【完全版】英語の見積書テンプレートと書き方！海外取引で失敗しない必須フレーズとマナーを公開

あなたの優れた製品やサービスが海を越えて世界中の顧客に届き、ビジネスが大きく広がっていく未来を想像してみてください。正確な英語の見積書を作成できるスキルは、その実現に欠かせない重要な基礎力となります。

正確なフォーマットと適切な用語を使いこなすことで、相手からの信頼は一気に高まり、取引の成功率は飛躍的に向上します。適切に整備された書類は、企業としての信頼性や評価を高める要素となります。

英語での見積書作成に不安を感じている方のために、実務ですぐに使えるテンプレートと、成約につなげるための具体的なテクニックを分かりやすくまとめました。

何をどこに書けばよいのか、どのような条件を添えればリスクを回避できるのかといった実用的な知識を、網羅的に学ぶことができます。海外の取引先に対しても、要件を踏まえた提案内容を整理し、適切に提示できるようになります。

「英語が得意ではないから、失礼な書類を送ってしまうのではないか」という不安を抱く必要はありません。ビジネス英語には決まった形があり、そのルールさえ押さえれば、誰でも再現性の高い高品質な見積書を作ることができます。

複雑な表現よりも、明確さと正確さが何よりも優先されるのがビジネスの世界です。まずは基本的な形式を整理し、段階的にグローバル取引への対応を進めていきましょう。実務上の確認事項や進め方の整理に役立ててください。

英語で見積書を作成するための第一歩：適切な用語選び

海外の企業から「見積をください」と言われたとき、最初に考えるべきは、その書類にどのようなタイトルをつけるかです。日本語の「見積書」という言葉には広い意味が含まれていますが、英語ではその書類が持つ法的・ビジネス的な重みによって、言葉を厳密に使い分ける必要があります。

QuotationとEstimateを使い分ける重要性

英語で見積書を指す言葉として最も代表的なのが、Quotation（クォーテーション）とEstimate（エスティメイト）の2つです。これらは似ているようで、その性質は大きく異なります。

Quotationは、提供する価格や条件が確定している場合に発行します。相手がその内容に合意すれば、そのまま契約が成立するほど正式な「申し込み」としての意味合いを持ちます。価格の変動がない安定した商品の取引や、作業範囲が明確な場合には、この言葉を使うのが正解です。提示された条件に対し、金額面で合意していることを明確に伝えることができます。

一方で、Estimateは「概算」という意味です。まだプロジェクトの全容が見えていなかったり、原材料費や為替の変動によって価格が変わる可能性があったりする場合に使われます。

あくまで「現時点での予測」であることを示すため、後から価格調整が必要になった際にも、相手とのトラブルを避けるクッションの役割を果たします。ただし、正式な決定を急ぎたい場合には、不確実な印象を与えてしまうこともあるため、使いどころには注意が必要です。

取引の段階に応じた書類の選び方

取引のステージが進むにつれて、必要となる書類の種類も変わっていきます。見積段階ではQuotationやEstimateを使いますが、より具体的な出荷の準備段階に入ると、Proforma Invoice（プロフォルマ・インボイス）を求められることがあります。

これは「仮送り状」と訳されますが、実質的には見積書として機能します。特に、輸入側が銀行で送金手続きをしたり、税関で輸入許可の事前審査を受けたりする際に、正式なインボイスに近い形式の書類として必要になります。貿易実務に携わる場合は、この言葉も必ず覚えておきましょう。状況に応じて適切な書類名を選択することは、実務への理解を示す上で重要です。

信頼される見積書の「顔」を作る：ヘッダーと基本項目

見積書を手に取ったとき、最初に見るのが上部のヘッダー部分です。ここが整っているかどうかで、第一印象が決まります。グローバルスタンダードに基づいた記載方法を身につけ、プロフェッショナルな風格を演出しましょう。

国際的な住所表記と連絡先のルール

自社情報（Sender Information）と宛先情報（Recipient Information）の記載は、最も基本的な項目です。住所を書くときは、日本語とは逆に「小さな単位から大きな単位へ」という順序を守ります。

住所の書き方の具体例

例えば、「東京都千代田区丸の内1-2-3」であれば、「1-2-3, Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo」と書きます。最後に郵便番号（Zip Code / Postal Code）と国名（Japan）を忘れずに添えてください。

連絡先の重要性

電話番号には、必ず国番号（日本なら+81）を付けます。最初の「0」を省略し、「+81-3-1234-5678」のように表記するのが国際ルールです。メールアドレスや担当者の氏名、役職（Position）も併記することで、相手が誰に連絡すればよいのかを明確にします。

日付と見積番号が取引の透明性を高める理由

見積書には、必ずDate（日付）とQuote Number（見積番号）を記載します。これらは、後の問い合わせや管理において、唯一無二の識別票となります。

日付形式の落とし穴

日付の書き方には注意が必要です。「01/02/2026」と書いた場合、アメリカでは「1月2日」ですが、イギリスでは「2月1日」と解釈される恐れがあります。このような混乱を避けるために、「January 12, 2026」のように月を英語で書くか、「2026-01-12」のように国際規格（ISO形式）を採用しましょう。

見積番号の管理術

見積番号は、自社で管理しやすい任意の番号で構いません。例えば「QT-20260112-001」のように、種類・日付・連番を組み合わせると、後から検索しやすくなります。相手からの問い合わせがあった際にも、この番号さえあれば即座に対応でき、あなたの信頼性を高めることにつながります。

通貨コード（ISO 4217）を正しく記載する

見積金額を提示する際、単に「$」や「¥」と記号だけで書くのは不十分です。世界には多くのドルや円が存在するため、必ず3文字の通貨コードを使用しましょう。

通貨コードの例

• 米ドル：USD
• 日本円：JPY
• ユーロ：EUR
• 豪ドル：AUD

これらを「Total: USD 10,000.00」のように記載することで、どの通貨で支払いを行うべきかを一義的に定義できます。通貨の取り違えは、時に大きな損失を生むため、細心の注意を払いましょう。

トラブルを回避するための「条件面」の書き方

見積書において、価格と同じくらい重要なのがTerms and Conditions（取引条件）です。ここを曖昧にすると、不当な値下げ要求や、代金の未回収といったリスクにさらされます。自分と会社を守るための防波堤を、しっかりと築きましょう。

有効期限（Validity）による価格維持のリスク管理

市場の状況や為替、原材料費は常に変動しています。そのため、提示した価格がいつまでも有効であると考えてはいけません。必ず「有効期限」を設定し、期間を過ぎた場合には再見積が必要であることを伝えます。

有効期限の表現

• Validity: 30 days from the date of this quote.（発行日から30日間有効）
• Valid until: March 31, 2026.（2026年3月31日まで有効）

このように期限を切ることで、相手の決断を促す効果も期待できます。期限内に返答がない場合、価格の再検討ができる権利を保持することが、健全な経営には欠かせません。

支払い条件（Payment Terms）の種類と選択基準

いつ、どのような方法でお金を受け取るかは、キャッシュフローに直結する重要な問題です。英語での代表的な支払い条件を覚え、状況に応じて使い分けましょう。

代表的な条件

• Net 30 days： 請求日から30日以内に支払い。
• Payment in advance (Prepayment)： 商品出荷前の前払い。初めての取引や、高額商品の場合はこちらを推奨します。
• 50% deposit, 50% balance before shipment： 注文時に半分、出荷前に残りの半分を支払う。

支払い方法の明記

「Payment shall be made by bank transfer.（銀行振込にて支払うものとする）」と記載し、銀行名、支店名、SWIFTコード（国際送金用の識別コード）、口座番号を併記します。振込手数料（Bank charges）をどちらが負担するかも、「Bank charges are to be borne by the buyer.（振込手数料は買い手負担）」と書いておくと、入金額が足りないという事態を防げます。

インコタームズが示す責任の所在

物品を輸出入する場合、輸送中の事故や紛失のリスク、そして運賃を誰が負担するかを決めなければなりません。これを世界共通のルールで定めたのがIncoterms（インコタームズ）です。

よく使われるインコタームズ

• EXW (Ex Works)： 工場渡し。買い手がすべての運賃とリスクを負う。
• FOB (Free On Board)： 本船渡し。輸出国での積み込みまでの費用を売り手が持ち、そこから先は買い手が負う。
• CIF (Cost, Insurance and Freight)： 運賃・保険料込み。売り手が輸送費用と保険料を負担する。

これを見積書に「Shipping Terms: FOB Tokyo Port」のように記載します。これだけで、輸送に関する複雑な責任範囲が即座に共有されます。

具体的テンプレート：実務で使える項目設定

理論を理解したら、次は具体的な形に落とし込みます。業種によって重視される項目は異なりますが、基本の骨組みは同じです。

物品販売における詳細なスペック記載

形のある商品を売る場合、明細欄（Description）には商品名だけでなく、型番（Model Number）や仕様（Specifications）を具体的に記載します。

物品販売の明細例

「Product Name: Premium Wireless Headset (Model: PH-2026) / Color: Space Gray / Qty: 100 sets / Unit Price: USD 50.00 / Amount: USD 5,000.00」 このように細かく書くことで、納品時の「イメージと違う」というクレームを防ぐことができます。

サービス提供におけるスコープ（範囲）の定義

コンサルティングやデザイン、開発などの形のないサービスを提供する場合、何が含まれ、何が含まれないのかというScope of Work（作業範囲）を明確にすることが肝要です。

サービスの明細例

「Description: Market Research for Japan / Delivery: PDF Report (30 pages) / Hours: 40 hrs / Rate: USD 150.00 / Amount: USD 6,000.00」 また、「Notes」欄を使って、「Additional revisions will be charged separately.（追加の修正は別途料金を申し受けます）」と付け加えると、際限のない作業依頼をコントロールできます。

諸費用（Shipping, Tax, Discount）の明確化

小計（Subtotal）の後には、付随する費用を記載します。

諸費用の記載法

• Shipping & Handling： 送料と手数料。
• Discount： もし値引きをするなら、「Special Discount for bulk order」などの理由を添えると、相手の満足度が高まります。
• Tax： 海外取引では日本の消費税は免税（Tax-exempt）となりますが、相手国での関税がかかる場合があります。「Import duties and taxes are not included.（関税などは含まれていません）」と明記するのが一般的です。

見積書送付時のプロフェッショナルなメール術

見積書という「データ」を、相手に快く受け取ってもらうための「言葉」も非常に重要です。メールはあなたの会社の姿勢を映し出す鏡です。

好印象を与える挨拶と意図の伝え方

メールの件名は、一目で内容がわかるように短くまとめます。「Quotation for Project ABC – [Your Company Name]」などが適切です。

本文の構成

1. 感謝： 「Thank you very much for your inquiry.（お問い合わせありがとうございます）」
2. 概要： 「Attached is the quotation for the items you requested.（ご依頼いただいたアイテムの見積書を添付します）」
3. フォローの申し出： 「Please let us know if you have any questions or need adjustments.（質問や調整が必要な場合はお知らせください）」

丁寧かつ簡潔な文章は、相手の仕事時間を尊重している証拠でもあります。

承諾・拒絶・修正依頼へのスマートな対応

見積を送った後、相手からさまざまな反応が返ってきます。

修正依頼への返信

「We have revised the quotation based on your feedback. Please see the attached version.（フィードバックに基づき見積を修正しました。添付をご確認ください）」 このように、迅速に対応することで、あなたの機動力とやる気をアピールできます。

返信がない場合のフォローアップ

「I am writing to check if you have had a chance to review the quotation we sent last week.（先週送った見積書をご確認いただけたか伺いたく連絡しました）」 相手が忙しくて見落としていることもあるため、1週間程度を目安に穏やかなフォローを入れるのが定石です。

最終チェックリスト：送信前に確認すべきポイント

最後の一押しをする前に、冷静に全体をチェックしましょう。些細なミスが、大きな損失や信頼の失墜を招くことがあります。

数字の整合性とスペルチェック

数字の計算が合っているか、桁が間違っていないか、もう一度確認してください。「1,000」を「10,000」と書き間違えるだけで、取引そのものが破綻しかねません。また、社名や担当者名のスペルミスは非常に失礼にあたるため、細心の注意を払いましょう。

PDF化とファイル名の命名規則

見積書は、改ざんを防ぐために必ずPDF形式で送ります。また、ファイル名も相手が管理しやすいように工夫します。 「Quote_20260112_YourCompanyName.pdf」のように、内容、日付、会社名を入れるのがプロの作法です。

まとめ

英語での見積書作成は、グローバルビジネスにおける最も重要なコミュニケーションの一つです。最後に、この記事で学んだ要点を振り返りましょう。

• 用語の使い分け： 確定ならQuotation、概算ならEstimate。
• 構成の基本： 正しい住所表記、日付形式、通貨コードを遵守する。
• 条件の明記： 有効期限、支払い方法、インコタームズでリスクを管理する。
• 明細の具体化： 物品なら型番、サービスなら作業範囲を明確にする。
• 丁寧なメール： 感謝とフォローの言葉を添え、PDFで送付する。

これらのステップを一つずつ実践すれば、英語での見積書作成はもう怖くありません。正確に作成された書類は、取引先との信頼構築に寄与し、新たなビジネス機会につながります。まずは一つ、標準的なテンプレートを自分の手で作ってみることから始めてみましょう。