督促状とは？書き方・テンプレート・届いた場合の対処法まで実務ガイド

取引先からの入金が期日を過ぎても確認できない。メールで催促したものの反応がない。こうした状況に直面したとき、次のステップとして検討するのが「督促状」の送付です。

一方で、自分のもとに督促状が届いた場合、「どう対応すればよいのか」「無視するとどうなるのか」という不安を抱える方もいるでしょう。

督促状は、未払いの代金や債務の支払いを正式に求める書面です。催促状や催告書との違いがわかりにくいと感じている方も多いかもしれませんが、それぞれ法的な位置づけや効力が異なります。

この記事では、督促状の基本的な意味から、書き方の具体的なポイント、すぐに使えるテンプレートの例文、催促状・催告書との違い、送り方の選択肢、そして届いた場合の正しい対処法まで、送る側と受け取る側の両方の視点から網羅的に解説します。

読み終えるころには、督促状に関する一連の知識が整理され、実務で迷うことなく対応できるようになっているはずです。

督促状の基本的な意味と目的

支払い督促の法的な位置付け

督促状とは、支払い期日を過ぎても入金が確認できない場合に、債権者（お金を受け取る側）が債務者（お金を支払う側）に対して支払いを求める書面です。「支払いが遅れていますので、速やかにお支払いください」という意思を文書で伝える行為にあたります。

督促状は法律上の正式な用語ではなく、実務で慣習的に使われている名称です。しかし、書面で支払いを求めたという事実は、後日のトラブルや法的手続きにおいて重要な証拠になります。

督促状を送る主な目的は3つあります。1つ目は、支払いの催促です。うっかり忘れているだけの場合、書面で通知することで速やかに支払ってもらえることがあります。2つ目は、支払い意思の確認です。相手方が支払いに応じる意思があるのか、何らかの事情で遅れているのかを把握するきっかけになります。3つ目は、記録の残る証拠づくりです。口頭やメールでの催促と比べて、書面は法的手続きに進む場合の証拠としての信頼性が高くなります。

送付に適したタイミングと手順

督促状を送るべきタイミングに厳密なルールはありませんが、一般的には以下の流れで段階的に対応します。

支払い期日から1〜7日後：まず電話やメールで入金状況を確認します。単純な入金忘れや、振込手続きの遅れである可能性もあるため、この段階では穏やかに確認するのが適切です。

支払い期日から1〜2週間後：電話やメールで反応がない場合、または「すぐに払います」と言われたにもかかわらず入金がない場合に、督促状の送付を検討します。

支払い期日から1か月以上：督促状を送っても反応がない場合は、内容証明郵便での催告書送付や、法的手続き（支払督促、少額訴訟など）を検討する段階に移ります。

いきなり強い調子の督促状を送ると、取引関係を損なうおそれがあります。まずは穏やかな確認から始め、段階的に対応を強めていくのが実務上のセオリーです。

督促状と催促状・催告書の違い

催促状との違い

督促状と催促状は非常に似た言葉ですが、ニュアンスに違いがあります。

催促状は、支払いの「お願い」や「リマインド」に近い柔らかいトーンの書面です。「お忙しいところ恐れ入りますが、お支払いのご確認をお願いいたします」といった表現で、取引関係を維持しながら入金を促す目的で使われます。

督促状は、催促状よりもやや強い調子で支払いを求める書面です。「期日を過ぎてもご入金が確認できておりません。至急お支払いくださいますようお願いいたします」といった表現が一般的で、支払いが遅延している事実を明確に指摘します。

実務上の使い分けとしては、1回目の書面は催促状として穏やかに送り、それでも入金がない場合に2回目の書面として督促状を送る、という段階的なアプローチがとられることが多いです。

ただし、催促状と督促状に法律上の明確な定義の違いはなく、企業によっては区別せずに使っているケースもあります。大切なのは、段階的に対応を進めていくことと、記録を残すことです。

催告書との違い

催告書は、督促状よりもさらに強い法的なニュアンスをもつ書面です。民法上の「催告」に該当する行為であり、法的効力をもちます。

催告書の最大の特徴は、時効の完成猶予の効果があることです。民法150条により、催告を行うと、そのときから6か月間は時効の完成が猶予されます。売掛金の消滅時効は原則5年ですが、催告書を送ることで、時効完成の直前でも6か月の猶予を確保できます。

この法的効力を確実なものにするためには、催告書を内容証明郵便で送付することが重要です。内容証明郵便であれば、「いつ、どのような内容の書面を送ったか」を日本郵便が証明してくれるため、裁判になった場合の証拠として非常に有力です。

3つの書面を段階的に整理すると、以下のような位置づけになります。

• • 催促状：穏やかなお願い（取引関係の維持を重視）
  • 督促状：明確な支払い要求（事実の指摘と期限の設定）
  • 催告書：法的効力をもつ最終通告（時効の完成猶予、内容証明郵便で送付）

適切な書き方と記載すべき項目

必須の記載項目

督促状に決まった書式はありませんが、以下の項目を漏れなく記載することで、相手方に正確な情報が伝わり、法的な証拠としても有効になります。

文書の日付は、発送日を記載します。のちのちの時系列整理に必要です。

宛先は、相手方の会社名と代表者名（または担当部署名）を正式名称で記載します。個人の場合は氏名を記載します。

差出人は、自社の会社名、代表者名、住所、連絡先を記載します。

件名は「お支払いのお願い」や「未払い代金のご請求について」など、書面の趣旨がわかるものにします。

本文には、以下の情報を含めます。対象となる取引の内容（請求書番号、取引日、品名やサービス内容）、請求金額、もともとの支払い期日、現在までに入金が確認できていない旨、新たな支払い期限の設定、支払い方法（振込先口座の情報）。

期限までに支払いがない場合にどのような対応をとるかも、必要に応じて記載します。初回の督促状では穏やかな表現にとどめ、2回目以降で段階的に強めていくのが一般的です。

実務で使えるテンプレートと例文

実際に使える督促状の例文を紹介します。自社の状況に合わせて内容を調整してお使いください。

令和○年○月○日

株式会社○○○○

代表取締役 ○○○○ 様

株式会社△△△△

代表取締役 △△△△

住所：東京都○○区○○1-2-3

電話：03-XXXX-XXXX

未払い代金のお支払いについて

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、下記のとおりお支払い期日を過ぎておりますが、本日時点でご入金の確認がとれておりません。ご多忙のところ恐れ入りますが、内容をご確認のうえ、令和○年○月○日までにお支払いくださいますようお願い申し上げます。

請求書番号：INV-2026-0001

取引内容：Webサイト制作費用

請求金額：500,000円（税込）

当初の支払い期日：令和○年○月○日

新たなお支払い期限：令和○年○月○日

お振込先：○○銀行 ○○支店 普通 1234567 カ）△△△△

なお、行き違いですでにお振込みいただいている場合は、ご容赦くださいませ。ご不明な点がございましたら、上記連絡先までお問い合わせください。

敬具

このテンプレートは1回目の督促状を想定しています。穏やかなトーンを維持しつつ、支払い期日を過ぎている事実と新たな期限を明確に記載しているのがポイントです。

2回目以降の送付で変えるべき書き方

1回目の督促状を送っても入金がない場合は、2回目の督促状でトーンを少し強めます。

変更のポイントは3つです。

1つ目は、過去に督促を行った事実を明記することです。「○月○日付書面にてお支払いをお願いいたしましたが」という一文を入れることで、繰り返しの督促であることが伝わります。

2つ目は、法的手続きへの言及です。「期限までにお支払いいただけない場合は、やむを得ず法的手続きを検討せざるを得ません」といった文言を加えます。脅迫的にならないよう注意しつつ、事態の深刻さを伝えます。

3つ目は、送付方法の格上げです。1回目が普通郵便であれば、2回目は配達記録付き郵便や内容証明郵便での送付を検討します。内容証明郵便は、送付した事実と内容を日本郵便が証明してくれるため、法的な証拠能力が格段に高まります。

2回目の督促状を送っても反応がない場合は、弁護士への相談や法的手続き（支払督促、少額訴訟、通常訴訟）への移行を検討する段階です。

送付方法と法的効力の違い

メールで送る場合

督促状はメールで送ることも可能です。メールのメリットは、即座に送信できること、送受信の記録が残ること、コストがかからないことです。

取引先とのやりとりが普段からメール中心であれば、最初の督促をメールで行うのは自然な選択です。件名に「お支払いのご確認」などわかりやすい文言を入れ、本文には督促状と同様の情報を記載します。

ただし、メールのデメリットは、相手が「届いていない」「迷惑メールに入っていた」と主張できることです。法的手続きの証拠としてはメール単体では弱い場合があるため、重要な督促や2回目以降の督促では、郵送での送付を併用するのが安全です。

実務上は、メールで督促したうえで、同じ内容を郵送でも送るという二重送付が効果的です。相手方に「見落としていました」という言い訳の余地を与えません。

普通郵便で送る場合

普通郵便での督促状送付は、もっとも一般的な方法です。コストは切手代のみ（110円〜、2024年10月改定後）で済み、手軽に送付できます。

1回目の督促状は普通郵便で十分です。取引関係を維持したい相手に対して、あまりに形式ばった方法で送ると、関係が悪化するおそれがあります。

普通郵便の注意点は、配達の証明ができないことです。相手が「届いていない」と主張した場合、送付した事実を証明する手段がありません。対策として、簡易書留（350円追加）や特定記録郵便（160円追加）を利用すると、配達の記録が残ります。

繰り返しの督促にもかかわらず支払いがない場合は、次のステップとして内容証明郵便の送付を検討しましょう。

内容証明郵便で送る場合

内容証明郵便は、「いつ、誰が、誰に、どのような内容の文書を送ったか」を日本郵便が証明してくれるサービスです。法的手続きを見据えた段階で使われる、もっとも証拠力の高い送付方法です。

内容証明郵便で督促状（催告書）を送ることで、以下の効果が得られます。

• • 送付した事実と内容を公的に証明できる
  • 時効の完成猶予（6か月間）の効果が生じる
  • 相手方に心理的なプレッシャーを与え、支払いを促す効果がある

内容証明郵便の料金は、基本料金110円（2024年10月改定後）、内容証明料480円（2枚目以降は290円追加）、書留料480円、配達証明料350円で、合計1,420円程度（2024年10月改定後）です。電子内容証明（e内容証明）を利用すれば、オンラインで手続きが完了します。

内容証明郵便は、弁護士名義で送るとさらに効果が高まります。「弁護士に依頼している」という事実が相手方への強い圧力になり、法的手続きに移行する可能性が現実的であることを示せます。

受け取った側の適切な対処法

まず内容を確認して支払い可否を判断する

督促状が届いた場合、まず落ち着いて内容を確認することが最優先です。確認すべきポイントは以下のとおりです。

差出人は正当な債権者か。架空請求や詐欺の可能性もあるため、取引の実態があるかを確認します。身に覚えのない請求であれば、すぐに支払ってはいけません。

請求内容は正しいか。請求書番号、取引内容、金額、支払い期日が正しいかを自社の記録と照合します。すでに支払い済みであれば、振込明細を証拠として相手方に連絡します。

支払い期限はいつか。新たに設定された支払い期限を確認し、期限内に支払えるかどうかを判断します。

請求内容が正当で、支払いが可能であれば、速やかに入金するのがもっとも適切な対応です。支払いが遅れていたことへの謝罪とあわせて、入金した旨を相手方に連絡しましょう。

すぐに支払えない場合の対応

資金繰りの都合で、すぐには全額を支払えない場合もあるでしょう。その場合でも、絶対にやってはいけないのが「無視」です。

督促状を無視し続けると、相手方は次の段階として内容証明郵便での催告書送付、支払督促の申立て、少額訴訟や通常訴訟の提起へと進みます。最終的には裁判所の判決にもとづく強制執行（預金口座や資産の差し押さえ）にまで発展する可能性があります。

すぐに全額を支払えない場合は、以下の対応を検討してください。

1つ目は、相手方に連絡して事情を説明し、分割払いの相談をすることです。誠意をもって交渉すれば、分割払いや支払い猶予に応じてもらえるケースは少なくありません。

2つ目は、一部だけでも先に支払うことです。全額は無理でも一部を支払うことで、支払い意思があることを示せます。相手方の印象も大きく変わります。

3つ目は、資金調達の手段を検討することです。請求書のカード払いサービスを利用すれば、手元にクレジットカードがあればすぐに支払いを行い、実際のキャッシュアウトを最大60日先に延ばすことができます。銀行融資の審査を待つ余裕がない場合の選択肢として有効です。

無視するとどうなるか

督促状を無視した場合に起こりうる事態を、段階的に整理します。

第1段階は、2回目、3回目の督促状が届きます。回を重ねるごとにトーンは厳しくなり、「法的手続きを検討する」という文言が加わります。

第2段階は、内容証明郵便での催告書が届きます。弁護士名義で送られることもあり、この時点で相手方は法的手続きに移行する準備を進めています。催告書には「期限内にお支払いいただけない場合は法的手続きに移行します」と明記されているのが一般的です。

第3段階は、裁判所からの通知です。支払督促の申立てや訴状が届きます。支払督促の場合、届いてから2週間以内に異議を申し立てないと、仮執行宣言が付され、強制執行が可能になります。

第4段階は、強制執行です。裁判所の判決や支払督促にもとづき、銀行口座の差し押さえ、売掛金の差し押さえ、動産や不動産の差し押さえが行われる可能性があります。

このように、督促状の無視は事態を悪化させるだけです。早い段階で誠実に対応することが、最善の対策です。

売掛金の回収を効率化する方法

未払いを防ぐための事前対策

督促状を送らなくて済むように、未払いを事前に防ぐ仕組みづくりも大切です。

取引開始時に支払い条件を書面で明確にしておくことが基本です。見積書や契約書に支払い期日、支払い方法、遅延時の取り扱いを明記します。口約束だけでは、あとからトラブルになりやすいです。

請求書の発行は迅速に行いましょう。取引完了後すぐに請求書を送付し、支払い期日を明確にします。請求書の発行が遅れると、相手方の支払い処理も遅れがちです。

支払い期日の前にリマインドを送るのも効果的です。「○日がお支払い期日となっております」という連絡を3〜5日前に入れるだけで、入金忘れを防げます。

新規取引先に対しては、信用調査を行うことも検討してください。帝国データバンクや東京商工リサーチなどの信用調査機関を利用すれば、相手方の財務状況や支払い履歴を事前に確認できます。

請求書管理サービスの活用

売掛金の管理を手作業で行っていると、入金確認の漏れや督促のタイミングのずれが起きやすくなります。請求書管理サービスを活用すれば、これらの業務を効率化できます。

INVOYのような請求書管理サービスでは、請求書の作成、送付、入金管理を一元化できます。支払い期日が近づくと自動でリマインド通知を送る機能や、入金が確認できない場合にアラートを出す機能を備えたサービスもあります。

また、請求書の発行から入金確認までのステータスを一覧で管理できるため、「どの取引先のどの請求書が未入金なのか」を常に把握できます。月末に慌てて入金状況を確認するといった非効率な作業がなくなります。

売掛金の回収業務にかかる時間を削減し、本業に集中できる環境を整えることが、事業の健全な成長につながります。

よくある質問

法的な効力と限界について

督促状そのものに直接的な法的強制力はありません。しかし、「支払いを請求した」という事実の証拠になります。とくに内容証明郵便で送った催告書には、時効の完成を6か月間猶予する法的効果があります。督促状を段階的に送ることで、法的手続きに進む前の記録を残す意味があります。

何回送るのが適切ですか？

決まった回数はありませんが、一般的には2〜3回の督促状を送ったあとに、内容証明郵便での催告書に切り替えるケースが多いです。1回目は穏やかなトーンで、2回目は期限を明確にして、3回目は法的手続きの可能性に言及する、という段階的なアプローチが推奨されます。反応がない場合は、早めに弁護士に相談することをおすすめします。

少額の未払いでも送るべきですか？

金額の大小にかかわらず、支払い期日を過ぎた債権は督促すべきです。少額だからと放置していると、相手方に「この取引先は催促してこない」と思われ、繰り返し支払いが遅れるようになるおそれがあります。また、売掛金には消滅時効があり、放置したまま時効を迎えると法的に回収する権利を失います。

取引先との関係を壊さない送り方は？

丁寧な文面で送れば、取引関係が大きく損なわれることは少ないです。そもそも支払いが遅れているのは相手方の問題であり、正当な債権を回収するのは当然の権利です。穏やかなトーンの催促状から始め、段階的に対応を進めることで、相手方にも誠意をもって対応していることが伝わります。「行き違いの場合はご容赦ください」という一文を添えると、柔らかい印象になります。

まとめ

督促状は、支払い期日を過ぎても入金が確認できない場合に、支払いを正式に求める書面です。催促状よりも明確な支払い要求であり、催告書のような直接的な法的効力はないものの、法的手続きに進む際の重要な証拠となります。

督促状を送る際は、対象取引の内容、請求金額、もともとの支払い期日、新たな支払い期限、振込先情報を漏れなく記載します。1回目は穏やかなトーンで、2回目以降は段階的に対応を強め、必要に応じて内容証明郵便の送付や法的手続きへの移行を検討します。

督促状が届いた場合は、まず内容を確認し、正当な請求であれば速やかに支払います。すぐに全額を支払えない場合でも、無視は最悪の選択です。相手方に連絡して分割払いの相談をするか、請求書カード払いサービスなどの資金調達手段を活用して支払いを行いましょう。

未払いを防ぐためには、支払い条件の書面化、請求書の迅速な発行、支払い期日前のリマインド送付が効果的です。請求書管理サービスを活用すれば、売掛金の管理と回収業務を効率化できます。INVOYでは請求書の作成から入金管理までを一元化でき、未払いの早期発見と対応を支援します。