工事台帳をエクセルで作る手順と記入例サンプル

工事台帳は、工事ごとの売上・原価・粗利をまとめる台帳です。エクセルでは、「基本情報」「売上・入金」「原価4区分」の3ブロックと数式を使って作成できます。

この記事では、外壁塗装工事の数値入り記入例を示します。工事台帳の列構成やSUMIFSなどの数式に加え、建設業法上の帳簿との関係、手書きからエクセルへ移すときの注意点も説明します。

工事台帳とは？エクセルで作る前に押さえる3つの役割

工事ごとの粗利を見える化します

工事台帳は、工事ごとの売上と原価を記録し、現場別の利益を確認するための管理表です。

建設業では、材料の仕入れ、自社作業員の人件費、協力会社への支払い、現場の交通費など、1つの工事に複数の費用が発生します。工事番号ごとに費用を集計しなければ、工事が終わるまで黒字か赤字かを判断できません。

工事台帳では、実行予算と原価実績を比較します。原価が予算を超えそうな段階で把握できれば、追加発注や作業工程を見直せます。

実行予算の立て方を詳しく確認したい場合は、実行予算の作り方と活用方法も参考になります。

会計ソフトに部門やタグを登録し、現場別に管理できる場合もあります。ただし、機能や入力方法はソフトによって異なります。会計処理と現場別の原価管理を分けて運用する場合は、工事台帳を併用すると管理しやすくなります。

決算の完成工事原価と未成工事支出金の元データになります

工事台帳は、決算で作成する完成工事原価報告書や、未成工事支出金を整理する際の元データになります。

国土交通省が定める完成工事原価報告書では、原価を次の4区分に分けます。

> * 材料費

> * 労務費

> * 外注費

> * 経費

未成工事支出金は、引き渡しが完了していない工事にかかった工事費や、材料購入・外注のための前渡金、手付金などです。未成工事受入金は、引き渡しが完了していない工事について受け取った請負代金を指します。

工事台帳の原価区分を完成工事原価報告書に合わせておくと、決算や経営事項審査の資料を作る際に、取引を整理しやすくなります。

なお、見積書で使う直接工事費の分類と、決算上の原価区分は必ずしも同じではありません。積算上の直接工事費については、直接工事費の内訳と計算方法で確認できます。

建設業法の帳簿との関係と保存期間を確認します

建設業法第40条の3では、建設業者に対して、営業所ごとに営業に関する事項を記載した帳簿を備え、帳簿と営業に関する図書を保存する義務を定めています。

建設業法施行規則第26条の主な記載事項は、次のとおりです。

> * 営業所の代表者

> * 注文者との請負契約に関する内容

> * 工事名と工事現場の所在地

> * 契約日と注文者

> * 検査完了日と引渡日

> * 下請契約の内容

下請契約の内容は、発注書や注文請書の控えから転記できます。発注書に書く項目は工事発注書の書き方で確認できます。

同条が定める法定帳簿は、契約内容などを記録する帳簿です。材料費や労務費などの原価内訳まで記載する工事台帳そのものを、建設業法が一律に定めているわけではありません。

一方、原価を工事ごとに管理すると、完成工事原価報告書や経営事項審査の資料を作りやすくなります。法定帳簿と原価管理用の工事台帳は、役割を分けて考えると整理しやすくなります。

建設業法施行規則第28条では、帳簿と添付書類を、原則として目的物の引き渡しから5年間保存すると定めています。発注者と締結した住宅を新築する工事は、引き渡しから10年間です。

また、発注者から直接請け負った工事の完成図、発注者との打ち合わせ記録、施工体系図など、施行規則第26条第5項に該当する図書は、引き渡しから10年間保存します。

法人税法上の帳簿書類は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。青色申告で欠損金が生じた事業年度などは、10年間の保存が必要です。建設業法上の保存期間と法人税法上の保存期間が異なるため、社内では長い期間に合わせて保存すると管理しやすくなります。

工事台帳のエクセル記入例サンプル

1工事分の記入例を確認します

次の表は、外壁塗装工事を例にした記入例です。消費税は税抜で原価を管理し、請負金額だけ税抜と税込を併記しています。

項目	記入例
工事番号	2026-014
工事名	○○様邸 外壁塗装工事
請負金額（税抜）	2,200,000円
請負金額（税込10％）	2,420,000円
実行予算合計	1,650,000円
実行予算利益	550,000円
実行予算利益率	25.0％
原価実績合計	1,490,000円
粗利	710,000円
粗利率	約32.3％
予算消化率	約90.3％

実行予算は、材料費450,000円、労務費200,000円、外注費850,000円、経費150,000円です。合計は1,650,000円になります。

実行予算利益率は、次の式で計算します。

`（2,200,000円－1,650,000円）÷2,200,000円＝25.0％`

原価実績は、材料費420,000円、労務費180,000円、外注費780,000円、経費110,000円です。合計は1,490,000円です。

粗利は、請負金額から原価実績を差し引いて求めます。

`2,200,000円－1,490,000円＝710,000円`

粗利率は、次の式で計算します。

`710,000円÷2,200,000円×100＝約32.3％`

予算消化率は、次の式で求めます。

`1,490,000円÷1,650,000円×100＝約90.3％`

工事が途中であれば、原価実績が予算の90％を超えた時点で確認します。工事がほぼ完了している場合は、残作業や未計上の費用も踏まえて判断します。

売上と入金の記入例を確認します

売上と入金は、税込金額で管理する方法と、税抜金額で管理する方法があります。会社の会計処理に合わせて、どちらかに統一します。

項目	記入例
請求方法	着手金・残金の2回
着手金	1,210,000円（税込）
着手金の入金状況	入金済み
残金	1,210,000円（税込・請求済み）
残金の入金状況	未入金
未入金残	1,210,000円

請負金額は税込2,420,000円です。着手金1,210,000円が入金済みで、請求済みの残金1,210,000円が未入金のため、未入金残も1,210,000円になります。

粗利と入金残は別の数字です。粗利が出ていても、入金が遅れれば資金繰りに影響します。そのため、原価だけでなく、請求日、入金予定日、入金日、入金額も記録します。

記入例から予算超過と未入金を読み取ります

記入例では、原価実績が実行予算の90.3％に達しています。工事が途中なら、残りの作業に必要な費用を見積もり、予算を超えないか確認します。

粗利率は、実行予算時の25.0％から、実績では約32.3％になっています。原価が予算を下回ったため、現時点では予算より利益が増えています。

ただし、未入金残は1,210,000円です。入金予定日を過ぎても入金がない場合は、請求書の送付状況や相手先への確認が必要になります。

工事台帳に入れる項目

基本情報を登録します

基本情報は、工事を特定するための項目です。工事番号をすべてのシートで共通して使うと、取引と工事を正しく紐づけられます。

項目	入力内容
工事番号	2026-001のような重複しない番号
工事名	○○様邸 外壁塗装工事
発注者	発注者の名称
工事場所	現場の住所
担当者	社内の担当者
契約日	請負契約を締結した日
着工日	工事を始めた日
完成予定日	完成予定の日
引渡日	目的物を引き渡した日

工事番号は、年度と連番を組み合わせると管理しやすくなります。2026年度の1件目なら「2026-001」とします。工事番号は途中で変更しません。

売上と入金情報を記録します

売上・入金情報には、契約時点の金額と、工事の進行に応じた請求・入金の情報を記録します。

項目	入力内容
請負金額（税抜）	会計管理に使う税抜金額
請負金額（税込）	実際の請求金額の確認用
追加変更金額	追加工事や変更契約の金額
請求日	請求書を発行した日
入金予定日	入金を予定している日
入金日	実際に入金された日
入金額	入金された金額
未入金残	請求額から入金額を差し引いた金額

追加工事が発生した場合は、元の請負金額にまとめず、追加変更金額として別に記録します。変更の内容と契約日も残すと、後から請求額の根拠を確認できます。

原価4区分を正しく分けます

国土交通省が定める勘定科目の分類では、完成工事原価を材料費、労務費、外注費、経費に分けます。

区分	主な内容	具体例
材料費	工事のために直接購入した素材・半製品・製品（仮設材料の損耗額などを含む）	木材、塗料、建材、設備機器
労務費	工事に従事した直接雇用の作業員の賃金・給料・手当など	自社作業員の賃金、現場手当
外注費	材料や製品などを作業とともに提供し、完成を請け負う契約の支払額	材料込みの下請工事、設備工事の請負
経費	材料費・労務費・外注費以外の工事費	重機のリース料、現場交通費、設計費、保険料

労務費には、直接雇用の作業員への賃金などを記録します。また、工種や工程の完成を請け負う契約で、大部分が労務費に当たるものは、労務費の内訳として「労務外注費」に含めて記載できます。

迷いやすい支出は、次のように振り分けます。

支出例	区分	判断の考え方
自社作業員の賃金	労務費	直接雇用の作業員に支払うため
一人親方への手間請け	労務費または労務外注費	労務中心で完成を請け負う契約か確認
材料込みの下請工事	外注費	材料や製品と作業をまとめて請け負うため
塗料や建材の購入	材料費	工事に直接使う材料のため
重機のリース料	経費	材料費・労務費・外注費以外の費用のため
現場への交通費	経費	通信交通費などに該当するため
自社で持つ仮設材の損耗分	材料費	仮設材料の損耗額は材料費に含まれるため
足場の組立てを業者に請け負わせる	外注費または労務外注費	足場材を含めて完成を請け負う契約か、労務中心の契約かで分けるため

一人親方への支払いは、契約内容と実態を確認して区分します。支払先が個人事業主だからという理由だけで、すべてを外注費にするとは限りません。人工単位で支払う場合の考え方は、建設業の人工代の計算方法も参考になります。

労務費の元となる作業時間や人工を記録する場合は、出面帳の書き方と入力方法も参考になります。

外注先の登録番号の有無を記録します

原価明細には、外注先や仕入先が適格請求書発行事業者に登録しているかどうかを記録する列を設けます。

免税事業者などからの仕入れについては、仕入税額控除に関する経過措置があります。2023年10月から2026年9月までは仕入税額相当額の80％、2026年10月から2028年9月までは70％、2028年10月から2030年9月までは50％、2030年10月から2031年9月までは30％が控除対象です。

2026年10月以降は控除割合が70％に変わります。外注先の登録番号の有無を確認できるようにしておくと、税理士への確認や仕入税額控除の計算がしやすくなります。

登録番号の有無だけで取引を判断せず、契約金額、消費税の扱い、請求書の記載内容も合わせて確認します。

エクセルで工事台帳を作る手順

手順1：シートを4つに分けます

1つのシートにすべての情報を入力すると、工事数が増えたときに検索や集計が難しくなります。最初から役割ごとにシートを分けます。

シート名	役割
工事マスタ	工事番号、工事名、発注者、契約金額などを管理
取引先マスタ	仕入先、外注先、登録番号の有無などを管理
原価明細	日々の原価取引を1行ずつ入力
工事別集計	工事ごとの予算、原価、粗利を集計

工事マスタでは、工事番号を重複させないことが重要です。取引先マスタでは、同じ取引先の名称表記を統一します。

手順2：原価明細を1取引1行で入力します

原価明細は、1回の取引を1行で入力します。1つのセルに複数の取引をまとめません。

列	列名	入力内容
A列	日付	請求書の日付や納品日
B列	工事番号	2026-014など
C列	工事名	工事マスタから表示
D列	原価区分	材料費、労務費、外注費、経費
E列	摘要	塗料、足場工事など
F列	金額（税抜）	原価の税抜金額
G列	税率	10％、8％など
H列	登録番号の有無	あり、なし、対象外
I列	証憑番号	請求書番号や領収書番号

金額は半角数字で入力し、税抜・税込を混在させないようにします。返品や値引きは、マイナス金額で入力するか、別の取引区分を設けて処理方法を統一します。

手順3：SUMIFSで工事と原価区分ごとに集計します

工事別集計シートでは、工事番号と原価区分の2つを条件にして原価を集計します。

工事別集計シートの例は、次のとおりです。

列	列名
A列	工事番号
B列	材料費
C列	労務費
D列	外注費
E列	経費
F列	原価実績合計
G列	請負金額（税抜）
H列	実行予算
I列	粗利
J列	粗利率
K列	予算消化率

B2セルの材料費を集計する場合は、次の式を入力します。

`=SUMIFS(原価明細!F:F, 原価明細!B:B, \$A2, 原価明細!D:D, B\$1)`

この式は、原価明細のF列「金額（税抜）」を合計します。原価明細のB列「工事番号」が工事別集計のA2と一致し、D列「原価区分」が工事別集計のB1「材料費」と一致する行を集計します。

C列からE列へコピーすると、労務費、外注費、経費も同じ形で集計できます。

原価実績合計は、次の式で計算します。

`=SUM(B2:E2)`

手順4：XLOOKUPで工事名を自動表示します

原価明細のB列に工事番号を入力すると、C列に工事名を自動表示できます。Microsoft 365またはExcel 2021以降では、XLOOKUPが使えます。

原価明細のC2セルに、次の式を入力します。

`=XLOOKUP(B2, 工事マスタ!A:A, 工事マスタ!B:B, “未登録”)`

この式は、原価明細のB2に入力した工事番号を工事マスタのA列から探し、工事マスタのB列にある工事名を表示します。該当する番号がない場合は「未登録」と表示します。

古いExcelを使っている場合は、VLOOKUPを使います。

`=IFERROR(VLOOKUP(B2, 工事マスタ!A:C, 2, FALSE), “未登録”)`

VLOOKUPでは、検索する列を範囲の左端に置く必要があります。列を追加・削除すると参照範囲が変わるため、可能であればXLOOKUPを使うと管理しやすくなります。

手順5：粗利と予算消化率を自動計算します

工事別集計シートの2行目に、次の式を入力します。G列の請負金額とH列の実行予算は、工事マスタから転記するかXLOOKUPで表示します。

粗利（I2セル）は、請負金額から原価実績合計を差し引いて計算します。

`=G2-F2`

粗利率（J2セル）は、請負金額が0円の場合にエラーが出ないようにします。

`=IF(G2=0, “”, I2/G2)`

予算消化率（K2セル）は、原価実績合計を実行予算で割ります。

`=IF(H2=0, “”, F2/H2)`

粗利率と予算消化率のセルは、表示形式をパーセントにします。予算消化率が90％以上になったら黄色、100％を超えたら赤になるように条件付き書式を設定すると、確認が必要な工事を見つけやすくなります。

ただし、予算消化率だけで工事の良し悪しを判断しません。工事の進捗が90％なら、原価消化率90％が適正な場合もあります。進捗率、未計上の請求書、残作業を合わせて判断します。

手順6：入力規則とシート保護を設定します

原価区分は、入力規則で「材料費」「労務費」「外注費」「経費」から選ぶ方式にします。自由入力を減らすと、「外注費」と「外注」などの表記揺れを防げます。

登録番号の有無も、「あり」「なし」「対象外」から選べるようにします。日付列には日付だけ、金額列には数値だけ入力できるようにすると、集計エラーを減らせます。

数式が入ったセルはロックし、入力が必要なセルだけ編集できるようにシートを保護します。保護用のパスワードは、担当者がわかる場所で安全に管理します。

全工事をまとめる原価管理一覧表の作り方

一覧表の列構成を決めます

1工事1シートの台帳だけでは、複数の工事を比較しにくくなります。工事別集計シートを使い、全工事を1つの一覧表にまとめます。

列	項目	内容
A列	工事番号	工事を特定する番号
B列	工事名	工事マスタから表示
C列	請負金額	税抜の請負金額
D列	実行予算	原価の予算額
E列	原価累計	原価明細から集計
F列	粗利	請負金額から原価累計を差し引いた金額
G列	粗利率	粗利を請負金額で割った割合
H列	進捗	着工前、施工中、完了など
I列	未入金残	請求額から入金額を差し引いた金額

一覧表では、粗利率が低い工事、予算消化率が高い工事、未入金残がある工事を確認します。

工事マスタのJ列に請負金額（税抜）を入力している場合は、次の参照式で一覧表に表示できます。

`=XLOOKUP(A2, 工事マスタ!A:A, 工事マスタ!J:J, “未登録”)`

原価累計は、原価明細の工事番号を条件にSUMIFまたはSUMIFSで集計します。

`=SUMIFS(原価明細!F:F, 原価明細!B:B, A2)`

ピボットテーブルで月別と担当者別に確認します

原価明細をテーブル化しておくと、ピボットテーブルで月別、担当者別、原価区分別に集計できます。

たとえば、月別の材料費、担当者別の粗利、外注費の多い工事などを確認できます。毎月同じ形式で集計する場合は、原価明細に入力するだけで集計元データが増える構成にします。

ピボットテーブルを更新する前に、工事番号の誤入力、原価区分の空欄、金額の文字入力がないか確認します。

手書きの工事台帳と既製テンプレートを使う場合

手書きと印刷で運用するときの要点を押さえます

現場でパソコンを使いにくい場合は、工事番号、工事名、日付、支出先、摘要、原価区分、金額を記録できる様式を用意します。

手書きの記録は、後からエクセルへ入力する前提で、項目名と区分をエクセルと統一します。工事番号や原価区分の書き方が違うと、転記後の集計で確認作業が増えます。

紙で記録した内容は、週1回など決めたタイミングでエクセルへ移します。入力した人と入力日を記録しておくと、転記漏れを確認しやすくなります。

請求書や領収書を紙で保管する場合は、証憑番号を台帳に記録します。台帳の金額と証憑をすぐ照合できる状態にしておきます。

既製のテンプレートを選ぶときの確認点を整理します

既製のテンプレートを使う場合は、見た目だけでなく、次の点を確認します。

確認項目	見るポイント
原価区分	材料費、労務費、外注費、経費に分けられるか
入金管理	請求日、入金予定日、入金日、未入金残を記録できるか
自動計算	原価合計、粗利、粗利率を自動計算できるか
入力規則	原価区分や進捗を選択式にできるか
マクロ	マクロの内容と有効化の要否を確認できるか
利用条件	商用利用や編集に制限がないか
保存形式	使用しているExcelのバージョンに対応しているか

テンプレートが自社の原価区分や請求方法に合うとは限りません。導入前に1件分の記入例を入力し、集計結果が正しいか確認します。

エクセル工事台帳を正確に保つ運用ルール

請求書と納品書が届いた日に入力します

原価明細は、請求書や納品書が届いた日に入力します。後でまとめて入力すると、工事番号や原価区分を間違えやすくなります。

現場担当者が紙で受け取った場合は、事務担当者へ渡す期限を決めます。たとえば、受け取った翌営業日までに共有するルールにします。

入力者だけに任せず、工事番号と原価区分を別の担当者が確認する運用にすると、誤入力を減らせます。

月1回、通帳と請求書を突き合わせます

月1回は、工事台帳と通帳、請求書、納品書を突き合わせます。入力漏れ、二重入力、入金額の誤りがないか確認します。

確認した月には、工事別集計シートに確認日と確認者を記録します。月ごとに数字を確定すると、決算前に大量の修正を行う必要がなくなります。

保存とバックアップを実施します

工事台帳は、法令上の帳簿や添付書類と対応できるように保存します。工事番号ごとに、契約書、請求書、納品書、領収書、完成図などの保存場所を決めます。

エクセルファイルは、作業中のファイルとバックアップを分けて保存します。ファイル名には対象年度や更新日を入れ、古いファイルを上書きしない運用にします。

クラウドストレージを使う場合も、アクセス権限を設定します。誰でも数式を変更できる状態にすると、意図しない修正や削除が起きる可能性があります。

エクセル管理の限界とシステムへ移る目安

3つのサインで移行時期を判断します

エクセルは、小規模な工事を管理する方法として使いやすい一方、次の状態になると運用の負担が増えます。

> * 複数人が同じファイルを同時に編集する機会が増えた場合

> * 工事数や明細行が増えてファイルの動作が重くなった場合

> * 数式の修正や転記作業に時間がかかるようになった場合

複数のファイルに同じ工事情報を入力すると、数字の不一致が起きやすくなります。請求書、発注書、工事台帳を別々に管理している場合は、二重入力の量も確認します。

エクセルで管理できる工事数に一律の上限はありません。担当者数、明細数、入力頻度、同時編集の有無を基準に判断します。

入金管理と請求書発行は専用サービスと併用します

工事台帳は、現場ごとの売上や原価を管理するための表です。請求書の作成や入金状況の管理まで同じエクセルで行うと、請求漏れや入金確認の遅れが起きることがあります。

INVOYは、請求書の作成・発行を無料で行えるクラウド請求書サービスで、銀行口座との連携にも対応しています。工事台帳には原価と工事別の利益を記録し、請求書の発行は専用サービスで行うなど、役割を分けると入力の重複を減らせます。

よくある質問

工事台帳の作成は法律で義務ですか？

法定の帳簿を営業所ごとに備え、営業に関する事項と契約内容を記録して保存することは、建設業法上の義務です。

ただし、材料費、労務費、外注費、経費の内訳まで記載する工事台帳そのものを定めた規定はありません。原価の内訳を工事ごとに管理すると、決算の完成工事原価報告書や経営事項審査の資料を作りやすくなります。

一人親方への支払いは労務費と外注費のどちらに入れますか？

契約内容と作業の実態で判断します。

工種や工程の完成を約する契約で、支払いの大部分が労務費に当たる場合は、労務費の内訳である労務外注費として扱える場合があります。材料や製品の提供と作業をまとめて請け負う契約は、外注費に分類します。

判断に迷う場合は、契約書や請求書を確認し、税理士などの専門家に相談します。

工事台帳の保存期間は何年ですか？

建設業法上の帳簿と添付書類は、原則として目的物の引き渡しから5年間保存します。発注者と締結した住宅を新築する工事は10年間です。

完成図、打ち合わせ記録、施工体系図など、施行規則第26条第5項に該当する図書は、引き渡しから10年間保存します。法人税法上の帳簿書類は原則7年間、青色申告で欠損金が生じた事業年度などは10年間です。

工事台帳と実行予算書の違いは何ですか？

実行予算書は、工事の開始前に、いくらの原価で工事を完成させるかを計画する書類です。

工事台帳は、実際に発生した原価、請求、入金などを記録する管理表です。実行予算と工事台帳を並べると、予算と実績の差額を確認できます。

Googleスプレッドシートでも作れますか？

Googleスプレッドシートでも作成できます。SUMIFS、XLOOKUP、入力規則、条件付き書式など、基本的な機能は利用できます。

ただし、複数人が同時に編集する場合は、入力範囲や権限を設定します。関数の互換性や、Excel形式で保存したときの表示崩れも確認します。

まとめ

工事台帳をエクセルで作ると、工事ごとの売上、原価、粗利、未入金残を一覧で確認できます。

まずは、工事マスタ、取引先マスタ、原価明細、工事別集計の4シートを作成します。原価明細を1取引1行で入力し、材料費、労務費、外注費、経費をSUMIFSで集計すると、予算と実績を比較できます。

法定帳簿の契約記録と、原価管理用の工事台帳は役割が異なります。保存期間を確認し、契約書や請求書などの証憑と一緒に管理します。

最初は、工事番号2026-001のように1件だけ登録し、記入例の計算が合うか確認します。その後、入力規則やシート保護を設定し、自社の運用に合わせて項目を整えます。