交通費不正受給とは？よくある手口・発覚した場合の対処法・防止策を解説

「従業員が交通費を不正に受給しているかもしれない」「交通費の不正受給が発覚した場合にどう対処すればよいか」と悩む経営者や人事担当者は少なくありません。交通費の不正受給は、金額が小さくても長期間にわたると大きな損害になります。実際に、月額数千円の差額であっても年間では数万円、数年にわたれば数十万円にのぼるケースもあります。

この記事では、交通費不正受給のよくある手口、発覚した場合の対処法、未然に防ぐための対策を解説します。読み終えると、自社の交通費制度のリスクを把握し、適切な管理体制をととのえられるようになります。

経理担当者や総務担当者、経営者の方に向けた内容です。交通費に関するトラブルを防ぎたい方は、ぜひ最後までお読みください。

交通費不正受給とは

交通費不正受給とは、実際にかかった交通費よりも多い金額を会社に請求し、差額を不正に受け取る行為です。通勤手当や出張旅費など、業務にかかわる交通費の申告で虚偽の内容を報告するケースが該当します。

交通費は従業員からの自己申告にもとづいて支給されることが多く、会社側の確認が不十分だと不正が見過ごされやすい領域です。たとえば、実際にはバスで通勤しているのに電車の定期代を申請したり、引っ越し後も以前の住所で通勤費を受け取りつづけたりする行為が含まれます。

交通費の不正受給は、金額の大小にかかわらず就業規則違反に該当します。さらに、会社の財産を不正に取得しているため、刑法上の詐欺罪に問われる可能性もあります。「少額だから問題ない」と考える従業員もいますが、法的には金額の大小は関係ありません。

会社にとっても従業員にとってもリスクの大きい問題であるため、適切な管理体制の構築が欠かせません。

交通費不正受給のよくある手口

交通費の不正受給には、さまざまな手口があります。ここでは代表的なパターンを紹介します。自社の通勤費管理でチェックが甘くなっていないか確認しましょう。

通勤経路の虚偽申告

実際の通勤経路よりも遠回りの経路や、料金が高い経路を申告するケースです。たとえば、最寄り駅まで一つしか乗らないのに複数路線を乗り継ぐ経路を申告し、差額を着服します。

具体的な例として、自宅から会社まで地下鉄一本で通えるにもかかわらず、私鉄とJRを乗り継ぐ遠回りルートを申請するケースがあります。差額は月額で数千円程度ですが、年間で見れば数万円にのぼります。

この手口は、会社が最安経路の確認をおこなっていないと見落とされがちです。経路検索サービスで最安ルートを調べるだけでも防止効果があります。

定期券を購入せずに差額を着服

定期代として支給された金額を受け取りながら、実際には定期券を購入せず、回数券やICカードのチャージで安く通勤して差額を手元に残す手口です。

たとえば、6か月定期代として8万円を受け取りながら、実際にはICカードで都度払いしているケースがあります。出社日数が少ない場合、都度払いのほうが安くなることがあり、その差額を個人の利益としてしまいます。

とくにリモートワークが増えた近年では、出社日数が減ったにもかかわらず従来どおりの定期代を受け取りつづけるケースも報告されています。通勤頻度に応じた支給方法を検討することが大切です。

引っ越し後も旧住所で申請

会社の近くに引っ越したにもかかわらず、以前の住所にもとづく通勤費を申請しつづけるケースです。とくに通勤距離が大幅に短くなった場合、差額が大きくなります。

実例として、片道1時間以上の距離から会社の徒歩圏内に転居したのに、月額1万5千円の通勤手当を受け取りつづけたケースがあります。住所変更届を出さなければ会社側は把握できないため、発覚が遅れやすい手口です。

会社としては、住所変更届の提出を義務づけるとともに、定期的に住民票や公共料金の明細などで住所を確認する仕組みが有効です。

自転車や徒歩通勤なのに交通費を申請

実際には自転車や徒歩で通勤しているにもかかわらず、電車やバスの通勤費を申請する手口です。自宅が勤務先の近くにある場合に起こりやすいパターンです。

月額5千円程度であっても、年間で6万円、5年で30万円の不正受給になります。自転車通勤者が増えている昨今では、駐輪場の利用状況や通勤手段の実態を確認する重要性が高まっています。

この手口は同僚からの目撃情報で発覚するケースが多く、日常的な社内コミュニケーションが不正防止に役立つこともあります。

交通費不正受給が発覚するきっかけ

交通費の不正受給は、さまざまなきっかけで発覚します。主な発覚経路を把握し、自社の管理体制の参考にしてください。

経理部門の定期チェック

経理担当者が通勤経路や交通費の申請内容を定期的に確認することで不正が見つかるケースです。経路検索サービスを使って申請経路と最安経路を比較したり、定期券の購入履歴を確認したりします。

半年に一度、全従業員の通勤経路を一括でチェックする会社もあります。とくに新年度や組織変更のタイミングで確認をおこなうと、住所変更の届け出漏れなども同時に発見できます。

経理部門がチェック体制を持っていること自体が抑止力になります。チェックの存在を社内に周知しておくだけでも不正の抑制につながります。

同僚や上司からの報告

「あの人はいつも自転車で来ているのに通勤費を受け取っている」「引っ越したと聞いたが住所変更届を出していないようだ」といった同僚や上司からの報告がきっかけになるケースです。

内部通報制度を整備し、匿名での報告を受け付ける仕組みを用意すると、従業員が通報しやすくなります。報復を恐れて声を上げられない状況を作らないことが重要です。

ただし、単なる憶測や噂にもとづく告発には慎重に対応する必要があります。事実確認を丁寧におこない、告発者のプライバシーも守りましょう。

内部監査

定期的な内部監査の過程で交通費の不正が発見されることもあります。経費全般を対象とした監査で、交通費の支給額と実態に大きな乖離が見つかるパターンです。

内部監査では、サンプル抽出による抜き打ちチェックが有効です。全員を対象にすると負担が大きいため、一定の基準（支給額が高い順、在籍年数が長い順など）でサンプルを選び、重点的に確認します。

監査結果を経営層に報告し、必要に応じて制度やルールの見直しにつなげることで、組織全体の不正防止意識を高められます。

交通費不正受給が発覚した場合の対処法

交通費の不正受給が発覚した場合は、冷静かつ適切に対処することが大切です。感情的な対応を避け、事実にもとづいた手順で進めましょう。

事実確認と本人への聴取

まずは不正が事実かどうかを確認します。経路検索の結果、定期券の購入履歴、住所の登録情報などの客観的な資料を集めたうえで、本人に事情を聴きましょう。

聴取にあたっては、いきなり問い詰めるのではなく、まず通勤状況を確認する形で話を聞きます。本人から合理的な説明がある場合もあるため、一方的に不正と決めつけないことが重要です。

聴取の内容は必ず記録に残します。日時、場所、出席者、質問内容と回答を書面にまとめ、可能であれば本人の署名をもらいましょう。後に懲戒処分や法的措置をとる場合の証拠になります。

不正受給額の返還請求

不正受給が確認できたら、過払い分の返還を請求します。不正受給の期間と金額を正確に計算し、書面で返還を求めます。

返還請求にあたっては、いつからいつまでの期間に、いくらの不正受給があったかを明確にします。従業員本人が認めた場合は、返還方法（一括か分割か）を協議します。

給与からの天引きについては、労働基準法第24条の「全額払いの原則」があるため、本人の同意なく一方的に天引きすることはできません。必ず書面で同意を得てから処理しましょう。

懲戒処分の検討

不正受給の事実が明らかになった場合、就業規則にもとづく懲戒処分を検討します。処分の内容は、不正の期間、金額、悪質性、本人の反省の程度などを総合的に考慮して決定します。

処分を決める際には、過去の社内事例との均衡も考慮します。同様のケースで軽い処分を出していたのに、急に重い処分を科すと、処分の合理性を問われるおそれがあります。

懲戒処分をおこなう前に、本人に弁明の機会を与えることも必要です。弁明の機会を与えないまま処分した場合、後に処分が無効と判断されるリスクがあります。

刑事上の対応

不正受給の金額が大きい場合や、長期にわたり悪質な不正が続いていた場合は、刑事告訴も選択肢に入ります。交通費の不正受給は刑法上の詐欺罪（刑法第246条）に該当する可能性があります。

刑事告訴を検討する場合は、弁護士に相談のうえで証拠を整理し、警察や検察に告訴状を提出します。ただし、社内での解決を優先する企業も多く、金額が比較的少額な場合は返還と懲戒処分で決着するケースが一般的です。

刑事告訴に踏み切るかどうかは、不正の悪質性、会社の方針、他の従業員への影響などを総合的に判断して決めましょう。

交通費不正受給に対する懲戒処分の種類

交通費の不正受給が確認された場合、就業規則に定められた懲戒処分の中から適切なものを選びます。処分は不正の内容や程度に応じて段階的に設けられています。

けん責・戒告

けん責は、始末書の提出を求めて将来をいましめる処分です。戒告は口頭や書面で注意する処分で、懲戒処分の中でもっとも軽いものに分類されます。

不正受給の期間が短く金額も少額で、本人がすぐに認めて返還に応じた場合に適用されることがあります。初犯であり反省の態度が見られるケースが対象になりやすいです。

ただし、けん責や戒告であっても人事記録に残るため、昇進や昇給に影響する場合があります。軽い処分だからといって安易に済ませず、再発防止の指導も合わせておこないましょう。

減給

減給は、一定期間にわたって給与を減額する処分です。労働基準法第91条により、1回の減給額は平均賃金の1日分の半額以内、総額は一賃金支払期の賃金総額の10分の1以内と定められています。

不正受給の金額がある程度大きい場合や、過去に類似の違反歴がある場合に検討されます。減給処分と合わせて不正受給額の返還を求めるのが一般的です。

減給処分を実施する際は、就業規則に減給の規定があることを確認してください。規定がない場合は処分をおこなえないため、就業規則の整備が前提条件になります。

出勤停止

出勤停止は、一定期間の就労を禁止し、その期間の賃金を支払わない処分です。停止期間は就業規則で定められた範囲内で、数日間から数週間程度が一般的です。

不正受給の金額が大きい場合や、長期間にわたって故意に不正をおこなっていた場合に適用されます。出勤停止期間中は無給となるため、従業員にとっては経済的な影響が大きい処分です。

出勤停止処分も就業規則に根拠が必要です。期間の上限が定められていない場合は合理的な範囲で判断しましょう。

懲戒解雇

懲戒解雇は、もっとも重い懲戒処分です。会社との信頼関係が修復不可能なほど損なわれた場合に適用されます。

交通費不正受給で懲戒解雇が認められるのは、不正の金額が高額で、長期間にわたり悪質性が高いケースに限られます。少額の不正受給に対して懲戒解雇をおこなうと、処分が重すぎるとして無効とされる可能性があります。

懲戒解雇をおこなう前に、弁護士や社会保険労務士に相談し、処分の妥当性を確認することを強くすすめます。解雇をめぐる訴訟に発展した場合、処分の相当性が厳しく審査されるためです。

交通費不正受給の裁判例

交通費不正受給をめぐる裁判では、処分の妥当性が争われるケースが多くあります。いくつかの傾向を把握しておきましょう。

裁判所が懲戒解雇の有効性を判断する際には、不正受給の金額、期間、動機、過去の勤務態度、会社側の管理体制などが考慮されます。比較的少額の不正受給で懲戒解雇を認めなかった裁判例がある一方、金額が大きく長期にわたるケースでは懲戒解雇を有効とした裁判例もあります。

たとえば、通勤手当を不正に受給した従業員を懲戒解雇した事案では、不正受給の金額が約50万円にのぼり、数年にわたって継続的に不正をおこなっていた点が重視され、懲戒解雇が有効とされました。

一方で、不正受給額が数万円程度で期間も短く、本人が自主的に返還した事案では、懲戒解雇は重すぎるとして無効とされ、会社側が敗訴したケースもあります。

こうした裁判例から、処分は不正の程度に見合ったものでなければならないことがわかります。画一的な対応ではなく、個別事情を考慮した判断が必要です。会社として処分を決定する際は、過去の裁判例も参考にしながら慎重に判断しましょう。

交通費不正受給を防止するための対策

交通費の不正受給は、事後対応よりも未然防止が重要です。仕組みとルールの両面から対策を講じましょう。

申請時の証拠書類の提出

通勤費の申請時に、経路の根拠となる書類の提出を義務づけます。具体的には、以下の書類を提出してもらいましょう。

• 経路検索サービスの検索結果のスクリーンショット
• 定期券の購入証明書や領収書
• 住所を確認できる書類（住民票の写しなど）

これらの書類を初回申請時だけでなく、経路変更時や定期更新時にも提出を求めることで、不正を発見しやすくなります。証拠書類の提出が必要だと知っているだけでも、不正を思いとどまる効果が期待できます。

定期的な通勤経路の確認

年に1回から2回、全従業員の通勤経路を確認する機会を設けましょう。申請された経路と最安経路の比較、住所変更の有無、通勤手段の実態を定期的にチェックします。

確認のタイミングは、年度初め、人事異動の時期、定期券の更新時期などが適しています。全社一斉におこなうと事務負担が大きいため、部署ごとに時期をずらして実施する方法もあります。

確認作業の結果、申請内容と実態に相違が見つかった場合は、速やかに是正を求めます。意図的な不正でなくても、届け出の失念によるずれが見つかることもあるため、柔軟に対応しましょう。

就業規則への明記

就業規則に交通費不正受給に関する規定を明確に記載しましょう。具体的には、以下の内容を盛り込みます。

• 通勤費の支給基準と申請ルール
• 虚偽申請に対する懲戒処分の内容
• 不正受給が発覚した場合の返還義務
• 住所変更や経路変更時の届け出義務

就業規則に明記することで、従業員に対して会社のルールを明確に示せます。また、懲戒処分をおこなう際の法的根拠にもなるため、規定の整備は不可欠です。

新入社員の入社時や就業規則の改定時には、該当箇所を説明する機会を設けることも効果的です。

交通費精算システムの導入

交通費精算システムを導入すると、経路の自動検索、最安経路との比較、定期券との突合せなどを自動化できます。人手によるチェックでは見落としがちな不正も、システムであれば効率的に検出できます。

クラウド型の経費精算システムでは、ICカードの利用データを直接取り込めるものもあります。申告内容と実際の利用履歴を自動で照合できるため、不正の抑止力として高い効果を発揮します。

導入にあたっては、自社の規模や予算に合ったシステムを選びましょう。中小企業向けの安価なサービスも多く、初期費用を抑えて導入できるものもあります。システムの導入は不正防止だけでなく、経理業務の効率化にもつながるため、費用対効果の高い投資になります。

交通費不正受給に関するよくある質問

Q. 交通費の不正受給は少額でも処分の対象になりますか？

A. はい、金額の大小にかかわらず処分の対象になります。月額数百円の差額であっても、意図的に虚偽の申告をしていれば就業規則違反に該当します。少額であっても長期間にわたれば総額は大きくなるため、金額が小さいからといって見過ごすべきではありません。

Q. 交通費不正受給の返還請求に時効はありますか？

A. 不正受給額の返還請求は民法上の不当利得返還請求にあたり、時効は権利を行使できることを知ったときから5年です。発覚してから請求までに時間がかかると時効にかかる可能性があるため、判明した時点で速やかに返還請求の手続きを進めましょう。

Q. 不正受給の返還分を給与から天引きできますか？

A. 本人の同意なく給与から天引きすることはできません。労働基準法第24条の全額払いの原則により、賃金は全額を支払う必要があります。ただし、従業員が書面で同意した場合は、給与からの控除が認められます。必ず書面で同意を得てから手続きしてください。

Q. 交通費不正受給で懲戒解雇はできますか？

A. 可能ですが、不正の金額、期間、悪質性などを総合的に判断する必要があります。少額かつ短期間の不正受給で懲戒解雇をおこなうと、処分が重すぎるとして無効になるリスクがあります。懲戒解雇を検討する際は、弁護士や社会保険労務士に相談することをおすすめします。

Q. 交通費不正受給を防ぐためにまず何から始めればよいですか？

A. まずは現在の通勤費の支給状況を確認することから始めましょう。全従業員の申請経路と最安経路を比較し、住所情報が最新かどうかをチェックします。そのうえで、就業規則に不正受給に関する規定があるかを確認し、不足があれば追加します。証拠書類の提出義務化や定期的な確認の仕組みづくりを順番に進めていきましょう。

まとめ

交通費の不正受給は、金額が少額であっても会社にとって見過ごせない問題です。不正受給のよくある手口としては、通勤経路の虚偽申告、定期券を購入せずに差額を着服するケース、引っ越し後も旧住所で申請するケース、自転車通勤なのに交通費を請求するケースなどがあります。

不正が発覚した場合は、まず事実確認と本人への聴取をおこない、客観的な証拠にもとづいて対応を進めます。返還請求や懲戒処分は、不正の程度に応じて適切に判断することが大切です。

未然防止のためには、申請時の証拠書類の提出義務化、定期的な通勤経路の確認、就業規則への明記、交通費精算システムの導入が有効です。これらの対策を組み合わせることで、不正が起こりにくい体制をつくれます。

まずは自社の交通費制度を見直し、チェック体制に不備がないか確認するところから始めてみてください。