電子帳簿保存法改正について解説！中小企業が今すぐやるべき対応とは

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法は、単なる経理のルール変更ではありません。これは、バックオフィス業務を効率化し、隠れたコストを削減し、貴重な時間を生み出すための、国が後押しする大きな変革のきっかけです。

この改正をうまく活用すれば、これまで手作業で行っていた紙ベースの業務が自動化され、重要なビジネス書類は安全かつ瞬時にアクセス可能な未来が待っています。

しかし、多くの中小企業や個人事業主の方にとって、特に電子データの保存義務化といった変更は、複雑で対応が難しいと感じられるかもしれません。

メールで受け取った請求書や、ウェブサイトからダウンロードした領収書一枚一枚が、この法律の対象となります。この記事では、そうした不安を解消し、法的な義務を、より効率的でデジタル化された未来への具体的なロードマップへと変えるための、明確で実践的なステップを解説します。

法改正への対応は、どのような規模の事業者にとっても十分に可能です。それだけでなく、これを戦略的な強みに変えることもできます。本記事を読めば、改正の核心部分の理解から、緩和された新しい規制を最大限に活用する方法まで、対応に必要な知識のすべてが手に入ります。

2022年電子帳簿保存法改正の全体像

電子帳簿保存法への対応を始めるにあたり、まず理解すべきは、この法律がひとつのルールではなく、目的の異なる3つの保存区分から成り立っているという点です。この構造を把握することが、効果的な対応への第一歩となります。

電子保存の3つの柱

電子帳簿保存法は、以下の3つの区分で構成されています。

一つ目は「電子帳簿等保存」です。これは会計ソフトなどで最初から電子的に作成した帳簿（総勘定元帳など）や書類（決算書など）を、そのまま電子データの形で保存する任意の制度です。

二つ目は「スキャナ保存」です。紙で受け取った請求書や領収書などをスキャナやスマートフォンで読み取って画像データとして保存し、紙の原本を破棄できる任意の制度です。これにより、完全なペーパーレス化を目指せます。

三つ目は「電子取引」です。メールで受け取ったPDFの請求書、ECサイトからダウンロードした領収書、EDI取引など、電子的に授受した取引情報をデータで保存する義務の制度です。2022年の改正で、ほぼすべての事業者が対応必須となった最も重要な区分です。

改正の核心はデジタル化を促す戦略的なアプローチ

今回の法改正は、単なる規制強化ではありません。その本質は、「義務化」と「規制緩和」を同時に行うことで、社会全体のデジタル化を加速させるという戦略的な意図にあります。

まず、ほとんどの事業者が日常的に行う「電子取引」のデータ保存を義務化することで、すべての企業がデジタルな記録管理に取り組む入り口を設けました。これは、いわばデジタル化への参加を促す「後押し」です。

その一方で、これまで導入のハードルが高かった「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」の要件を大幅に緩和しました。これにより、一度デジタル化の第一歩を踏み出した事業者が、さらに本格的なペーパーレス化や業務効率化へと進みやすい道筋を用意したのです。

この構造は、国が単に税務コンプライアンスを求めているのではなく、電子取引という身近な業務を起点として、日本全体のビジネス環境を現代化しようとしていることを示しています。法改正は、すべての事業者にとって、業務のデジタル変革（DX）に向けた構造的な出発点となるように設計されているのです。

【全事業者対象】「電子取引データ保存」の義務化と具体的な対応策

今回の改正で最も重要かつ影響範囲が広いのが、「電子取引データ保存」の義務化です。事業規模にかかわらず、電子的な取引を行うすべての事業者が対象となり、ここでの対応不備が最も大きなリスクとなります。

なぜ「紙での保存」が認められなくなったのか

改正以前は、メールで受け取った請求書を印刷し、その紙を保管する方法が認められていました。しかし、2022年1月1日以降、この方法は原則として廃止されました。

この変更の背景には、取引記録の「正本」を、紙のコピーではなく、オリジナルの電子データそのものと位置づけるという考え方の転換があります。データの完全性を確保し、現代のビジネス実態に税法を適合させることが目的です。

必ず満たすべき2つの要件「真実性の確保」と「可視性の確保」

電子取引データを正しく保存するためには、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの大きな要件を満たす必要があります。これらを具体的なアクションに分解して理解することが重要です。

真実性の確保：データが改ざんされていないことの証明

保存するデータが作成時から変更されていないことを示すため、事業者は以下の4つの措置のうち、少なくとも1つを選択して実行しなければなりません。

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
• データ受領後、速やかにタイムスタンプを付与する
• データの訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができないシステムを利用して授受・保存する
• 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を定め、遵守する

特に4番目の「事務処理規程」の整備は、新たなシステム投資をせずとも対応できるため、多くの中小企業にとって最も現実的でコスト効率の高い選択肢です。国税庁がウェブサイトで規程のサンプルを公開しており、これを参考に自社のルールを作成・運用することで要件を満たせます。

可視性の確保：必要な時にデータを見つけ、表示できる体制

保存したデータを、税務調査などで必要な時にすぐ探し出し、明瞭な状態で確認できるようにしておくための要件です。これには、以下の3つの要素が求められます。

• 関連書類の備え付け
  利用しているシステムの概要書や操作説明書などを備え付けます。
• 見読可能装置の備え付け
  保存したデータを確認するためのパソコン、ディスプレイ、プリンタなどを設置し、いつでもデータを画面に表示したり、書面に出力したりできるようにしておきます。
• 検索機能の確保
  保存したデータは、原則として「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの項目で検索できる状態でなければなりません。これが最も重要なポイントです。

中小企業・小規模事業者のための検索要件緩和措置

検索機能の確保は負担が大きいため、中小企業や小規模事業者向けに重要な緩和措置が設けられています。

基準期間（法人は2事業年度前、個人は前々年）の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じることができれば、検索要件のすべてが不要になります。

売上高が5,000万円を超える事業者であっても、ダウンロードの求めに応じられれば、「日付や金額の範囲指定検索」や「2つ以上の項目を組み合わせた検索」といった高度な検索機能の確保は不要となります。

2024年1月からの「猶予措置」の正しい理解と注意点

2023年12月31日で当初の「宥恕措置」は終了し、2024年1月1日からは新たな「猶予措置」が適用されています。この猶予措置の正しい理解が不可欠です。

この措置は、以下の2つの要件を両方満たす場合に適用されます。

• 保存要件に従って対応できないことについて「相当の理由」があると所轄税務署長が認める
• 税務調査の際に、電子データのダウンロードの求めおよびデータの出力書面の提示・提出の求めに応じることができる

ここで注意すべきは、「猶予措置」という言葉が、従来の紙保存を続けて良いという意味ではないという点です。税務調査時に「電子データのダウンロード」が求められる以上、電子データを保存しておくこと自体は必須です。猶予されるのは、あくまで検索機能の確保などの厳格な保存「方法」についてのみです。

この猶予措置を「何もしなくてよい免罪符」と誤解し、電子データの保存自体を怠ると、将来的に大きなコンプライアンス上の問題に直面する可能性があります。「相当の理由」の判断基準も明確ではなく、将来的により厳格に解釈される可能性も否めません。

したがって、この措置に安住するのではなく、恒久的な対応策を速やかに構築することが賢明な経営判断といえます。

「スキャナ保存」で実現するペーパーレス化とコスト削減

義務である電子取引への対応とは対照的に、「スキャナ保存」は企業が任意で選択できる制度です。そして今回の改正で、その要件が劇的に緩和され、あらゆる規模の企業にとって、ペーパーレス化、保管スペースの削減、業務効率化を実現するための強力なツールとなりました。

導入を阻んでいた要件はこう変わった

これまで多くの中小企業がスキャナ保存の導入をためらってきた原因である、複雑な要件が以下のように変更されました。

• 事前承認制度の廃止
  従来は、スキャナ保存を開始する3か月前までに税務署へ申請し、承認を得る必要がありました。この手続きが完全に廃止され、事業者の好きなタイミングで始められるようになりました。
• タイムスタンプ要件の緩和
  タイムスタンプの付与期限が、これまでの「受領後おおむね3営業日以内」という厳しいものから、「最長約2か月と7営業日以内」へと大幅に延長されました。さらに、訂正・削除の履歴が残るクラウドシステムなどを利用する場合は、タイムスタンプ自体が不要になります。
• 適正事務処理要件の廃止
  書類の受領者とスキャンする担当者を別にしたり、定期的な検査を行ったりするなど、複数名での相互牽制を求める「適正事務処理要件」が廃止されました。これにより、担当者1人での運用が可能となり、特に小規模な事業者にとっては導入のハードルが劇的に下がりました。

これらの変更点をまとめたのが、以下の表です。改正がいかに大きな規制緩和であったかが一目でわかります。

項目	改正前	改正後
税務署長の事前承認	必要	不要
タイムスタンプ付与期間	受領後概ね3営業日以内	最長約2か月＋7営業日以内
検索要件	複雑な項目での範囲指定・組み合わせ検索	「日付・金額・取引先」の基本3項目
適正事務処理要件	相互牽制、定期検査など複数名での対応が必要	不要
受領者の自署	必要	不要

スキャナ保存を始めるための具体的なステップ

緩和された要件のもとでスキャナ保存を始めるには、以下のステップを踏むとスムーズです。

1. 機器の準備
   スキャナ、複合機、またはスマートフォンを用意します。解像度は200dpi以上、原則カラー画像での読み取りが必要です。
2. 社内ルールの策定
   スキャンするタイミング、ファイル名の付け方、データの保存場所などの運用フローを定めます。タイムスタンプが不要なクラウドサービスを利用するのも有効な手段です。
3. 書類の重要度に応じた管理
   契約書や領収書などの「重要書類」と、見積書や注文書などの「一般書類」では、求められる要件が一部異なります。例えば、帳簿との相互関連性の確保は重要書類に限定されます。
4. 担当者への周知
   新しい、より簡素化されたプロセスを関係者全員が理解し、適切に運用できるようにします。

【任意だがメリット大】「優良な電子帳簿」で税制優遇を受ける

電子帳簿保存には、基本的な要件を満たす「その他の電子帳簿」と、より厳格な要件を満たすことで税制上の優遇措置を受けられる「優良な電子帳簿」の2つのレベルがあります。優良な電子帳簿は任意ですが、高いデータ信頼性を求める企業にとっては魅力的な選択肢です。

「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」の違い

改正により、基本的な要件（システムの関連書類の備え付け、見読可能性の確保など）を満たせば、電子帳簿として保存することが認められるようになりました。これが「その他の電子帳簿」です。

一方、「優良な電子帳簿」として認められるには、これに加えて、データの訂正・削除履歴の確保や、帳簿間の相互関連性の確保など、より高度な信頼性と検索性を担保するための要件を満たす必要があります。

過少申告加算税5%軽減のメリットと適用条件

優良な電子帳簿を導入する最大のメリットは、過少申告加算税が5%軽減されることです。これは、万が一、優良な電子帳簿に関連する申告漏れが税務調査で指摘された場合に、本来課されるペナルティが軽くなるというものです。

この措置は、日頃から適正な経理処理を行っている企業に対する一種の「保険」のようなものであり、税務当局や金融機関からの決算書に対する信頼性を高める効果も期待できます。この優遇措置を受けるためには、事前に税務署へ届出書を提出する必要があります。

以下の比較表は、どの要件を追加で満たせば「優良」の認定を受けられるかを明確に示しており、会計システムへの投資判断に役立ちます。

保存要件	その他の電子帳簿	優良な電子帳簿
システム関係書類の備付	〇	〇
見読可能性の確保	〇	〇
ダウンロードの求めへの対応	〇	不要（※他の要件を全て満たす場合）
訂正・削除履歴の確保	―	〇
帳簿間の相互関連性	―	〇
高度な検索機能	―	〇

知らないでは済まされない！改正に伴う罰則強化

今回の改正では、事業者の負担を軽減するための大幅な規制緩和が行われた一方で、意図的な不正行為に対する罰則は厳格化されました。これは、自由には責任が伴うことを示す重要な変更点です。

重加算税10%の加重措置

スキャナ保存や電子取引で保存されたデータについて、隠蔽や仮装といった悪質な不正が発覚した場合、その申告漏れに対して課される重加算税が、さらに10%加重される措置が整備されました。

この背景には、事前承認制度の廃止があります。以前は国が企業の保存方法を事前にチェックしていましたが、その門番としての役割をなくし、事業者が自らの責任で制度を開始できるようにしました。その代わり、事後の監査で不正が見つかった場合には、より厳しいペナルティを科すという方針に転換したのです。

これは、「許可を求める」時代から、「責任ある行動をとる」時代への移行を意味しており、企業にはより一層の誠実な対応が求められます。

インボイス制度との同時対応でバックオフィスDXを加速させる

2023年10月から開始されたインボイス制度は、電子帳簿保存法と密接に関連しています。この2つの制度に統一的に対応することが、最も戦略的で効率的なアプローチです。

切っても切れない関係性

電子メールなどでやり取りされる「電子インボイス」は、電子帳簿保存法における「電子取引」そのものです。したがって、電子インボイスを扱う事業者は、自動的に電子帳簿保存法の保存要件を遵守する義務を負います。

この2つの法律は、別々の課題ではなく、デジタル化された請求書処理という同じコインの裏表の関係にあるのです。

統一アプローチの戦略的メリット

両制度にまとめて対応することには、大きなメリットがあります。

• 業務の効率化
  両方の要件を満たすシステムや業務フローを一度に構築することで、二度手間を防ぎ、社内の混乱を最小限に抑えることができます。
• 将来性への対応
  電子インボイスとそれに準拠したデータ保存を標準とすることで、将来的なデジタルインボイスの普及にもスムーズに対応でき、請求・支払業務全体のプロセスを効率化できます。
• DXの起爆剤
  この2つの法改正への対応を、単なる義務と捉えるのではなく、調達から支払いまでのバックオフィス業務全体を根本から見直し、デジタル化を推進する絶好の機会と捉えることができます。

まとめ

2022年の電子帳簿保存法改正について、重要なポイントを再確認します。

• 電子取引のデータ保存は、全事業者にとっての義務です。
• スキャナ保存は、今や強力で身近な選択肢です。
• 優良な電子帳簿は、高い基準を満たす企業に税制上のメリットを提供します。
• 不正に対する罰則は厳格化されました。
• インボイス制度と一体で対応することが、最も賢明な戦略です。

今回の法改正は、単なるルールの集合体ではなく、日本のビジネスにおける戦略的な転換点です。これをコンプライアンスのための「守り」の課題と捉えるか、それとも業務をデジタル化し、効率を高め、コストを削減する「攻め」の機会と捉えるか。その選択が、企業の未来を大きく左右します。

この法律は、その変革を今すぐ始めるための「後押し」と「好機」の両方を提供しているのです。