経緯書とは？書き方・例文・テンプレートの作り方をわかりやすく解説

業務上のトラブルが起きたとき、上司や取引先から「経緯書を出してほしい」と言われて困った経験はないでしょうか。書き方がわからないまま提出すると、内容の不備を指摘されたり、相手の信頼を損ねたりするおそれがあります。

この記事では、経緯書の意味から書き方のポイント、社内向け・社外向けの例文まで網羅的に解説します。読み終えるころには、5W1Hに沿って経緯を整理し、説得力のある文書を仕上げられるようになります。

はじめて経緯書を書く方でも迷わず進められるよう、構成のテンプレートと具体的な記載例を用意しました。

経緯書とは

経緯書とは、業務上のトラブルや問題が発生した際に、その出来事の経緯を時系列に沿って整理し、関係者に報告するための文書です。「経緯報告書」とも呼ばれます。

経緯書の主な目的は、何が起きたのかを正確に記録し、原因と今後の対策を共有することです。事実を客観的に記述する点が特徴で、個人の感想や推測は含めません。

提出先は社内の上司や経営層のほか、取引先や顧客など社外に向けて作成するケースもあります。社外向けの場合はお詫びの文言を添えるのが一般的です。

経緯書が必要になる場面

経緯書の提出を求められる代表的な場面を紹介します。

• 納期遅延やスケジュール変更が発生したとき
• システム障害やサービス停止が起きたとき
• 品質不良やクレームが発生したとき
• 情報漏洩やセキュリティインシデントが判明したとき
• 社内の業務ミスや手続き上の不備があったとき

いずれの場合も、問題の発生から対応までの流れを正確に記録し、再発防止策を示すことが求められます。

顛末書・始末書との違い

経緯書と混同されやすい文書に「顛末書」と「始末書」があります。3つの違いを整理しましょう。

経緯書は、問題が進行中の段階でも作成できます。途中経過を報告する目的で使われることが多く、提出タイミングに制限はありません。

顛末書は、問題が完全に解決した後に作成します。発生から解決までの一部始終を記録する文書で、結果が確定してから提出します。

始末書は、本人の過失やミスに対する反省・謝罪を含む文書です。経緯書や顛末書が事実の報告を主目的とするのに対し、始末書は「反省文」の性質を持ちます。

簡潔にまとめると、経緯書は「途中経過の報告」、顛末書は「事後の全体報告」、始末書は「反省と謝罪」を目的とする文書です。

経緯書の基本構成

経緯書に決まった書式はありませんが、以下の項目を盛り込むと過不足のない文書に仕上がります。

必須の記載項目

経緯書に含めるべき基本項目は次のとおりです。

• 表題（「経緯報告書」「経緯書」など）
• 作成日・提出日
• 宛先（上司名、部署名、取引先名など）
• 作成者の氏名・所属
• 件名（問題の概要がひと目でわかるタイトル）
• 発生日時と場所
• 経緯の詳細（時系列で事実を記述）
• 原因の分析
• 現在の状況
• 今後の対応策・再発防止策

5W1Hで整理する

経緯書を書くときは、5W1Hのフレームワークで情報を整理すると抜け漏れを防げます。

When（いつ）: 問題が発生した日時を具体的に記載します。「3月10日14時30分ごろ」のように、できるだけ正確な時刻を記します。

Where（どこで）: 発生場所を明記します。「本社3階サーバールーム」「A社納品先倉庫」など、特定できる情報を書きます。

Who（誰が）: 関係者を記載します。報告者、発見者、対応者など、役割ごとに整理します。

What（何が）: 何が起きたのかを客観的に記述します。事実と推測を混同しないよう注意が必要です。

Why（なぜ）: 原因を分析して記載します。判明していない場合は「調査中」と明記し、推測で書かないようにします。

How（どのように）: 発生から対応までの流れを時系列で記述します。対応策や再発防止策もここに含めます。

経緯書の書き方のポイント

時系列で事実を記述する

経緯書は時系列に沿って事実を並べるのが基本です。読み手が出来事の流れを追いやすくなります。

具体的には、日時を見出しや箇条書きの冒頭に置き、その時点で何が起きたか・誰が何をしたかを簡潔に記述します。時間の前後関係が明確になるよう、年月日だけでなく時刻まで記載するのが望ましいです。

複数日にわたる場合は、日付ごとに区切ると見やすくなります。

客観的な表現を使う

経緯書は事実を正確に伝える文書です。主観的な感想や曖昧な表現は避けましょう。

「おそらく」「だと思われる」といった推測の表現は使わず、「確認した結果」「調査の結果」のように根拠を示す書き方にします。原因が判明していない場合は「現在調査中」と明記します。

数値や固有名詞を使って具体的に書くことも大切です。「多くのお客様」ではなく「約50名のお客様」、「先日」ではなく「3月10日」のように記載します。

再発防止策を必ず含める

経緯書の読み手が最も知りたいのは、「同じ問題が再び起こらないために何をするのか」です。経緯と原因の報告だけで終わらせず、具体的な再発防止策を必ず記載しましょう。

再発防止策は「いつまでに」「誰が」「何をするのか」を明確にします。「注意を徹底する」のような抽象的な表現ではなく、「チェックリストを作成し、毎週金曜日に担当者がダブルチェックを実施する」のように具体的なアクションを示します。

社外向けはお詫びの言葉を添える

取引先や顧客に提出する社外向けの経緯書では、冒頭にお詫びの文言を入れるのがマナーです。

「このたびは多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません」といった定型表現を冒頭に置き、その後に経緯の説明を続けます。文書の末尾にも「今後このようなことがないよう再発防止に努めてまいります」と締めくくると、誠意が伝わりやすくなります。

社外向けの場合は、社内の詳細な事情を書きすぎないことも大切です。相手に必要な情報に絞り、簡潔にまとめましょう。

経緯書の例文【社内向け】

社内の上司や関係部署に提出する場合の例文を紹介します。

表題: 経緯報告書

作成日: 2026年3月25日

宛先: 営業部 部長 山田太郎 様

作成者: 営業部 第2課 佐藤花子

件名: A社向け納品遅延の経緯について

3月15日に発生したA社向け製品の納品遅延について、以下のとおり経緯をご報告いたします。

3月10日: A社より追加発注（100個）を受領。納期は3月15日。

3月11日: 製造部に発注内容を連絡し、生産スケジュールを確認。製造部から「3月14日に出荷可能」との回答を得る。

3月13日: 製造ラインの設備故障が発生。修理に1日を要する見込みとの報告を受ける。

3月14日: 設備修理が完了し、生産を再開。しかし当日中の出荷が困難となる。

3月14日 16時: A社担当者に電話で納期を1日延期する旨を連絡し、了承を得る。

3月16日: 製品100個を出荷。A社に到着を確認。

原因: 製造ラインの設備老朽化による突発的な故障。定期点検のスケジュールが3か月に1回であり、故障の予兆を検知できなかった。

再発防止策:

• 定期点検の頻度を3か月に1回から毎月1回に変更する
• 製造部と営業部の間で、納期に余裕のないスケジュールの場合はリスク共有を行う運用を開始する
• 設備の稼働状況を記録する日次チェックシートを導入する

経緯書の例文【社外向け】

取引先に提出する社外向けの例文を紹介します。

表題: 経緯報告書

作成日: 2026年3月25日

宛先: 株式会社B社 ご担当者様

作成者: 株式会社C社 カスタマーサポート部 鈴木一郎

件名: サービス障害の経緯とお詫び

平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。このたびは弊社サービスにおいて障害が発生し、多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

障害の経緯について、以下のとおりご報告いたします。

3月20日 10時15分: 弊社クラウドサービスへのアクセスが不安定になる。

3月20日 10時30分: 社内の監視システムがアラートを検知。エンジニアチームが調査を開始。

3月20日 11時00分: データベースサーバーの負荷増大が原因と判明。緊急メンテナンスを開始。

3月20日 12時45分: メンテナンス完了。サービスの正常稼働を確認。

障害の影響範囲: 約200社のお客様に、約2時間30分にわたりサービスの利用が不安定な状態が発生しました。

原因: 定期バッチ処理のタイミングとアクセスピークが重なり、データベースサーバーの処理能力を超過したことが原因です。

再発防止策:

• バッチ処理の実行時間をアクセスの少ない深夜帯に変更いたします
• データベースサーバーの処理能力を増強いたします
• 負荷の閾値を引き下げ、早期にアラートを検知できる体制を整備いたします

今後このようなことがないよう、サービスの品質向上と安定運用に努めてまいります。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

経緯書を書くときによくある失敗

事実と推測を混同する

経緯書で最も多い失敗は、事実と推測を区別せずに書いてしまうことです。「設備が故障した」は事実ですが、「設備の老朽化が原因だろう」は推測です。

推測を書く場合は「現時点では〜と考えられる」「調査の結果〜の可能性が高い」のように、推測であることが読み手に伝わる表現を使いましょう。確定した事実と区別することで、文書の信頼性が高まります。

時系列が前後する

出来事を思い出した順番で書くと、時系列が前後して読みにくくなります。経緯書を作成する前に、まず関係者への聞き取りやメール・チャットの履歴をもとに時系列の一覧表を作成しましょう。

Excelやメモ帳に日時とできごとを書き出し、時間順に並べ替えてから文章化すると、漏れや前後の矛盾を防げます。

再発防止策が曖昧になる

「今後は気をつけます」「注意を徹底します」のような曖昧な再発防止策は、読み手に「本当に改善されるのか」という不安を与えます。

再発防止策は具体的なアクションに落とし込みましょう。「誰が」「何を」「いつまでに」実行するのかを明記すると、実効性のある対策として受け入れられやすくなります。

例えば「ダブルチェック体制を導入する」であれば、「4月1日から、出荷前に製造課のリーダーと品質管理課の担当者の2名で検品を実施する」のように具体化します。

経緯書のテンプレート

以下のテンプレートを参考に、自社の状況に合わせてカスタマイズしてください。

表題: 経緯報告書

作成日: 年 月 日

宛先:

作成者:

件名:

（社外向けの場合はここにお詫びの文言を記載）

下記の件について、経緯をご報告いたします。

発生日時:

発生場所:

経緯:

（日時）:（できごと）

（日時）:（できごと）

（日時）:（できごと）

原因:

現在の状況:

再発防止策:

• （具体的な対策1）
• （具体的な対策2）
• （具体的な対策3）

（社外向けの場合はここに締めのお詫びの文言を記載）

このテンプレートを基本形として、報告内容に応じて項目を追加・削除してください。社外向けの場合は冒頭と末尾にお詫びの文言を入れることを忘れないようにしましょう。

まとめ

経緯書は、トラブルや問題の経緯を時系列で正確に報告するための文書です。

書き方のポイントを振り返ります。

• 5W1Hのフレームワークで情報を漏れなく整理する
• 事実を時系列に沿って客観的に記述する
• 原因の分析と具体的な再発防止策を必ず含める
• 社外向けの場合はお詫びの文言を冒頭と末尾に添える
• 顛末書は「事後の全体報告」、始末書は「反省と謝罪」と使い分ける

経緯書は急ぎで求められることが多い文書です。この記事で紹介したテンプレートと例文を活用し、正確でわかりやすい経緯書を作成してください。