タイムカードがない会社は違法？｜労働時間管理の義務・リスク・対策を徹底解説

タイムカードがない会社で働いていると、残業代が正確に支払われているか不安になることはありませんか。実は、労働時間の記録・管理は法律で事業者に義務付けられており、タイムカード未導入は重大な法的リスクを伴います。本記事を読めば、タイムカードのない会社が抱えるリスクと、労働者・経営者それぞれが取るべき対応策を具体的に理解できます。適切な勤怠管理の方法は難しくありません。この記事で正しい知識を身につけ、今日から職場環境の改善に役立ててください。

タイムカードがない会社は法律違反になるのか｜労働時間管理の義務を確認

労働時間の適切な記録・管理は、使用者（会社）に課せられた法律上の義務です。タイムカードが存在しない職場は、この義務を果たしていない可能性があり、さまざまな法的リスクを抱えることになります。

労働時間管理に関する主な法律上の根拠

労働安全衛生法第66条の8の3（2019年4月施行）では、「事業者は、労働者の労働時間の状況を客観的な方法その他の適切な方法により把握しなければならない」と定めています。さらに、2019年4月に施行された「働き方改革関連法」により、労働時間の客観的な把握が義務化されました。

厚生労働省が定める「労働時間の適正な把握のための使用者向けガイドライン」（2017年改定）では、客観的な方法として次のものが挙げられています。

・タイムカード

・ICカード

・パソコンのログイン・ログアウト記録

・上記に準じる方法

自己申告（従業員が自分で記録する方法）は例外的・補完的なものとされており、客観的な記録が原則です。

タイムカードがない場合の具体的な違反リスク

①労働基準法違反（残業代未払い）

残業代（時間外・休日・深夜労働の割増賃金）の支払いには、正確な労働時間の把握が前提です。タイムカードがなく労働時間が不明確なままでは、残業代が適切に支払われない可能性があります。未払い残業代が発覚した場合、過去2年分（改正後3年分）の遡及請求が可能です。

②過重労働・健康障害リスクへの対応不備

時間外労働が月80時間（過労死ライン）を超えているかどうかを把握するためにも、正確な労働時間記録が不可欠です。記録がなければ健康管理上の対応も遅れます。

③労働基準監督署による指導・是正勧告

タイムカードのない会社は、労働基準監督署（労基署）の調査が入った際に是正勧告を受けるリスクがあります。悪質な場合は送検されることもあります。

④労働審判・訴訟での不利な立場

従業員が未払い賃金を請求した場合、労働時間の記録がない会社は証拠が乏しく、争いで不利な立場に置かれやすくなります。

なぜタイムカードがない会社が存在するのか｜背景と実態

法律上の義務があるにもかかわらず、現実にはタイムカードを導入していない会社が存在します。その背景にはさまざまな事情があります。

中小企業・零細企業における管理体制の未整備

従業員数が少ない会社では、労働時間の管理システム導入が後回しになりやすい傾向があります。経営者が労働時間管理の法的義務を十分に認識していないケースも少なくありません。

「管理監督者」への誤解

労働基準法41条では、「管理監督者」は労働時間規制の適用除外と定めています。しかし多くの会社では「課長・部長の肩書き＝管理監督者」と誤解しており、実際には管理監督者に該当しない中間管理職にタイムカードを使用させていないケースがあります。管理監督者の判定は役職名ではなく、実態（権限・報酬・実質的な経営参画）で判断されます。

テレワーク・フレックスタイム制での管理の難しさ

近年のテレワーク普及やフレックスタイム制の導入により、従来のタイムカードでの管理が難しくなった会社もあります。しかしこれは管理方法を変える理由であり、管理そのものをやめる理由にはなりません。

業種・職種による慣習

建設業・農業・一部のサービス業などでは、従来から労働時間管理が曖昧な慣習が残っているケースがあります。しかし現代の法律では業種を問わず労働時間管理が義務付けられています。

悪意のある管理の回避

残念ながら、意図的に残業代の支払いを逃れるためにタイムカードを導入しない経営者も存在します。このような場合は労働者の権利が侵害されており、労働基準監督署への申告が有効です。

タイムカードがない場合の労働時間の証明方法｜労働者が取るべき対策

タイムカードのない会社で働いている場合、万が一の残業代請求や労働トラブルに備えて、自分で労働時間を記録・証明できるようにしておくことが重要です。

労働者が自分でできる記録方法

①勤務日誌・手帳への記録

毎日の出退勤時刻をノート・手帳・スマートフォンのメモアプリに記録しておく方法です。記録した内容はできるだけ当日か翌日中に作成し、正確性を保つことが重要です。

②メール・チャットのタイムスタンプ

業務メール・Slack・LINE WORKSなどのビジネスチャットには送受信時刻が記録されます。これらは客観的な証拠として活用できます。

③パソコンのログイン・アクセスログ

PCのログイン・ログアウト記録、クラウドサービスのアクセスログも労働時間証明の証拠になります。会社のシステム管理者に開示を求めることができます。

④ICカード乗車記録

通勤に交通系ICカードを使用している場合、入退場記録から通勤時刻を推定できます。補助的な証拠として活用可能です。

⑤GPS記録・スマートフォンの位置情報

営業職など外出が多い仕事では、スマートフォンの位置情報記録が労働実態の証拠になります。

証拠として有効な書類の保管

・給与明細（残業時間・割増賃金の記載を確認）

・雇用契約書・労働条件通知書（所定労働時間の確認のため）

・業務命令に関するメール・書類

・業務日報・作業報告書

残業代請求の時効

未払い残業代の請求権は、2020年4月以降の分については3年（それ以前は2年）の消滅時効があります。タイムカードがなくても証拠を確保していれば請求が可能です。証拠が揃い次第、早めに動くことが重要です。

経営者・管理者が取るべき労働時間管理の整備方法｜低コストで始める勤怠管理

タイムカードを導入していない会社の経営者・管理者は、早急に労働時間管理の仕組みを整備する必要があります。コストや手間を最小限に抑えながら適切な管理を実現する方法を紹介します。

紙のタイムカード｜最低コストで導入できる基本的な方法

最もシンプルな方法です。タイムカードと打刻機（タイムレコーダー）を購入して設置するだけで始められます。初期費用は数千円〜2万円程度で、月次の管理コストも低く抑えられます。

デメリット：集計が手作業になる、テレワークには対応しにくい、改ざんリスクがある。

クラウド勤怠管理システム｜テレワーク・複数拠点に対応

スマートフォン・PCからの打刻・GPSによる位置確認・集計の自動化などができるクラウドサービスです。主要なサービスと料金の目安：

・KING OF TIME：月額300円〜/人

・ジョブカン勤怠管理：月額200円〜/人

・freee人事労務：月額400円〜/人

・マネーフォワード クラウド勤怠：月額300円〜/人

中小企業（30人以下など）向けの無料プランがあるサービスもあります。

Excelによる管理｜簡易的な自己申告管理

出退勤時刻を記録するExcelシートを作成し、従業員が毎日入力する方法です。完全な客観性はありませんが、管理コストがゼロで始められます。上長の確認・押印を記録することで証拠力を高められます。

労働時間管理導入のポイント

・就業規則に勤怠管理方法を明記する

・管理職（管理監督者に該当しない場合）も含めて記録対象にする

・記録した勤怠データは法定保存期間（3年）保管する

・時間外労働の上限規制（月45時間・年360時間など）を遵守する体制を整える

・残業申請の仕組み（事前申請・上長承認）を設ける

タイムカードなしでの残業代未払い問題｜相談窓口と対応手順

タイムカードがない会社で残業代が支払われていない場合や、労働時間の管理が不適切と感じる場合の相談窓口と対応手順を解説します。

労働者が相談できる主な窓口

①労働基準監督署

全国の労働局・労働基準監督署では、無料で労働問題の相談を受け付けています。匿名での相談も可能で、申告（申し出）により調査が行われます。

電話：各都道府県労働局・労働基準監督署（厚生労働省ホームページで検索可能）

②総合労働相談コーナー

各都道府県の労働局内に設置されており、賃金・労働時間・解雇などあらゆる労働問題の相談が可能です。

③労働組合・ユニオン

企業内に労働組合がない場合でも、地域ユニオンに個人で加入して交渉のサポートを受けられます。加入後すぐに団体交渉権が発生し、会社と直接交渉できます。

④弁護士・社会保険労務士

未払い残業代の請求訴訟・労働審判を検討する場合は弁護士に相談します。初回無料相談を実施している事務所も多くあります。社労士は労働環境改善・就業規則整備などのアドバイスが得意です。

残業代請求の流れ

1. 証拠の収集（前述の方法で労働時間を記録・保全）

2. 弁護士・社労士への相談

3. 内容証明郵便による請求（会社への正式請求）

4. 労働審判または訴訟（交渉が決裂した場合）

会社に改善を求める社内での対応

・上司・人事部門への相談

・労働組合または過半数代表者への相談

・経営者・オーナーへの直接申し入れ

まずは穏便な社内での解決を試みることが基本ですが、改善が見られない場合は外部機関への相談を躊躇わないことが大切です。

テレワーク時代の勤怠管理

新型コロナウイルス感染拡大以降、テレワーク（在宅勤務）が普及し、従来のタイムカードによる勤怠管理が機能しにくくなった職場も増えています。テレワーク環境における適切な労働時間管理の方法を解説します。

テレワークでも労働時間管理義務は変わらない

在宅勤務・リモートワークであっても、使用者は労働時間を客観的に把握する義務があります。厚生労働省のテレワークガイドラインでも、客観的な労働時間の記録・管理が求められています。

テレワーク向けの労働時間管理方法

①クラウド勤怠システムのPCログイン・アプリ打刻

スマートフォンやPCのブラウザから打刻できるクラウド勤怠システムが最も実用的です。GPS機能で就業場所の確認もできます。

②PCログイン・ログアウト記録の活用

WindowsやMacのログイン・ログアウト時刻を記録するツールを活用する方法です。Office365やG Suiteのアクセスログと組み合わせることで客観性が高まります。

③Web会議・チャットツールのアクティビティログ

Zoom・Microsoft Teams・Slack などのツールには接続・アクティビティのログが残ります。これを補助的な証拠として活用することが可能です。

④始業・終業のメール・チャット連絡

毎日の始業・終業時刻をSlackやメールで上司に報告する方法も一般的です。完全な客観的記録ではありませんが、実態をある程度把握できます。

テレワーク勤怠管理のガイドライン遵守ポイント

・労働時間の把握方法を就業規則・テレワーク規程に明記する

・中抜け時間の取り扱いを明確にする（中抜け中は労働時間外とする場合など）

・深夜・休日勤務の事前申請制度を設ける

・コアタイムなしのフレックスタイム制では特に自己申告と確認の仕組みが重要

勤怠管理と給与計算を効率化する方法

労働時間管理は、給与計算・経費精算・請求書管理と密接に関係しています。中小企業・フリーランスが業務を効率化するための方法を解説します。

勤怠管理と給与計算の連携

適切な勤怠記録があってはじめて、正確な給与計算が可能になります。残業代・深夜割増賃金・休日労働手当を正確に算出するために、毎日の労働時間データが必要です。

給与計算業務の効率化ポイント

・クラウド勤怠システムと給与計算ソフトを連携する

・法定労働時間・残業上限の自動アラート機能を活用する

・月次のシフト・勤怠データを自動集計する仕組みを導入する

フリーランス・個人事業主の勤怠管理

フリーランスは自分自身が経営者であり、労働基準法の適用はありませんが、自分の働き方を記録することで作業時間あたりの収益性を把握し、適切な価格設定や業務効率化に役立てられます。

作業時間の記録には以下のツールが便利です。

・Toggl Track（無料・時間追跡ツール）

・Clockify（無料・チーム対応も可能）

・Notion・Googleスプレッドシートを使った自作管理表

請求書・経費管理と労働時間管理の一元化

INVOYのようなクラウド会計・請求書ツールを活用することで、請求書の発行・送付・入金確認と、経費精算を一元管理できます。

特にフリーランス・個人事業主が複数クライアントと取引する場合、案件ごとの作業時間と請求金額を紐付けて管理することで、採算管理・価格見直しが容易になります。勤怠管理・業務時間管理と請求書管理を組み合わせることで、経営の全体像を把握しやすくなります。

変形労働時間制・裁量労働制でのタイムカード管理｜特殊な働き方の勤怠管理

「管理職だからタイムカードは不要」という誤解が、多くの職場で労務トラブルを生んでいます。管理監督者の定義を正確に理解することが経営者・労働者双方にとって重要です。

労働基準法上の「管理監督者」とは

労働基準法第41条2号で定める「管理監督者」は、労働時間・休憩・休日に関する規定の適用が除外されます。これは経営者と一体となって事業運営に関わる者に対する特例です。

管理監督者に認定されるための要件（実態で判断）：

・経営方針の決定に参画している、または少なくとも経営の意思決定機関に関与している

・自分の勤務時間について裁量権を持っている

・その地位にふさわしい賃金等の処遇が保障されている

誤解されやすいポイント

役職名（「部長」「課長」「店長」等）があっても、上記の実態要件を満たさなければ管理監督者には該当しません。最高裁・下級審の判例でも、役職名だけで管理監督者性を認めないケースが多くあります。

例えば、ファストフードのチェーン店長が「管理監督者」として残業代を不支給にされたことが争われた事案（マクドナルド事件）では、裁判所が管理監督者性を否定し残業代支払いが命じられました。

管理監督者でも深夜割増賃金は必要

管理監督者であっても、深夜時間帯（午後10時〜翌午前5時）の労働に対する深夜割増賃金（25%以上）の支払い義務はあります。この点は見落とされがちな重要事項です。

非管理監督者への誤った運用の是正方法

実態として管理監督者に該当しない役職者に対してタイムカードを廃止・不使用にしていた場合は、早急に勤怠管理を再開し、未払い残業代の計算・支払いを検討する必要があります。

まとめ

タイムカードがない会社は、法律上の義務を果たしておらず、労働者・経営者双方にとってリスクがあります。本記事の要点を整理します。

労働者として覚えておくべきポイント

・労働時間の客観的記録は法律で使用者に義務付けられている

・タイムカードがない状況でも自分で記録・証拠を確保することが重要

・未払い残業代は過去3年分（2020年4月以降）の遡及請求が可能

・相談先は労働基準監督署・総合労働相談コーナー・弁護士など

経営者・管理者として取るべき対策

・タイムカード・クラウド勤怠システムなど客観的な記録方法を早急に導入する

・就業規則に勤怠管理の方法を明記する

・管理監督者の誤解を解消し、必要な対象者全員の時間を管理する

・テレワーク環境にも対応した管理体制を整える

労働時間管理の整備は、従業員の健康管理・法的リスク回避・会社の信頼性向上につながります。コストが気になる場合でも、無料・低コストのクラウドサービスから始めることができます。

事業を運営するにあたって、勤怠管理・給与計算・請求書発行・経費精算といったバックオフィス業務を効率化したい方は、INVOYのクラウドサービスもあわせてご活用ください。変形労働時間制・裁量労働制を採用している職場でも、タイムカード等による労働時間管理は必要です。それぞれの制度の特徴と管理方法を解説します。

変形労働時間制

1ヶ月・1年などの一定期間を平均して1週間40時間以内（法定労働時間）に収まるよう労働時間を配分できる制度です。繁忙期は長く、閑散期は短く設定できます。

変形労働時間制でも：

・各日の所定労働時間と実際の労働時間をタイムカード等で記録することが必要

・変形期間全体の集計で残業かどうかを判断する

・起算日・各日の勤務スケジュールを事前に定める必要がある

裁量労働制（専門業務型・企画業務型）

実際の労働時間にかかわらず、あらかじめ定めた「みなし労働時間」で働いたものとみなす制度です。研究職・情報処理・取材記者・コンサルタントなど特定の業種に適用可能です。

裁量労働制でも：

・実際の出退勤時刻（在社時間）はタイムカード等で記録する必要がある

・健康確保のための時間把握義務があり、深夜・休日の実労働時間は記録が必要

・みなし時間を超えた分の割増賃金が発生する場合がある（深夜・休日は別途支払い必要）

高度プロフェッショナル制度

年収1,075万円以上の高度専門職に適用される制度で、労働時間規制の適用除外となります。ただし在社時間等の把握は必要で、健康確保措置として上限時間の設定が求められます。