たします。

そして第五に、万が一、納品内容に関する疑義や紛争が生じた場合には、「客観的な証拠資料」として役立ちます。

納品書に記載される一般的な項目としては、発行日、納品日、納品先の名称・住所、発行者の名称・住所・連絡先、納品した商品やサービスの詳細（品名、品番、数量、単価、合計金額など）、そして関連する注文番号や契約番号などが挙げられます。

ただし、金額については、特に大口取引や下請け構造のある業界などでは、請求書と役割を分担させるために敢えて記載を省略するケースも見られます。

日本の法律において、全ての取引で納品書の発行が義務付けられているわけではありません。

しかしながら、多くのビジネスシーンでは、納品書の提出が商習慣として定着しており、事実上、不可欠な書類として扱われています。

特に初めての取引や継続的な契約関係、あるいは官公庁や大企業との取引においては、丁寧で正確な納品書の提出が、そのまま企業の信頼性や誠実さを示すものとして評価されることも少なくありません。

このように、納品書は単なる事務書類を超えて、取引の円滑化と当事者間の信頼関係構築に寄与する、実務上極めて重要な文書であると言えるでしょう。

そして、この納品書が持つ「特定の相手に特定の事実を伝える」という性質が、次に解説する「信書」の概念と深く関わってくるのです。

「信書」の基本：法律上の定義と具体例

「信書」という言葉は、日常生活ではあまり馴染みがないかもしれませんが、ビジネス文書の取り扱いにおいて非常に重要な法的概念です。

郵便法第4条第2項および民間事業者による信書の送達に関する法律（信書便法）第2条第1項において、「信書」とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定義されています。

この定義は三つの主要な要素から成り立っています。

第一の要素は「特定の受取人」です。これは、差出人がその通知内容を受け取るべき相手として具体的に定めた個人や法人を指します。

不特定多数に向けられたものではなく、例えば「田中一郎様」や「株式会社〇〇御中」といった形で名宛人が特定されている場合がこれに該当します。　

第二の要素は「差出人の意思を表示し、又は事実を通知する」ことです。「意思を表示する」とは、差出人の考えや要望、感情などを伝えることを意味し、「事実を通知する」とは、現実に発生した事柄や存在する状況などを伝えることを指します。

例えば、契約の申し込み、会議への参加要請、商品の発送通知などがこれに当たります。

第三の要素は「文書」であることです。ここでいう「文書」とは、文字、記号、符号など、人の知覚によって認識できる情報が記載された紙その他の有体物（形のある物）を指します。

この点が極めて重要で、例えばUSBメモリやCD-ROMなどに保存された電子データ（電磁的記録物）は、それ自体が直接人の知覚で内容を読み取れるものではないため、この法律上の「文書」には該当せず、結果として「信書」の規制対象外となります。

この定義に基づき、総務省のガイドラインなどでは、具体的にどのようなものが信書に該当し、また該当しないかの例が示されています。

信書に該当する主な文書としては、まず「書状」（手紙）が挙げられます。次に、「請求書の類」として、請求書そのものに加え、納品書、領収書、見積書、契約書、申込書、注文書なども信書とされています。

これらは特定の相手に金銭の支払いや契約内容の確認といった事実を通知する性質を持つためです。

また、「会議招集通知の類」である結婚式の招待状や業務報告書も、特定の相手への意思表示や事実通知として信書に該当します。

さらに、「許可書の類」（免許証、認定書、表彰状など）や、「証明書の類」（印鑑証明書、戸籍謄本、履歴書など）も、特定の受取人に対して法的な効力や事実を証明する文書として信書に分類されます。

ダイレクトメールであっても、文書自体に受取人名が記載されているものや、商品の購入履歴など特定の契約関係に基づいて送られるものは信書に該当します。

一方、信書に該当しない文書の例としては、「書籍の類」（新聞、雑誌、書籍、カレンダー、ポスターなど）や「カタログ」があります。これらは一般的に不特定多数を対象とした情報提供を目的としています。

また、「小切手の類」（手形、株券など）、「プリペイドカードの類」（商品券、図書券など）、「乗車券の類」（航空券、定期券など）、「クレジットカードの類」（キャッシュカード、ローンカードなど）も、それ自体が価値を持つ有価証券や支払い手段であり、意思や事実を通知する文書とは性質が異なります。

ダイレクトメールの中でも、街頭で配布されたり新聞に折り込まれたりするチラシや、店頭配布用のパンフレットのように、受取人が特定されていないものは信書には当たりません。

その他、商品の取扱説明書、求人票、配送伝票、名刺なども、一般的には信書に該当しないとされています。

このように、ある文書が信書に該当するか否かは、その内容だけでなく、誰に宛てて、何のために作成されたかという点も考慮して判断されます。

特にビジネス文書の多くは特定の相手方に何らかの事実を通知する目的で作成されるため、信書に該当するケースが非常に多いという実態があります。

この「文書」の定義が物理的な紙媒体に限定されている点は、デジタル化が進む現代において、信書の取り扱いを考える上で非常に重要なポイントとなります。

「納品書」は「信書」に該当するのか？

さて、本題である「納品書は信書に該当するのか」という問いについて、結論から申し上げると、一般的に「納品書」は「信書」に該当します。

これは、前述した信書の法的定義と、納品書が持つ特性を照らし合わせることで明確になります。

信書の定義は、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」でした。納品書がこの定義にどのように合致するかを見ていきましょう。

まず、「特定の受取人」という点です。納品書は、通常、「株式会社〇〇 御中」や「〇〇部 〇〇様」といった形で、商品やサービスの提供先である特定の企業や担当者宛に発行されます。

不特定多数に配布されるものではなく、受取人が明確に指定されています。

次に、「差出人の意思を表示し、又は事実を通知する」という点です。納品書は、差出人（納品者）が受取人（購入者）に対し、「いつ、何を、どれだけの数量、どのような内容で納品したか」という具体的な事実を通知するものです。

総務省のガイドラインにおいても、請求書が「代金を請求するという意思を表示し、又は事実を通知する文書」として信書に該当すると説明されており、納品書も同様に、納品という取引上の重要な事実を通知する文書であると解釈されます。

最後に、「文書」であるという点です。紙に印刷された納品書は、文字や記号で情報が記載された物理的な媒体であり、法律上の「文書」の定義に合致します。

これらの理由から、納品書は信書の三要素をすべて満たすため、信書として扱われるのが原則です。

総務省が公表している「信書に該当する文書に関する指針（ガイドライン）」においても、「請求書の類」の具体例として「納品書」が明記されており、これが信書に該当するという公的な見解が示されています。

この分類は、単なる一例ではなく、法解釈に基づく明確な位置づけであり、多くの関連資料や専門家の解説でも一貫して支持されています。なお、信書の概念は社外文書に限られるものではありません。

例えば、社内のある部署から特定の役職者や担当者個人宛に、業務上の決定事項や具体的な事実を報告・通知する目的で作成された文書も、信書の定義に合致すれば社内信書として扱われる場合があります。

納品書は通常、社外向けの文書ですが、このことからも信書の範囲が広いことが理解できます。

したがって、「納品書は信書である」という認識を前提として、その送付方法について法的な要請を遵守する必要が生じます。

安易に「ただの事務書類だから」と考えて、どのような手段で送っても良いというわけではないのです。この法的な分類が、次に検討する「正しい送り方」や「例外ルール」の理解に不可欠な基礎となります。

「納品書」（信書）の正しい送り方：法律で認められた方法

納品書が信書に該当するということは、その物理的な送達（送り届けること）は、法律で定められた方法に限定されることを意味します。

具体的には、日本郵便株式会社（以下、日本郵便）が提供する郵便サービス、または総務大臣の許可を受けた「特定信書便事業者」による信書便サービスを利用する必要があります。

まず、日本郵便のサービスについてです。最も一般的なのは、手紙（定形郵便・定形外郵便）でしょう。これらは信書の送達を基本的な役務としており、納品書の送付にも当然利用できます。

その他、レターパック（ライト・プラス）やスマートレターも、信書を送ることが可能なサービスとして提供されています。

これらのサービスは全国一律料金で利用できるものが多く、追跡サービスが付いているものもあるため、ビジネスシーンでの利用に適しています。

より確実な送達証明が必要な場合には、配達証明や内容証明といったオプションサービスを利用することも可能ですが、日常的な納品書の送付には通常ここまでは求められないでしょう。

2024年10月からの郵便料金改定も予定されているため、コスト面も考慮に入れる必要があります。

次に、特定信書便事業者についてです。これは、郵便法とは別に定められた「民間事業者による信書の送達に関する法律（信書便法）」に基づき、総務大臣から許可を得て信書の送達サービスを提供する民間企業のことです。

佐川急便の「飛脚特定信書便」などがこれに該当し、特定のサイズや重量、あるいは一定料金以上の信書便物を扱っています。

これらの事業者は、日本郵便とは異なる独自のサービスを提供している場合がありますが、利用できる地域やサービス内容が事業者によって異なるため、事前に確認が必要です。

これらのサービスは、一般的な宅配便とは異なり、信書の送達を目的とした専門のサービスであるという点を理解しておくことが重要です。

ここまでは物理的な「文書」としての納品書を送る場合の話ですが、現代のビジネスではデジタル化が進んでいます。

納品書の情報を電子データとして送付する方法も広く用いられており、これらは信書の送達規制とは異なる扱いになります。

例えば、納品書をPDFファイルなどの電子データに変換し、電子メールに添付して送信する方法です。前述の通り、電子データは郵便法上の「文書」には該当しないため、この方法は「信書を送達する」行為とは見なされません。

したがって、法律上の制限なく、迅速かつ低コストで納品情報を相手に伝えることが可能です。

同様に、FAXで納品書の内容を送信することも、物理的な「文書」そのものを送達するわけではないため、信書の送達規制の対象外となります。

これらの送付方法を比較検討する際には、納品書の法的性質（信書であること）、送付の緊急性、コスト、相手方の受け入れ態勢などを総合的に考慮する必要があります。

物理的な文書としての納品書を送る場合は、日本郵便または特定信書便事業者の利用が原則ですが、情報伝達の手段として電子メールやFAXを活用することは、多くの企業にとって有効な選択肢と言えるでしょう。

以下に、主な送付方法とその特徴をまとめます。

日本郵便（定形郵便、レターパックなど）を利用する場合

これは信書の取り扱いに該当し、全国どこへでも送付可能で、納品書の送付方法として適法です。

特定信書便事業者を利用する場合

これも信書の取り扱いに該当し、総務大臣の許可を得た事業者が提供するサービスです。利用可能な地域やサービス内容は事業者によって異なり、納品書の送付方法として適法です。

電子メール（PDF添付など）で送信する場合

これは電子記録の送信であり、信書の取り扱いには該当しません。物理的な「文書」の送達ではないため、即時性があり低コストで情報を伝えることができ、適法な手段です。

FAXで送信する場合

これも情報伝達の一形態であり、信書の取り扱いには該当しません。物理的な「文書」の送達ではないため、即時性があり、適法な手段です。

一般的な宅配便（納品書のみを送付）を利用する場合

納品書が信書であるため、これのみを一般的な宅配便で送ることは原則として違法となります。ただし、宅配便事業者が特定信書便の許可を得ていれば、そのサービスを利用する場合は適法です。

一般的な宅配便（商品と同梱し、無封の添え状として送付）を利用する場合

これは信書の取り扱いに該当しますが、郵便法の例外規定が適用される可能性があります。商品が主たる送付物であり、納品書が従たる添え状として、開封された状態で同梱されることが条件となり、この条件を満たせば適法です。

このように、法律の枠組みは、物理的な「信書」の配達を厳格に管理する一方で、同じ情報を電子的に伝達することについては、これらの郵便関連法規の直接的な規制対象外としています。

この事実は、企業がコンプライアンスを確保しつつ業務効率を高める上で、デジタル化という道筋が有効であることを示唆しています。

重要ポイント！宅配便で「納品書」を送る際の例外ルール、「添え状」としての扱い

納品書は信書に該当するため、原則として日本郵便や特定信書便事業者以外の手段、例えば一般的な宅配便で「納品書のみ」を送ることは郵便法違反となります。

しかし、ビジネスの実態として、商品を送る際に納品書を同梱したいというニーズは非常に高いものです。このニーズに応える形で、法律には重要な例外規定が設けられています。

郵便法第4条第3項には、「貨物に添付する無封の添え状又は送り状は、この限りでない」と定められています。

これは、貨物（商品）の送付に密接に関連し、その貨物を送付するために「従として」添付される「無封の」添え状や送り状であれば、信書に該当するものであっても、貨物と一緒に宅配便などで送付できるという例外です。

納品書も、この「添え状」として扱われることで、一定の条件下で宅配便による送付が認められます。

この例外規定を適用するためには、いくつかの厳格な条件を満たす必要があります。

第一に、最も重要なのが「無封（むふう）」であることです。これは、納品書が封筒などに入れられていても封がされていない状態、または封筒に入れずにそのままの状態で添付されることを意味します。

例えば、透明なクリアファイルに入れたり、封をしない封筒に入れたりする方法が考えられます。総務省のガイドラインでは、「開閉自由」や「添え状・送り状につき開封可」といった表示例も示されています。

この「無封」の要件は、その文書が貨物の内容確認などに資する添え状であり、秘密性を前提とした独立した信書ではないことを外部から確認できるようにするためです。

この点が曖昧だと、隠れて信書を送っていると見なされるリスクがあります。

第二に、「貨物に従として添えられるもの」であることです。つまり、あくまで主たる送付物は貨物（商品）であり、納品書はその貨物に付随する従たる文書という位置づけでなければなりません。

納品書を送ること自体が主目的となってはいけません。したがって、商品を送らずに納品書だけをこの例外規定を適用して宅配便で送ることはできません。

第三に、その内容が「貨物の送付と密接に関連」していることです。

添え状として認められるのは、送付される貨物の目録、性質、使用方法などを説明する文書や、貨物の送付に関して添えられるその処理に関する簡単な通信文、貨物の送付目的を示す簡単な通信文、貨物の授受または代金に関する簡単な通信文、

あいさつのための簡単な通信文などです。納品書は、まさに「送付される貨物の目録」や「代金に関する簡単な通信文」としての性質を持つため、この条件に合致しやすいと言えます。

これらの条件を全て満たした場合に限り、納品書を「添え状」として商品に同梱し、宅配便で送付することが適法となります。

実務上の注意点としては、納品書を透明な袋に入れる、あるいは封筒に入れる場合でも絶対に封をせず、場合によっては「添え状」であることを明記するなどの工夫が考えられます。

もし、これらの条件から一つでも外れてしまうと（例えば、封をしてしまう、商品なしで納品書だけを送るなど）、通常の信書送達のルールが適用され、宅配便での送付は違法となる可能性があります。

この例外規定は、商習慣上の必要性と郵便法の原則とのバランスを取るための実務的な妥協点と言えます。

しかし、その適用の判断と実行の責任は送付者にあり、誤った運用は法令違反に直結するため、社内でのルール周知と徹底が不可欠です。この「無封」という条件の正確な理解と実践が、コンプライアンスを維持する上で極めて重要となります。

知らないと危険！「信書」の誤った送付が招く罰則とリスク

信書に該当する納品書を、法律で認められていない方法で送付してしまった場合、それは郵便法違反となり、厳しい罰則の対象となる可能性があります。

郵便法第76条には、許可なく信書の送達を業として行った者や、日本郵便や特定信書便事業者以外の者に信書の送達を委託した者などに対し、「三年以下の懲役又は三百六十万円以下の罰金に処する」と規定されています。

ここで特に注意すべきは、罰則の対象が、違法な手段で信書を運送した事業者だけでなく、そのような事業者に信書の送達を依頼した「差出人」も含まれるという点です。

つまり、企業が自社の納品書を、例えば一般的な宅配便業者に「納品書のみ」の配送を依頼し、それが実行された場合、その企業（差出人）も処罰の対象となり得るのです。

この差出人責任は、企業が自社のコンプライアンス体制を考える上で非常に重い意味を持ちます。

法的な罰則は最も直接的なリスクですが、それ以外にも企業が被る可能性のある不利益は少なくありません。まず、「企業の社会的信用の失墜」が挙げられます。

法令を遵守しない企業というレッテルは、取引先や顧客からの信頼を著しく損なう可能性があります。特に現代社会においては、企業のコンプライアンス意識が厳しく問われるため、一度失った信用を回復するのは容易ではありません。

また、「内部統制上の問題」も発生し得ます。法令違反が発覚した場合、社内の管理体制の不備が問われることになり、場合によっては株主代表訴訟のリスクや、各種認証資格の維持に影響が出ることも考えられます。

「知らなかった」では済まされないのが法律の世界です。信書に関するルールは複雑で分かりにくいという声もありますが、事業を行う以上、関連法規を理解し遵守する責任は各企業にあります。

特に納品書のように日常的に取り扱う書類については、正しい知識を持ち、適切な運用を徹底することが、無用なリスクを回避するために不可欠です。

これらの罰則の重さや差出人も罰せられるという事実は、信書の取り扱いに関する日本政府の厳格な姿勢を反映しており、企業にとっては軽視できない経営課題の一つと言えるでしょう。

実務担当者必見！「納品書」と「信書」に関するQ&Aと対策

ここでは、納品書と信書に関して実務担当者が抱きやすい疑問とその回答、対策をQ&A形式でまとめます。

Q1: 結局のところ、「納品書」は「信書」なのですか？ また、どのように送ればよいのでしょうか？

A1: はい、原則として「納品書」は「信書」に該当します。そのため、物理的な文書として送付する場合は、日本郵便の提供する郵便サービス（手紙、レターパック、スマートレターなど）を利用するか、総務大臣の許可を得た特定信書便事業者に依頼する必要があります。

ただし、納品書をPDFなどの電子データにして電子メールに添付して送信する方法や、FAXで送信する方法は、郵便法上の「信書」の送達には当たらないため、法律上の問題なく利用できます。

また、商品（貨物）と一緒に宅配便で送る場合は、納品書を封をしない状態（無封）で「添え状」として同梱するのであれば、条件付きで適法となります。

Q2: 商品と一緒に「納品書」を宅配便で送りたいのですが、どのような点に注意すればよいですか？

A2: 最も重要な注意点は、納品書を「無封」の状態にすることです。具体的には、封筒に入れずにそのまま同梱するか、透明なクリアファイルに入れる、あるいは封筒に入れる場合でも封をしない（のり付けしない、テープで閉じない）ようにしてください。

より丁寧な対応としては、納品書を入れた封筒などに「添え状につき開封可」や「開閉自由」といった表示をすることも推奨されます。

また、あくまで商品が主たる送付物であり、納品書はそれに付随する従たるものであるという関係性が前提です。納品書を送ること自体が主目的とならないように注意が必要です。

Q3: 「納品書」を電子化して、PDFファイルとしてメールで送るのは法的に問題ありませんか？

A3: はい、法的に問題ありません。PDFファイルなどの電子データは、郵便法で定義される「文書」（物理的な紙媒体など）には該当しないため、「信書」の扱いにはなりません。したがって、信書の送達に関する規制の対象外となります。

多くの企業が業務効率化やコスト削減の観点から、この方法を積極的に採用しています。

Q4: 「送付状」は「納品書」と一緒に送るべきでしょうか？ また、「送付状」自体も「信書」に該当しますか？

A4: 「送付状」も、特定の受取人に対して差出人の意思を表示したり事実を通知したりする内容であれば、「信書」に該当します。納品書に送付状を添えることは、法的な義務ではありませんが、ビジネスマナーとして相手に丁寧な印象を与えることができます。

納品書と送付状を一緒に送る場合、それら全体が信書としての取り扱いに準じることになります。

日本郵便のサービスなどで送る場合は問題ありません。商品に同梱する場合は、送付状と納品書をまとめて無封の状態にし、「添え状」として扱います。

Q5: もし間違って、宅配便で「納品書」だけを送ってしまった場合はどうなりますか？

A5: 納品書のみを、特定信書便の許可を得ていない一般的な宅配便で送付した場合、郵便法違反となる可能性があります。

この場合、差出人および運送事業者の双方が罰則（3年以下の懲役または360万円以下の罰金）の対象となる可能性があります。

万が一、誤って送付してしまった場合は、速やかに正しい送付方法を再確認し、社内で再発防止策を講じることが重要です。

Q6: 「配送伝票」と「納品書」の違いは何ですか？ 「配送伝票」も「信書」に該当しますか？

A6: 「配送伝票」（送り状、ラベルなど）は、荷物を目的地まで正確に届けるために必要な情報（届け先住所、氏名、品名、差出人情報など）を記載したもので、荷物の運送に付随する事務的な書類です。

総務省のガイドラインでは、配送伝票は通常「信書」には該当しないものとして例示されています。

一方、「納品書」は、取引内容（納品した商品の明細、数量、金額など）を受取人に通知するための書類であり、これは「信書」に該当します。両者は目的と性質が異なります。

Q7: ある文書が「信書」に該当するかどうか、判断に迷った場合はどこに相談すればよいですか？

A7: まずは、総務省のウェブサイトで公開されている「信書のガイドライン」を確認することをお勧めします。ここには、信書の定義や具体的な該当例・非該当例が詳しく解説されています。

それでも判断が難しい場合や、個別のケースについて確認したい場合は、最寄りの郵便局の窓口で相談するか、総務省の担当部署に問い合わせることも考えられます。

自己判断で誤った対応をしてしまうリスクを避けるためにも、公的な情報源や専門機関に確認することが賢明です。

これらのQ&Aが、日々の業務における疑問解消の一助となれば幸いです。

まとめ：法令遵守で安心な取引を 。「納品書」と「信書」の正しい知識

本稿では、「納品書」と「信書」の関係性、そしてその適切な取り扱い方法について詳しく解説してきました。ここで、改めて重要なポイントを整理します。

まず、企業が発行する「納品書」は、原則として郵便法および信書便法に定める「信書」に該当します。これは、納品書が「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」という信書の定義を満たすためです。

信書である納品書を物理的な文書として送付する場合、その手段は法律によって限定されています。

具体的には、日本郵便が提供する郵便サービス（手紙、レターパックなど）を利用するか、総務大臣の許可を受けた特定信書便事業者のサービスを利用しなければなりません。

一方で、納品書の情報を電子データ（例：PDFファイル）として電子メールで送信する方法や、FAXで送信する方法は、郵便法上の「信書」の送達には該当しないため、法的な制約なく利用可能です。

これは、電子記録物が法律上の「文書」と見なされないためです。

そして、実務上非常に重要な例外ルールとして、商品（貨物）を宅配便などで送る際に、封をしていない状態（無封）の納品書を「添え状」として同梱することは、一定の条件下で認められています。

この場合、納品書はあくまで商品に従たるものであり、開封可能な状態で添付される必要があります。

これらのルールを遵守せず、例えば納品書のみを一般的な宅配便で送付するなど、不適切な方法で信書を送達した場合、郵便法に基づき差出人にも罰則（3年以下の懲役または360万円以下の罰金）が科される可能性があります。

これは法的な制裁に留まらず、企業の信用失墜といった深刻な事態を招きかねません。

したがって、企業においては、納品書を含む信書の取り扱いに関する正しい知識を全従業員が共有し、法令を遵守した運用を徹底することが不可欠です。

そのためには、社内での明確なガイドラインの策定や、定期的な研修の実施が有効でしょう。

日々の業務の中で「これは信書に当たるか？」「この送り方で問題ないか？」という意識を常に持ち、疑問が生じた際には速やかに確認する体制を整えることが、リスク管理の観点からも求められます。

郵便法や信書便法、そしてそれらに関する総務省のガイドラインは、社会情勢の変化などに応じて見直される可能性もあります。

常に最新の情報を確認し、法令遵守に基づいた安心・安全な取引を継続していくことが、企業の持続的な発展にとって重要です。本稿が、その一助となることを願っております。