英文注文書の書き方とは？そのまま使える無料テンプレートと実務フレーズ

海外の取引先と直接やり取りを始めて、自分のビジネスが世界中に広げてみませんか。言葉の壁を乗り越えて、正確な書類をやり取りできるようになれば、取引の規模は今の何倍にも膨らみます。プロフェッショナルな英文注文書を作成するスキルを身につけることは、あなたの事業をグローバルな成功へと導くための最も確実な近道となるのです。

この記事では、自信を持って英文の注文書（Purchase Order）を作成できるようになる方法をお伝えします。どの項目に何を書き、どのような英語表現を使えば相手に正確に伝わるのか、そのすべてを体系的に理解できるでしょう。形式に迷って時間を無駄にすることはもうありません。取引先からも一目置かれる、完璧な書類を短時間で仕上げる力が手に入るはずです。

英語での書類作成は、最初は難しく感じるかもしれません。しかし、実は決まった型に情報を当てはめるだけの、再現性の高い作業です。貿易の実務経験がなくても、一つひとつの手順を確認しながら進めれば、誰でもミスなく完成させられます。あなたの不安を自信に変えるための具体的なステップをみていきましょう。

海外ビジネスを支える英文注文書の基本知識

海外取引において、注文書（Purchase Order）は単なる連絡手段ではありません。買い手と売り手の間で交わされる公式な意思表示であり、ビジネスの土台となる重要な書類です。

注文書が果たす法的な役割

英文注文書は、英語でPurchase Orderと呼ばれ、ビジネスの現場ではPOと略されます。これは、買い手が売り手に対して「この条件で商品やサービスを購入します」と正式に申し込むための書類です。海外取引では、日本の商習慣以上に書類の正確さが求められます。注文書を送付し、相手がこれを受諾した時点で、法的な契約が成立したとみなされるからです。

口頭やチャットツールでのやり取りだけでは、後からトラブルが発生した際に自分たちを守る証拠が残りません。金額の計算間違いや数量の取り違え、あるいは納期の遅延などが起きたとき、注文書に記載された内容が解決の基準となります。正確な注文書を作成することは、自社の利益と信頼を守るためのリスク管理そのものです。

見積書や請求書との決定的な違い

ビジネスで使われる書類には似たような名称が多く、混同しやすいものです。それぞれの役割を正しく理解しておきましょう。

見積書（Quotation）は、売り手が買い手に対して「この価格で提供できます」と提示する書類で、注文書（Purchase Order）は、その見積もりを基に買い手が正式に発注を行うための書類です。そして請求書（Invoice）は、商品の発送時や納品後に、売り手が代金の支払いを求めるための書類です。

つまり、これら3種類の書類は流れる方向が異なります。注文書は買い手から売り手へと発行されるものであり、買い手の意思を最終的に確定させる役割を担っています。この流れを意識することで、どのタイミングでどの書類が必要なのかが明確になるのです。

英文注文書の構成要素と書き方の詳細

英文注文書には、記載すべき標準的な項目が決まっています。大きく分けて、ヘッダー、ボディ、フッターの3つのセクションで構成されます。それぞれの書き方を詳しく見ていきましょう。

ヘッダー部分に記載する基本情報

書類の最上部には、一目でこれが注文書であるとわかる情報を記載します。

書類タイトルと注文番号の重要性

まず、一番上に大きく「PURCHASE ORDER」と記載します。これにより、相手企業の担当者が数ある書類の中から即座に優先順位を判断できます。

次に、必ず「PO Number（注文番号）」を付与してください。番号の付け方に決まりはありませんが、日付やプロジェクト名を組み合わせた独自の番号（例：GT-2026-0115）にすると管理が容易です。後の問い合わせや支払いの照合の際に、この番号がすべての共通言語となります。

日付の表記に関する注意点

日付（Date）の書き方には、英語特有の注意点があります。数字だけで「01/05/2026」と書くと、アメリカ式では1月5日、イギリス式では5月1日と解釈されてしまいます。このような誤解を防ぐため、「January 5, 2026」や「5 Jan 2026」のように、月をアルファベットで記載するのがビジネスマナーです。

送信元と送信先の正確な情報

「From（注文者）」と「To（供給者）」の情報を記載します。会社の正式名称、住所、電話番号、担当者名を漏れなく書き込みましょう。

英語の住所は、日本とは逆に、狭い範囲から広い範囲へと書いていきます。建物名、番地、町名、市区町村、都道府県、郵便番号、国の順です。日本の住所を英語にする際は、ヘボン式ローマ字を使用するのが一般的です。例えば「東京都千代田区丸の内1-1-1」であれば、「1-1-1 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo 100-0005, Japan」となります。

ボディ部分に記載する注文明細

注文の核心となるのが、この明細セクションです。表形式を使って、誰が見ても誤解のないように整理します。

商品名と仕様の具体的な記述

「Description（品名・仕様）」の欄には、商品を特定するための情報を詳しく書きます。型番（Model Number）や製品番号（SKU）がある場合は、必ず併記してください。色やサイズ、材質などのスペックも、相手が間違えないように具体的に記載します。

数量と単位の明確化

「Quantity（数量）」の欄には、数字だけでなく「pcs（個）」や「units（台）」、「sets（セット）」などの単位を添えます。単位を抜かしてしまうと、ケース単位なのか個体単位なのかが分からなくなる恐れがあります。

単価と合計金額の計算

「Unit Price（単価）」と「Total Amount（合計金額）」を記載します。ここで最も重要なのが、通貨（Currency）を明記することです。ドルの記号だけでは、米ドルなのか他の国のドルなのか判別できません。ISOコード（USD, JPY, EURなど）を使って、明確に示してください。

フッター部分に記載する取引条件

書類の下部には、取引を完結させるための物流や決済に関する条件をまとめます。

配送先と納期の指定

「Shipping Address（配送先）」には、実際に商品を受け取る場所を記載してください。会社住所と異なる倉庫などへ配送してほしい場合は、配送先は正確に指定する必要があります。

「Delivery Date（納期）」は、いつまでに商品が必要かを明記する項目です。「Delivery by March 31, 2026」といった期限の形式や、「Required on site by July 1」といった表現を使います。

支払条件（Payment Terms）の書き方

代金をいつ、どのように支払うかを指定します。代表的な表現をいくつか紹介します。

• T/T in advance: 電信送金による前払い
• Net 30 days: 納品後30日以内の支払い
• L/C at sight: 一覧払信用状決済

これらは、事前に売り手と合意した内容を正確に反映させてください。

貿易条件（Incoterms）の適用

海外への発注で欠かせないのが「Incoterms（インコタームズ）」です。これは、輸送費をどちらが負担し、貨物の紛失リスクがどこで移転するかを定めた世界共通のルールです。

例えば「FOB Shanghai」と書けば、上海港で船に乗せるまでの費用は売り手持ち、それ以降は買い手持ちという意味になります。地名と合わせて「Incoterms 2020」といった版数も記載すると、より専門的で正確な書類になります。

シーン別・英文注文書テンプレートと実例

ここからは、実際の業務でそのまま使えるテンプレートの構成例を紹介します。用途に合わせてカスタマイズして活用してください。

物品輸入のための標準テンプレート

最も一般的な、物理的な製品を購入する際の形式です。

物品購入用テンプレートの構成例

（ヘッダー） PURCHASE ORDER PO No: PO-2026-001 Date: January 15, 2026

Buyer: Global Success Co., Ltd. Address: 2-3-4 Kita-Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0061, Japan Attn: Taro Yamada

Vendor: Quality Parts Corp. Address: 789 Industrial Way, Chicago, IL 60601, USA Attn: Sales Department

（明細） Item No | Description | Qty | Unit | Unit Price | Total A101 | Steel Bearing 10mm | 100 | pcs | USD 5.00 | USD 500.00 B202 | Copper Tube 5m | 50 | units | USD 20.00 | USD 1,000.00 Subtotal: USD 1,500.00 Shipping: USD 100.00 Total: USD 1,600.00

（条件） Payment: T/T in advance Shipping: CIP Narita Airport (Incoterms 2020) Delivery: By February 20, 2026

サービスやソフトウェアの発注テンプレート

形のないサービスやデジタルコンテンツを注文する場合、数量の考え方が少し変わります。

サービス発注時のポイント

ソフトウェアのライセンスや、コンサルティングなどの役務を注文する際は、数量の単位に「Month（月）」や「Job（一式）」を使います。

（明細の例） Description: Software Subscription License (Professional Plan) Qty: 12 Unit: Months Unit Price: USD 100.00 Total: USD 1,200.00

このように、期間を明確にすることで、契約の範囲を特定できます。

注文書を送付する際の英文メール

注文書をメールに添付して送る際は、本文に簡潔なメッセージを添えましょう。相手への敬意を示しつつ、必要なアクションを促します。

メールの基本構成

件名：Purchase Order (PO-2026-001) from Global Success Co., Ltd.

本文： Dear Sales Team,

We would like to place an order as per the attached Purchase Order. Please confirm the receipt of this order and let us know the estimated shipping date.

Should you have any questions, please feel free to contact us.

Best regards, Taro Yamada

このような短い文章で十分です。重要なのは、注文書という正式な書類が添付されていることを明確に伝えることです。

失敗しないための実務的なチェックポイント

書類の形が整っても、実務上での注意点を怠るとトラブルの原因になります。プロが実践しているチェックリストを確認しましょう。

数値と通貨の徹底確認

計算ミスは、ビジネスにおける信頼を大きく損ないます。単価と数量の掛け算、そして各項目の足し算が正しいか、必ず電卓を叩いて確認してください。

また、通貨記号「$」だけで済ませないことが大切です。世界には多くのドルが存在します。アメリカドルであれば「USD」、オーストラリアドルであれば「AUD」と、3文字のアルファベットを添えるのが国際基準です。

インコタームズの正しい選択

インコタームズを間違えると、予期せぬ高額な運賃を請求されたり、事故の際の保険金が下りなかったりするリスクがあるため、注意が必要です。

例えば、初めての取引で輸送の手配を相手に任せたい場合は「CIF（運賃保険料込）」や「DAP（仕向地持込渡し）」などを検討します。自社でフォワーダー（輸送業者）を手配できる場合は「FOB（本船渡し）」や「FCA（運送人渡し）」を選びます。自社の体制に合った条件を選んでいるか、今一度見直してください。

署名（Signature）の形式

英文書類では、印鑑の代わりに署名（サイン）が使われます。会社を代表して注文を発行する責任者のサインが必要です。

最近では、PDFに手書きのサイン画像を貼り付けたり、電子署名サービスを利用したりすることが一般的になっています。相手との合意があれば、タイピングされた名前だけでも有効とされる場合がありますが、手書き風のサインを添える方が、公的な書類としての重みが増します。

実務で役立つ英語表現と単語集

注文書をより詳細にするために、よく使われる語彙を整理しておきましょう。これらを知っておくだけで、作成スピードが格段に上がります。

数量や単位に関する語彙

• pcs (pieces): 最も一般的な個数の単位
• units: 機械や装置の台数
• pkg (package): パッケージ、梱包単位
• doz (dozen): 12個単位
• Gross: 144個（12ダース）単位

支払条件に関する語彙

• C.W.O. (Cash With Order): 注文時払い
• C.O.D. (Cash On Delivery): 代金引換
• Remittance: 送金
• Installment payment: 分割払い
• Deferred payment: 後払い

配送・備考に関する語彙

• Via: ～経由で（例：Via Air Freight）
• Carrier: 運送業者
• Lead time: 発注から納品までの期間
• Partial shipment: 分割発送
• Direct shipment: 直送

これらの単語を必要に応じて備考欄（Remarks）に書き込むことで、細かな要望を正確に伝えられます。

まとめ

最後に、英文注文書を作成する際の大切なポイントを復習しましょう。

英文注文書（Purchase Order）は、海外取引における法的契約の基礎となる書類です。正確な情報を盛り込むことは、自分たちのビジネスを守り、相手からの信頼を築くための第一歩となります。

書類を作成する際は、ヘッダーに注文番号と正しい日付を書き、ボディには品名、数量、単価、通貨を明記します。そしてフッターに、配送先、納期、支払条件、インコタームズを記載することを忘れないでください。

一見すると複雑に感じる英語の書類も、決まった型に当てはめていけば、誰でもプロフェッショナルなものを作成できます。この記事で紹介したテンプレートやフレーズを活用して、まずは一通の注文書を丁寧に作り上げてみてください。その積み重ねが、あなたのビジネスをより広い世界へと繋いでいくはずです。

正確な書類作成を通じて、グローバルな市場での成功を確かなものにしていきましょう。