海外の会社へ 契約書や請求書などの書類を送付する際は、国内の取引と同様に送付状を同封します。 今回は、送付状を英語で書く際の例文、記載項目などについて紹介します。

海外とやり取りする際、英語の送付状を同封する必要がある？

国内の会社に対して契約書や請求書などの書類を送る際は、本来送らなくてはいけない書類とは別に、送付状を作成して添付することがルールとされています。その場合、同封する書類の種類や枚数などを記載することが一般的です。

海外の会社に対して書類を郵送する際も同様に、送付状を作成して同封します。

書類をメールに添付して送付する際のメールの例文

請求書をメールに添付して送付する場合は、以下のようにメールを作成します。

＜メールで送付する場合の例文＞ Title:Invoice (#◯◯) Dear Mr.( Ms.)◯◯, Please find attached our Invoice(#◯◯).Feel free to contact us if you have any questions. With best regards,◯◯

＜訳＞タイトル：請求書（番号◯◯） ◯◯様 請求書（番号◯◯）を添付いたしましたので、ご確認ください。質問がございましたらお気軽にご連絡ください。 どうぞよろしくお願いいたします。◯◯（担当者名）

英語での送付状の書き方の基本

英語で送付状を作成する際に記載する項目などについて紹介します。

送付状を英語で言うと？

送付状は英語で「Cover Letters」と言います。日本と同様に、請求書や契約書、履歴書など、さまざまな書類に対してこれを同封します。

英語版の送付状に記載が必要な項目

一般的な英語の送付状は、以下のような形式で作成します。

次項から、記載する各項目について順番に紹介します。

関連リンク：見積書のメール・送付状の書き方【文例6つ】ビジネスにおけるマナーやポイントを解説

Letter Hed（送付者の情報）

送付状の上部（レターヘッド）には、送付者の会社名・住所・電話番号・メールアドレスなどを記載します。英語で住所を書く際は、番地・町名・市区町村・都道府県・郵便番号・国名というように、日本の住所を記載する順番が異なるため注意しましょう。

また、電話番号は相手が電話をかける時のために日本の国番号である「81」を使って記載すると親切です。その場合は市外局番の初めの「0」を除いて書くようにしましょう。

Date（送信日）

レターヘッドの右下には「月・日・年」もしくは「日・月・年」の形式で、書類の送信日を記載します。

• July 15, 2024
• 15th July  2024

米国式では月から、英国式では日付から始めるのが一般的です。

送り先の情報

書類の左側に、送り先の情報を記載します。会社名に加え、先ほどと同じ順番（番地・町名・市区町村・都道府県・郵便番号・国名）で住所を記載しましょう。

Dear（拝啓）

「Dear Mr.(Ms.)◯◯:」の形式で 送り先の担当者名を記載します。相手が男性なら「Mr.」、女性なら「Ms.」を使って名前を記載した後、最後にコロンをつけます。

• Dear Mr.Smith:
• Dear Ms. Smith:

本文

本文は「Thank you for ◯◯」といった表現を使って書き始めるのが一般的です。請求書であれば「thank you for your order.（ご注文いただきありがとうございます。）」といった表現が使えます。

また、書類を同封したことを伝えるためには「We are enclosing ◯◯.（◯◯を同封します。）」といった文章を使います。

Sincerely,（敬具）

本文の後は「Sincerely,」や「Sincerely yours, 」といった文言を記載します。これは日本語で言う「敬具」と同じような意味合いがあります。最後にカンマをつけることを忘れないようにしましょう。

送付者の情報

送付者の名前・役職・会社名をもう一度記載します。

Enclosures（送付する書類の情報）

Enclosuresとは「封入されたもの」を示す英単語です。「書類名　♯0001」のように、同封する書類の名前と番号を記載します。

• INVOICE ♯0001　（訳：請求書 ♯0001）
• QUOTATION ♯0001（訳：見積書 ♯0001）

送付状の用途別の例文

本項では、送付状を作成する目的にあわせた例文を4パターン紹介します。 

資料請求への対応

Thank you for your inquiry about our services. I have enclosed our current brochure describing our range of programs that serve the Sales department.I hope this will give you a clear picture of our range of solutions.If you have questions or need further assistance, please feel free to contact us. Once again, thank you for your interest.

日本語訳

サービスについてのお問い合わせをいただきありがとうございます。 営業部向けに展開している弊社のプログラムについて紹介した最新のパンフレットを同封いたします。弊社のソリューション各種へのご理解をいただけましたら幸いです。もしご質問やご相談がございましたら、お気軽にご連絡ください。改めて、ご関心をお寄せいただきありがとうございました。

サンプル請求への対応

Thank you for your inquiry about our new line of building materials. As per your request, we are pleased to send you some sample pieces for your inspection. Sample #01 has the highest durability among the line, featuring a newly developed material and pattern. Sample #02 is a high-performance breathable fabric. Please feel free to contact us if you have any questions. We look forward to the opportunity to serve you in the near future.

日本語訳

弊社の新しい建築資材ラインについてお問い合わせいただきありがとうございます。ご要望に応じてサンプルをお送りし、ご検討いただけるようにいたします。 サンプル #01は、新開発の素材とパターンを採用し、ラインの中で最も耐久性に優れています。サンプル #02は、通気性に優れた高性能生地です。 ご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。近い将来、お客様にサービスを提供できることを楽しみにしています。

契約書の送付 

Thank you very much for agreeing to the draft we sent you by email on July 1. I have enclosed two signed copies of contract #002. Please review them, sign both, and send one back to us. We would appreciate it if we could receive it by August 1. Please feel free to contact us if you have any questions.

日本語訳

7月1日にメールでお送りしたドラフトにご同意いただき、誠にありがとうございます。 契約書番号002の署名済みコピーを2部同封いたしました。ご確認の上、両方に署名し、1部を返送してください。8月1日までにご返送いただければ幸いです。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

契約書への返送

Thank you very much for promptly arranging the copies of contract #002. We have signed both copies, and I am sending one of them to you. Please find the enclosed copy.

日本語訳

契約書 #002 のコピーを迅速に手配していただき、誠にありがとうございます。両方とも署名済みですので、1部をお送りします。コピーを同封いたします。

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まとめ

英語で送付状を作成するのは難しいように思えますが、基本的なパターンを覚えてしまえば、それほど負担なく作成することができます。送付状を作成する際は、紹介したテンプレートもぜひご活用ください。