棚卸とは？目的ややり方、計算方法、効率化するポイントを徹底解説

棚卸は、商品や原材料などの在庫数を数えて、帳簿上に反映させる業務を指します。本記事では、棚卸の目的ややり方などをわかりやすく解説します。また、棚卸を効率化するためのポイントや、注意点などについても解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

棚卸とは？

棚卸しとは、社内や倉庫などにある在庫（棚卸資産）を数えて、その価値を確かめることを指します。実際に存在している在庫の価値と、帳簿上の在庫の価値が一致しているか確認し、過不足があれば調整します。

棚卸を行う頻度

棚卸を行う頻度は、商品の種類や事業の規模などによって異なります。しかし、事業年度の終わりには決算書を作成しなくてはいけないことから、最低でも年に一度行うことが必要です。

商品の在庫数を把握したり、商品の状況を適切に管理したりするために、こまめに棚卸をする企業もたくさんあります。毎月・四半期に一度・半年に一度など、企業が自社の状況に応じて棚卸の頻度を決定することが求められます。

過剰な在庫数と資金繰りの関係性

在庫数が過剰であれば、仕入として支払いを行った時期と、売上が入金される時期が離れていると考えられます。そのため、過剰な在庫数は資金繰りが悪化する原因にもなりかねません。

在庫数を適切に保つことは、資金繰りを安定させることに繋がります。したがって、定期的に棚卸をして在庫数を把握し、企業の資金繰りを良好に保つことが重要です。

企業の棚卸の目的

多くの時間や労力がかかるものであるのにもかかわらず、なぜ多くの企業が棚卸をするのでしょうか。棚卸の目的を4つのポイントに分けて紹介します。

在庫数を帳簿に反映させるため

企業は会計業務の都合上、企業がどのくらいの資産を保有しているか把握する必要があります。この資産には店舗や倉庫などにある在庫も含まれることから、それらの在庫数を把握しておくことが求められます。

帳簿上の在庫数と、実際に存在する在庫数は一致するはずですが、入力漏れや数え間違えなどの理由から、一致しないこともあります。そのため、棚卸によって在庫数を実地で確認し、必要に応じてズレを調整します。

商品の状態を確認するため

商品を倉庫などに長い間保管していると、劣化したり、汚れたりなどの問題が発生することもあるでしょう。棚卸では、商品の数を数えるとともに、状態をチェックして異常がないかどうかを確認します。

問題のある在庫があれば、金銭的な価値が減少したと考えるため、その分の金額を帳簿に反映させます。

在庫数を適切に保つため

在庫数が多すぎると、劣化や資金繰りの悪化などの問題が生じる可能性があります。反対に在庫数が少なければ、販売できる場面で商品が足りず、販売するチャンスを逃してしまうでしょう。

棚卸によって在庫数を把握し、適切に管理することで、企業が効率的に利益をあげることを目指します。

決算を行うため

決算においては、保有している商品や原料にどのくらいの価値があるのか示す「期末商品棚卸高」を計算する必要があります。この計算のためには、どの商品をいくつ持っているのかを知るために棚卸を行わなくてはいけません。

棚卸の実施方法の種類

「タグ方式」と「リスト方式」の2つの方法を紹介します。

①タグ方式

商品名と数量をタグに記入し、棚や商品に貼り付ける方法をタグ方式と言います。貼り付けた後は集計を行い、帳簿上の在庫数と相違がないか確認します。商品の実際の在庫数を元にして集計するため、数え間違いなどのミスが発生しにくい特徴があります。

②リスト方式

在庫管理表などのリストに記載された情報を元にして、実際の在庫数を確認する方法をリスト方式と言います。リストと在庫数を見比べながら作業を行うことで、数があわないなどの異常に気付きやすい特徴があります。リスト方式を採用するためには、普段から在庫数をリアルタイムでリストに反映していることが必要です。

棚卸在庫の評価方法の種類

商品と在庫数を確認した後は、帳簿に反映させるために、商品にどの程度の金銭的価値（評価額）があるのか計算します。本項では「原価法」と「低価法」の2つの方法を紹介します。また、以下の取引を行った場合を例として、計算式もあわせて紹介します。

	受入	払出	残高
4/1	前期繰越 50個（1個10円）		50個
5/15	仕入 90個（1個10円）		140個
11/30			40個
3/31

なお、今回の例では4月1日から3月31日を事業年度と仮定して解説します。

①原価法

原価法とは、商品や原材料を仕入れた際に支払った金額を元に計算する方法です。

前述した例で考えると、在庫は仕入れた際の価格である10円の価値があります。期末時点では40個の在庫があるため、以下の計算に基づいて、合計400円の価値があるとわかります。

期末在庫×仕入金額=評価額 40個 × 10円 = 400円

②低価法

低価法は、原価法で採用した原価と、期末における時価のうち、どちらか低い方を採用する方法です。商品を長く保管していると、需要の低下や劣化などの要因で価値が下がることがあり、低価法はそのような場合に適している方法と言えます。

今回は、仕入時の価格である10円から、経年劣化のため時価が8円に下がったと仮定して考えてみましょう。安いほうである8円を採用するため、この場合の評価額は以下のように計算します。

期末在庫×仕入金額=評価額 40個 × 8円 = 320円

棚卸を実施する際のポイント

棚卸する際に押さえておきたい点として、3つのポイントを紹介します。

棚卸のルールを決める

棚卸のルールが統一されていないと、担当者によって在庫の数え方や記録の取り方に違いが出て、正しい数値を把握できないかもしれません。棚卸のルールをあらかじめ決めておき、全員が同じルールで実施できるようにしましょう。

無理のないスケジュールを立てる

棚卸を行うための十分なスケジュールや人員が確保できていないと、スタッフに負担をかけたり、通常業務に支障が出たりする可能性があります。棚卸のスケジュールを確保して、無理のないように実施しましょう。

ミスを防止する方法を考える

棚卸は大量の商品を数える必要があるため、数え間違いが起きやすい作業です。数えやすいように日頃から整理したり、複数の担当者がチェックをしたりと、事前に対策を講じましょう。

棚卸で発生しがちなミスと注意点

棚卸で発生することの多いミスや、その注意点について解説します。

入庫・出庫時の数え間違い

商品の入出庫では、多くの商品をカウントしてチェックする必要があるため、数え間違いが発生しがちです。日々たくさんの商品を出し入れする場合には、チェック体制を強化したり、在庫管理システムを導入したりすることが求められます。

帳簿上の残高とあわない

在庫数を数えたものの、帳簿上の残高と一致しないケースもあります。複数回数えてどうしてもあわない場合には、帳簿上の残高を修正するなどの調整を行います。このようなミスは数え間違いや入力ミスが原因であることが多いため、エクセルや手書きのメモで在庫管理している場合には、その方法を改めることも検討しましょう。

ルールが徹底されていない

棚卸では、あらかじめルールを作成し、担当者間で共有する必要があります。リストやマニュアルがわかりにくいものであれば、ルールを徹底することが難しく、いずれミスが発生するでしょう。明確なルールを作成し、共有することが重要です。また、判断に迷うポイントや、イレギュラーが発生した際の対応方法についてまとめておくことも有効です。

棚卸はデジタル化で効率的に行うのがおすすめ

在庫管理システムを導入して、QRコードなどを通じ機械的に在庫を管理すれば、数え間違いといったミスを減らせる可能性があります。システムを導入する際は、システムや端末にかかる初期費用をはじめ、月額料金が発生することが一般的です。費用対効果を考え、自社に適したものを選択しましょう。

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まとめ

棚卸は、商品や原材料の在庫数を把握し、帳簿上の残高とあわせるための業務です。数え間違いや業務の遅延などがあれば、経理業務に影響が出る場合もあります。ルールを策定したり、在庫管理システムを導入したりして、できるだけスムーズに業務を終えられるように心掛けましょう。

また、在庫数を数え終わった後は、在庫数を金銭的な価値に直して帳簿に反映させます。原価法・低価法の意味を把握し、自社に適した方法を選びましょう。