請求書の管理 検収書って?役割やメールで発行できるかについても解説 2022/06/14

検収書とはどのような書類でしょうか?請求書や見積書ほど使われることもないため、検収書を受け取って戸惑ってしまうこともあるかもしれません。検収書にはどのような役割があるのか、記載される項目や発行されるタイミングについてご紹介します。また、混同しやすい納品書との違いや、メール発行など検収書に関する疑問点についても解説します。

検収書って?

検収書は納品されたサービスや商品の数量、品質、種類等が、発注した通りであったことを示す書類で、検収が完了した時に発行します。取引をする際にはさまざまな書類を使用します。見積書、発注書と進めていき、納品された後に検収書が発行されることで支払いに進んでいきます。そのため発注した商品に間違いないか、数量、品質、種類などに問題がないか確認して検収書を発行することになります。

ただし検収書は必ず発行する書類ではなく、あくまで取引を明確化するために発行される書類です。検収書なしに取引が進んでいくこともあるため注意しましょう。

検収書の役割

売上を計上させる

売上を計上するタイミングは企業や業種によって異なります。納品日を基準として売上計上する場合もありますが、取引先からの検収書が発行されたタイミングで売上を計上することもあるでしょう。この場合には、検収書に記載されている日付が売上日となります。

検収書をもって売上を計上する検収日基準は、ITシステムや機械の販売などの業種に多く見られます。納品した後に一定期間の試運転やテストを必要とするものが多く、納品時ではなく、実際にテストをして問題がないことが確認されてはじめて、義務を履行したといえるためです。

トラブルを防止する

納品書の後に請求書を発行したところ、『個数が足りなかった』『品質が良くなかった』など後から連絡を受けることもあります。検収書が発行されていれば、納品した品物に問題なかったことの証明となるためこのようなトラブルを防止することもできます。検収書を発行すると、その後に発注側が、種類、品質又は数量が契約内容と異なることを理由に追完、代金減額、契約解除を求めることが制限されることがあるため、検収書というステップを踏むことで良好なビジネス関係を築くこともできるでしょう。

納品書や受領書、請求書との違いは?

商取引を行う際には、検収書だけでなくさまざまな書類が発行されます。検収書と、納品書や受領書などとの異なる点についてご紹介します。

納品書

納品書は注文通りに商品が納品されたことを受注側が示す書類で、商品と一緒に送付されてくることが一般的です。納品書には、商品名、数量、合計金額などが記載されます。

納品書は納品時に受注側が発行しますが、検収書は検収後に発注側が発行することになります。

関連コラム:納品書の書き方を徹底解説!請求書との違いや注意点も解説

受領書

受領書は、商品を受け取ったタイミングで発注側がそれを証明する書類です。受領書も検収書も発注側が発行するため分かりにくいのですが、違いは発行するタイミングにあります。

受領書は商品が納品された際に間違いなく受け取ったことを証明する書類なのに対し、検収書は納品された商品の種類や数量が間違っていないか、品質に問題はないかなどを確認した後に発行されます。

請求書

請求書は納品物の対価を請求するために受注側から発行する書類です。記載される項目は商品名や個数、合計金額、そして支払期限や入金方法などです。発行されるタイミングは請求書、検収書ともに商品が納品、検収された後になりますが、それぞれの書類の発行者が異なります。
請求書は受注側が発行し請求金額を通知しますが、検収書は発注側が商品を検収したことの証明として発行されます。

インボイス制度が開始すると、一定の事項を記載することが求められるため、こちらの記事でチェックしましょう。
▶︎インボイス制度とは?個人事業主にも発生するのか?対処法を解説
▶︎適格請求書の書き方について解説!インボイス制度についてや領収書とレシートの扱いについても解説!

検収書発行までの流れ

商品が納品されてから検収書が発行されるまで、どのような流れで進んでいくのかご紹介します。

商品を検収

発注者側が納品された商品を検収します。発注した通りの種類や個数であるかどうか、型番や品質なども厳しくチェックしていきます。この段階で個数の間違いや品質に問題を見つけた場合には、検収書は発行されません。受注先に連絡を取り、交換や追完をするか、検収合格した商品のみの受領にするかなどの対応を検討することとなります。場合によっては、値引きなどのネゴシエーションすることもあるでしょう。

検収書作成

検収書は発注側が作成するのが一般的です。記載する内容にルールはありませんが、検収した商品等の概要、検収日、検収結果、対応する発注書番号などを記載し、押印します。

3.検収書を取引先に送付

検収が終わり検収印が押印されたら、受注側に郵送やメール添付などで送付します。送付方法はトラブルにならないよう、事前に確認しておくとよいでしょう。

検収書に記載する内容

検収書に記載する内容には、以下のようなものがあります。

・タイトル
・検収日
・受注者の情報
・発注者の情報
・発注者の検収担当者名
・検収内容と結果
・検収印又は署名
・対応する発注書番号
・合計金額

タイトルは『検収書』と記載しましょう。検収日は商取引では重要となりますので、間違いなく記載してください。発注者の情報には会社名、電話番号、住所などを記載するとよいでしょう。検収印は会社印の他、担当者の押印にすることもあります。

注意点:検収日と納品日を間違えない

検収書を作成する際に、検収日と納品日を間違えないように注意しましょう。納品されたその日に検収する企業もあるため混同されがちですが、納品は商品を受け取った日、検収日は検収を行った日になります。

検収書の日付を確認して請求書が発行されるという流れを理解し、検収日、商品名や数量、金額などミスがないよう記載することも重要です。検収を担当する際にはきちんと検収をして、署名や押印漏れがないよう注意しましょう。

その他検収書に関する疑問

検収書に収入印紙は必要?

基本的には、検収書は収入印紙を貼る必要がありません。収入印紙を貼る必要がある書類は印紙税法によって定められています。もし検収書が以下に記載する課税文書に分類されるのであれば、収入印紙が発行時に必要となります。

・印紙税法別表第一(課税物件表)に掲げられている20種類の文書により証明されるべき事項(課税事項)が記載されていること
・当事者の間において課税事項を証明する目的で作成された文書であること
・印紙税法第5条(非課税文書)の規定により印紙税を課税しないこととされている非課税文書でないこと

上記から検収書は課税文書の条件に該当しないと考えられるため、基本的には収入印紙は必要ないとされています。税理士などに相談をし、問題のないよう取引を行っていきましょう。
収入印紙に関するコラムはコチラから▼
収入印紙を郵便局で購入する方法とは?郵便局以外の購入場所や用途についても解説
収入印紙にかかる金額は?領収書の貼り方や購入方法を解説

検収書に押印は必要?

検収書を発行する際に、企業から発行された正式な書類だという証として会社印を押印するのが一般的です。また、検収書に記載された商品が間違いなく検収されたことを表すために、検収者の署名や押印があるとなお良いでしょう。誰が押すかなど社内のルールを確認しておくことをおすすめします。

検収書はメールでも送付できる

ビジネスの現場では電子データを扱うことが多くなってきました。検収書を含むビジネス文書も、以前は郵送やFAXなどで送付を行うことが一般的でしたが、現在では作成した検収書を電子データにし、メールで送付するケースが増えてきました。

しかし、送付先のミスや情報漏洩には注意しなければなりません。一度送信してしまうと取り消すことはできないため、メール送信前に送信先に間違いや、書類の添付漏れがないかよく確認しておきましょう。

メールで送付することのメリット

メールで検収書を発行することのメリットには以下のようなものがあります。

・タイムラグがない
郵送となると数日かかることもありますが、メールであればその場ですぐに送付でき、相手に届けることができます。

・郵送の手間が省ける
郵送するためには送付状を作成し封筒を準備し切手を貼る、投函しに行くという手間が発生しますが、メールであればそれらの手間を省くことができます。

・送信の履歴が残る
送信日時や添付書類、メールの本文も記録として残すことができるため届いていないなどのトラブルが発生した場合に内容を証明することができます。

メールで送付することのデメリット

メールで検収書を送付することのデメリットには以下のようなものがあります。

・パソコンなどの端末、インターネットの環境が必要
メールや電子データを作成するためにはパソコンなどの端末が必要です。この端末は決して安いとはいえず、購入するとなると高額になることが多いです。また、メールを送信するためにはインターネットを利用できるようにしなくてはなりません。月々の利用料を支払う必要がでてきます。

・情報漏洩のリスク
メールの操作ミスで情報が漏洩するリスクがあります。アドレスを間違ったり、誤ったデータを添付してしまうというミスには十分気をつけましょう。

・書類の電子データ化が手間だと感じる
紙の書類に慣れている場合には、管理方法や手順が異なるため、慣れない作業に手間がかかると感じる可能性があります。

請求書を電子化するならクラウド請求管理サービス『INVOY』

書類を電子化することが増えてきたものの、作成することやデータ化することを手間に感じることもあるでしょう。クラウド請求管理サービス『INVOY』では、無料で簡単に請求書を発行することができます。毎月発生するような請求書発行の業務などの単純作業も、クラウド請求管理サービス『INVOY』であれば工程の自動化が可能です。また、口座の一括管理をして、業務の効率化を図ることもできるでしょう。

請求書無料発行サービス INVOY▼
無料会員登録はこちらから

まとめ

検収書についてご紹介しました。必ず発行される書類ではありませんが、商取引において間違いなく検収したという証明となり、トラブルを防ぐこともできます。検収書に記載される項目や発行するタイミング、検収印を押印する必要性などを理解し、スムーズに取引を行っていきましょう。

この記事の投稿者:

shimohigoshiyuta

関連記事