請求書と領収書の違いは？代わりになるかを判定表で解説

請求書は支払いを請求する書類、領収書は支払いを受け取った証明です。役割が違うため、請求書が領収書の代わりになるかは用途で変わります。法人税・所得税の経費と消費税の仕入税額控除に分け、判定表で確認しましょう。領収書がないときの代替書類も紹介します。請求書と領収書の違いを知り、手元の書類で何を残すべきか迷っている方に向けて、実務での確認点を整理します。

請求書と領収書の違い

請求書と領収書は、どちらも取引の内容や金額を記録する書類です。違いは、主に発行する時点と書類の目的にあります。

請求書は、商品やサービスを提供した側が、買い手に代金の支払いを求めるために発行します。取引内容、数量、単価、合計額、支払期限などを伝え、いつまでにいくら支払うのかを明確にする役割があります。商品を納品した後、支払いを受ける前に発行するのが一般的です。

一方、領収書は、商品やサービスの代金を受け取った側が、支払いを受けた事実を証明するために発行します。支払いが完了した後に渡すため、買い手にとっては「いつ、誰に、何の代金を支払ったか」を示す書類になります。

両者は別々に作成することもあれば、1枚の書類にまとめることもあります。たとえば、請求書に「代済」「相済」「済」などの記載があり、受取事実を証明する目的で交付された場合、その書類は受取書に該当する可能性があります。書類のタイトルだけでなく、実際の記載内容と交付目的で判断する点に注意しましょう。

請求書と領収書の比較

項目	請求書	領収書
発行のタイミング	商品・サービスを提供し、代金を受け取る前に発行する	代金を受け取った後に発行する
目的	支払う金額、期限、方法を伝える	支払いを受け取った事実を証明する
記載事項	発行者、取引日、取引内容、金額、支払期限など	発行者、取引日、取引内容、受取金額、宛名など
印紙税	支払いの請求だけを目的とする請求書は、通常は受取書に当たらない	紙の受取書に該当すると、記載金額などに応じて課税される
保存義務	帳簿や取引関係書類として、税法上の要件に応じて保存する	帳簿や取引関係書類として、税法上の要件に応じて保存する

請求書と領収書を1枚にできるケース

請求書と領収書を別々に発行する代わりに、「請求書兼領収書」として1枚にまとめる方法があります。現金で支払いを受けたときに、その場で請求内容と受取事実を記載して渡すケースなどです。

銀行振込やクレジットカード決済では、請求書を発行した後に支払いが行われます。この場合、請求書だけで支払い完了までを示すことはできません。振込結果やカード会社の利用明細など、決済が行われたことを確認できる資料を請求書と一緒に保管します。

支払いを受ける前に、請求書へ「済」「領収済」などと記載すると、実際の支払い状況と書類の表示が食い違うおそれがあります。先に書類を作る場合は、支払い後に受取事実を記載する運用にすると、二重計上や確認漏れを防ぎやすくなります。

印紙税は書類の名前だけで決まらない

国税庁は、金銭または有価証券の受取書について、領収書、レシート、預り書だけでなく、請求書や納品書に「代済」「相済」「了」などと記入したものも、受取事実を証明する目的であれば第17号文書に該当すると説明しています。金銭又は有価証券の受取書、領収書で確認できます。

売上代金に係る紙の受取書は、記載金額が5万円未満なら非課税です。5万円以上100万円以下なら印紙税額は200円です。金額の区分、営業に関する取引かどうか、消費税額を区分記載しているかなどで扱いが変わるため、すべてのケースを一律に判断できません。

メールやシステムで電子データを送る場合は、紙の文書に印紙を貼る場面とは扱いが異なります。電子で交付した請求書兼領収書の印紙税について迷ったときは、最新の内容を国税庁の受取書に関するページで確認してください。

請求書は領収書の代わりになるのか【用途別の判定】

請求書が領収書の代わりになるかは、「領収書という名称の書類があるか」だけでは決まりません。何を証明したいのかを分けて考えます。

法人税・所得税では、その支出が事業に必要なものか、取引の相手方や日付、内容、金額を確認できるかが判断材料になります。領収書がないから直ちに経費にできない、請求書があるから必ず経費にできる、という単純な整理はできません。

消費税の仕入税額控除では、帳簿と請求書等の保存が要件になります。ここでいう請求書等は、請求書だけを指すとは限りません。国税庁は、必要事項が記載されていれば、請求書、納品書、領収書、レシートなど名称を問わず適格請求書になり得ると案内しています。ただし、登録番号や税率ごとの金額など、必要事項が欠けていないかを個別に確認します。

経費と仕入税額控除を分けて判定する

同じ1枚の書類でも、法人税・所得税の経費の証明と、消費税の仕入税額控除の証明では求められる内容が異なります。次の表は一般的な確認の目安です。実際の可否は、取引の実態、事業者の区分、帳簿、他の資料の有無によって変わります。

手元にある書類	法人税・所得税の経費	消費税の仕入税額控除	確認するポイント
請求書のみ	可。事業に必要な支出で、取引内容と金額を確認できる場合	可。適格請求書の記載事項を満たし、帳簿とともに保存する場合	支払いが完了したことは、振込控えなどで補足する
領収書のみ	可。事業との関連、日付、相手方、内容、金額が確認できる場合	可。書類名にかかわらず、適格請求書の記載事項を満たす場合	商品名や税率、登録番号の表示を確認する
クレジット明細のみ	単独で判断せず、利用先、購入内容、日付が分かる資料を組み合わせる	原則として明細だけで判断せず、要件を満たす請求書等を保存する	カード利用の事実と取引内容は別々に確認する
振込控えのみ	単独で判断せず、請求書や契約書などと組み合わせる	原則として振込控えだけで判断せず、要件を満たす請求書等を保存する	支払先と金額は分かるが、取引内容が不足しやすい

表の「可」は、書類があれば自動的に認められるという意味ではありません。たとえば、請求書に会社名と金額だけがあり、何を購入したか分からなければ、支出の内容を説明する資料を追加します。逆に、領収書に取引内容、登録番号、税率ごとの金額などが適切に記載されていれば、書類名が領収書でもインボイスとして扱える可能性があります。

支払いの事実を別の資料で補う

請求書は、発行時点では「これから支払う金額」を示す書類です。請求書を経費の根拠として保存する場合も、支払いが実際に行われたことを別の資料で確認できる状態にしておくと、記録の信頼性が高まります。

たとえば、毎月届く請求書と銀行口座の振込記録を同じ取引番号で管理します。カード決済なら、請求書、利用明細、納品メールをひとまとまりにします。現金で領収書を受け取れなかった場合は、出金伝票に支払先、日付、金額、内容、事情を記載します。

税務調査や社内監査で確認されるのは、紙の領収書があるかだけではありません。いつ、誰から、何を、いくらで購入し、事業でどのように使ったかを一連の資料で説明できるかがポイントになります。個人事業主が自宅兼事務所の家賃や通信費を計上する場合は、事業で使用した割合とその計算方法も残しておきます。

二重払いを防ぐために請求書と決済記録を照合する

請求書と領収書を別々に受け取ったときは、両方を保存するだけでなく、支払済みかどうかを確認します。請求書を受け取った後、口座から振り込んだにもかかわらず、別の担当者が同じ請求書を現金で支払うと、二重払いが発生します。

管理方法は複雑でなくても構いません。請求書に支払日、支払方法、担当者、取引先の請求番号を記録し、会計ソフトや一覧表の状態を「未処理」「支払済み」に分けます。領収書を受け取った場合は、請求書と同じ取引にひも付けます。

「請求書があるから領収書は不要」と決める前に、会社の経費精算規程も確認してください。税法上の要件を満たしていても、社内規程で領収書や決済記録の提出を求めていることがあります。

領収書がないときに使える書類

領収書を紛失した、そもそも発行されなかった、電子メールでしか受け取っていない。こうした場合でも、支出の内容や支払いの事実を示す資料を集められることがあります。大切なのは、1枚の代替書類にすべてを任せるのではなく、複数の資料を組み合わせて取引を再現できるようにすることです。

代替書類の判定表

書類	証明できること	証明できないこと・注意点	一緒に保存したい資料
振込控え・振込明細	指定した口座へ、いつ、いくら振り込んだか	何の商品・サービスの代金か、請求内容の詳細	請求書、契約書、納品書、メール
クレジットカード利用明細	カードで、いつ、どの加盟店にいくら支払ったか	購入した商品やサービスの内訳、インボイスの記載事項	レシート、注文画面、請求書、納品メール
支払明細書	取引先や社内で集計した支払内容、対象期間、金額	実際の決済が完了した事実や、相手方の適格請求書としての記載要件	振込記録、取引先の確認、契約書
出金伝票	現金をいつ、何のために、誰へ支払ったかという社内記録	第三者が発行した受取事実の証明	レシート、注文記録、相手方とのメール、社内承認

なお支払明細書そのものの扱いは、支払明細書は領収書の代わりになるかの解説で詳しく整理しています。

この表で分かるように、振込控えやカード明細は「支払ったこと」の裏付けにはなりますが、取引内容まで十分に示せない場合があります。逆に、請求書や納品書は取引内容を示せても、支払いの完了までは示さないことがあります。2種類の資料を対応させて保管すると、抜けを補えます。

支払明細書の扱いは、作成者と記載内容によって変わります。取引先が作成し、双方で内容を確認した支払明細書は、取引内容を整理する資料として使いやすくなります。ただし、消費税の仕入税額控除に使えるかは、適格請求書等に該当する記載があるか、売手の確認を受けているかなどを確認してください。支払明細書について詳しく知りたい場合は、[支払明細書の詳しい解説]もあわせてご覧ください。

振込控え・通帳の記録

銀行振込では、振込受付書、振込明細、ネットバンキングの取引履歴などが残ります。これらには日付、金額、振込先が表示されるため、支払いの経路を説明する資料になります。画面を印刷するだけでなく、取引番号や摘要も保存しておくと、請求書との照合が容易です。

ただし、振込先の表示だけでは、購入した商品やサービスの内容まで分からないことがあります。月額サービスの利用料なら契約書や利用明細、仕入れなら納品書や発注メールを追加します。通帳の摘要が「振込」だけの場合は、相手方や取引の目的を別資料で補います。

クレジットカードの利用明細

クレジットカードの利用明細は、カードによる決済が行われたことを確認する資料です。利用日、加盟店名、金額が分かっても、何を買ったかまでは表示されないことがあります。レシート、注文確認メール、配送記録などをひも付けて保存します。

法人カードを複数人で使う場合は、利用者が購入目的を入力する運用を決めておくと、明細だけでは分からない情報を補えます。私用分が混ざる場合は、事業分と私用分を区分し、事業分の根拠を残します。

出金伝票

出金伝票は、自社で作成する支出記録です。領収書が発行されない慶弔費、遠方の現金支出、少額の立替などで使われることがあります。記載する項目は、支払日、支払先、金額、内容、勘定科目、支払者、領収書がない理由です。

「雑費」「立替」とだけ書くと、後から取引の内容を確認できません。「○月○日、取引先との打ち合わせで使用した会場費」「○○駅から訪問先までの交通費」のように、第三者が読んでも用途を把握できる情報を記載します。出金伝票を作成したら、社内承認や関連するメールも同じ取引にまとめます。

レシートや電子メールの領収書

レシートは、購入日、店舗、商品名、数量、金額などが記載されるため、領収書の代わりに支払い内容を説明しやすい書類です。レシートに必要なインボイスの事項が記載されていれば、仕入税額控除のための適格簡易請求書に該当することもあります。

通販サイトやオンラインサービスで発行される電子領収書も、紙に印刷したものだけでなく、受け取ったデータを保存します。メール本文に記載された領収情報、ダウンロードしたPDF、サイトの取引画面など、後から内容を確認できる状態にします。画面キャプチャだけで済ませる場合も、取引先、日付、金額、内容が写っているか確認してください。

インボイス制度での取り扱い

インボイス制度では、書類の名称よりも、必要な記載事項がそろっているかがポイントになります。国税庁は、請求書、納品書、領収書、レシートなど、名称を問わず必要事項が記載された書類を適格請求書として扱えると説明しています。適格請求書等の記載事項も確認してください。

請求書・領収書に必要な記載事項

適格請求書の主な記載事項は次の6つです。

– 適格請求書発行事業者の氏名または名称と登録番号

– 取引年月日

– 取引内容。軽減税率の対象品目である場合はその旨

– 税率ごとに区分した対価の額と適用税率

– 税率ごとに区分した消費税額等

– 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

請求書にこの事項がそろっていれば、請求書というタイトルでも適格請求書になり得ます。領収書やレシートでも同じです。書類を受け取ったら、登録番号が記載されているか、取引年月日が正しいか、8％と10％が区分されているか、適用税率と税率ごとの消費税額等の両方が記載されているかを点検します。

仕入税額控除を受けるには、原則として帳簿と適格請求書等を保存します。請求書だけ、領収書だけという名称で判断せず、記載事項と取引の相手方を確認してください。相手方が適格請求書発行事業者かどうかは、国税庁の公表サイトで登録番号を確認できます。

適格簡易請求書では宛名が不要になることがある

不特定かつ多数の人に商品やサービスを提供する一定の事業では、適格請求書より記載事項を簡略化した適格簡易請求書を交付できます。対象は、小売業、飲食店業、写真業、旅行業、タクシー業、駐車場業（不特定かつ多数の人に対するものに限る）と、これらに準ずる事業です。適格簡易請求書の交付ができる事業で対象範囲を確認できます。

適格簡易請求書では、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称、つまり宛名を記載しません。また、税率ごとの消費税額等または適用税率のいずれか一方の記載で足ります。小売店や飲食店でも、すべての取引が簡易インボイスの対象になるとは限らないため、事業の性質と取引形態を確認します。

そのため、宛名のないレシートを見つけても、直ちに不備とは限りません。小売店、飲食店、タクシーなどから受け取ったレシートは、登録番号、取引日、内容、税率または税額が表示されているかを確認してください。

インボイス未登録の相手から仕入れた場合

適格請求書発行事業者ではない相手からの課税仕入れについては、一定割合を控除できる経過措置があります。国税庁の令和8年度税制改正特集では、2026年10月1日から2028年9月30日まで70％、2028年10月1日から2030年9月30日まで50％、2030年10月1日から2031年9月30日まで30％とし、2031年10月1日以後は控除できない扱いが示されています。対象となる仕入れの合計額が年または事業年度で1億円を超える場合は、超過部分にこの経過措置を適用できません。改正前の上限は10億円でした。令和8年度税制改正特集で最新の期間と条件を確認してください。

この経過措置は、請求書なら何でも全額を控除できるという制度ではありません。帳簿への記載、相手方の区分、取引日、金額などを確認し、適用期間に応じた処理を行います。簡易課税制度など別の制度を選択している場合の扱いも含め、事業者の状況によって判断が変わります。個別の税務上の可否や最新の内容は、国税庁のインボイス制度特設サイトで確認してください。

特定の取引では適格請求書がなくても扱いが異なる

公共交通機関による3万円未満の運送、自動販売機や自動サービス機による3万円未満の商品の販売など、適格請求書の交付が困難な取引には、交付義務が免除されるものがあります。自動販売機の飲み物、コインロッカー、コインランドリー、ATMの手数料などが例です。

この場合も、取引内容、日付、金額、相手方などを帳簿に記録し、制度上の対象取引であることが分かるようにします。すべての交通費や機械を使った支払いが自動的に対象になるわけではありません。取引区分や金額の条件は、交付義務の免除に関する国税庁資料で確認してください。

保存期間と保存方法

請求書や領収書は、経費を計上したらすぐ廃棄してよい書類ではありません。法人か個人事業主か、青色申告か白色申告か、消費税の課税事業者かによって保存期間が変わります。

法人の保存期間

法人は、帳簿と、取引に関して作成または受領した書類を、原則としてその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。領収書だけでなく、請求書、注文書、契約書、納品書なども取引関係書類に含まれます。

青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた場合などは、保存期間が10年となることがあります。対象となる事業年度や保存の起算日は個別に確認してください。帳簿書類等の保存期間に国税庁の案内があります。

個人事業主の保存期間

個人事業主も、請求書、領収書、納品書などを保存します。国税庁の案内では、事業所得、不動産所得、山林所得がある人は、法定帳簿を7年間、請求書や領収書などの書類を原則5年間保存します。青色申告者が受け取った領収書などの現金預金取引等関係書類は、原則7年間（前々年分の所得が300万円以下なら5年間）の保存が必要です。消費税の仕入税額控除に関係する帳簿や請求書等も、別の保存期間が適用される場合があります。

白色申告者にも記帳と保存の制度があります。申告方法だけを理由に書類を残さなくてよいと考えないようにしましょう。保存期間は所得の種類、帳簿の区分、消費税の課税事業者かどうかで変わるため、最新の内容は国税庁の個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等保存ページで確認してください。

電子メールやシステムで受け取った場合

電子メールの添付ファイル、ウェブサイトからダウンロードしたPDF、クラウド請求書、EDIなどで請求書や領収書を受け取った場合は、電子取引データとして保存します。電子で受け取ったものを紙に印刷しただけでは、元のデータを保存したことにならない場合があります。

国税庁の電子帳簿保存法一問一答では、電子取引の請求書や領収書等はデータのまま保存し、改ざん防止の措置を取ること、日付・金額・取引先で検索できるようにすることなどを案内しています。タイムスタンプ、訂正や削除の記録が残るシステム、訂正や削除を防止する事務処理規程など、認められた方法から自社に合うものを選びます。電子帳簿保存法一問一答で詳細を確認してください。

保存フォルダは取引先や年度で整理し、ファイル名に「取引日・金額・取引先」を入れると検索しやすくなります。紙をスキャンする場合と、最初から電子で受け取った場合の扱いは異なるため、保存方法を混同しないようにします。

保存時にそろえる資料

請求書、領収書、納品書、振込控え、カード明細などを取引単位でまとめ、請求書番号をファイル名や会計データに入力して決済記録と対応付けます。現金支出で領収書がない場合は、出金伝票と購入目的を示す資料を加えます。仕入税額控除を行う場合は、帳簿と請求書等が対応しているかも点検します。

よくある質問

請求書と領収書は同じものですか？

同じものではありません。請求書は支払いを求める書類、領収書は支払いを受けた事実を示す書類です。ただし、支払い後に受取事実を記載した請求書兼領収書は、1枚で両方の役割を持たせられます。書類の名称ではなく、記載内容と交付目的を確認してください。

請求書だけで経費を証明できますか？

事業に必要な支出であり、取引先、日付、内容、金額を確認できる請求書なら、法人税・所得税の経費の根拠になる場合があります。ただし、請求書だけでは支払いの完了が分からないことがあります。振込控え、カード明細、通帳記録などを対応させて保存します。

領収書の代わりにレシートを使えますか？

レシートは、購入日、店舗、商品やサービスの内容、金額が確認できるため、支出の証明に使えることがあります。インボイス制度では、必要事項が記載されたレシートは適格簡易請求書に該当する場合があります。登録番号、税率または税額、取引内容などを確認してください。

クレジットカードの利用明細だけでよいですか？

利用明細だけでは、購入した商品やサービスの内容が分からないことがあります。請求書、レシート、注文確認メール、納品記録などを組み合わせて保存します。カード会社の明細は決済の裏付け、店舗のレシートや請求書は取引内容の裏付け、と役割を分けると管理しやすくなります。

領収書をなくした場合はどうすればよいですか？

取引先に再発行を依頼できるか確認し、難しい場合は振込控え、カード明細、注文メール、納品書、出金伝票などを集めます。出金伝票には、支払先、日付、金額、内容、領収書がない理由を記録してください。代替資料だけで税務上の可否を一律に決められるわけではないため、最新の内容は国税庁の該当ページで確認してください。

宛名がない領収書は使えますか？

適格簡易請求書の対象となる取引では、宛名が不要です。小売業、飲食店業、写真業、旅行業、タクシー業、一定の駐車場業などが対象になります。ただし、登録番号や取引日、内容、税率または税額などの記載は確認します。対象業種に当たるか迷う場合は、国税庁の適格簡易請求書に関するQ&Aを確認してください。

まとめ

請求書は支払いを求める書類、領収書は支払いを受け取った証明です。役割と発行のタイミングが異なるため、請求書がそのまま領収書になるわけではありません。

一方で、法人税・所得税の経費では、領収書の名称だけでなく、事業との関連、取引内容、日付、金額、支払いの事実を確認できるかが判断材料になります。請求書、振込控え、カード明細、納品書などを組み合わせれば、取引の流れを説明しやすくなります。

消費税の仕入税額控除では、請求書や領収書という名前より、適格請求書の記載事項と保存要件を確認します。宛名が不要な適格簡易請求書や、一定の取引における交付義務の免除、2026年10月以降の経過措置など、取引によって扱いが変わる点にも注意が必要です。

請求書が領収書の代わりになるか迷ったら、①何を証明したいか、②支払い済みか、③税務上必要な記載事項がそろっているか、④関連資料を保存できているかの順に確認します。制度の改正や個別事情によって判断が変わるため、最新の内容は国税庁の該当ページで確認してください。