請求書は発行・送付するだけでなく、管理することが重要となります。また、経理担当者は、正確かつ効率的に管理することを求められているため、業務をこなしながらも最適な管理方法を模索していることでしょう。
今回は、請求書の管理・整理するコツをご紹介します。

請求書の管理は義務？

請求書は商品やサービスの代金を請求するために発行される書類であるとともに、取引があった事を証拠する役割も担っております。請求した代金が取引先から支払われなかった場合、請求した事実を証明することができなければ、取引そのものが無効として処理されてしまいます。そのため、トラブルを回避するためにも、適切に請求書を管理する必要があります。

請求書の保管期間は？

さらに、法人税法及び会社法では、請求書を一定期間保存しなければいけないことが定められており、請求書を管理しなければいけない期間は法人か個人事業主かによって異なります。
法人の場合は、7年の保存期間が定められています。以前は会社の規模によって保存期間が異なりましたが、2004年の法改正以降は会社の規模にかかわらず7年の請求書の保管が義務となりました。
また、「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間」が義務付けられている保存期間であり、請求書の日付から数えて7年間ではないという点に注意が必要です。
例えば、11月30日が確定申告期限日であれば、2014年10月1日から2015年9月30日までの請求書はすべて2022年11月30日まで保存しなければいけません。
個人事業主の場合は、請求書の保存期間は5年間と定められています。ただし、消費税法により消費税の納税義務者は請求書を7年間保存しなければいけません。消費税の納税義務がある場合には個人事業主であっても7年間の保存義務があるため十分に注意しましょう。
また、以前は前年あるいは前々年の事業所得が300万円以下の白色申告の個人事業主は請求書の保存義務がありませんでしたが、現在は青色申告、白色申告にかかわらず保存義務があります。このように法律の変更によって義務に変更が生じることもあるため、法改正の際には必ず内容を確認するようにしましょう。

（参考）No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法｜国税庁

受領後の請求書管理

請求書には、「取引先に向けて発行した請求書」と「仕入れ先から受け取った請求書」の2種類があります。
受領した請求書管理のポイントは、「支払い前の請求書」と「支払い後の請求書」に分類する管理方法が一般的となります。万が一支払期限に遅れてしまうと罰則が課されるケースがあるため、支払い前の請求書はとくに厳密に管理を行いましょう。支払期限が早いものが前に来るように保存しておくと、期限を見逃すというミスが起こりにくくなります。
支払い完了後、請求書を支払い済み請求書ファイルに移動させます。支払い済みの印を押す、手書きで支払い済みであることを記すなどして、支払いが完了したことをはっきりと判別できるようにしましょう。また、請求代金の一部の支払いを行った際にも必ず記録を残しておくようにしましょう。
受領した請求書は、保存する前に記載事項を必ず確認するようにしてください。合計金額や内訳、内容などを確認し、ミスに気が付いたら早めに取引先に連絡するようにしましょう。

発行後の請求書管理

取引先宛てに発行した請求書管理においても、未入金か入金済みかが分かるように請求書の管理をすることが重要です。未入金の請求書に関しては、支払期限の順に保管することで見やすくなり、入金確認がしやすくなります。
支払期限間近で必ず入金を確認。入金を確認次第、その旨を請求書に記入、あるいは押印をして入金済み書類としてまとめます。その際、入金日を併せて記入しておくと後から確認をしやすくなります。
入金済み請求書は、入金日ではなく請求書発行の日付順に整理することで、どの順序で取引が行われたのかを把握しやすくなります。

請求書の管理・整理方法

企業規模や事業内容などに適した請求書の管理・整理方法をご紹介します。

取引先別に管理する方法

取引先別に管理することにより、取引先ごとに支払い状況や入金状況を確認できることがメリットといえます。取引先から問い合わせがあった場合に、簡単に全ての情報にアクセスできるため、スピーディーな対応が可能になります。
ただし、取引先が大量にある場合には請求書の保存作業そのものが大変になってしまいます。主要な取引先が少ない場合には大きな手間にはなりにくいですが、多くの取引先間での請求書のやり取りにはあまり向いていません。
また、月単位での支払いを確認できないこともデメリットといえます。全体の支払金額を確認したい場合に、全てのファイルを開いて請求書の確認をしなければなりません。あるいは、他のシステムなどを利用して支払い状況を管理する必要があります。

請求月別に管理する方法

請求月別に管理を行うことで、当月の支払金額が可視化され、期限に遅れることなく支払いが行われているかを一目で確認することができます。経理処理などにおいては、請求月別に管理する方法が効率的だといえるでしょう。
ただし、特定の取引先の請求書を探す際にはどうしても時間がかかってしまい、毎月多くの取引がある場合は経理担当者の負担が大きくなることでしょう。それぞれの取引先との取引の概要を把握することは難しいといえます。

ステータス別に管理する方法

請求ステータス別に分けて管理・整理する方法も手段の一つです。請求ステータスの分け方の例としては、「未請求」、「請求準備」、「請求済み」、「入金済み」、「回収不能」など、作業段階別に分けることで、請求書状況が分かりやすくなります。
請求の準備が整っていない状態を「未請求」、納品完了後の請求書発行準備ができた状態を「請求準備」、請求書を発行・送付後を「請求済み」、入金確認完了後を「入金済み」と定義し、請求書毎にステータスを変更していきます。
請求後に代金を回収できない場合は、請求書を「回収不能」に分類しておくと良いでしょう。
このように、請求書の発行前のステータスも含めて管理を行うことによって、キャッシュフローが分かりやすくなり、今後入金予定の金額も容易に把握することができるようになるため、より効率的な管理に繋がります。
ただし、細かく管理を行うことで作業が増えたりミスが多くなる可能性もあるため、ステータス別の管理方法を導入する前に、ミス防止対策を練っておく必要があるといえるでしょう。

請求書管理での課題点

法律でも定められている請求書管理ですが、トラブルが起こることも多々あります。実際に、日本CFO協会が行った調査では回答者の91％が「請求書の業務プロセスに関して改善が必要」と回答しています。では、請求書管理業務において、どのような課題が挙げられているのでしょうか。

担当者の管理工数不足

請求書管理の課題の1つとして、担当者の管理工数不足が挙げられます。請求書管理は必ずしも単純な作業ではなく、一つ一つの工程を確認しつつ正確に管理をする必要があります。請求書の記載内容の確認はもちろんのこと、請求書が取引先に届いたかどうかの確認や支払期限・入金日のチェックも行わなければいけません。
しかし、人力である以上、確認の手間が多くなるほど、各管理工程においてミスが発生することも考えられます。本来であればこまめに行いたい請求書管理ですが、大量の請求書をまとめて整理しなければならない場合もあります。
とはいえ、どの企業も予算がある中で請求書管理に多くの人員を割くわけにはいきません。限られた人員、限られた時間内で請求書管理を行う必要があります。
工数過多を避けつつ請求書管理を行うためには、管理方法そのものの効率化が求められるといえるでしょう。

ミスや紛失リスク

請求書管理に関して、ミスが起きることは少なくありません。重要な書類ということを理解していても、大量の請求書を月末・月初の短時間で取り扱わなければいけない場合にはミスが多くなることは当然といえます。
例えば、未入金の請求書を間違えて入金済みのファイルに保管してしまい、気づかないうちに支払期限が過ぎてしまうことも考えられます。
また、紙ベースで請求書管理を行う場合には紛失リスクがあります。保管場所があやふやになったり、保管ルールの認識が各々バラバラだったりすることが紛失原因となります。また、火災や地震をはじめとした災害時に紛失する可能性もあるといえるでしょう。

請求書の管理をエクセルで管理する方法

請求書を発行する場合

エクセルで請求書を発行する流れを見ていきましょう。

請求先の一覧表を作成

請求先の一覧を見やすいように表にまとめましょう。まず住所、会社名、部署名、担当者名の項目をつくります。住所は、郵便番号と市区町村（住所1）、それ以降の部分（住所2）に分けておくとわかりやすいです。住所のあとの項目は、商品名、数量など、発注の内容や請求番号などです。あまり細かく分けると使いづらいので、項目を絞ることがポイントです。

請求書のテンプレートを作成

つぎに、請求書のテンプレートを作ります。どの取引先にも共通する項目や内容が記載されているフォーマットがあれば、請求書の発行がより便利です。請求先の一覧表と対応させた項目を設けると、作業がしやすいテンプレートになります。

テンプレートに必要事項を入力、確認

請求データを確認し、発行日、宛名、商品名、数量、単価、総合計額などを入力し、請求書を作成します。入力した内容に間違いがないか確認しましょう。

名前をつけてファイルを保存

請求書を作成したら、ファイル名を設定し、専用のフォルダに保存します。請求書ごとに分類番号を設定しておくと、管理がしやすくなります。ファイル名は、「請求書番号、案件名・顧客名」といった形で設定しておくと分かりやすいでしょう。

社内での承認・取引先へ請求書を送付

作成した請求書は、社内で承認をもらってから、取引先に郵送やメールなどで送ります。請求書データの状態がひと目でわかるように、ステータスの項目を請求先の一覧表につくっておくとよいでしょう。社内の承認待ちであれば「未承認」、送付済みであれば「請求済み」というように記載します。

情報が多くなりすぎて1つのシートに収まらない場合は、複数のシートに分けて管理するのもよいでしょう。その際には、関数を使うと効率よく管理できます。

請求書を受領する場合

請求書が届く時期はある程度限られているため、請求書が集中する時期には、ファイルや箱などに一時的に保管しておくとよいでしょう。そのうえで、まず請求金額が合っているかを確認することが重要です。正しい請求であれば、未払い分として保管します。その際、支払い期日が近いものから順に整理すると、支払い漏れを防げるでしょう。支払い済みの請求書には、「済」などの印を押しておくと区別がつきやすいです。

請求書をエクセルで管理することの問題点

自由度と応用力が高く、手軽に利用できるエクセルですが、請求書を管理するうえでいくつかの問題点があります。

まず、取引先が増えると請求書の発行件数も増えてくるため、問題が生じることも多くなるでしょう。取引件数が増えれば、それだけ作業も増えてきます。エクセルでの管理では、請求先一覧表と請求書へのデータ入力が必要です。一件ずつ手作業で入力するため、件数が多くなると、請求書の作成とチェックなどの一連の作業が膨大な量になり、物理的に対応が難しくなる可能性があります。そのような状況下では、請求漏れや二重請求などのトラブルが発生するケースもあります。作成した請求書の社内での承認作業も増えてくるでしょう。

また、再発行の依頼があった場合などに過去の請求書をエクセルの検索機能を使ってファイル名で検索しますが、該当の請求書を上手く見つけ出せないというトラブルも発生する可能性があります。

請求書の管理を効率化するために

請求書の管理をクラウド化することがおすすめです。クラウド請求では、一連の請求業務をweb上で行います。請求に関するデータを登録しておくことで、いつでも簡単に請求書の作成が可能です。また、請求書に関わる一連の業務を一元管理でき、作業の効率化が図れます。

請求書管理をクラウド管理するメリット

請求書に関するプロセスを一元管理できる

請求書をクラウド管理すると、請求書の作成から社内での承認、入金確認後のステータスの変更など、一連の請求書に関わるプロセスをまとめて管理できます。エクセルと比較すると、最小限の手間で速やかな対応が可能です。また、請求書をPDF化して、メールで送信することもできます。見積書も作成できるため、顧客が見積もりを承認したらすぐ請求書に変換できる機能が備わっているツールもあります。

リアルタイムで状況を確認できる

クラウド型の管理ツールは、インターネット環境さえあれば、それぞれの請求書の作業状況をリアルタイムでチェックできます。入金状況もリアルタイムでの確認が可能です。スマホやタブレットで操作することもできるため、エクセルではカバーできなかった範囲まで管理できるようになります。社内の経理担当と外出中の営業担当の両者が連携して、請求内容を確認し、承認して発行するといった迅速な作業もこなせるでしょう。

特化した検索機能が備わっている

請求書管理のクラウド化の強みの一つが検索性の高さです。請求書管理ツールに備わっている検索機能では、特定の顧客や特定の時期など、断片的な情報を入力すると、検索条件に合致するデータをすぐに引き出すことができます。過去の請求内容を確認したいときなどに、時間や手間をかけずに、請求書の情報が即座に得られるのはメリットです。

他のアプリと連携できる

他のアプリと連携することで、作業の効率がさらにアップができるでしょう。たとえば、請求書管理に会計ソフトが連携できると、請求に関してだけでなく、入金のチェックまでの処理が可能になります。請求から入金までのすべての過程を管理できると、請求業務に使われる時間をかなり削減できるので、経理業務の効率が大幅に上がるでしょう。発送代行までをオプションで行うシステムを利用すれば、印刷や封入などの業務の手間が省けるうえ、コストの削減にもつながります。

クレジットカード決済が可能なツールも

クラウド型のツールのなかには、現金払いや銀行振込に加えて、クレジットカードによる決済に対応しているツールも存在します。一つの画面で複数の決済手段を管理でき、入力した情報に合わせてツールが機械的に管理してくれます。請求書を簡単に発行できるだけでなく、手入力によるミスを防げるでしょう。

請求書を電子化するならクラウド請求管理サービス「INVOY」

INVOYは、請求書の作成・発行から、メール送付、口座の一括管理、入出金明細のCSVアップロードなどを提供しているクラウド型の請求書システムです。スマートフォンからも帳票の作成や発行ができるため、出先で対応することもでき、スキマ時間を有効活用できます。フリ―プランは、一部の機能を除き、帳票の作成や管理などの基本的な機能をすべて無料で利用できます。

≪「INVOY」の登録はこちら≫

まとめ

取引数が多い場合には請求書の作成だけでも一苦労ですが、請求書の管理も同じくらい重要だといえます。その重要性を理解したうえで、間違いのない請求書管理を行いましょう。
手作業で行うと非常に時間がかかる請求書管理ですが、クラウド化すれば効率的に短時間で行うことができます。
「INVOY」は無料で請求業務を行うことができるクラウド請求管理サービスで、請求書の管理も簡単に行うことができます。フリープランでも基本機能をすべて無料でご利用いただけるので、請求書管理についてお悩みの際にはまずは気軽にお試しください。