請求書の管理 検収書とは？意味や受領書・納品書との違い、書き方を見本付きで解説！ 最終更新日: 2023/03/22   公開日: 2022/06/14

検収書とはどのような書類でしょうか？請求書や見積書ほど使われることもないため、検収書を受け取って戸惑ってしまうこともあるかもしれません。検収書にはどのような役割があるのか、記載される項目や発行されるタイミングについてご紹介します。また、混同しやすい納品書との違いや、メール発行など検収書に関する疑問点についても解説します。

検収書とは何か？

検収書は納品されたサービスや商品の数量、品質、種類等が、発注した通りであったことを示す書類で、検収が完了した時に発行します。取引をする際にはさまざまな書類を使用します。見積書、発注書と進めていき、納品された後に検収書が発行されることで支払いに進んでいきます。そのため発注した商品に間違いないか、数量、品質、種類などに問題がないか確認して検収書を発行することになります。

ただし検収書は必ず発行する書類ではなく、あくまで取引を明確化するために発行される書類です。検収書なしに取引が進んでいくこともあるため注意しましょう。

そもそも「検収」の意味とは？取引の流れは？

検収とは、納品物が発注内容と相違ないかどうか確認することを指します。そして、検収書とは、発注者が検収後に発行する文書のことで、検収書をもって納品物に不備がなかったことが示されます。

商取引では様々な書類が交わされますが、検収書もその1つです。発行義務はありませんが、トラブル等を回避するという意味で重要な役割を持っていることから、発行されるのが一般的です。

基本となる取引の流れと関係書類については以下の通りです。

発注(見積書・発注書)→納品(納品書)→検収(受領書・検収書)→請求(請求書)→支払→入金確認(納品書)→取引完了

検収書の役割

売上を計上させる

売上を計上するタイミングは企業や業種によって異なります。納品日を基準として売上計上する場合もありますが、取引先からの検収書が発行されたタイミングで売上を計上することもあるでしょう。この場合には、検収書に記載されている日付が売上日となります。

検収書をもって売上を計上する検収日基準は、ITシステムや機械の販売などの業種に多く見られます。納品した後に一定期間の試運転やテストを必要とするものが多く、納品時ではなく、実際にテストをして問題がないことが確認されてはじめて、義務を履行したといえるためです。

トラブルを防止する

納品書の後に請求書を発行したところ、『個数が足りなかった』『品質が良くなかった』など後から連絡を受けることもあります。検収書が発行されていれば、納品した品物に問題なかったことの証明となるためこのようなトラブルを防止することもできます。検収書を発行すると、その後に発注側が、種類、品質又は数量が契約内容と異なることを理由に追完、代金減額、契約解除を求めることが制限されることがあるため、検収書というステップを踏むことで良好なビジネス関係を築くこともできるでしょう。

検収書発行までの流れ

商品が納品されてから検収書が発行されるまで、どのような流れで進んでいくのかご紹介します。

1．商品を検収

発注者側が納品された商品を検収します。発注した通りの種類や個数であるかどうか、型番や品質なども厳しくチェックしていきます。この段階で個数の間違いや品質に問題を見つけた場合には、検収書は発行されません。受注先に連絡を取り、交換や追完をするか、検収合格した商品のみの受領にするかなどの対応を検討することとなります。場合によっては、値引きなどのネゴシエーションすることもあるでしょう。

2．検収書作成

検収書は発注側が作成するのが一般的です。記載する内容にルールはありませんが、検収した商品等の概要、検収日、検収結果、対応する発注書番号などを記載し、押印します。

3．検収書を取引先に送付

検収が終わり検収印が押印されたら、受注側に郵送やメール添付などで送付します。送付方法はトラブルにならないよう、事前に確認しておくとよいでしょう。

検収期間の設定方法・定め方

納品物を受け取ってから、検収を完了させるまでの期間のことを検収期間と呼びます。検収期間の目安や期限は特に決まりがありませんが、この期間が長くなりすぎると受注側に迷惑をかける可能性があります。おおよその検収期間を事前に取り決めておくと、スムーズに取引が進むでしょう。万が一、検収期間を過ぎてしまった場合の処置についても明らかにしておくと、受注側の不安を減らすことができます。

検収書の書き方とポイント、記載内容

検収書に記載する内容には、以下のようなものがあります。

・タイトル
・検収日
・受注者の情報
・発注者の情報
・発注者の検収担当者名
・検収内容と結果
・検収印又は署名
・対応する発注書番号
・合計金額

タイトルは『検収書』と記載しましょう。検収日は商取引では重要となりますので、間違いなく記載してください。発注者の情報には会社名、電話番号、住所などを記載するとよいでしょう。検収印は会社印の他、担当者の押印にすることもあります。

会社名（正式名称）

検収書には、発注側と受注側の両方の会社名や住所、電話番号を記載することとなりますが、会社名については略さず正式名称を記載します。例えば、「(株)」や「(有)」などは用いずに正確に書きましょう。

管理番号

社内で管理をするために必要であれば記載します。番号での管理を行う体制が整っていない場合や、その必要性がない場合には書かなくても問題ありません。

検収日

検収日は、納品物の内容を検収した日付を書きます。納品日と間違えやすいため注意しましょう。同じ取引先から短いスパンで納品物が届く場合などは、いつ納品された商品の検収であるかも確認が必要です。会社によっては、検収日を売上計上日とすることもあるため、疎かにはできません。

宛名（受注者氏名）

検収書を受領する側、つまり商品などを納品した側の氏名や会社名を記載します。略さず、間違いのないように正確に記載しましょう。

発行者（発注者氏名）

検収書を発行する側、つまり自社の会社名等を記載します。こちらも、略さず正確な表記を行いましょう。

検収者氏名・捺印

実際に検収に携わった社員の氏名と捺印を行います。これにより、検収が確かに行われたことを示します。

検収内容

検収した商品名、数量、単価、金額を記載し、注文書と相違がないことを証明するために必要です。検収書の内容に基づいて、受注側からは請求書が発行されます。

注意点：検収日と納品日を間違えない

検収書を作成する際に、検収日と納品日を間違えないように注意しましょう。納品されたその日に検収する企業もあるため混同されがちですが、納品は商品を受け取った日、検収日は検収を行った日になります。

検収書の日付を確認して請求書が発行されるという流れを理解し、検収日、商品名や数量、金額などミスがないよう記載することも重要です。検収を担当する際にはきちんと検収をして、署名や押印漏れがないよう注意しましょう。

検収を行う際の注意点

検収には正確さが求められますが、具体的にどのような点に注意をすれば良いのかご紹介します。

発注した商品であるかどうか

納品物が、発注したものと相違ないか確認するのは基本中の基本ですが、意外と間違いが生じやすい部分でもあります。特に、シリーズ展開をしているなど、似た商品が複数存在している場合は注意が必要です。また、旧型・新型など型番が複数ある場合も同様です。商品名だけでなく、型番や品番までチェックしましょう。

数量が合っているか

発注数と納品数が合っているかどうか、きちんと数えて確認しましょう。検収書を発行した後で、「数が足りない」と判明しても対応してもらうことは非常に困難です。数量を確認することは骨の折れる作業かもしれませんが、トラブルを避けるためには不可欠です。

品質に問題がないか

破損や傷の有無、内容が基準を満たしているかなど、品質に問題がないかどうかもチェックしましょう。もし問題がある場合は、交換や修正などを依頼しなければなりません。

金額の確認

商品1つあたりの単価と、数量をもとに計算された金額が正しく記載されているか、見積書と納品書を確認しながらチェックしましょう。この金額に相違があると、混乱を招きトラブルの原因になるかもしれません。

納品日のチェック

納品書に記載されている日付が、実際の納品日と同じかどうかも確認しましょう。定期的に取引のある会社などでは、前回の納品書を参考に作成したために日付を変えずに提出してしまうといった間違いも起こる可能性があります。

納品書や受領書、請求書との違いは？

商取引を行う際には、検収書だけでなくさまざまな書類が発行されます。検収書と、納品書や受領書などとの異なる点についてご紹介します。

納品書

納品書は注文通りに商品が納品されたことを受注側が示す書類で、商品と一緒に送付されてくることが一般的です。納品書には、商品名、数量、合計金額などが記載されます。

納品書は納品時に受注側が発行しますが、検収書は検収後に発注側が発行することになります。

関連コラム：納品書の書き方を徹底解説！請求書との違いや注意点も解説

受領書

受領書は、商品を受け取ったタイミングで発注側がそれを証明する書類です。受領書も検収書も発注側が発行するため分かりにくいのですが、違いは発行するタイミングにあります。

受領書は商品が納品された際に間違いなく受け取ったことを証明する書類なのに対し、検収書は納品された商品の種類や数量が間違っていないか、品質に問題はないかなどを確認した後に発行されます。

請求書

請求書は納品物の対価を請求するために受注側から発行する書類です。記載される項目は商品名や個数、合計金額、そして支払期限や入金方法などです。発行されるタイミングは請求書、検収書ともに商品が納品、検収された後になりますが、それぞれの書類の発行者が異なります。
請求書は受注側が発行し請求金額を通知しますが、検収書は発注側が商品を検収したことの証明として発行されます。

インボイス制度が開始すると、一定の事項を記載することが求められるため、こちらの記事でチェックしましょう。

関連コラム：インボイス制度とは？消費税免税事業者への影響や取るべき対応をわかりやすく解説
関連コラム：適格請求書保存方式（インボイス制度）の書類の記載事項や消費税額の計算方法を解説！

見積書

見積書は、受注側が発注側に対して提出する書類です。依頼を受けてから、どのくらいの金額になるのか商品やサービスの内容とともに示すためのものであり、実際に発注する前の段階で必要になります。一方、検収書は発注が確定し納品物が届いた後で、発注側が受注側に対して提出します。

関連リンク： 見積書の正しい書き方を解説！【見本付き】作成目的や注意点もご紹介

その他検収書に関する疑問

検収書に収入印紙は必要？

基本的には、検収書は収入印紙を貼る必要がありません。収入印紙を貼る必要がある書類は印紙税法によって定められています。もし検収書が以下に記載する課税文書に分類されるのであれば、収入印紙が発行時に必要となります。

・印紙税法別表第一(課税物件表)に掲げられている20種類の文書により証明されるべき事項（課税事項）が記載されていること
・当事者の間において課税事項を証明する目的で作成された文書であること
・印紙税法第5条（非課税文書）の規定により印紙税を課税しないこととされている非課税文書でないこと

上記から検収書は課税文書の条件に該当しないと考えられるため、基本的には収入印紙は必要ないとされています。税理士などに相談をし、問題のないよう取引を行っていきましょう。
収入印紙に関するコラムはコチラから▼
収入印紙を郵便局で購入する方法とは？郵便局以外の購入場所や用途についても解説
収入印紙にかかる金額は？領収書の貼り方や購入方法を解説

検収書に押印は必要？

検収書を発行する際に、企業から発行された正式な書類だという証として会社印を押印するのが一般的です。また、検収書に記載された商品が間違いなく検収されたことを表すために、検収者の署名や押印があるとなお良いでしょう。誰が押すかなど社内のルールを確認しておくことをおすすめします。

検収書はメールでも送付できる

ビジネスの現場では電子データを扱うことが多くなってきました。検収書を含むビジネス文書も、以前は郵送やFAXなどで送付を行うことが一般的でしたが、現在では作成した検収書を電子データにし、メールで送付するケースが増えてきました。

しかし、送付先のミスや情報漏洩には注意しなければなりません。一度送信してしまうと取り消すことはできないため、メール送信前に送信先に間違いや、書類の添付漏れがないかよく確認しておきましょう。

メールで送付することのメリット

メールで検収書を発行することのメリットには以下のようなものがあります。

・タイムラグがない
郵送となると数日かかることもありますが、メールであればその場ですぐに送付でき、相手に届けることができます。

・郵送の手間が省ける
郵送するためには送付状を作成し封筒を準備し切手を貼る、投函しに行くという手間が発生しますが、メールであればそれらの手間を省くことができます。

・送信の履歴が残る
送信日時や添付書類、メールの本文も記録として残すことができるため届いていないなどのトラブルが発生した場合に内容を証明することができます。

メールで送付することのデメリット

メールで検収書を送付することのデメリットには以下のようなものがあります。

・パソコンなどの端末、インターネットの環境が必要
メールや電子データを作成するためにはパソコンなどの端末が必要です。この端末は決して安いとはいえず、購入するとなると高額になることが多いです。また、メールを送信するためにはインターネットを利用できるようにしなくてはなりません。月々の利用料を支払う必要がでてきます。

・情報漏洩のリスク
メールの操作ミスで情報が漏洩するリスクがあります。アドレスを間違ったり、誤ったデータを添付してしまうというミスには十分気をつけましょう。

・書類の電子データ化が手間だと感じる
紙の書類に慣れている場合には、管理方法や手順が異なるため、慣れない作業に手間がかかると感じる可能性があります。

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まとめ

検収書についてご紹介しました。必ず発行される書類ではありませんが、商取引において間違いなく検収したという証明となり、トラブルを防ぐこともできます。検収書に記載される項目や発行するタイミング、検収印を押印する必要性などを理解し、スムーズに取引を行っていきましょう。