支払明細書とはどのような書類でしょうか？請求書や納品書はよく使うけど、支払明細書を受け取った際にどう対処してよいか迷う人もいるでしょう。支払明細書の種類や請求書や領収書との違いについて紹介します。また、領収書の代わりになるのかどうかについても解説しています。支払明細書の使い方を知り、活用しましょう。

支払明細書とは？

支払明細書とはその名の通り、誰が誰にいくら支払いをするか、その内容や金額の内訳などが確認できる明細書です。支払い義務が発生した時に発行される書類で、請求明細書と呼ぶこともあります。レシートサイズのものからクレジットカード明細のようにA4サイズなどさまざまなサイズがあり、レイアウトも発行元によって異なります。

支払明細書は、一定期間の間に取引した明細をまとめるものであり、スーパーなどその場ですぐ支払いが行われる場合にはレシートや領収書で確認ができるため発行されません。

支払明細書の種類

給与、賞与

企業が従業員に支払う給与や賞与の支払明細書で、給与明細書、給与支払明細書と呼ばれます。雇用契約に定められた給与、賞与の金額とその内訳、給与計算の根拠となる情報が記載されています。また残業時間や残業代、さまざまな手当なども記載されています。受け取った際には支給項目、控除項目、差引支給額などを確認するようにしましょう。

退職金

退職する際に、退職金が支給される場合には支払明細書が発行され、これを退職金明細書と呼びます。発行は会社の規定により異なりますので、必ず発行されるわけではありません。

業務委託

企業が個人に外注したり、他社に向けて業務委託を行ったりして、報酬を支払う際にも支払明細書が発行されることがあります。業務委託によって発生する報酬の金額、内訳などが記載されます。

配当金

企業が株主に対して配当金を支払う際にも支払明細書が発行されることがあり、配当金支払明細書と呼ばれます。株主が証券会社において特定口座を開設している場合には、発行する必要がないこともあります。

請求書や領収書との違い

支払明細書も請求書も領収書もお金を受け取る側が発行するものであり、支払明細書の項目には請求書や領収書に記載されているものと同じものもあり、混同してしまうこともあるでしょう。しかし支払明細書は、請求書や領収書とは異なります。

請求書との違いを確認していきましょう。請求書は支払先の情報や支払期日などを記載し、支払いの要求を行う書類です。しかし支払明細書は、お互いの取引内容を確認する書類で、支払いを要求するものではありません。つまり、支払明細書と請求書の大きな違いは『支払いを要求しているかどうか』ということです。

両者の関係は、先に支払明細書を作成・発行し、取引内容や金額を確認します。その後、支払明細書をもとに請求書を作成し発行します。

次に領収書との違いについてです。領収書は支払いが間違いなくされたことを証明する書類です。書式によっては商品名やサービス名などが記載されることがあり、一見すると支払明細書と見間違うこともあるかもしれません。しかし支払明細書の段階では、まだ支払いはされていません。あくまで金額、取引内容をお互いに確認するために発行される書類です。支払明細書と領収書は、支払いがすでにされているかどうか、に違いがあると考えておくとよいでしょう。

参考コラム：
領収証の正しい書き方を解説！【見本付き】注意点なども詳しく紹介
請求書の書き方・作り方は？記載事項と注意点の基本情報を解説！

支払明細書が発行されない場合がある

支払明細書はいつも発行されるわけではありません。一部の場合を除き法的な発行義務がないため発行されないこともあるのです。支払いに関することで言えば領収書と同じように感じる人もいるでしょう。しかし領収書には発行する義務がありますが、支払明細書には義務がありません。

そのため、ペーパーレスが進む現代では、クレジットカード明細や銀行口座の入出金履歴もネットで簡単に確認できるようになったため、支払明細書が発行されるケースが少なくなっています。もっとも、企業間取引では支払明細書が活用されています。

支払明細書は領収書の代わりになる？

金銭の受け渡しがあった際の証明として重要な役目を持つ領収書は、経費計上のためにも必要になります。しかし領収書がない場合でも、支払をしたという証明ができれば経費に計上することができます。例として、電車やバスなど交通機関を利用した際の交通費があります。また、自動販売機の利用、ご祝儀や香典などは領収書をもらうことはできませんが、証明ができれば経費として計上できるでしょう。また、クレジットカードや電子マネーなどのキャッシュレス決済利用も増えてきていますが、これについても領収書は発行されません。

しかし、クレジットカード利用の明細書や通販を利用した際に送られてくる確認メール、銀行の預金通帳などは、支払先やその内容、日付、金額の4点を確認することができれば、領収書の代わりとすることができます。取引において、上記の4点を確認できる支払明細書であれば、領収書のかわりとして使用することができると考えられます。
ちなみに、領収書は受領後、5から10年間の保管が必要です。領収書が管理されておらず、確認の際になかったり、紛失している場合には経費として証明することができません。税務調査が入った場合に指摘されますので、きちんと整理して保管するようにしましょう。

領収書よりも支払明細書の方が重要な場合

金銭のやり取りの際に重要視される領収書ですが、支払明細書の方が重要となる場合もあります。支払明細書が多く活用されるのは企業間取引です。頻繁に取引が行なわれるようなケースであれば、取引ごとに請求書を作成するのは作業が煩雑になります。受け取った側も支払処理などの事務作業が増えるでしょう。

しかし、頻繫な取引であればあるほど、取引記録はしっかりと残しておく必要があります。そこで便利に利用できるのが支払明細書です。期間で区切り、支払明細書に取引の内容をまとめて記載することで、取引記録の確認やその後の作業も簡略化することができます。

企業間取引では、社内で経費計上をする際に誰が見ても一目で明細が分かり、支払い、入金などが整理できる支払明細書は使いやすく、ミスを防ぐことにも繋がります。発行側だけでなく受け取った側の支払い処理もスムーズに進めやすいため、支払明細書を利用するケースが多くあります。

支払明細書の記載内容

支払明細書にはどのような項目を記載すればよいのでしょうか。項目について決まりはなく、企業ごとに必要な内容を記載していくことになります。一般的に記載することの多い内容についてご紹介します。

書類名

書類名は『支払明細書』です。見た目が請求書と似ることも多いため、見てすぐ支払明細書であると分かるよう、上部に見やすく記載するとよいでしょう。請求書と兼用で使用する場合には『請求書兼支払明細書』と記載し、支払期日も書き添えましょう。

管理ナンバー

内容に応じた管理ナンバーを付けると書類を管理しやすくなります。似たような内容であっても、管理ナンバーが付けられていればすぐに違う内容のものであると分かるでしょう。

発行日

支払明細書を作成した日や、送付した日付を記載します。どちらの日付にするかは、企業ごとに異なることもあるため確認するとよいでしょう。取引を月末締めなどにまとめている場合など、発行日を見て何月分の取引とするか判断することもあります。

送付先の企業名

『株式会社〇〇　御中』と記載するのが一般的です。正しい表記で記載するようにしましょう。

発行元の企業名

支払明細書を作成した企業名を記載します。企業名とともに部署、担当者名、電話番号やメールアドレスなどを記載し、受け取った側が支払明細書の内容を確認したい時に連絡が取れるように情報を記載することが重要です。

支払明細書を手書きではなくパソコンで作成することが多くなりました。電子印鑑を準備しておくと、印刷のたびに押印する必要もなくなりますし、相手先の企業に安心感を与えることもできるでしょう。

残高情報

企業間取引では掛取引をすることもあります。取引日と支払日に数ヶ月のズレがある場合には、掛残高の情報を記載することで取引ミスがなくなるでしょう。単月ごとの取引であれば、残高情報は省略して問題ありません。

取引内容

取引の内容については企業ごとに異なります。必要となる情報を分かりやすく記載するようにしましょう。

・日付
支払明細書自体の日付ではなく、商品を納品した日や、サービスを提供した期間などです。
・ナンバー
支払明細書のナンバーとは別に、管理コードや商品コードを記載することで、後から確認がしやすくなります。
・内容
商品名やサービス名です。
・数量
納品した個数は、グラム、キログラムなど単位も記載します。
・単価
税抜単価を記載します。
・金額
数量×単価の金額です。
・小計
税抜合計金額です。
・消費税
小計に対する消費税を記載します。軽減税率が含まれている場合には、別枠で記載するようにしましょう。
・合計
税込金額を記載します。

支払明細書は控えを作成しておいた方が良い

支払明細書を作成した場合には、取引の内容が後から分かるよう、発行した側も控えを作成しておいた方が良いでしょう。領収書のように保管期間が定められていませんので、税務調査で指摘を受けるようなことはありません。しかし相手に渡した書類が、どのような内容であったか後から確認できないようなことにならないよう、控えを作成しておくことをおすすめします。

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まとめ

支払明細書についてご紹介しました。納品書や請求書、領収書はよく耳にするものの、「支払明細書はあまり聞いたことがない」「使ったことがない」という人もいるでしょう。しかし、企業間取引では活用することも多い書類です。どのような際に使用するのか、使うことでどんなメリットがあるのかを知っておきましょう。