インボイス制度とは、適格請求書（インボイス）と呼ばれる請求書に関する税金の制度ですが、見積書や注文書といったその他の書類の扱いはどうなるのでしょうか。インボイス制度と見積書の関係や、必要な記載事項などについてわかりやすく解説します。

インボイス制度とは何か

インボイス制度は、2023年10月1日から始まった制度であり、正式名称を「適格請求書等保存方式」と言います。仕入税額控除を行うために「適格請求書（インボイス）」と呼ばれる請求書の発行を求める制度です。

詳しくは、過去の記事もあわせてご確認ください。

参照：インボイス制度が始まります！

関連リンク：インボイス制度とは？消費税免税事業者への影響や取るべき対応をわかりやすく解説

取引で用いられる書類

ビジネスシーンにおいては、見積書や注文書など、さまざまな書類を作成・受領することがあります。取引で用いる書類とその役割について確認しましょう。

1.見積書

商品の購入を検討する際、何にどれくらいの費用がかかるのか、大体の金額を知るために必要なのが見積書です。商品の受注を受ける側が発行し、発注する側が受け取ります。発注側は見積書を確認し、自社の予算やスケジュールなどと照らし合わせ、実際に発注するかどうかを検討します。

2.注文書

商品の発注側が、受注側に対して提出する書類が注文書です。発注書には、どの商品をいくつ欲しいのかなど、注文内容についての情報が記載されています。受注側は注文書を確認した後、商品の製造や梱包、サービスの提供といった仕事を開始します。また、受注側は「この内容で注文をいただきました」という内容の注文請書を発行することがあります。

3.納品書

納品書は、商品の提供が完了した際に、受注側から発注側に提出する書類です。納品する商品の種類や個数などについて記載し、確かに納品したことを証明します。場合によっては、納品を受けた発注側が受領書を発行することもあります。

4.請求書

請求書は、商品の提供が完了した後に受注側から発注側に対して送付する書類です。請求書に記載した内容に対して「この金額でお支払いをお願いします」と相手に通知する役割があります。請求書には、提供した商品の金額や税額、振込先などが明記されています。

5.領収書

対価の支払いが終了した際に発行する書類が領収書です。「この金額を確かに受け取りました」と証明する役割があります。小売店や飲食店などではレシートが発行されることがありますが、領収書と同じく、お金を受け取った証明として使われる書類です。

インボイス制度で見積書の書き方に変更はある？

インボイス制度の施行後は、日頃から作成している書類であっても「この書類はどのように対応すればいいのだろう？」とふと疑問に思うことも少なくありません。インボイス制度による見積書作成への影響について見ていきましょう。

見積書や注文書への書き方を変える必要はない

インボイス制度で問題となるのは実際に発生する消費税額であるため、まだ金額の確定していない段階で発行する見積書や注文書は、これまで通りの書き方で問題ありません。使用しているテンプレートがある場合、インボイス制度の施行後もそのまま利用できるでしょう。

請求書は記載方法が変わる

インボイス制度はインボイス（適格請求書）と呼ばれる請求書に関する制度であり、請求書の記載方法が変わります。取引によって発生した消費税の金額や、適格請求書発行事業者の登録番号といった情報を記載することが求められるようになります。

また、見積書や注文書とは異なり、請求書は金額が確定してから発行する書類です。そこに記載された情報によって経理業務を行うことで、決算や確定申告、納付する税額に影響することとなります。

納品書や領収書も書き方が変更になる

インボイス制度では、納品書や領収書も書き方を変更する必要があるケースがあります。

そもそもインボイス制度における適格請求書とは、指定された事項が記載された書類を指すものであり、その書類が請求書であっても納品書であっても同じ適格請求書です。納品書などその他の書類を仕入税額控除を行うための書類としたければ、インボイス制度の要件に基づいて書類を発行する必要があるため、書き方を変更します。

参照：４適格請求書の記載事項

適格請求書に記載が必要な項目は？

適格請求書の要件となる記載項目は、以下の通りです。

・適格請求書発行事業者の氏名、名称、登録番号　　
・取引年月日
・取引内容（軽減税率の対象品目である旨）　
・税率ごとに区分して合計した対価の額、適用税率
・税率ごとに区分した消費税額
・書類の交付を受ける事業者の氏名、名称

このうち、インボイス制度の施行によって新たに記載が必要になったのは「税率ごとに区分した消費税額」と「適格請求書発行事業者の登録番号」です。税率ごとに区分した消費税額とは、8%と10%の商品が一度で売れた際に、8%の商品によって発生した消費税額と、10%の商品によって発生した消費税額を別々に記載するということを表しています。

適格請求書発行事業者の登録番号とは、税務署に「適格請求書発行事業者の登録申請書」を提出することで通知される番号を指します。

インボイス制度が施行されるまでの経過措置として、2019年10月から始まった「区分記載請求書等保存方式」の制度がありました。区分記載請求書等保存方式は、商品が軽減税率の対象であればその旨を記載し、さらに取引の金額税率ごとに区分して計算することを求める制度でした。

インボイス制度では、そこからさらに税率ごとに区分した消費税額、及び適格請求書発行事業者の登録番号を追加することが必要となります。以前からきちんと区分記載請求書等保存方式に対応していたという場合は、その2つのポイントを追加し、必要に応じてレイアウトを調整すれば問題ないでしょう。

参照：適格請求書等保存方式の概要
　　　登録番号とは｜国税庁インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト

納品書や領収書は適格請求書として扱えるか？

前述した通り、必要な事項が記入されていれば、請求書だけではなく納品書などの他の書類をインボイス制度における適格請求書として扱うことが可能です。

その際は、1つの書類だけで全ての記載事項を満たす必要はなく、複数の書類全体で記載事項を満たしていれば、適格請求書として扱われます。その場合は、複数の書類の関連が明確であり、適格請求書の対象となる取引内容を正確に認識できることが条件として挙げられます。

参照：４適格請求書の記載事項

経理業務を楽にするならINVOY

インボイス制度が導入されて経理業務の負担が増し、企業の経理担当者や個人事業主の方は対応に追われているというケースも多いのではないでしょうか。

「INVOY」は、見積書や請求書などの書類を無料で発行・管理できるサービスです。インボイス制度にも対応しており、画面の案内に従って入力することで、適格請求書を簡単に発行することもできます。

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まとめ

インボイス制度は、仕入税額控除を行うために適格請求書と呼ばれる請求書を発行することを求める制度です。見積書や注文書は税額が確定していないため、インボイス制度の施行による書き方の変更はありません。

なお、記載事項を満たしていれば、請求書だけではなく、納品書や領収書を適格請求書として扱うことができます。適切に対応できているかどうかを確認し、必要に応じてインボイス制度に対応したサービスを導入してみてはいかがでしょうか。