領収書を発行するときには、宛名の書き方について迷うことが多いものです。万が一領収書の宛名や記載方法を誤ると、業務上の大きなトラブルにつながる可能性があります。
本記事では、正しい領収書の宛名の書き方をご紹介していきます。一度は聞いたことがある『上様』についても使用可能なのか解説していきます。
目次
領収書の宛名は正しく書く必要がある
領収書の宛名は、都度正しく書く必要があります。もし宛名を間違えると、税務処理に影響が出る場合があります。誤った宛名は正しく税務処理されない原因になるのです。
領収書の宛名には主に『会社名』か『個人名』を記載します。『会社名』と『個人名』とでは記載するポイントが異なります。それぞれについて詳細を解説していきます。
会社名を宛名にすべき場合
会社の従業員が会社に代わって経費を立て替えた場合など、会社が支払主体として支払われる（会社の経費となる）ときは、宛名を会社名にして領収書を発行します。
会社名は正式名称で記載します。『株式会社』『有限会社』などの会社形態も省略せずに記載しましょう。会社形態が会社名の前後どちらに入るのか、順序も間違いがないようにします。
なお、株式会社を『（株）』と省略して記載することもよくあるようですが、これはマナー違反と感じる人もいます。省略したからといって税務署に通らないということはないようですが、会社名は株式会社などの会社形態を含めて正式名称です。公式な場面や重要な取引の領収書などは、会社名を省略せず、正式名称で記載するようにしましょう。
個人名を宛名にすべき場合
支払主体が個人事業主などの個人の場合は、宛名は個人名になります。個人名を記載する場合はフルネームで記載した方が望ましい場合もあります。
会社名を宛名にするときのポイント
続いて、会社名を領収書の宛名にするときに注意するポイントをご紹介します。会社名を宛名として明記する際には、細かい部分までしっかりと記載する必要があります。そのため領収書の宛名を会社名で発行する際は、誤りがないよう事前に確認することが重要です。
主に重要となるポイントは、担当者の名前や所在、会社の正式名称です。
担当者の名前・所在まで記載
領収書の宛名が会社名になる場合は、担当者の名前やその人の所属部署、所在などを漏れなく明記すると親切です。例えば、その会社の営業部所属のAさんが立て替えをしている場合には、会社名を宛名に記載したうえで『営業部 A様』などと担当者名と所属部署も一緒に明記しておきます。
このように記載することで、領収書提出時のトラブルが少なくなります。担当者名と所在が明らかになっていれば、誰が立て替えているのか把握でき、経費の処理を滞りなく行うことができるでしょう。
正式名称で記載
会社名や部署名などは、省略したり通称で書いたりせず、正式名称で記載するようにしましょう。
・会社名・部署名が間違っている
・『〇〇株式会社』が『株式会社〇〇』になっている（前株と後株の間違い）
・会社名が省略されている
・上様などの略称が使用されている
例えばこのようなミスは、領収書発行時に散見されるものです。企業によって略称での領収書をどう扱うかはそれぞれルールがありますが、「上様」などの略称では申請時に認められないことも珍しくありません。
個人名を宛名にするときのポイント
個人を領収書の宛先にする場合は、主に『フルネームでの記載』『屋号の記載』について注意を払う必要があります。
個人の場合、大きな企業のように領収書に関する取り決めがはっきりしていないことも少なくありません。そのため宛名の書き方を尋ねても曖昧な回答をされてしまうことはよくあります。
しかし個人においても宛名に誤りがあると税務処理に影響が出る可能性はあるため、以下の点には十分に注意しておきましょう。
フルネームで記載
例えば家族など同じ苗字の人の支払いと混同されるおそれがあるような場合には、苗字だけでなくフルネームで記載した方が親切です
そのため、個人事業主やフリーランスの個人宛に領収書を発行する際は、フルネームを伝えられたときはフルネームで記載した方が望ましいです。
屋号がある場合は記載
個人事業主の場合、屋号を持っている場合も少なくありません。店舗やスタジオ、教室の名前、作家や芸能関係の場合はペンネームや芸名が屋号に該当します。そのような屋号を記載するよう支払者から伝えられた場合は、、領収書には屋号もあわせて記載するのが望ましいです。
ただし、屋号の記載は必須ではありません。税務上、屋号よりも優先されるのは個人の氏名です。そのため領収書の宛名には、屋号は書かれていなくても、個人の氏名がしっかりと書かれていれば基本的に問題はありません。
他方、宛名を屋号のみの記載にしても問題はありません。しかし開業届で正式に登録されていない屋号の場合は、正式な経費と認められない可能性があります。
このような理由から、宛名が個人事業主の場合は、支払主の希望に応じて『フルネーム』もしくは『屋号＋フルネーム』を記載するのが望ましいことがあります。
自分の名前を宛名にするときのポイント
ここからは、自分の名前を領収書の宛名に記載するときにチェックしておきたいポイントを解説します。
自分の名前を宛名にする際も、基本となるポイントは個人名を宛名にする際と同様です。フルネームで間違いなく記載するようにしましょう。また、自分自身で宛名を記入すると偽造を疑われ、領収書として認められない可能性があります。記入は領収書を発行する側で行うのが通常です。
会社名・個人名両方記載する場合は？
場合によっては、会社名と個人名の両方を記載してほしいと求められる場合もあります。これは主に、領収書を会社に提出することで、経費を立て替えたことを申請するときによくあるケースです。
この場合、基本的には相手の要望通り、会社名と個人名の両方を宛名の欄に記載しましょう。会社名は正式名称で、個人名はフルネームを伝えられていればフルネームで記載します。
その他領収書を書く際の注意点
続いて、領収書を発行するときにあたりチェックしておきたい宛名や但し書きなどの注意点を紹介します。
交通費・宿泊費の領収書について
消費税法上では、小売業、飲食店業、写真業、旅行業、タクシー業、駐車場業、その他これらに準ずる事業で不特定多数の者に資産の譲渡等を行うもの（バス、鉄道、航空事業等）の業者は宛名のない領収書の発行が認められています。つまり、タクシー代金や飲食費などに関しては、宛名なしの領収書でも経費として処理することができるということになります。
ただし、これはあくまで『記載しなくても良い』ということなので、お客様の立場で考えると、経費の処理が滞りなく行えるよう、宛名を記載したほうが親切であると言えるでしょう。
但し書きについて
但し書きは、金額の用途を示す記載です。『但、書籍代として』『但、ボールペン代として』などのように、但し書きはわかりやすく書く必要があります。
例えば『お品代として』という書き方はよく見受けられますが、このような書き方は用途がわかりづらいため、経理処理がうまくできない可能性があります。受領者の要望に応じて、具体的な書き方で、費用の用途がわかる領収書を発行するようにしましょう。
宛名を間違えたら再発行して書き直す
領収書を発行する際には、宛名や但し書きを間違えてしまうことも少なくありません。間違えて記載してしまった場合には、訂正後の内容のものを新しく再発行するのが望ましいです。間違いをそのままにしたり、修正液などを用いて訂正したりするようなことはしてはいけません。
何らかの事情があって再発行が難しいときは、二重線を引いたうえで訂正印を押印し、訂正を行うようにしてください。
『上様』ってどういう意味？
領収書の宛先には『上様』という言葉が使われることがあります。これは『うえさま』もしくは『じょうさま』と読みます。
この意味にはさまざまな説があります。目上の人や高貴な人を表す意味の『上様』という説もあれば、店舗やサービスをよく利用する『上客』の『上』の字を取って『上様』としているという説もあります。
『上様』がダメな理由
上様という言葉の意味や由来には諸説ありますが、いずれにせよ上様という宛名は正式な領収書としてあまり好ましくありません。上様だけでは誰宛ての領収書なのか判然としないためです。
上様の宛先を認めている企業もあるようですが、上様のみでは、領収書に関する不正行為も簡単にできてしまう可能性があります。そのため会社によっては『上様』が宛名の領収書は認められない場合も多いようです。税務処理が滞る原因にもなるでしょう。
そのため、正式なかたちで領収書を発行するなら、上様という宛名は極力使用せず、正式名称を記載するようにしましょう。
まとめ
領収書の宛名は、正式名称を記載する必要があります。領収書は税務処理・経理処理を行う上で重要な書類です。略称などを用いると、処理が滞る原因になります。領収書の宛名は会社名なら正式名称を、個人名ならフルネームを把握しているならフルネームを正確に記載しましょう。
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