英語の請求書テンプレートの書き方｜必須項目や英語フレーズを紹介

世界中のクライアントと対等に渡り合い、あなたの価値を正当な報酬として受け取る未来が待っています。正しい英語の請求書テンプレートを使いこなすことは、グローバルビジネスの扉を開く鍵となります。正確な書類は、あなたのプロフェッショナリズムを証明し、相手に安心感を与えます。これにより、次の契約や継続的な信頼関係が自然と手に入ります。

初めての海外取引で、英語の請求書を作るのは難しそうに感じるかもしれません。しかし、実は日本の請求書よりも項目はシンプルで、決まった型を埋めるだけで完成します。特別な英語力は必要ありません。このガイドに沿って進めるだけで、誰でも今日から世界標準の請求書が作れるようになります。その再現性の高いステップを詳しく解説します。

英語の請求書テンプレートを活用してビジネスを成功させる方法

海外の企業や個人とビジネスを行う際、請求書は単なるお金のやり取りの道具ではありません。それは、あなたのビジネスが国際的な基準に基づいていることを示す重要なコミュニケーション手段です。英語の請求書テンプレートを正しく選んで使うことで、取引先との信頼関係は飛躍的に高まります。

日本の商習慣では、見積書や納品書、請求書にそれぞれ印鑑を押すことが一般的です。しかし、海外では印鑑の文化はなく、署名やデジタル上の承認が主流です。テンプレートを利用すれば、こうした文化の違いを意識せずに、相手にとって違和感のない形式で書類を作成できます。相手に余計な説明をさせる手間を省くことが、プロとしてのマナーです。

また、正確なテンプレートは、支払いの遅延を防ぐための防波堤となります。海外送金は、国内の振込よりも手続きが複雑です。もし請求書に記載された銀行情報に一文字でも間違いがあれば、送金はエラーとなり、多額の組戻し手数料が発生してしまいます。テンプレートに従って必要な情報を網羅することで、このようなリスクを事前に排除できます。

効率的なテンプレート活用は、あなたの時間を節約します。一度自分の情報を入力した雛形を作っておけば、次からは日付と金額を変えるだけで済みます。空いた時間をスキルの向上やマーケティングに充てることが、ビジネスを成功させるための王道です。テンプレートは、あなたのビジネスを支える強力なインフラとなるのです。

さらに、請求書は将来の税務調査や契約の証拠としても機能します。国際取引では、後から内容を照会される場面が少なくありません。統一されたフォーマットで履歴を残しておくことで、自分自身の身を守ることにもつながります。

英語請求書の基本構成と必ず記載すべき8つの項目

英語の請求書は、一般的に「インボイス（Invoice）」と呼ばれます。テンプレートを構成する各項目には、それぞれ重要な役割があります。ここでは、ミスが許されない必須項目を詳しく見ていきます。

タイトルと請求書発行者の情報

まず、書類の最上部には「INVOICE」とはっきりと記載します。これにより、相手の経理担当者が大量の書類の中から、これが支払いに関する重要なものであると即座に判断できます。文字を大きくしたり、太字にしたりして目立たせることが一般的です。

次に、あなたの情報を記載します。氏名または会社名、住所、電話番号、メールアドレスを並べます。ここで注意したいのが、住所の順番です。英語では「狭い範囲から広い範囲へ」という順番で書きます。つまり、建物名、番地、町名、市区町村、都道府県、郵便番号、国の順になります。例えば、東京都千代田区であれば、最後に「Tokyo, Japan」と書くことを忘れないでください。

連絡先情報は、相手が内容に疑問を持ったときにすぐに連絡できるようにするためのものです。正確に入力することで、やり取りのストレスを減らせます。

取引先の情報と請求書番号の管理

請求書を送る相手の情報も正確に記載します。担当者名には「Mr.」や「Ms.」などの敬称を付け、部署名、会社名、住所の順に並べます。相手の情報を正しく書くことは、基本的な敬意の表れです。スペルミスがないよう、名刺や公式サイトでしっかりと確認しましょう。

そして、非常に重要なのが「Invoice Number（請求書番号）」です。これは、あなたが発行する書類を管理するための固有の番号です。番号の付け方に決まりはありませんが、例えば「20260111-01」のように、日付と連番を組み合わせると管理しやすくなります。相手と支払いの話をするときに「請求書番号〇〇の件で」と伝えるだけで、すぐに話が通じます。

番号が重複しないように注意し、自分なりのルールを決めて運用することが、事務作業を整理するコツです。

発行日と支払い期限の書き方

日付の記載には、国際取引ならではの注意点があります。「Invoice Date（発行日）」と「Due Date（支払い期限）」を明記します。ここで気をつけたいのが、日付の形式です。

日本では「年/月/日」の順ですが、アメリカでは「月/日/年」、イギリスやヨーロッパでは「日/月/年」の順で書くのが一般的です。例えば「01/05/2026」と書くと、1月5日なのか5月1日なのか、相手によって解釈が分かれてしまいます。この混乱を避けるために、「Jan 5, 2026」のように月をアルファベットで書くことを強くおすすめします。

支払い期限は、いつまでに送金をしてほしいかを明確に伝えるためのものです。「Within 30 days of the invoice date（請求書の日付から30日以内）」といった書き方もよく使われますが、具体的な日付を書くほうが親切です。

商品やサービスの明細と通貨の指定

請求内容の明細は、テーブル形式でまとめると見やすくなります。項目名としては「Description（内容）」「Quantity（数量）」「Unit Price（単価）」「Amount（金額）」を使います。

サービス提供の場合は、作業内容や期間を具体的に記載します。商品販売の場合は、品番や名称を書きます。何に対する請求なのかを相手が納得できるように書くことが、スムーズな支払いを引き出す秘訣です。

最後に合計金額を記載しますが、ここで必ず「Currency（通貨）」を明記してください。米ドルなら「USD」、日本円なら「JPY」、ユーロなら「EUR」と書きます。通貨の指定がないと、為替の影響で受け取る金額が変わってしまったり、支払い時に混乱が生じたりします。通貨記号だけでなく、3文字のコードを併記するとより確実です。

海外送金を円滑にするための銀行情報の詳細な書き方

海外のクライアントから支払いを受ける際、最も間違いが起きやすいのが銀行口座の情報です。ここを間違えると、お金が届かないばかりか、多額の手数料を引かれた状態で返金されてしまいます。テンプレートの「Payment Instructions」というセクションに記載すべき情報を整理します。

SWIFTコードと銀行の英語名称

海外送金において最も重要なのが「SWIFTコード（スイフトコード）」です。これは世界中の銀行を特定するための識別コードで、8文字または11文字の英数字でできています。日本の銀行にもそれぞれ割り当てられています。自分の使っている銀行のウェブサイトで「海外送金 受取」などのキーワードで検索し、正しいコードを確認してください。

銀行名と支店名も、すべて英語で記載します。例えば「〇〇銀行 △△支店」であれば、銀行が公式に定めている英語表記をそのままコピーして貼り付けてください。自己流で英訳してはいけません。

口座名義についても、通帳に記載されている「カタカナ」ではなく、銀行に登録してある「アルファベット表記」を使います。苗字と名前の順序を間違えないよう注意してください。

IBANコードと仲介銀行の知識

ヨーロッパや中近東の国々と取引をする場合、「IBAN（アイバン）」と呼ばれる口座識別番号を求められることがあります。日本の銀行にはIBANはありませんが、相手から聞かれた場合は「日本の銀行にはIBANはないので、SWIFTコードと口座番号を使ってください」と説明する必要があります。

また、送金のルートによっては「Intermediary Bank（仲介銀行）」の情報が必要になることがあります。これは、あなたの銀行と相手の銀行の間に立って中継をする銀行のことです。これも自分の銀行の海外送金案内ページに記載があるはずですので、必要に応じてテンプレートに追加してください。

こうした専門的な情報は、一度正確に調べてテンプレートに保存してしまえば、あとは使い回すだけです。最初の手間を惜しまないことが、将来のトラブルを未然に防ぎます。

送金手数料の負担区分に関するルール

海外送金では、必ずと言っていいほど手数料が発生します。送金側の銀行、中継する銀行、受け取り側の銀行のそれぞれで費用がかかります。この手数料を誰が負担するかをあらかじめ決めておかないと、届いた金額が請求額より少なくなっていて驚くことになります。

テンプレートには、負担区分を明記しましょう。一般的には「All bank charges are to be borne by the payer（すべての銀行手数料は支払人が負担する）」という一文を添えます。これにより、あなたは請求した通りの金額を受け取ることができます。もし契約で折半や自分負担と決まっている場合は、それに合わせた表現を選んでください。

海外取引における税金と消費税の正しい扱い

お金のやり取りに欠かせないのが税金の知識です。日本の国内取引とは考え方が大きく異なるため、戸惑う方も多いでしょう。ここでは、英語の請求書を作る際に知っておくべき税務のポイントを解説します。

日本の消費税が免税される仕組み

日本から海外のクライアントに対してサービスを提供したり、商品を輸出したりする場合、日本の消費税は原則としてかかりません。これを「輸出免税」と呼びます。例えば、あなたが日本で書いたプログラムを海外の会社に納品する場合、その売上に対して消費税を上乗せして請求する必要はありません。

請求書テンプレートの「Tax」や「VAT」の欄には、0円と記載するか、「Exempt from VAT（消費税免税）」と一言添えておくと親切です。これにより、相手の経理担当者は「なぜ税金が含まれていないのか」という疑問を持たずに処理を進められます。

ただし、輸出免税を受けるためには、その取引が輸出であることを証明する書類（請求書の控えなど）を適切に保存しておく必要があります。事務作業の一環として、発行した請求書は必ずデジタルと紙の両方で保管しておきましょう。

相手国での源泉徴収と二重課税の対策

もう一つ注意が必要なのが、相手の国で発生する「源泉徴収（Withholding Tax）」です。国によっては、国外への支払いに対して一定の税金を差し引いてから送金することが義務付けられています。

例えば、1,000ドルの請求をしたのに、手元には800ドルしか届かなかったというケースがあります。これは相手が税金を天引きして納付したためです。これを防ぐためには、日本とその国との間に「租税条約」があるかを確認し、必要に応じて「居住者証明書」を提出することで、税率を下げたり免除されたりすることができます。

税金の扱いは非常に複雑ですので、金額が大きい取引の場合は、事前に税理士に相談することをお勧めします。テンプレートには「Amount to be received after tax（税引き後の受取額）」などの項目を設けて、実質的な手取り額を明確にしておくと、収支の計画が立てやすくなります。

信頼を高めるビジネス英語フレーズとマナー

請求書は事務的な書類ですが、そこに添えられる短い一言が、あなたの印象を決定づけます。プロフェッショナルでありながら温かみのあるコミュニケーションを心がけるためのフレーズを紹介します。

感謝を伝える丁寧な一言

請求書の末尾には、必ず感謝の言葉を添えましょう。最も一般的で使いやすいのは「Thank you for your business.（お取引いただきありがとうございます）」です。どのような業種でも使える万能な表現です。

もう少し親密な関係であれば、「It is a pleasure working with you.（あなたとお仕事ができて光栄です）」という言葉も喜ばれます。こうした一言があるだけで、事務的な書類が血の通ったメッセージに変わります。相手は「次もこの人に仕事を頼もう」という気持ちになるものです。

また、迅速な支払いを期待する場合は、「We appreciate your prompt payment.（迅速なお支払いに感謝いたします）」と書くことで、角を立てずに期限内の送金を促すことができます。

支払いを促すリマインドの表現

もし支払い期限が過ぎても入金が確認できない場合、督促の連絡が必要になります。このとき、最初から強い言葉を使うのは避けましょう。システムトラブルや単なる忘れである可能性が高いからです。

「This is a friendly reminder that invoice #〇〇 is now overdue.（請求書〇〇番の期限が過ぎていることをお知らせする、リマインドの連絡です）」といった丁寧な表現から始めます。まずは相手の状況を気遣い、再送が必要かどうかを尋ねる姿勢を見せることが、良好な関係を保つコツです。

それでも返信がない場合は、段階的に言葉を強めていきます。しかし、常に冷静でプロフェッショナルなトーンを維持することが、あなたの信頼を守ることにつながります。テンプレートの備考欄に、あらかじめ問い合わせ先を明記しておくことも、トラブルを未然に防ぐマナーの一つです。

ミスをゼロにするための最終チェックリスト

せっかく作り上げた請求書も、小さなミスで台無しになってはもったいないです。送信ボタンを押す前に、以下の項目を一つずつ指差し確認してください。

• 相手の社名、住所、担当者名にスペルミスはありませんか。
• 自分の連絡先情報は最新のものですか。
• 請求書番号は、前回のものと重複していませんか。
• 日付の形式は、相手にとって誤解のない書き方（Jan 5, 2026など）になっていますか。
• 数量と単価を掛け合わせた金額の計算に間違いはありませんか。
• 通貨単位（USDなど）が明記されていますか。
• SWIFTコードや口座番号などの銀行情報に打ち間違いはありませんか。
• 送金手数料の負担区分は記載されていますか。
• ファイル形式はPDFになっていますか。
• 署名が必要な場合、デジタル署名やスキャンした署名は入っていますか。

特に金額と銀行情報のチェックは念入りに行ってください。ここが間違っていると、修正に多大な労力がかかります。完璧な書類を送ることは、相手の仕事を楽にすることでもあります。その気配りが、あなたの評価を高めます。