納品書の英語テンプレートを使いこなすには？海外取引で失敗しない書き方と必須項目を解説

英語の納品書テンプレートを正しく使いこなすことで、あなたのビジネスは世界中のパートナーから絶大な信頼を得るようになります。正確で美しい書類は、取引先に対してプロフェッショナルであるという信頼を与えられるでしょう。これは将来的な大きなビジネスチャンスを確実に引き寄せるための投資です。

正しいテンプレートを選び、基本のルールを守るだけで、誰でも簡単にミスのない英語書類を作成できます。実在する成功企業の多くは、こうした細かな事務作業の精度を高く保っているのです。

読者の不安に寄り添い、誰にでもできる再現性の高い手法をお伝えします。英語に自信がない方でも、ベテラン貿易担当者のような質の高い納品書を仕上げられるでしょう。

納品書（Delivery Note）の役割を正しく理解する

まずは納品書が持つ本来の役割から確認しましょう。納品書は英語で Delivery Note や Packing Slip と呼ばれます。これは、商品が注文通りに発送され、受取人に届けられたことを証明する重要な書類です。国内取引では当たり前の存在ですが、海外取引においてはその重要性がさらに高まります。

海外取引における納品書の定義

海外取引では、言語や文化が異なる相手とやり取りをします。商品の種類や数量に間違いがあると、それを修正するために多大な時間とコストがかかります。納品書が正確であれば、荷物を受け取った側が即座に内容を検収できるため、トラブルを未然に防げるのです。

納品書は、出荷した側と受け取った側の認識を一致させるための「合意の記録」です。荷物の中に同梱されることが一般的で、受け取り側は納品書を見ながら現物を確認します。箱を開けた瞬間に、英語の納品書が入っていることで、相手は安心して検収作業に入れます。

なぜ英語の納品書が必要なのか

英語の納品書が必要な理由は、単なる言語の問題だけではありません。納品書は、国際的な商習慣に則ってビジネスを行っていることを示す証拠のひとつです。多くの国では、公用語が英語でない場合でも、ビジネスの場では英語の書類が標準として扱われます。

配送トラブルが発生した際の証拠書類としても機能するのも納品書の役割です。例えば、輸送中に商品の紛失や破損があった場合、発送時に何をどれだけ送ったのかを証明する根拠として示せます。信頼できる取引を継続するために、正確な納品書を作成する習慣を身につけましょう。

貿易の実務においては、納品書がパッキングリスト（梱包明細書）の役割を兼ねることもあります。特に小さな荷物を発送する場合は、納品書一枚で中身の確認が済むため、非常に効率的です。相手国の習慣や取引の規模に合わせて、最適な形式を選択することが求められます。

このように、納品書はビジネスの信頼性を支える基盤となります。面倒な事務作業と捉えず、相手への敬意を示すコミュニケーションツールとして活用してください。

英語の納品書テンプレートに必要な構成要素

完璧な納品書を作成するためには、記載すべき項目を漏れなく把握する必要があります。英語のテンプレートを使用する際は、以下の項目が含まれているか必ず確認してください。

基本情報の記載方法（会社名・住所・連絡先）

一番上に記載するのは会社情報です。自社の正式名称、住所、電話番号、メールアドレスを正確に記します。海外では住所の書き順が日本と逆になるため注意が必要です。

• 建物名、番地、町名、市区町村、都道府県、郵便番号、国の順で記載する
• 電話番号には必ず国番号（日本なら+81）を付ける
• 会社のロゴを入れると、より公式な印象を相手に与えられる
• メールアドレスは、問い合わせにすぐ対応できる窓口のものを記載する

正確な会社情報は、相手が追加注文をしたいときや、トラブルの連絡をしたいときの助けになります。

宛先情報（Consignee）の注意点

次に宛先情報を記載します。商品の届け先となる企業の名称と住所を正確に記します。

• 担当者が決まっている場合は Attn: Mr. Tanaka のように名前を添える
• 注文者と届け先が異なる場合は、両方の情報を併記することもある
• 住所のスペルミスは配送遅延に直結するため、二重のチェックが必要
• 相手国の郵便番号（ZIP Code）を正確に記載することを忘れずに行う

正確な宛先情報は、配送業者が迷わず荷物を届けるためにも不可欠です。

書類情報の管理

書類の右上など目立つ場所には、書類情報をまとめます。

• Delivery Note Number（納品書番号）を必ず採番する
• Date（作成日）は、国による誤解を避ける表記を選ぶ
• 月を英語（January や Jan）で書くと、日と月の取り違えを防げる
• 注文番号（P.O. Number）を併記すると、相手の照合作業が格段に楽になる

番号を振ることで、後から問い合わせがあった際に、どの取引の件かをすぐに特定できます。

取引内容の詳細（品名・数量・単価）

メインとなる商品明細には、以下の情報を列挙します。

• Item Description（商品の名前や型番）を具体的に書く
• Quantity（数量）は、誰が見てもわかる単位で示す
• Unit Price（単価）と Amount（合計金額）を記載する
• 通貨単位（USD や JPY）を忘れずに明記する

英語では Item、Qty、Price、Total と略して表記することも多いです。誰が見ても何が入っているか一目でわかるように、簡潔かつ具体的に記述します。

配送・支払条件の記述

備考欄（Remarks）などを活用して、配送条件や支払条件についても触れます。

• Shipping Method（配送方法）を記載する
• Incoterms（インコタームズ）に基づいた条件を書くと、責任の所在が明確になる
• 支払い済みの場合は「Already Paid」などのメモを残します。
• 輸送用の追跡番号（Tracking Number）を備考欄に書き込むこともある

条件を明確にすることで、後々のトラブルを防げます。

そのまま使える英語表現と専門用語解説

英語の納品書を作成する際、適切な言葉選びに迷うことがあります。ここでは、一般的によく使われる表現をいくつか紹介します。

数量や状態を表す単語

数量を表す際、単位を明確にすることが重要です。

• 個体の場合は pcs（pieces）を使う
• セット販売なら sets と表記する
• 大きな単位であれば cartons や pallets を使う
• 商品が新品であることを示すなら New and Original と書く

正確な単位と状態の説明を用いることで、検収作業がスムーズに進みます。

配送方法に関する表現

配送方法については、以下の表現がよく使われます。

• Shipped via Air Freight（空輸にて発送）と記載する
• Delivered by Courier（宅配便による配送）と記す
• Shipped on January 13, 2026（2026年1月13日に出荷）のように日付を添える
• Freight Prepaid（運賃元払い）や Freight Collect（運賃着払い）も重要な情報

配送状況を正確に伝えることで、相手は荷物の到着準備を整えられます。

備考欄で使える丁寧なメッセージ

備考欄で使える丁寧なフレーズも覚えておきましょう。

• Thank you for your business.（この度はお取引いただきありがとうございます）という感謝の言葉
• We hope to work with you again soon.（またのお取引を楽しみにしております）と次につなげる言葉
• Should you have any questions, please feel free to contact us.（ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください）という一言
• Please check the contents upon arrival.（到着時に内容物をご確認ください）と注意を促す言葉

これらのフレーズは、テンプレートに一度組み込んでしまえば、次からは変更する手間がありません。定型的な言い回しをストックしておくことが、効率的な事務作業の鍵となります。

納品書と他の書類（インボイス・受領書）の決定的な違い

初心者の方が最も混乱しやすいのが、納品書とインボイスの違いです。どちらも商品の内容が書かれているため同じように見えますが、その役割は明確に異なります。

インボイスとの役割分担

インボイス（Invoice）は請求書としての役割が強く、代金の支払いを求めるための書類です。

• 税関はインボイスの情報を元に、関税や輸入消費税を計算する
• インボイスには支払い条件や銀行口座情報などが詳しく記載される
• 商業送り状としての機能があり、輸出入には不可欠です
• 金額の正当性が厳格に求められる

一方、納品書（Delivery Note）は、荷物の中に同封し、中身の確認を促すためのものです。

パッキングリスト（梱包明細書）との関係性

パッキングリスト（Packing List）は、梱包の状態をより詳しく記したものです。

• どの箱にどの商品が入っているかを示す
• 重さ（Gross Weight / Net Weight）を記載する
• 容積（Measurement）を記載する
• 大量の荷物を送る場合は、納品書とは別にパッキングリストを作成するのが一般的

納品書が「中身の種類と数量」を伝えるのに対し、パッキングリストは「どのように梱包されているか」を伝えます。

受領書（Acknowledgment of Receipt）の扱い

受領書は、商品を受け取った側が発行する書類です。

• 納品書のコピーにサインをもらって代用することもある
• 荷物が無事に届いたことを法的に証明する書類になる
• 紛失トラブルの際、受領印があるかどうかで責任の所在が決まる
• デジタル署名で済ませるケースも増えている

これらの書類は、取引の流れに沿って順番に発行されます。それぞれの役割を正しく理解し、適切なタイミングで相手に送ることが、プロの仕事と言えます。

失敗しないためのテンプレート活用ガイド

テンプレートを最大限に活用するためには、いくつかの実務的なポイントに注意する必要があります。

ExcelやWordでの編集ポイント

Excel形式のテンプレートを使用する場合は、計算式に間違いがないか厳重にチェックしてください。

• 数量や単価を変更した際、合計金額が自動で正しく更新されるかを確認する
• セルの書式設定を「通貨」にして、記号が正しく表示されるようにする
• 印刷範囲がずれていないか、プレビューで確認する
• 行を追加したときに計算範囲から漏れないように注意する

計算ミスは、相手からの信頼を一瞬で失墜させる原因になります。

PDF送付時のマナーと注意点

デジタル化が進む現代では、納品書をPDF形式で送ることが一般的です。

• 編集可能なExcelやWordのまま送るのではなく、必ずPDFに変換する
• 第三者による内容の改ざんを防げる
• ファイル名には DeliveryNote_No12345_Company のように内容が一目でわかる名前をつける
• ファイルサイズが大きすぎないか確認する

PDFで送ることで、どのような端末でもレイアウトを崩さずに閲覧してもらえます。

通貨表記と日付形式の国際標準

日付や通貨のフォーマットには、細心の注意を払います。

• 日付は 13 Jan 2026 のように、月を英語名で表記するのがベスト
• 通貨も $ だけでなく USD と明記することで、米ドルであることを確定させる
• カンマとピリオドの使い分けにも注意が必要
• 相手国の慣習に合わせて表記を調整する柔軟さも大切

誤解を避けるための明確な表記が、スムーズな取引を支えます。

業種別のカスタマイズ方法

扱う商材によって、納品書に記載すべき情報は変わります。ここではいくつかの例を挙げます。

物品（有形商品）の場合

形のある商品を扱う場合は、物流を意識した項目が必要です。

• 製造番号（Serial Number）を記載して、個体を識別する
• バッチ番号（Batch Number）を記載して、品質管理を行う
• 箱の数（Number of Packages）を明記する
• 取扱注意（Handle with Care）などの指示を添える

これにより、倉庫での受け入れ作業や、在庫管理がスムーズになります。

サービス（無形商材）の場合

ソフトウェアのライセンスやコンサルティングなどの場合、納品書の形が少し変わります。

• サービスを提供した期間（Service Period）を記載する
• 作業内容の要約（Summary of Activities）を記す
• 納品物の形式（Digital Download や Cloud Access）を明記する
• 完了報告書としての役割を持たせることもある

形がないからこそ、何を提供したかを詳細に記述することが信頼につながります。

サンプル品や無償提供品の場合

サンプル品を送る場合でも、納品書は必要です。

• No Commercial Value（商業的価値なし）と明記する
• Value for Customs Purpose Only（税関申告用の参考価格）と記載する
• Free of Charge（無料）という文言を入れる
• サンプルの目的（Sample for Evaluation）を添える

これがないと、無料の商品であっても高い関税を課される可能性があります。

トラブルを未然に防ぐチェックリスト

発送の直前に、以下の項目を最終確認してください。

基本情報の再確認

• 自社の住所や連絡先は最新のものか
• 相手先の名称や住所に誤字脱字はないか
• 書類の日付は当日のものになっているか
• 納品書番号は過去のものと重複していないか

これらは基本ですが、忙しいときほど見落としやすい項目です。

内容物の詳細確認

• 記載されている数量と、実際に梱包した数は一致しているか
• 品名は注文書の内容と完全に一致しているか
• 単価や合計金額の計算は合っているか
• 単位（pcs や sets）は適切か

内容の不一致は、商品の返品や再送という大きなコストを発生させます。

形式と送付方法の確認

• PDFに変換した際、文字化けやレイアウトの崩れはないか
• 電子署名が必要な場合、署名は済んでいるか
• メールに添付する際、別の顧客の書類と間違えていないか
• 相手が指定した送付形式を守っているか

送付ミスは情報漏洩のリスクも孕んでいるため、慎重に行う必要があります。

貿易実務における専門用語のミニ解説

納品書に関連してよく出てくる貿易用語を解説します。

インコタームズ（Incoterms）

貿易条件の国際規則です。

• FOB（Free on Board）は、船に積み込んだ時点で責任が移る
• CIF（Cost, Insurance and Freight）は、運賃と保険料を含めた条件
• EXW（Ex Works）は、工場の軒先渡しを意味する
• どの条件で取引しているかを納品書に書くと、トラブル時に役立つ

責任の所在を明確にすることが、国際取引の鉄則です。

発送通知（Shipping Advice）

荷物を送ったことを知らせる案内です。

• 納品書のPDFをメールに添付して送る際、この通知を兼ねることが多い
• 追跡番号を知らせることで、相手は到着日を予測できる
• 相手に安心感を与えるための重要なステップ
• 迅速な通知は、良好な関係構築に寄与する

原産国表示（Country of Origin）

商品がどこで作られたかを示す情報です。

• Made in Japan などの表記を納品書に入れることが求められる場合がある
• 特定の国への輸出では、この情報が通関で重視される
• 関税の減免を受けるために必要な場合がある
• 商品ラベルと納品書の記載を一致させる

法律で義務付けられている場合もあるため、事前に確認が必要です。

テンプレート自作時のポイント

既存のテンプレートを改良したり、自作したりする場合のヒントです。

視認性を高めるデザイン

• フォントは Arial や Calibri などの読みやすいサンセリフ体を選ぶ
• 見出しの部分を太字にしたり、背景色を薄くつけたりして強調する
• 余白を十分に持たせ、詰め込みすぎないようにする
• 重要な数字は少し大きめのフォントサイズにする

見た目の美しさは、そのまま仕事の丁寧さとして評価されます。

自動化の工夫

• 顧客リストを別のシートに作り、VLOOKUP関数などで呼び出せるようにする
• 商品名と単価を自動で入力できるようにデータベース化する
• 今日の日付が自動で表示されるように関数を入れる
• 税金の計算を自動化します。

一度仕組みを作ってしまえば、作成時間を大幅に短縮でき、入力ミスも減らせます。

複数言語への対応

• 英語だけでなく、相手国の言語を併記（英語・中国語など）することもある
• 重要な項目だけでも二ヶ国語表記にすると、現場の作業員に喜ばれる
• 基本は英語で問題ありませんが、心遣いとして検討する価値はある
• 誤訳がないよう、専門の翻訳サービスや辞書を活用する

相手の立場に立った書類作りが、ビジネスを円滑にします。

デジタル時代の納品書管理

最近のトレンドについても触れておきます。

クラウドサービスの活用

• 納品書作成専用のクラウドソフトを使うと、履歴の管理が楽になる
• チーム内で情報を共有しやすく、引き継ぎもスムーズ
• セキュリティの高い環境でデータを保管できる
• スマートフォンからでも作成や確認が可能

手作業による管理から脱却することで、業務全体の生産性が向上します。

電子署名と法的効力

• 海外では DocuSign などの電子署名が広く普及している
• 印刷して印鑑を押す手間を省き、即座に書類を正式なものにできる
• 改ざん防止のログが残るため、紙の書類よりも安全な場合がある
• 相手が電子署名に対応しているか、あらかじめ確認しておく

技術を活用することで、ビジネスのスピードを格段に上げることができます。

環境への配慮（ペーパーレス）

• 紙の消費を抑えることは、企業の社会的責任（CSR）にもつながる
• 荷物の中に紙を入れず、メールでのPDF送付のみで済ませる取引先も増えている
• ただし、相手が紙の納品書を必須としている場合もあるため注意が必要
• 事前に「納品書はPDFで送付します」と合意を得ておくとスムーズ

時代の流れに合わせた柔軟な対応が求められます。

納品書から広がるビジネスの可能性

たかが納品書、されど納品書です。

顧客満足度の向上

• 完璧な納品書は、相手に安心感を与える
• 「この会社は仕事が丁寧だ」という評価は、リピート注文につながる
• 些細な配慮が、競合他社との差別化要因になる
• 良い印象は、口コミで広がることもある

書類一枚が、営業担当者に代わってあなたの会社の品質を伝えてくれます。

業務フローの改善

• 納品書作成のプロセスを見直すことは、全体の業務改善のきっかけになる
• 無駄な入力を省き、自動化を進めることで、スタッフの負担を軽減できる
• 正確なデータ管理は、経営判断のスピードを上げる
• ミスが減ることで、クレーム対応の時間をクリエイティブな仕事に回せる

事務の効率化は、会社の利益に直結する重要な課題です。

まとめ

海外取引において言葉の壁は確かに存在しますが、フォーマットが整っており、記載内容が正確であれば言葉以上の説得力を持ちます。今回ご紹介したポイントを押さえて、英語の納品書を作成してみてください。それは単なる事務作業ではなく、あなたのビジネスを世界へ広げるための確かな一歩となります。

プロフェッショナルな書類を作成することは、自分自身の仕事に対するプライドの表れでもあります。丁寧な仕事を積み重ねることで、海外のパートナーとの絆はより強固なものになるでしょう。効率と信頼を両立させたビジネススタイルで、輝かしい未来を掴んでください。

完璧な納品書テンプレートを準備し、それを使いこなすことが、グローバル市場での成功への近道です。今日からでも遅くありません。まずは手元のテンプレートを見直し、最高の書類を作り上げましょう。