立替金とは？仕訳例と仮払金・預り金との違い、消費税の扱いを解説

立替金は、会社が本来の負担者に代わって一時的に支払った金銭を表す資産の勘定科目です。支出を自社の費用とするか、回収する債権とするかを分ける勘定科目でもあります。取引先負担の送料や休職中の従業員分の社会保険料を会社が支払う場合などに発生します。

立替金とは？会社が一時的に肩代わりしたお金を表す資産の勘定科目

定義と貸借対照表での位置

立替金は、従業員や取引先などが本来支払うべき金銭を会社が一時的に肩代わりしたときに使います。支払時点で費用にせず、後日回収する債権として資産に計上し、短期回収分は貸借対照表の流動資産に表示するのが一般的です。

発生する主なケース

従業員や役員に対する立替では、休職中の従業員が負担すべき社会保険料や親睦会費を会社がいったん支払うケースがあります。取引先に対する立替では、本来は買主が負担する送料、取引先負担の振込手数料、材料費、登録手数料などがあります。

該当しないケース

自社の営業活動に使った交通費、広告費、消耗品費などは、旅費交通費や広告宣伝費、消耗品費などで処理します。金額がまだ確定していない出張費の概算払いは仮払金、返済期日や利息を定めて渡す金銭は貸付金です。給与の前貸しも、返済条件がある場合は短期貸付金とする考え方があります。

決算時の表示と長期滞留の注意点

決算日をまたいで立替金の残高が残る場合は、回収予定のある債権として、相手先、発生日、内容、金額、回収予定日を確認します。長期間回収されないと実質的な貸付と見られる可能性があり、特に役員や関係者への立替は税務上の論点が生じる場合があります。

仮払金・貸付金・預り金・前払金・預け金との違い

仮払金との違い

仮払金との違いは、支払時点で金額が確定しているかどうかです。立替金は、すでに5,000円の送料を支払ったなど、金額確定済みの支払いを後日回収する場合に使います。仮払金は出張費として50,000円を事前に渡す場合のように、実際額が未確定の段階で使い、精算後に会社の費用へ振り替わることが多いです。

貸付金との違い

貸付金は、金銭を貸すこと自体を目的とする勘定科目です。返済期日、利息、契約書などを定めて資金を渡す場合は、短期貸付金や長期貸付金として処理することがあります。立替金は相手負担の支払いを一時的に肩代わりする点が異なります。

預り金との違い

預り金は、立替金とお金の流れが反対です。立替金は会社が先に支払い、後から回収する資産です。預り金は、会社が従業員や取引先から先にお金を預かり、後で第三者へ支払う負債です。代表例は、給与から控除する源泉所得税や社会保険料です。

前払金との違い

前払金は、自社が将来受け取る商品やサービスの対価を先に支払ったときに使う資産の勘定科目です。商品の仕入代金を納品前に支払った場合や、外注サービスの着手金を先払いした場合などが該当します。立替金は他者負担額を回収する債権なので、支払いの目的が異なります。

預け金との違い

預け金は、保証金や預託金のように、一定の目的で相手に預けているお金を表します。取引保証のために預ける金銭や、一時的に第三者に預託する金銭などです。立替金は、相手負担の支払いを肩代わりした結果として回収する点が異なります。

勘定科目	目的・内容	金額確定のタイミング	資産・負債	具体例
立替金	他者負担の支払いを一時的に肩代わりします	支払時点で確定済みです	資産	取引先負担の送料を自社が支払います
仮払金	概算額を先に渡し、後で精算します	支払時点では未確定です	資産	出張前に旅費を渡します
貸付金	返済を前提に金銭を貸します	貸付時点で確定します	資産	従業員へ返済期日付きで貸します
預り金	他者のお金を預かり、後で支払います	預かった時点で確定します	負債	源泉所得税を給与から控除します
前払金	自社が受ける商品やサービスを先払いします	支払時点で確定することが多いです	資産	商品代金を納品前に支払います
預け金	保証や預託の目的で金銭を預けます	預けた時点で確定します	資産	取引保証金を預けます

自社の費用になるのは、仮払金と前払金が精算後・提供後になることがある点だけです。立替金、貸付金、預り金、預け金は原則として自社の費用になりません。

仕訳例6パターン

立替払いをしたとき

取引先が負担すべき送料5,000円を会社が現金で立て替えた場合、借方に立替金、貸方に現金を計上します。相手から5,000円を回収する権利なので、費用ではなく資産として処理します。

回収したとき

立て替えた金額が普通預金に入金された場合は、支払時と反対の仕訳を行い、立替金を消し込みます。

給与から天引きで回収するとき

従業員への立替金を給与から控除する場合は、給与総額を費用として計上し、貸方で立替金の回収額と実際の支払額を分けます。ただし、e-Gov法令検索の労働基準法第24条では賃金全額払いの原則が定められているため、法令や労使協定、本人同意などの要件を確認します。

振込手数料を立て替えたとき

取引先が負担する約束の振込手数料330円を普通預金から支払った場合、立替金として管理し、後で請求書に区分して同額を回収します。

休職中の従業員の社会保険料を立て替えたとき

休職中などで給与支給がない従業員について、本人負担分の社会保険料を会社が先に支払う場合は、支払時に立替金を計上し、従業員から入金されたときに消し込みます。給与再開後に控除する場合も、同意や社内ルールを確認します。

売上として扱われる可能性があるとき

実費に手数料やマージンを上乗せして請求した場合や、自社サービス料と立替分を区分せずに合算請求した場合は、立替分を含めて課税売上と見られる可能性があります。立替金処理では、実費部分を品目行で分け、摘要に「立替分」と明記します。

借方	金額	貸方	金額	摘要
立替金	5,000円	現金	5,000円	取引先負担の送料を現金で立替
普通預金	5,000円	立替金	5,000円	立て替えた送料を回収
給料	300,000円	立替金	100,000円	給与から前月立替分を控除
給料		普通預金	200,000円	差額を従業員へ支払い
立替金	330円	普通預金	330円	取引先負担の振込手数料を立替
立替金	20,000円	普通預金	20,000円	休職中の本人負担分社会保険料を立替
普通預金	20,000円	立替金	20,000円	従業員から社会保険料を回収
売掛金	6,600円	売上高	6,000円	立替実費5,000円に手数料1,000円を上乗せして請求した場合の例
売掛金		仮受消費税等	600円	税率10％として処理する例

消費税の扱いは原則不課税、区分しない請求は課税リスクあり

原則は単なる金銭の授受として不課税

立替金の支払いと回収は、原則として商品の販売やサービス提供の対価ではなく、単なる金銭の授受です。国税庁 No.6157「課税の対象とならないもの」では、資産の譲渡や貸付け、役務の提供に該当しない取引は課税の対象にならないとされています。会計システムでは「対象外」「不課税」などで処理します。

課税売上になる可能性がある2つのパターン

実費に手数料やマージンを上乗せすると、サービス提供の対価と見られる可能性があります。また、自社のサービス料と立替分を1行で合算し、内訳がわからない請求書にすると、全体が課税売上と判断される可能性があります。

ケース	課否	理由	根拠
実費5,000円を区分して同額請求します	不課税が原則です	資産の譲渡等の対価ではなく、金銭の授受と考えられます	国税庁 No.6157
実費5,000円に手数料1,000円を上乗せします	課税売上となる可能性があります	手数料部分が役務提供の対価と見られる可能性があります	国税庁 No.6157
サービス料と立替分を区分せず合算請求します	課税売上となる可能性があります	立替分がサービス対価に含まれるように見えるためです	国税庁 No.6157

請求書では立替分を区分表示する

請求書では、品目行を分けて「業務委託料100,000円、課税10％」「立替送料5,000円、不課税または対象外」のように記載します。摘要欄には「取引先負担分の立替送料」などと書き、INVOYなどの請求書作成サービスでも品目行と税区分を分けて登録します。

インボイス制度に対応した書類の作成方法まで確認したい場合は、インボイス制度に対応した立替金精算書の書き方も参考にしてください。

インボイス制度下の精算と仕入税額控除

3者間で書類の流れを確認する

インボイス制度下の立替払いでは、仕入先、立替払いをした側、本来の経費負担者の3者を分けて考えます。C社がB社宛のインボイスを発行し、B社がA社のために支払った場合、A社は自社の課税仕入れであることを資料で確認できる状態にします。書類は、仕入先のインボイス、立替払い側の精算書、経費負担者の保存書類の流れで整理します。

原則はインボイスの写しと精算書を保存する

国税庁の立替金精算書に関する資料では、取引先名の宛名のインボイスだけでは経費負担者側の仕入れであることが明確にならず、立替金精算書で自社の仕入れであることを明確にする必要があると示されています。原則として、インボイスの写しと立替金精算書を合わせて保存します。ただし、保存すべき書類は取引の形や交付の状況により異なる場合があります。

写しの交付が困難な場合は精算書のみの保存も認められる

同じ国税庁資料では、仕入先や経費の負担者が多数で、インボイスの写しの交付が困難な場合などに、取引先名のインボイスを取引先で保存し、自社は立替金精算書のみを保存して仕入税額控除を行うことも認められる扱いが示されています。この扱いは、立替金精算書に必要な事項が記載され、仕入先や税率区分を確認できることが前提です。

精算書に記載すべき事項

立替金精算書には、仕入先が適格請求書発行事業者かどうか、適用税率ごとの区分、仕入先の氏名または名称、登録番号を確認できる情報などを記載します。日付、内容、金額、税率、消費税額等を整理し、どの支払いがだれの負担分かを明確にします。

書式や記載例を具体的に確認したい場合は、インボイス制度に対応した立替金精算書の書き方で、雛形や不要となる場合の考え方を確認できます。

領収書が適格請求書でない場合

領収書や請求書が適格請求書の要件を満たしていない場合、立替金精算書を作成しただけで当然に仕入税額控除ができるとは限りません。精算書は立替払いの関係を明確にする書類であり、元の書類が適格請求書として必要な情報を備えているかも確認します。

領収書と収入印紙

5万円以上は原則200円の収入印紙が必要

立替金を回収して領収書を発行する場合、印紙税の確認が必要です。国税庁 No.7105「金銭又は有価証券の受取書、領収書」では、金銭または有価証券の受取書は第17号文書に該当するとされています。また、国税庁 No.7141「印紙税額の一覧表」では、売上代金以外の受取書について、記載金額5万円未満は非課税、5万円以上は200円とされています。

相殺の場合は但し書きで印紙が不要になることがある

立替金を現金や振込で受け取らず、売掛金などと相殺する場合は、受取事実を証明する領収書とは性質が異なる場合があります。実務では、領収書や受領書の但し書きに「上記金額を売掛金と相殺しました」と記載し、金銭の受領がないことを明確にする運用があります。

営業に関しない受取書は非課税

国税庁 No.7125「営業に関しない受取書」では、第17号文書の受取書であっても、受け取った金銭などが営業に関しないものである場合は非課税とされています。会社が営業活動の中で発行する受取書か、営業に関しない受取書かで扱いが変わります。

立替金を回収した証拠書類を作る場合は、立替金受領書の無料テンプレートも参考にできます。

よくある質問

資産ですか、費用ですか？

原則として資産です。後日相手から回収する権利であり、会社が本来負担すべき費用ではありません。回収できない場合は別処理を検討します。

消費税はかかりますか？

原則として不課税です。ただし、手数料を上乗せした場合や、請求書で区分せず合算した場合は課税売上となる可能性があります。

仮払金とはどう使い分けますか？

金額が確定している支払いを後日回収する場合は立替金、金額が未確定で後日精算して自社の費用に振り替える見込みがある場合は仮払金です。

決算をまたいだ場合はどうしますか？

回収予定があるものは立替金残高として、相手先、内容、発生日、回収予定日を管理します。長期滞留や回収見込み不明のものは扱いを確認します。

領収書の宛名が取引先名の場合、控除はどうなりますか？

インボイス制度下では、取引先名のインボイスだけでは自社の仕入れであることが明確にならない場合があります。原則としてインボイスの写しと立替金精算書を保存し、写しの交付が困難な場合は国税庁が示す例外に沿って判断します。

管理と精算をスムーズにするポイント

精算期限と証憑管理をルール化する

立替金は、発生から回収までの期間を短くすることが管理の基本です。社内規程で「発生から5営業日以内」「月末締め翌月精算」などの期限を決め、領収書、請求書、立替金精算書を同じ取引単位で保管します。請求書では自社の売上分と立替分を分け、税区分も明確にします。

電子データで受け取った証憑は、国税庁の電子帳簿保存法関係ページで示される電子取引データの保存ルールも確認します。

まとめ

要点の再確認

立替金は、会社が一時的に肩代わりしたお金を後日回収するための資産であり、原則として会社の費用ではありません。仮払金、預り金、前払金などとは、金額確定の有無、資金の向き、支払いの目的で区別します。消費税は原則不課税ですが、請求方法によっては課税売上となる可能性があります。

インボイス制度下では、国税庁の扱いに沿って保存書類を確認してください。書類作成まで進める場合は、インボイス制度に対応した立替金精算書の書き方と立替金受領書の無料テンプレートをあわせて確認できます。