長形3号封筒に貼る切手料金と郵送業務効率化のポイント

ビジネスシーンで頻繁に利用される封筒サイズの一つに「長形3号封筒」があります。請求書や見積書などの発送に用いることが多く、この封筒にいくらの切手を貼れば良いのか疑問に思う方も多いでしょう。

本記事では、長形3号封筒のサイズや特徴、定形郵便と定形外郵便の違いによる切手料金、さらには切手の正しい貼り方やビジネスマナーについて詳しく解説します。

加えて、郵送業務の負担を軽減し効率化するためのポイントとして、クラウド請求書サービス「INVOY（インボイ）」の活用メリットや具体的な導入手順もご紹介します。

郵送コストの削減や業務効率アップに役立つ情報が満載ですので、ぜひ最後までご覧ください。

長形3号封筒のサイズ・特徴とビジネスでの用途

長形3号封筒（なががたさんごうふうとう）は、ビジネス文書の郵送で最もポピュラーな封筒サイズの一つです。サイズは縦235mm、横120mmで、A4サイズの用紙を横三つ折りにしてちょうど収まる大きさが特徴です。

企業間の文書送付では定番となっており、「長3封筒」や「長形3号」と省略して呼ばれることもあります。

この封筒は縦長の細長い形状で、一般的には封入口が短い辺（上部）にあります（洋形長3号という類似サイズは封入口が長い辺にあるタイプです）。

長形3号封筒は定形郵便物として送れる最大サイズであり、これより大きい封筒は定形外郵便扱いとなります。

厚さ1cm以内であれば問題なく郵便ポストにも投函でき、ビジネス文書の郵送に非常に適した形状です。

長形3号封筒のビジネスでの用途は多岐にわたります。代表的な例として、請求書や見積書の送付があります。

取引先への請求書発送では、宛先を印刷したA4用紙を三つ折りにして封入し、宛名を書く手間を省くために宛名面が透明になった窓あき封筒（長形3号サイズ）もよく利用されます。また、会社案内やチラシの郵送にも適しています。

数ページ程度のパンフレットや製品カタログ、ダイレクトメール（DM）を送る際にも、長形3号封筒なら折り曲げずに効率よく封入できるでしょう。さらに、契約書や各種書類の送付にも用いられます。

契約関連の重要書類を折らずに送りたい場合は角形封筒（A4用紙を折らずに入れられる大型封筒）を使うことが多いですが、ページ数が少なければ長形3号封筒に折って入れることで定形郵便として安価に送ることができます。

このように、長形3号封筒は汎用性が高く、日常的なビジネス郵送シーンで活躍しています。

長形3号封筒に貼る切手料金：定形郵便と定形外郵便の違い

長形3号封筒を郵送する際に必要な切手料金は、その封筒が定形郵便物として扱われるか定形外郵便物として扱われるかで異なります。

日本郵便では郵便物のサイズと重量に応じて料金区分が定められており、長形3号封筒は基本的に定形郵便物の範囲に収まるサイズです。

ただし、内容物の厚さや重さによっては定形外郵便物となる場合があるため注意が必要です。

まず、定形郵便物として発送できる条件を確認しましょう。封筒のサイズが縦14cm以上23.5cm以下、横9cm以上12cm以下で、厚さが1cm以内、そして重量が50g以内であることが定形郵便物の規格です。

長形3号封筒自体の寸法はこの範囲内に収まっていますので、封筒に入れる書類の量が適切であれば定形郵便として扱われます。

定形郵便の料金は重量によって決まりますが、2024年10月の郵便料金改定以降は重量50gまで一律で110円（第一種郵便物・定形郵便の場合）となりました。

改定前は25gまで84円、50gまで94円という2段階の料金設定でしたが、現在は一律料金となり、長形3号封筒で送る一般的な郵便物（～50g）には110円切手1枚を貼れば送付可能です。

なお、旧料金の切手（例えば84円切手や94円切手など）が手元に残っている場合は、それらを組み合わせて110円に満たす方法もあります（例：84円切手＋26円切手で110円）。郵便局で不足額分の切手を購入すれば差額を埋められます。

また、古い額面の切手は郵便局で新額面の切手に交換することも可能ですが、その際は1枚あたり数円の手数料がかかります。必要な料金を満たすよう切手を準備しましょう。

では、長形3号封筒にどの程度の書類を入れると50gを超えてしまうのでしょうか。目安として、一般的なコピー用紙（A4サイズ・普通紙）1枚の重さは約5gです。

長形3号封筒自体の重さは紙質にもよりますが、約5～6g程度と言われています。仮に封筒が6g、A4用紙が1枚5gとすると、封筒＋用紙8枚でおよそ46g、封筒＋9枚で約51gとなります。

したがって、A4用紙8枚程度までの書類であれば長形3号封筒に入れても50g以内に収まり、定形郵便の範囲で送れる計算です。通常の請求書や見積書であれば数枚の書類ですので、まず50gを超えることはないでしょう。

しかし、添付資料が多くなったり複数ページにわたる資料を同封したりすると、意外と重量がかさむことがあります。郵送前に念のため封入後の封筒の重さを確認し、50gを超えないか注意しましょう。

もし重量が50gを超えてしまった場合や、封筒が厚さオーバー（1cm超）になってしまった場合は、郵便物は定形外郵便物として扱われます。

また、厚さ制限にも注意が必要です。重量が軽くても封筒の厚みが1cmを超える場合は定形郵便の規格から外れてしまいます。

例えば、薄い冊子やカタログのようにページ数が少なくても嵩張るものを封入すると、重さは50g以内でも封筒が膨らんで厚さ1cmを超えれば定形外扱いとなります。

この点も含め、長形3号封筒に入れる内容物はできるだけ平らに揃えることを心がけましょう。

長形3号封筒のサイズ自体は小さいため、重量超過さえしなければ定形外にはならないのですが、例えば10枚以上の書類を入れるようなケースでは定形外郵便となる可能性があります。

定形外郵便にはさらに「規格内」と「規格外」の区分がありますが、長形3号封筒の場合、サイズは規格内（長辺34cm、短辺25cm、厚さ3cm以内）に該当しますので、重量だけが料金に影響します。

定形外郵便物（規格内）の基本料金は50g超～100gまでが180円で、以降も重量に応じて段階的に上がっていきます（例えば100g超～250gまで320円、250g超～500gまで510円といった具合です）。

ビジネス文書で長形3号封筒を利用する範囲では100gを超えることは稀ですが、封入物が多く重量オーバーとなる場合には、定形郵便の110円より高額な切手が必要になる点に注意が必要です。

まとめると、長形3号封筒で送る郵便物はほとんどの場合110円の切手で足ります（50g以内の定形郵便）。しかし内容物が多い場合は重さを計測し、必要に応じて140円や180円以上の切手を貼らなければなりません。

料金不足の郵便物を出してしまうと、受取人に不足分の料金（場合によっては不足額の2倍の料金）が請求されたり、差出人に返送されたりするため、送付前の確認は重要です。

切手の貼り方・位置と押さえておきたいマナー

正しい切手の貼り方を知っておくことも、ビジネス郵送の基本マナーとして大切です。封筒に切手を貼る位置や複数枚の切手を貼る際の注意点を押さえておきましょう。

まず、切手を貼る位置は封筒の表面（宛名を書く側）の上部が原則です。日本郵便では郵便物の仕分け機械が読み取りやすいよう定められた位置があります。

基本ルールとして、封筒を縦向き（長辺が縦になる向き）にした際の左上隅に切手を貼ります。

封筒への宛名の書き方には縦書きと横書きがありますが、縦書きの場合も横書きの場合も「縦長に見たときに左上」と覚えておけば間違いありません。

具体的には、縦書き封筒ならそのまま左上、横書き封筒の場合は封筒を90度回転させて縦長に見立てたときの左上、すなわち封筒を通常の向きで見た場合は右上部分に切手を貼ると正しい位置になります。

宛名面の右上隅あたりに切手が配置されていれば、郵便局の機械でスムーズに消印・仕分けが行われます。

次に、複数枚の切手を貼る場合のマナーです。定形郵便で110円以上の料金が必要な場合、110円ちょうどの切手が手元になければ、複数の切手を組み合わせて必要額にすることになります。

このとき、切手を何枚もベタベタ貼るのは見映えが良くないため可能な限り避けましょう。ビジネス文書の郵送では、できるだけ少ない枚数の切手で必要額を満たすのがマナーです。

例えば140円が必要なら140円切手1枚、あるいは110円切手＋30円切手の2枚程度にとどめ、10円切手を14枚貼るようなことは控えます。

どうしても細かい額の切手を複数使う場合でも、2～3枚程度に収める方が良いでしょう。また、複数の切手を貼る際には、高額の切手をより目立つ位置に貼るという決まりがあります。

具体的には、縦に並べて貼る場合は一番上に額面の高い切手を、横に並べる場合は一番右側に高い額の切手を配置します。これは受取人にとっても一目で総額が分かりやすく、郵便局側でも金額確認がしやすい配慮です。

切手を貼る際は、テープやホッチキスで留めるのは厳禁です。必ず糊やシール面で直接封筒に貼付し、全体がしっかり接着するようにしてください。

テープ貼付された切手は無効と見なされる場合があり、また剥がれた切手が郵送途中で紛失すると料金不足になってしまいます。

郵便物の表面左上（横書きの場合は右上）の辺から、縦7cm・横3.5cm程度の範囲が切手欄とされています。この範囲内に切手が収まっていれば、機械による消印押印もスムーズです。

逆にこの範囲を超えてあまり下の方や中央寄りに切手を貼ると、消印が押されず未使用切手と見なされるリスクや、自動仕分けされず手作業での扱いになり配達が遅れる可能性があります。

切手は封筒の端に揃えてまっすぐ貼り、シワや浮きがないようにしっかり貼付しましょう。万が一貼り間違えた場合は、無理に剥がすと封筒を破損したり切手をダメにしたりする恐れがあります。

その際は郵便局で「貼り直し用ののり」をもらうか、新しい封筒に差し替える方が安全です。

最後に、ビジネスで郵送する封筒では清潔感と正確さも大切です。曲がった切手や汚れた封筒は相手にだらしない印象を与えかねません。

切手は定規などを使って真っ直ぐ貼る、封筒の宛名や住所は丁寧に読みやすい字で書く、郵便番号は所定の枠に正しく記入するといった基本を守りましょう。

差出人の社名や住所も封筒裏面に忘れずに記載し、不足料金や宛先不明で戻ってきても対応できるようにしておくこともビジネスマナーの一環です。

長形3号封筒を使ったビジネスシーンの例

長形3号封筒と切手の基礎知識を踏まえたところで、実際のビジネスシーンに目を向けてみましょう。日々の業務の中で、この封筒はどのように活躍しているのでしょうか。ここでは典型的な活用例をいくつか紹介します。

例1：請求書の郵送業務 

とある中小企業では、毎月末になると長形3号封筒を使って多数の請求書を取引先へ郵送しています。

経理担当者は請求書を印刷し、1通ごとに三つ折りにして封筒へ封入、宛名ラベルを貼付するか宛名を書き、所定の切手を貼ってポスト投函するという作業を繰り返しています。封入から投函までの作業時間も無視できません。

100通の郵便物を準備するには、封筒への折り込み・封緘・宛名貼付・切手貼付といった工程に毎回数時間を要し、担当者は他の業務時間を割かれることになります。単純作業の繰り返しはヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

実際、宛先の書き間違いや切手の貼り忘れといったミスが起これば、請求書が相手に届かず支払いが遅延するといったトラブルにもつながりかねないため、慎重さと手間が要求されます。

例えば、月に100通の請求書を郵送する場合、切手代だけで毎月11,000円（110円×100通）、年間では132,000円もの郵送コストがかかります。

2024年10月の郵便料金改定前であれば同じ100通でも8,400円（84円×100通）で済んでいたため、約30%ものコスト増となりました。

加えて、印刷用紙代や封筒代、封入・投函にかかる人件費・工数も含めると、請求書発行業務の負担は決して小さくありません。

担当者にとって、封入する書類の枚数によって切手料金を変える作業や、郵便局での切手購入・在庫管理も細かな手間となっています。

例2：重要書類の送付と受領確認

別のケースとして、契約書原本や見積書など、重要書類の郵送が必要なシーンを考えてみます。

長形3号封筒にこれらの書類を入れて送付する際、相手に確実に届けたい場合は簡易書留や特定記録郵便など追跡可能な郵送方法を選ぶこともあります。

しかし、これらのサービスは追加料金が発生し、普通郵便に比べコスト高です。例えば、長形3号封筒で契約書を送る際に簡易書留を付けると、基本料金110円に加え書留料が必要となり、合計で数百円規模の郵送費となります。

ビジネスでは信頼性を優先して費用をかけるケースも多いですが、頻繁に発生すると負担になるため、必要性に応じて選択することが求められます。

また、社内では発送後に相手先から「届いていない」と問い合わせがあれば、郵便追跡や再送手配などの対応に追われることになりかねません。

このように、長形3号封筒は日常の定期的な郵送から重要書類の発送まで幅広く利用されていますが、郵送コストや作業負荷の問題は常につきまといます。

例3：顧客向け案内状・DMの発送

ある小売業の企業では、新商品のお知らせやキャンペーンの案内状を長形3号封筒で顧客へ郵送しています。顧客リストが数百～数千件に及ぶため、一度に大量の封筒を準備しなければなりません。

例えば1,000通のDMを送る場合、郵便料金だけで110円×1,000通＝11万円もの費用が発生します。さらに印刷物のコストや封入作業の人件費を考えると、マーケティング施策として相応の負担となります。

加えて、宛先不明で戻ってくる郵便物の対応や、発送後の問い合わせ対応など、郵送業務に付随する手間もばかになりません。

この企業では、郵送コスト削減と業務効率化のために段階的にデジタル配信への移行を進めています。

具体的には、メールアドレス登録済みの顧客には電子メールで案内を送り、郵送しか手段がない顧客に対してのみ従来通り長形3号封筒でDMを送付する形に切り替えました。

これにより、郵送通数を大幅に減らすことができ、結果として切手代や作業時間の削減につながっています。

顧客への情報提供はビジネス上欠かせないものですが、可能な範囲でデジタル化することでコストと労力のバランスを図ることが重要だといえるでしょう。

上記のようなビジネスシーンでは、郵送物の量が増えるほど切手代や作業時間の負担が大きくなります。特に請求書の発送業務では、「毎月の定型的な作業」ゆえに効率化の余地が大きい分野です。

次章では、こうした郵送業務を効率化し、コスト削減にもつながる手段として注目されるクラウドサービスの活用について取り上げます。

ペーパーレス化で実現する効率アップ

昨今、企業のバックオフィス業務ではペーパーレス化やデジタルトランスフォーメーション（DX）が進み、請求書の発行や送付方法にも変化が生じています。

従来は紙の請求書を印刷して郵送するのが一般的でしたが、電子メール添付によるPDF請求書の送付や、専用システムを用いたオンライン請求書発行が広まりつつあります。

こうした流れの中で登場したサービスの一つが、クラウド請求書プラットフォームの「INVOY」です。INVOYを活用すれば、長形3号封筒と切手を使った郵送業務を大幅に効率化・省力化することが可能になります。

INVOY（インボイ）とは、請求書の作成から送付、そして入金管理までを一括してクラウド上で行えるサービスです。Web上で請求書のフォーマットに必要事項を入力するだけで簡単に請求書を発行でき、紙に印刷する必要がありません。

作成した請求書は取引先ごとに送付方法を選択できます。例えば、取引先がメールでの受領を希望する場合はPDFで送信し、紙の郵送を希望する取引先に対してはINVOY上で郵送代行サービスを利用して発送することが可能です。

郵送代行サービスを利用すると、INVOY側で請求書を印刷して封入・発送してくれるため、利用者は自分で封筒を用意したり切手を貼ったりする必要がなくなります。

1通あたりの郵送代行費用（発行手数料）は定額で設定されており、例えば1通200円（税込）といった料金で依頼できます。

この費用には印刷代や封筒代、郵送料が含まれており、通常自社で封筒・切手を準備して郵送する手間とコストを考えれば非常に効率的です。

仮にその100通のうち半数をメール送付に置き換え、残り半数のみを郵送代行サービスで発送するとしましょう。この場合、50通分の郵送代行費用は約10,000円（200円×50通）となり、従来の切手代11,000円より安価で済みます。

それだけでなく、50通分の封入・発送作業に費やしていた時間も削減できるため、コストと労力の両面でメリットがあります。

INVOYを導入する最大のメリットは、請求業務のペーパーレス化による効率アップとコスト削減です。

先述の例では、月100通の請求書郵送に毎月11,000円の切手代がかかっていました。INVOYを使ってメール送付に切り替えられれば、この切手代はゼロになります。

仮に取引先の事情で紙の請求書送付が必要な場合でも、前述の郵送代行サービスを使えば1通200円程度で発送でき、人件費をかけて手作業するよりもトータルでは安く済むケースが多いでしょう。

また、郵送物の削減は地球環境への配慮にもつながり、企業のSDGs取り組みの一環としてペーパーレス化を推進する動機にもなります。

さらに、INVOYは単に郵送コストを削減するだけでなく、請求書業務全体の生産性向上に寄与します。クラウド上で請求書を管理できるため、過去の請求書検索や再発行が容易になり、紙書類のファイリング作業も不要です。

請求書ごとの入金状況もシステム上で確認・管理できるため、未入金の見落とし防止や催促業務の効率化にもつながります。

さらに、INVOYは2023年施行のインボイス制度（適格請求書保存方式）や2022年改正の電子帳簿保存法にも対応しており、適格請求書の要件を満たした帳票発行や電子データ保存が可能です。

これにより、法令遵守をしながら紙の保管から解放され、よりスマートなバックオフィス業務運営が実現できます。

実際にINVOYを導入した企業からは「毎月の請求書発行・送付に追われていた時間が大幅に短縮し、本来の業務に集中できるようになった」「紙代や郵送費が減って経費削減につながった」といった声が聞かれます。

特に少人数で経理業務を兼任している中小企業や個人事業主にとって、INVOYは煩雑な事務作業から解放してくれる心強いツールと言えるでしょう。

このように、INVOYを活用することで「郵送しなければならない請求書」は極力減らし、どうしても郵送が必要な分だけを効率よく処理するという形に業務を転換できます。

郵便料金の値上げで悩んでいる企業や、毎月の郵送作業に負担を感じている担当者にとって、INVOYは強力なソリューションとなるでしょう。

まとめ：長形3号封筒の知識とデジタル活用で郵送業務をスマートに

長形3号封筒は、その便利なサイズからビジネス郵送に欠かせない存在です。適切な切手料金や貼り方のマナーを理解しておけば、日々の郵送業務も円滑に進められるでしょう。

しかし、郵便料金の値上げや作業負荷の増大に直面する中で、従来の紙と切手によるやり方を見直すことも重要です。今回ご紹介したINVOYのようなクラウドサービスを活用すれば、郵送に伴うコストと手間を大幅に削減し、請求業務全体をスマート化できます。

重要なのは、紙の郵送とデジタル送付を上手に使い分けることです。長形3号封筒で郵送すべき場面では今回の知識を活かして正確かつ丁寧に対応し、可能な場面ではINVOYを導入してペーパーレス化・自動化を図りましょう。

そうすることで、ビジネスコミュニケーションの質を保ちながら業務効率を高め、コスト削減と生産性向上の両立を実現できるはずです。ぜひこの機会に、自社の郵送フローを見直し、最新のツールを取り入れてみてください。

長形3号封筒の正しい扱い方とINVOYの活用によって、郵送業務をよりスマートに改善していきましょう。長形3号封筒と切手の正しい知識を武器に、そしてINVOYのようなデジタルツールを賢く使えば、郵送業務は今以上に効率化できるでしょう。