経理担当者や個人事業主の方が「立替金」の仕訳で迷うことはよくあります。従業員の交通費を立て替えたとき、取引先の送料を一時的に負担したとき、どのような仕訳を切れば正確な会計処理ができるのかを知ることで、税務リスクを避け、帳簿を正確に保つことができます。
この記事では、立替金の基本的な意味と仕訳方法を具体的な数字と事例で解説します。仮払金や前払金など混同しやすい勘定科目との違い、インボイス制度への対応方法、実務上の注意点まで網羅的にまとめています。初めて立替金の処理を担当する方でも、この記事を読み終えれば正確な仕訳ができるようになります。
立替金の仕訳は基本的なパターンが決まっているため、仕組みを一度理解すれば迷わなくなります。難しいと感じている方も、ぜひ最後まで読んでみてください。
目次
立替金とは何か
立替金の意味と会計上の位置づけ
立替金（たてかえきん）とは、本来は従業員や取引先など「自社以外の第三者が負担すべき費用」を、会社が一時的に肩代わりして支払ったときに使う勘定科目です。
後で返金してもらうことが前提のため、会社が立て替えた金額は「将来回収できる権利」として会計上は資産に分類されます。貸借対照表では流動資産の区分に表示されます。
立替金が発生する主な場面としては、以下のようなケースがあります。
・従業員が立て替えた交通費や旅費を会社が精算するケース
・取引先の配送料や登録手数料を会社が立て替えるケース
・役員の慶弔費や冠婚葬祭費を会社が一時的に支払うケース
・社員の保険料や組合費を会社が給与控除前に立て替えるケース
いずれも共通しているのは、「最終的には相手方から返金を受ける」という点です。この返金前提がなければ、立替金ではなく別の勘定科目を使う必要があります。
立替金が資産に分類される理由
立替金が資産として計上される理由は、会社が将来的に回収できる「債権」であるからです。費用ではなく、一時的に外部に出ているお金を記録するための科目です。
具体的に言えば、従業員の交通費を会社が立て替えた場合、その金額は会社のキャッシュアウト（現金の流出）ですが、あくまでも「後日従業員から返してもらうもの」です。したがって損益には影響せず、貸借対照表上の資産として記録します。
立替金は流動資産に分類されることから、1年以内に回収されることが前提とされています。長期間にわたって回収されない場合は、流動資産ではなく「長期立替金」として固定資産に振り替えるか、実態に応じて「貸付金」に変更する必要があります。
立替金の基本的な仕訳例
立替払いをしたときの仕訳
立替金の仕訳は「立て替えた時」と「回収した時」の2つのタイミングで行います。まずは立替払いをした時点の仕訳を確認しましょう。
【例1：従業員の交通費10,000円を現金で立て替えた場合】
借方：立替金 10,000円
貸方：現金 10,000円
この仕訳は「現金が出ていった（貸方：現金の減少）」「立て替えた分の債権が発生した（借方：立替金の増加）」という意味を表しています。
【例2：役員の旅費88,000円（消費税込み）を現金で立て替えた場合】
借方：立替金 88,000円
貸方：現金 88,000円
立替金は「相手が負担すべき費用の立て替え」ですので、消費税は不課税取引となります。自社の経費ではないため、仕入税額控除の対象にもなりません（後述のインボイス対応参照）。
立替金を回収したときの仕訳
立て替えた金額を回収した際には、資産として計上していた立替金を取り崩す仕訳を行います。
【例1：従業員から交通費10,000円を現金で回収した場合】
借方：現金 10,000円
貸方：立替金 10,000円
これにより、最初の立替金10,000円（資産）がゼロになり、現金10,000円が戻ってきた状態が帳簿に反映されます。損益への影響は一切ありません。
【例2：役員から旅費88,000円を銀行振込で回収した場合】
借方：普通預金 88,000円
貸方：立替金 88,000円
回収方法が振込の場合は貸方の現金が「普通預金」に変わりますが、立替金を取り崩す点は同じです。
ケース別の仕訳例
従業員の交通費・旅費を立て替えた場合
従業員が業務で利用した交通費や出張旅費を会社が立て替えるのは、日常業務でよく発生するケースです。
【ケース：社員Aの出張旅費20,000円を現金で立て替えた。後日、給与支払時に控除することで精算した】
（立替時）
借方：立替金 20,000円
貸方：現金 20,000円
（給与から精算時）
借方：給与 300,000円
貸方：立替金 20,000円
貸方：普通預金 280,000円
給与から控除して精算する場合、給与の支払い仕訳の中で「立替金の回収」を同時に処理します。給与全額が借方に、立替金の相殺と実際の振込額が貸方に分かれる形になります。
また、従業員が先に経費を立て替えてから申請・精算するケース（いわゆる経費立替）も立替金で処理します。従業員が立て替えた時点では特に仕訳は不要で、会社が精算して支払う際に「立替金／普通預金」の仕訳を行う場合もあります。このあたりは企業の経費精算ルールによって異なります。
取引先の配送料・手数料を立て替えた場合
取引先との契約で「配送料は取引先負担」と決まっている場合でも、実際の支払いを自社が行い、後日請求するケースがあります。これも立替金として処理します。
【ケース：取引先B社の配送料5,000円を現金で立て替えた。翌月の請求書に含めて回収する】
（立替時）
借方：立替金 5,000円
貸方：現金 5,000円
（回収時：売掛金に含めて回収）
借方：普通預金 105,000円
貸方：売掛金 100,000円
貸方：立替金 5,000円
取引先に対する売掛金と立替金を合わせて回収する場合は、このように貸方を売掛金と立替金に分けて仕訳します。
重要な点として、取引先の立替金は自社の売上ではありません。配送料の請求は「サービス代金の上乗せ」ではなく、あくまでも「立て替えた金額の回収」です。そのため、消費税の課税対象にもなりません。
社会保険料・税金の立替
給与から天引きする社会保険料（健康保険・厚生年金）や住民税の従業員負担分を、会社がいったん立て替えて納付するケースがあります。
【ケース：従業員の社会保険料従業員負担分15,000円を会社が立て替えて納付した】
（立替・納付時）
借方：立替金 15,000円
貸方：現金 15,000円
（給与支払時に精算）
借方：給与 250,000円
貸方：立替金 15,000円
貸方：普通預金 235,000円
通常、社会保険料の従業員負担分は給与支払時に「預り金」として処理することが多いですが、特殊なタイミングで会社が立て替えて納付した場合は立替金を使います。
預り金と立替金の違いは後述しますが、処理の順序が逆（先に受け取るか、先に支払うか）という点がポイントです。
立替金と混同しやすい勘定科目との違い
立替金と仮払金の違い
立替金と仮払金は、どちらも一時的な支出を記録する勘定科目ですが、「最終的に誰が費用を負担するか」が根本的に異なります。
【仮払金】
・最終的に会社の費用になる予定のもの
・金額や使途がまだ確定していない段階で概算を支払う
・例：出張前に渡す概算旅費、研修費の前払いなど
【立替金】
・最終的に相手方（従業員・取引先など）が費用を負担する
・金額が確定しており、後で返金される前提
・例：従業員の交通費の立て替え、取引先の送料の立て替えなど
【仕訳の比較】
仮払金の場合：
（支払時）借方：仮払金 50,000円 / 貸方：現金 50,000円
（精算時）借方：旅費交通費 45,000円 / 借方：現金 5,000円 / 貸方：仮払金 50,000円
立替金の場合：
（支払時）借方：立替金 50,000円 / 貸方：現金 50,000円
（回収時）借方：現金 50,000円 / 貸方：立替金 50,000円
仮払金は最終的に費用科目（旅費交通費など）に振り替えられますが、立替金は費用にはならず、回収することで消えます。この違いを混同すると損益計算書に誤りが生じますので注意が必要です。
立替金と前払金の違い
前払金（まえばらいきん）は、商品やサービスを受け取る前に代金の一部または全部を支払った場合に使う勘定科目です。手付金や内金がこれにあたります。
【前払金の特徴】
・支払い先は取引先（商品・サービスの提供者）
・最終的に会社の資産（商品・費用）になる予定のもの
・商品や役務の提供を受けた後で、適切な科目に振り替える
【仕訳の比較】
前払金の場合（商品1,000,000円の契約で内金200,000円を支払い）：
（内金支払時）借方：前払金 200,000円 / 貸方：現金 200,000円
（商品受取時）借方：仕入 1,000,000円 / 貸方：前払金 200,000円 / 貸方：買掛金 800,000円
立替金の場合（取引先の費用を一時立て替え）：
（立替時）借方：立替金 200,000円 / 貸方：現金 200,000円
（回収時）借方：現金 200,000円 / 貸方：立替金 200,000円
前払金は「自社が将来受け取る商品・サービスの対価」ですが、立替金は「他者の費用を一時的に肩代わりしたもの」です。
立替金と預り金の違い
預り金（あずかりきん）は、従業員や取引先から金銭を事前に預かり、後日第三者に支払う場合に使う勘定科目です。立替金と混同しやすいですが、処理の順序が正反対です。
【決定的な違い：お金の流れの順序】
預り金：相手からお金を受け取る → 第三者に支払う
立替金：会社がお金を支払う → 相手から回収する
【預り金の代表例】
・給与から天引きする社会保険料の従業員負担分
・給与から天引きする所得税（源泉徴収税）
・住民税の特別徴収分
【仕訳の比較（社会保険料の例）】
預り金の場合：
（給与支払時）借方：給与 300,000円 / 貸方：預り金 15,000円 / 貸方：普通預金 285,000円
（納付時）借方：預り金 15,000円 / 貸方：現金 15,000円
立替金の場合（会社が先払いしたケース）：
（先払い時）借方：立替金 15,000円 / 貸方：現金 15,000円
（給与精算時）借方：給与 300,000円 / 貸方：立替金 15,000円 / 貸方：普通預金 285,000円
預り金は負債（貸方科目）、立替金は資産（借方科目）という点も大きな違いです。
立替金と貸付金の違い
貸付金（かしつけきん）は、従業員や取引先に対して金銭を貸し付けた場合に使う勘定科目です。立替金との違いは「どの目的で金銭が移動するか」にあります。
【立替金と貸付金の違い】
・立替金：相手が負担すべき特定の費用を一時的に肩代わりするもの
・貸付金：金銭の貸し借りそのものが目的であり、返済期日を設定して金利が発生することもある
立替金を長期間回収できない場合、税務署から「実質的に貸付金ではないか」と指摘される可能性があります。貸付金の場合、原則として受取利息を計上する必要があるため、適切な金利収入の申告が求められます。
立替金は短期間（原則1年以内）に回収されることを前提としています。回収が長期化しそうな場合は、早めに「長期立替金」や「貸付金」に振り替えることを検討してください。
立替金が売上になるケース
領収書の宛名による判断
立替金として処理できるかどうかは、発行された領収書の宛名が大きなポイントになります。
【立替金として処理できるケース】
取引先B社に対して発行された領収書（宛名：B社）を、自社がいったん受け取り、後日B社に渡して費用を回収する場合です。この場合、領収書はB社のものであり、自社はあくまでも立替者です。
【売上として処理が必要なケース】
自社が費用を立て替えて自社名義の領収書を受け取った場合、その費用は自社の費用として計上されます。その上で、取引先に請求した金額は「立替金の回収」ではなく「売上」として処理する必要があります。
例えば、コンサルタントが出張交通費を立て替えて自社名の領収書を受け取り、クライアントに請求した場合、
・交通費は自社の費用（旅費交通費）
・クライアントへの請求は売上（または役務収益）
として処理することが適切です。
領収書の宛名確認は、立替金処理の正確性を保つうえで欠かせない実務作業です。
売上計上が必要な場合の仕訳
立替金ではなく売上として処理すべき場合の仕訳例を確認しましょう。
【例：自社名義で立て替えた交通費20,000円をクライアントに請求するケース】
（交通費支払時）
借方：旅費交通費 20,000円
貸方：現金 20,000円
（クライアントへ請求・回収時）
借方：普通預金 22,000円
貸方：売上 20,000円
貸方：仮受消費税 2,000円
このケースでは交通費は自社の費用ですが、クライアントへの請求は役務の提供に付随するものとして売上（消費税課税）となります。立替金で処理した場合と比べると、売上も費用も両方計上されることになります。
立替金と売上の処理を誤ると、売上の過少申告や消費税の計算誤りにつながります。不明なケースは税理士に確認することをおすすめします。
インボイス制度と立替金の注意点
立替金精算書が必要なケース
2023年10月に開始したインボイス制度（適格請求書等保存方式）の導入により、立替金の処理にも新たな注意点が生じています。
仕入税額控除を受けるためには、原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。立替払いが発生した場合、インボイスは「立替者」に発行されているため、最終的な費用負担者がそのインボイスを使って仕入税額控除を受けるには「立替金精算書」の作成・保存が必要になります。
【立替金精算書が必要なケース】
・従業員が経費を立て替え、宛名が従業員個人名のインボイスを受け取った場合
・グループ会社間で経費の立替払いが発生した場合
・取引先が本来負担すべき費用を自社が立て替えた場合
立替金精算書には、以下の内容を記載する必要があります。
1. 立替払いをした事業者の名称
2. 立替払いの対象となるインボイスの内容（日付・金額・適用税率・登録番号など）
3. 費用を最終的に負担する事業者の名称
仕入税額控除のための要件
立替金に関する仕入税額控除を適切に受けるためのポイントを整理します。
【要件1：インボイスの保存】
立替者から、元のインボイスのコピーと立替金精算書を受け取り、保存することが必要です。
【要件2：立替金精算書の内容確認】
精算書には税率区分ごとの金額が明記されている必要があります。標準税率（10%）と軽減税率（8%）が混在している場合は、それぞれ分けて記載してください。
【立替金精算書が不要なケース】
・宛名が会社名のインボイスを従業員が受け取った場合（そのインボイスを保存すれば足りる）
・スーパーやコンビニのレシートなど、宛名不要の簡易インボイスを受け取った場合
インボイス制度に対応した立替金の処理は、消費税申告の正確性に直結します。社内の経費精算フローを整備し、インボイスと立替金精算書の保管体制を構築することが重要です。
立替金の実務上の注意点
長期未回収は勘定科目の変更を検討する
立替金は「短期間で回収される」ことが前提の流動資産です。1年を超えても回収できない場合、その立替金は流動資産の区分から外れる可能性があります。
長期間回収されない立替金は、税務署から「実質的に貸付金ではないか」と指摘されるリスクがあります。貸付金として取り扱われると、利息相当額を収益として計上しなければならず、申告漏れとなる場合があります。
対応策としては以下が考えられます。
・回収の見込みがある場合：「長期立替金」として固定資産に振り替える
・実質的に貸し付けた状態の場合：「貸付金」に科目変更し、適切な利息を設定する
・回収不能が確定した場合：貸倒損失として費用計上する
立替金は発生したら速やかに回収し、帳簿上の残高をゼロに戻す運用を心がけることが重要です。
立替金の管理と経費精算フロー
立替金を正確に管理するためには、発生から回収までのフローを明確にしておくことが大切です。
【実務上の管理ポイント】
1. 発生時の記録を迅速に行う
立替払いが発生したら、その日のうちに仕訳を行い、誰に対していくら立て替えたかを記録します。領収書や支払い明細も同時に保管してください。
2. 相手先別に管理する
複数の従業員や取引先に対して立替金がある場合、相手先ごとに補助科目を設けると管理がしやすくなります。例えば「立替金（社員A）」「立替金（B社）」のように分けて管理します。
3. 定期的に残高確認を行う
月末や決算時に立替金の残高を確認し、長期間未回収のものがないか点検します。未回収の立替金が多い場合は、精算フローの見直しが必要です。
4. 経費精算ルールを整備する
従業員が経費を立て替えた場合の精算申請期限（例：翌月10日まで）を設け、期限内に申請・精算する仕組みを作ることで、未回収の立替金を防げます。
よくある質問
立替金と仮払金、どちらを使えばよいか迷った場合の判断方法は？
判断の基準は「最終的に誰が費用を負担するか」です。会社が費用を負担する予定（経費として計上する予定）であれば仮払金を使います。相手方（従業員・取引先）が費用を負担し、後で返金してもらう予定であれば立替金を使います。
迷う場合は「この費用は誰の経費か？」を自問してみてください。自社の経費になるなら仮払金、他者の経費なら立替金が基本ルールです。
また、金額や使途がまだ確定していない段階で概算を渡す場合は仮払金、金額が確定している費用を立て替える場合は立替金という使い分けも参考になります。
立替金を給与と一緒に振り込んで精算することは可能ですか？
可能です。給与支払時に立替金を控除する形で精算する方法は実務でよく使われます。
仕訳例（給与300,000円から交通費立替金10,000円を控除して支払う場合）：
借方：給与 300,000円
貸方：立替金 10,000円
貸方：普通預金 290,000円
この方法では、給与から立替金を差し引いた金額を実際に振り込み、帳簿上で立替金を回収したことにします。従業員への説明と同意が必要ですが、別途現金での回収が不要になるため手間が省けます。
取引先への立替金は消費税の課税対象になりますか？
原則として、立替金の回収は消費税の課税対象になりません。理由は、立替金は自社のサービス提供の対価ではなく、相手方の費用を一時的に肩代わりしたにすぎないためです。
ただし、注意が必要なケースがあります。自社名義の領収書を受け取って費用計上し、その費用を取引先に請求している場合は、実質的に費用の転嫁（売上）と見なされ、消費税が課税されます。
立替金として処理するには、最終的な費用負担者（取引先）名義のインボイスを受け取るか、立替金精算書を用意して、自社は単なる支払い代行者であることを明示することが重要です。
立替金が多額になった場合、税務上どのような問題が生じますか？
立替金が多額になったり、長期間未回収が続いたりすると、税務上次のような問題が生じる可能性があります。
1. 貸付金認定のリスク：実質的に金銭の貸付と判断され、利息収入の計上漏れを指摘される場合があります。
2. 役員への立替金は特に注意が必要：役員に対する立替金が多額・長期化すると、役員賞与や役員報酬として認定される可能性があります。役員賞与は損金不算入のため、税務上不利になります。
3. 決算書の信頼性低下：立替金が多額のまま決算を迎えると、銀行や投資家から「債権管理が不適切」と判断されることがあります。
立替金は速やかに回収し、残高を最小限にとどめることが税務・財務両面での適切な管理につながります。
関連記事
立替金と関連する勘定科目については、以下のINVOYコラム記事も参考にしてください。
まとめ
立替金は、従業員や取引先が負担すべき費用を会社が一時的に肩代わりした際に使う資産科目です。基本的な仕訳パターンは「立替時：借方立替金・貸方現金」「回収時：借方現金・貸方立替金」のシンプルな構造です。
ただし、仮払金・前払金・預り金・貸付金など似た勘定科目との使い分けを正確に理解しておくことが重要です。特に「最終的に誰が費用を負担するか」という視点が、正しい仕訳を行うための核心的な判断基準です。
インボイス制度の開始により、立替金の処理では立替金精算書の作成・保存が必要になるケースが増えました。消費税の仕入税額控除を正確に受けるために、社内の経費精算フローを整備することをおすすめします。
立替金は速やかに回収することが原則です。長期未回収は税務上のリスクにつながりますので、定期的な残高確認と精算フローの徹底が大切です。今回解説した仕訳例を参考に、正確な経理処理を実践してみてください。
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