請求書の書き方 請求書の書き方、作り方を解説|記載事項と注意点まとめ 2020/06/17

請求書は、売上につながる重要な書類のため、取引先とトラブルが起きないよう書き方や作り方には十分注意をしなければなりません。

今回は、請求書の書き方や作成時の注意点についてまとめました。

1.請求書とは

請求書とは、取引先に対して商品やサービスの代金を請求する際に発行する文書です。報酬を受け取るために必要な書類であるのはもちろんのこと、相手との間に取引があったことを証明する役割も持っています。
請求書は、書き方について法的に定められた決まりはありません。また、手書きも可能ですが、Excelや請求書発行用ソフトを使った電子作成が一般的となります。

2.請求書を送るときに必要なもの

請求書を送付する際には、主に下記が必要になります。

  • テンプレート
  • 送付状(挨拶状、添え状、カバーレター)
  • 封筒

テンプレートの必要項目を埋めることで、適切な請求書を作成することができます。自分好みに一からフォーマットを作成することもできますが、手間が掛かるので、既存テンプレートを使用すると効率的です。
ExcelテンプレートやWordテンプレートなど、Webで簡単にダウンロードすることができ、豊富なデザインの中から、使いやすいテンプレートを選びましょう。

請求書を郵送する場合は、封筒と送付状を用意しておきましょう。

封筒は、「長形3号(120mm × 235mm)」を使用し、請求書が封入されている旨が記載されていると良いでしょう。
また、送付状は「挨拶状、添え状、カバーレター」などと呼ばれることもあり、必ずしも必要な書類ではありませんが、書類の内容をお知らせするために添えるのが一般的です。請求書に同封する送付状には、宛名、送付日、発行者名などを記載します。
併せて、挨拶や感謝の言葉を添えて送付するとより丁寧でしょう。

3.請求書の書き方【7つの必須項目】

請求書では各項目毎に書き方があります。
ここでは、請求書に記載するべき7つの必須項目についてまとめました。

3.1 ①請求先の宛名

請求先の事業者名(会社名や屋号など)、部署名、担当者名などを記載します。法人や部署を宛名にする場合には「御中」、個人を宛名にする場合には「様」とします。なお、依頼者と異なる宛名を指定される場合もあるため、事前に確認しておく必要があります。

3.2 ②発行者名(印鑑付き)

請求書を発行した法人名(当人の氏名)を記載する必要があります。また、発行者名に社判や上司の印鑑を押す場合もあります。印鑑は必須ではないためシャチハタなどを用いても問題ありませんが、押印する場合には氏名や名称にややかぶるようにすると偽造が難しくなるため良いとされています。

3.3 ③請求日(発行日)

請求日は、請求書を発行した日ではなく取引先の請求締日にすることが基本であるため注意が必要です。一般的に毎月1回の支払日があるため、支払い日に合わせて請求日を記載しましょう。誤って締日を過ぎた発行日を記載すると、支払いが翌月になってしまう可能性があります。請求日の記載については、予め請求先に確認するようにしましょう。

3.4 ④請求内容

請求内容として、品目(商品名・サービス名)、単価、数量、合計の4項目を記載します。このとき、取引先から請求内容の書き方について指定がある場合があります。税務処理に影響する場合があるので、必ず指定通りに記載しましょう。

3.5 ⑤請求金額

請求金額では、合計と小計、消費税の金額を分けて記載すると分かりやすいでしょう。また、前月請求金額、入金額、当月請求金額、合計請求金額を分けて記載すると、入金の流れを一目で把握することができます。
金額表記についての決まりはありませんが、3桁ごとにカンマ区切りを入れると読みやすくなり、請求額が大きい場合のミスを減らすことができます。単位は「円」と「¥」の両方が用いられ、円の場合には金額の後ろに「也」と書き添えるのが一般的です。

3.6 ⑥振込先情報

振込先情報には、銀行名、支店名、口座種類、口座名、口座番号を記載します。このとき、銀行コードや支店コードも記載しておくと親切です。振込先に関しては、複数の口座の中から請求先に選んでもらう形式にすることもできます。

3.7 ⑦支払期日

支払い漏れを防ぐためにも、支払期日は必ず記載しましょう。契約内容によっては支払期限を過ぎた場合に延滞利息などを課すこともありますが、請求書に支払期日を明確に記載しておくことでトラブルを避けることができます。

4.請求書の書き方【4つの注意点】

請求書を書く上では、4つの注意点があります。
これから請求書を書こうと考えている方だけでなく、これまで請求書を書いてこられた方も今一度注意しましょう。

4.1消費税の書き方に注意

請求書を作成する際には、消費税の書き方に気をつけましょう。
はじめに、金額が内税(消費税込)と外税(消費税別)のどちらで記載されているのかを明確に記載するようにしましょう。一般的には税抜きで単価を記載することが多く、消費税は小計の後に記します。
また、軽減税率の記載には十分に注意が必要です。消費増税によってほとんどの商品の税率が10%になりましたが、飲食料品や新聞をはじめとした一部の商品は8%に据え置かれています。それぞれの商品に対する税率が明確に分かるように記載すると、トラブルが起こりにくくなるといえます。
また、一部の取引については消費税が課されません。このような取引は不課税取引と呼ばれ、具体例としては社会保険医療の取引などが挙げられます。請求書を作成する際には、不課税取引が含まれているかどうかを必ず確認しましょう。

4.2源泉徴収が必要か確認

源泉徴収とは、所得を支払うときに支払う側が所得税を回収する制度のことです。個人事業主が請求書を発行する際には、請求する報酬や料金によっては源泉所得税を記載しなければいけません。所得税法第204条では「源泉徴収が必要な報酬・料金等の範囲」が定められており、下記が対象となります。

  • 原稿料や講演料など
  • 弁護士、公認会計士、司法書士等の特定の資格を持つ人などに支払う報酬・料金
  • 社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬
  • プロ野球選手、プロサッカーの選手、プロテニスの選手、モデルや外交員などに支払う報酬・料金
  • 映画、演劇、テレビジョン放送等の出演等の報酬・料金や芸能プロダクションを営む個人に支払う報酬・料金
  • バンケットホステス・コンパニオンやバー、キャバレーなどに勤めるホステスなどに支払う報酬・料金
  • プロ野球選手の契約金など、役務の提供を約することにより一時に支払う契約金
  • 広告宣伝のための賞金や馬主に支払う競馬の賞金

なお、源泉所得税の金額は支払総額によって税込金額から源泉所得税を計算する必要があります。

支払総額が100万円以下の場合支払総額×10.21%
支払総額が100万円を超える場合(支払総額 ー 100万円)×20.42% +102,100

源泉徴収の対象にも関わらず記載漏れがあると、後々修正作業を行うことになります。また、税務調査などで指摘を受けた場合には取引先が責任を負うことになります。大事な取引先に迷惑をかけないためにも、源泉徴収の記載に関しては十分に注意しましょう。

4.3振込手数料の記載をする

振込手数料は、支払者による負担が一般的ではありますが、振込手数料をどちらが支払うかについては、明確な決まりはありません。しかし、民法484条、485条における「持参債務の原則」に基づき、合意がない場合には支払者側が手数料を負担するのが原則となっております。
とはいえ、実際には振込手数料を差し引いた金額が振り込まれるということもあり、慣習となっている業界もあります。
小さなことでトラブルを避けるためにも、振込手数料については負担者について漏れなく記載しましょう。あくまでも負担してもらう側ですので、「手数料はご負担願います」のような一言を心掛けが重要です。また、必要があれば事前に取引先と話し合い、振込手数料に関する取り決めを行うと良いでしょう。

4.4封筒・印紙のサイズにも注意

請求書を送付する場合には、封筒のサイズに注意しましょう。
「長形3号(120mm × 235mm)」または「角形2号(240㎜×332㎜)」の使用が一般的といえます。A4サイズの書類を入れる場合、長3であれば3つ折りにして入れます。角2であれば、書類を折らずにそのまま入れることができます。

封筒には、通常通りに宛名を記載したうえで「請求書在中」と青色または黒色で記載し、四角い枠で囲って目立つようにしておきます。
記載する場所は、縦書きの場合は表面の左下、横書きの場合は表面の右下です。

印紙を貼る必要はありませんが、契約書や領収書を同封する場合、または請求書が領収書を兼ねるという場合には印紙を貼る必要があります。
これは、印紙税法で定められている「課税文書」にあたるとみなされるためです。
たとえ名称が請求書でも、内容が取引の事実を証明するものであれば課税文書となるので注意しましょう。
なお、額面が大きいと1枚の印紙では足りない場合がありますので、2枚以上の印紙を貼って調整しましょう。
例えば、15万円の場合は、10万円の印紙1枚と5万円の印紙1枚を貼りましょう。割印はそれぞれの印紙に押しても複数にまたがるように押しても問題ありません。

5.請求書作成の方法

請求書は様々な方法で作成することができますが、ここでは3つの作成方法についてご紹介します。

5.1請求書発行サービス

請求書発行サービスとは、取引先情報や金額などをシステムに入力するだけで簡単に請求書を発行・送付できるサービスのことです。各サービスによって機能が異なりますが、中には郵送代行まで含まれているサービスもあります。
手書きで請求書を作成する場合やセキュリティ上オフィスのPCで作成をする必要がある場合など、場所や形式に囚われず請求書を発行・送付できることがメリットの一つです。また、履歴が残るため、請求書発行と別に発送一覧リストなどを作成する必要はありません。

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5.2 Excel・Word

請求書をはじめとした書類の作成に、ExcelやWordを利用する企業は非常に多いといえます。特にExcelは1つのファイル内に複数のシートを作成できるため、様々な書類や資料で利用されています。ただし、ExcelやWordは環境が異なるとレイアウトが崩れてしまうことや、担当者にスキルが求められる点も問題になり得るといえるでしょう。

5.3市販の請求書

市販の請求書を購入して使用するという方法もあります。ノーカーボンタイプであれば手が汚れる心配もなく、きれいな請求書を発行できます。しかし、手書きで作成に時間がかかり、大量に請求書を発行する必要がある場合には、市販の請求書は不向きだといえます。

6.まとめ

請求書は重要書類の一つであり、書き方を間違えるとトラブルにつながる恐れがあります。毎月たくさんの請求書を発行する場合には、スピーディーかつ正確に作業を行う必要があるといえるでしょう。

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