適格請求書と領収書の違いとは？記載要件や仕入税額控除のルールを解説

インボイス制度が始まり、「適格請求書と領収書はどう違うのか」「領収書だけで仕入税額控除を受けられるのか」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。両者の違いを正しく理解すれば、経費精算や書類管理の判断に迷わなくなります。

この記事では、適格請求書と領収書の違いから、適格簡易請求書の位置づけ、記載要件、実務上の注意点までを体系的に解説します。経理担当者や個人事業主の方でも、自社の対応方法がすぐにわかる内容です。

適格請求書と領収書の基本的な違い

インボイス制度（適格請求書等保存方式）のもとでは、書類の名称よりも記載内容が重要です。まずは、適格請求書と領収書がそれぞれどのような書類なのかを確認しましょう。

適格請求書（インボイス）とは

適格請求書とは、売り手が買い手に対して正確な適用税率や消費税額を伝えるために発行する書類です。インボイス制度では、この適格請求書を保存していないと、原則として仕入税額控除を受けられません。

適格請求書を発行できるのは、税務署に申請して登録を受けた「適格請求書発行事業者」に限られます。登録を受けると、T+13桁の登録番号が付与されます。

ここで重要なのは、国税庁が「適格請求書の名称は問わない」と明示している点です。書類のタイトルが「請求書」でなくても、法定の記載要件を満たしていれば適格請求書として認められます。

領収書とは

領収書は、代金の支払いが完了したことを証明する書類です。商品やサービスの代金を受け取った側が、支払った側に対して発行します。

インボイス制度の導入後も、領収書の基本的な役割は変わりません。ただし、仕入税額控除を受けるためには、領収書にインボイスとしての記載要件を満たすことが求められるようになりました。

書類名ではなく記載要件が決め手

適格請求書と領収書の最大のポイントは、書類の名称ではなく記載内容で判断されることです。領収書であっても、適格請求書に必要な記載要件を満たしていれば、仕入税額控除の証拠書類として使えます。

逆に、「請求書」と書かれていても記載要件を満たしていなければ、適格請求書としては機能しません。大切なのは書類のタイトルではなく、中身に何が書いてあるかです。

適格請求書と適格簡易請求書の記載要件

インボイス制度では、取引の形態に応じて「適格請求書」と「適格簡易請求書」の2種類が定められています。領収書やレシートは、多くの場合「適格簡易請求書」に該当します。

適格請求書の記載要件

適格請求書には、次の6項目すべてを記載する必要があります。

適格請求書発行事業者の氏名または名称、および登録番号

取引年月日

取引内容（軽減税率の対象品目である旨の記載を含む）

税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）

税率ごとに区分した消費税額等、および適用税率

書類の交付を受ける事業者の氏名または名称（宛名）

BtoB取引で発行される請求書は、通常この適格請求書の形式が使われます。宛名の記載が必須であるため、不特定多数への発行には向きません。

適格簡易請求書の記載要件

適格簡易請求書は、適格請求書の簡易版です。次の5項目を記載すれば足ります。

適格請求書発行事業者の氏名または名称、および登録番号

取引年月日

取引内容（軽減税率の対象品目である旨の記載を含む）

税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）

税率ごとに区分した消費税額等、または適用税率（どちらか一方でよい）

適格請求書との違いは2点です。1つ目は宛名が不要であること。2つ目は消費税額と適用税率のどちらか一方の記載でよいことです。

適格簡易請求書を発行できる業種

適格簡易請求書を発行できるのは、不特定多数の顧客と取引する次の業種に限られています。

小売業

飲食店業

写真業

旅行業

タクシー業

駐車場業（不特定多数が利用するもの）

その他不特定多数を対象とする事業

これらの業種では、店頭で発行する領収書やレシートが適格簡易請求書に該当します。コンビニやスーパーのレシート、飲食店の領収書などが代表的な例です。

請求書と領収書はどちらか一方でよい

同じ取引について請求書と領収書の両方を受け取った場合、仕入税額控除のためにはどちらか一方を保存すれば問題ありません。両方を保存する義務はありません。

どちらか一方で仕入税額控除が可能

仕入税額控除の要件は、適格請求書の記載要件を満たした書類を保存していることです。請求書であれ領収書であれ、記載要件を満たしていればどちらでも構いません。

たとえば、仕入先から請求書を受け取り、支払い後に領収書も受け取った場合、どちらか一方を保存していれば仕入税額控除を適用できます。ただし、社内の経理規程で両方の保管を義務づけている場合は、そのルールに従いましょう。

実務上の判断ポイント

どちらの書類を保存するかは、実務上の利便性で判断するとよいでしょう。

BtoB取引では、請求書を保存するのが一般的

小売店や飲食店での支払いでは、領収書やレシートを保存する

交通費や立替経費は、領収書やレシートの保存が基本

いずれの場合も、登録番号や消費税額など必要な記載事項が含まれているかを確認してから保存しましょう。

インボイス制度で変わった領収書のルール

インボイス制度の導入に伴い、領収書に関するいくつかのルールが変更されました。特に影響が大きいポイントを解説します。

登録番号の記載が必要に

インボイス制度のもとでは、仕入税額控除の対象となる領収書には登録番号（T+13桁）の記載が必要です。登録番号のない領収書では、原則として仕入税額控除を受けられません。

経費精算の際は、受け取った領収書に登録番号が記載されているかどうかを必ず確認しましょう。登録番号がない場合は、発行元が免税事業者であるか、登録番号の記載漏れの可能性があります。

3万円未満の特例が廃止

インボイス制度導入前は、3万円未満の取引について領収書がなくても帳簿の保存だけで仕入税額控除が認められていました。しかし、インボイス制度導入後はこの特例が廃止されました。

金額の大小にかかわらず、仕入税額控除を受けるには適格請求書（または適格簡易請求書）の保存が原則として必要です。少額の経費であっても、領収書やレシートをきちんと保管する習慣が大切です。

ただし、公共交通機関の運賃（3万円未満）や自動販売機での購入（3万円未満）など、一部の取引では帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められる例外もあります。

免税事業者の領収書への影響

免税事業者は適格請求書発行事業者に登録できないため、免税事業者が発行した領収書では仕入税額控除を受けられません。

ただし、経過措置として一定期間は免税事業者からの仕入れについても一部の控除が認められています。2023年10月1日から2026年9月30日までは仕入税額の80%が控除可能で、2026年10月1日から2029年9月30日までは50%が控除可能です。

この経過措置を適用するには、免税事業者から受領した領収書（区分記載請求書等と同様の事項が記載されたもの）の保存と、帳簿への「経過措置の適用を受ける旨」の記載が必要です。

手書き領収書のインボイス対応

手書きの領収書であっても、必要な記載事項が揃っていれば適格請求書や適格簡易請求書として有効です。

手書き領収書に必要な記載事項

手書きの領収書をインボイスとして機能させるためには、次の項目を漏れなく記載します。

発行者の氏名・名称と登録番号

取引年月日

取引内容（軽減税率対象の場合はその旨を明記）

税率ごとの合計金額

消費税額または適用税率

小売業や飲食店業に該当する場合は宛名が不要ですが、BtoB取引では受領者の氏名・名称の記載も求められます。特に登録番号の記載を忘れやすいため、手書き領収書用のフォーマットを事前に準備しておくことをおすすめします。

手書き領収書を使う際の注意点

手書き領収書でインボイスに対応する場合、次の点に注意しましょう。

消費税の端数処理は1つの適格請求書につき税率ごとに1回のみ

軽減税率（8%）と標準税率（10%）の対象品目が混在する場合は、税率ごとに区分して記載する

登録番号は正確に記載し、間違いがないよう確認する

記載漏れや誤りがあると仕入税額控除の対象外になる恐れがあるため、発行前に必ず内容を確認しましょう。

領収書の保存期間と電子帳簿保存法

インボイスとして保存する領収書には、保存期間と保存方法のルールがあります。電子帳簿保存法との関係も押さえておきましょう。

保存期間のルール

法人の場合、適格請求書（領収書を含む）の保存期間は、消費税法に基づき原則7年間です。なお、法人税法上、欠損金が生じた事業年度の帳簿書類は10年間の保存が必要となるため、併せて注意が必要です。個人事業主の場合は5年間ですが、青色申告を行っている場合は7年間です。

保存期間の起算日は、確定申告書の提出期限の翌日からです。保存期間内に紛失しないよう、取引先や年度ごとに整理して管理しましょう。

電子帳簿保存法への対応

2024年1月から、電子取引で受け取った領収書は電子データのまま保存することが義務化されました。メールで送付されたPDFの領収書や、クラウドサービス経由で受け取った電子領収書が対象です。

電子保存の要件は次のとおりです。

タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存

日付・金額・取引先名で検索できる状態にすること

ディスプレイやプリンタで速やかに出力できること

紙の領収書をスキャンして電子保存する場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。インボイス制度と電子帳簿保存法の両方に対応するため、社内の書類管理ルールを見直しておくことが重要です。

まとめ

適格請求書と領収書の違いを判断するうえで最も重要なのは、書類の名称ではなく記載要件です。領収書であっても、登録番号・取引内容・消費税額など法定の記載事項を満たしていれば、仕入税額控除の証拠書類として使えます。

小売業や飲食店業など不特定多数と取引する業種では、領収書やレシートは「適格簡易請求書」として発行でき、宛名の省略が認められます。請求書と領収書の両方を受け取った場合は、どちらか一方を保存すれば足ります。

インボイス制度の導入に伴い、登録番号の記載が求められるようになったほか、3万円未満の特例が廃止されるなど、領収書の取り扱いにも変化がありました。日頃から記載要件を意識して書類を管理し、仕入税額控除の漏れがないよう注意しましょう。